档案馆中的“长期档案”处理，本文主要内容关键词为：档案论文,馆中论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
由于我国对于“档案”概念的不同理解和目前所采取的档案保管期限划分政策，国家档案资源中存在着永久、长期和短期档案是很正常的事。不正常的是，档案馆是永久保管档案的基地，但是在我国各级国家档案馆所保存的档案中有相当一部分却不是“永久”的，而是“长期”，甚至是“短期”的。不但如此，档案馆中保存的许多长期和短期档案早已超过原定的保管期限，在目前以至相当长的一段时间内，对于这些档案似乎仍然没有处理的可能。“长期”和“短期”档案存在着“永久”保存下去的趋势。
一、“长期档案”含义演变
在我国有关档案工作的规章中，比较早地使用“长期档案”概念的是在1960年制定的《县档案馆工作暂行通则》和《省档案馆工作暂行通则》中。不过，这个时候的“长期档案”与我们今天所说的“长期档案”在含义上有所不同。那个时候所说的“长期档案”强调的是档案的重要性，或者说是划分档案是否向档案馆移交的一个标志，而不是档案的保存时限。这种思想在1964年制订的《机关文书档案保管期限参考表》(试行草案)中有明确的反映：“永久保管的档案都是向档案馆移交的档案，长期保管的档案是本机关需要长时期使用，而不需要向档案馆移交的档案。”至于“本机关需要长时期使用”是什么含义，1965年4月的《国家档案局函送〈关于杭州清理鉴定档案工作座谈会议纪要〉》中有所说明：“永久的档案，是任何时候都要确保的，最重要的档案。对全部档案来说，它也可以称为核心档案。”“长期的档案，其中可能有一部分要由机关无限期地保管下去，对这部分档案，在可能转移走的时候应尽量转走，只有处在千钧一发的情况下才可以处理，使其不落入敌人之手。”① 按照这样的说法，“长期档案”虽然不比“永久档案”重要，但是从保管时限上说，也是可以变成“永久档案”，可以“无限期地保管下去”的。档案界的老前辈曾三1985年7月16日在《当代中国的档案事业》第二次编写工作会议上的一个讲话也印证了这个思想：“这个长期保管的问题，后来搞混乱了，要改正过来。原来长期的意义并不是时间长一点，并不是二十年为长期，十年为短期，不是这个意思，而是本机关档案室保存的叫长期。交给档案馆的叫做永久，长期保存在本机关可以是五十年、一百年。”②
到了1983年4月，国家档案局将1964年制定的《机关文书档案保管期限参考表》(试行草案)修订为《国家档案局关于文书档案保管期限的规定》。此时，“永久”、“长期”和“短期”才具有单纯的保存时限的含义。“长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下(含十五年)”③。“长期档案”所具有的保管期限上的含义一直延续到今天。
需要说明的是，在一些专业性的档案保管期限表中，“长期档案”的含义是不尽相同的。在1984年的《关于人民法院诉讼档案保管期限的规定》和1986年的《关于人民检察院诉讼档案保管期限的规定》中，诉讼档案的保管期限虽然被划分为永久、长期和短期三种，但是长期保管的期限从原来的50年改变为60年，短期改为20～30年。在1988年3月发布的《公证档案管理办法》中，长期档案的保管期限为60年，短期档案的保管期限为20年。1988年11月发布的《土地管理档案工作暂行规定》中确定的长期档案的保存年限为30～50年，短期档案的保存年限为30年以下。1991年9月发布的《律师业务档案管理办法》中规定短期档案的保管期限为5至15年，长期档案的保管期限为20至60年(16～19年一个空档，不知道是什么期限)。
二、各级国家档案馆中“长期档案”的状况
在全国档案事业基本情况统计年报中没有对档案馆所藏档案的保管期限进行统计，因此，我们目前无法取得全国各级国家档案馆中保存的长期档案的总数量。不过，根据笔者多年来的调查，各级国家档案馆中保存“长期档案”和“短期档案”的数量是相当可观的。
首先，从各级国家档案馆档案来源上看，属于地县级国家档案馆接收范围内的“长期档案”的比例是相当高的。档案馆中绝大多数档案来自于基层档案室，因此基层档案室中的档案保管期限的构成状况在一定程度上决定了日后档案馆中档案保管期限的构成状况。有人做过调查，“从基层档案室的现状看，永久类档案所占比例小，一般约占室藏量的20～30％，而长期类档案却占70～80％，且在大量的长期类档案中，重复档案又占有相当大的比重。”④ 这种情况可以得到江苏省徐州市电力公司档案室档案保管期限构成状况的证实。在这个档案室所保存的档案中，在1949年以来的绝大部分的年份里，都是短期档案多于长期档案，长期档案多于永久档案。截至2001年底，该单位共产生档案18986卷(不包括1996和1997年的档案)，其中永久档案占其全部档案的12.3％，长期档案占其全部档案的25.7％，短期档案占其全部档案的62％，长期档案和短期档案的比例都远远高于永久档案的比例。按照几十年来我们一直坚持的档案接收政策，在地县级机关中，长期档案要和永久档案一起被接收进档案馆。
其次，从档案保管期限表中有关档案保管期限条款设置上看，“长期档案”的比例是相当高的。档案保管期限与《档案保管期限表》对档案保管期限的设置有很大关系。从1956年开始，我国正式发布的档案保管期限表有5张。2000年国家档案局颁布过《机关文件归档范围和文书档案保管期限表》征求意见稿，这样一共有6张表。根据傅荣校的研究⑤，这6张表中的永久、长期和短期档案条款数量上的比例情况如表一。
单纯地从档案保管期限表中长期档案保管期限条款数量上看，“长期档案”是占有相当的比例的。按照《档案馆工作通则》的规定，省以上国家档案馆只接收各机关产生的具有永久保存价值的档案，地县级国家档案馆不但接收具有永久保存价值的档案，而且也接收具有长期保存价值的档案。但实际上，由于各级国家档案馆都要接收撤销机构的档案，因此“长期档案”不但存在于地县级国家档案馆中，而且也存在于省以上国家档案馆中。不过，相对来说，在地县一级的国家档案馆中，“长期档案”比其他层级国家档案馆中的“长期档案”要多一些。
第三，从各级国家档案馆保存的档案的实际情况来看，档案馆中的“长期档案”的比例是相当高的。2004年11月，笔者曾经到云南省某档案馆采访，这个档案馆共有档案47981卷，其中永久档案16115卷，长期档案15628卷，短期档案16076卷，分别占馆藏档案总数的33.6％、32.6％、33.5％，永久、长期和短期档案各占馆藏总量的三分之一。在地县级国家档案馆中，这个档案馆的档案构成状况，具有很强的典型意义。
2005年2月，笔者对我国东部、中部、西部地区各选取两个省，对每个省内的一个市州所属的区县档案馆馆藏档案保管期限构成情况进行了调查。各地调查情况列表如表二。
在表二中，一共有6个省区的43个县级档案馆，这43个档案馆馆藏档案的平均数量为30113卷，其中永久档案有12049卷，占档案馆平均馆藏量的40％；长期档案有15809卷，占档案馆平均馆藏量的52.5％；短期档案有1425卷，占档案馆平均馆藏量的4.7％。这一个抽样调查表明，在我国县一级国家综合档案馆中，馆藏长期档案的数量已经超过了馆藏永久档案的数量。
三、各级国家档案馆中出现“长期档案”的原因
在我国的各级国家档案馆中，尤其是在地县一级的国家档案馆中，出现巨大数量的长期档案，有理论上的原因，也有政策和工作上的原因。
1.理论原因。中国对“档案”术语的理解与欧美国家对“档案”术语的理解有很大的不同。在欧美国家，虽然各个国家对“档案”术语有不同的理解，但其核心内容与美国档案工作者谢伦伯格所提出的原则基本相同，即档案是“经过鉴定值得永久保存以供查考和研究之用，业已藏入某一档案机构的任何公私机构的文件。”⑥ 即成为档案的文件必须是值得永久保存的文件。
中国对“档案”术语的理解则与此相反。在我们的习惯中，只要处理完毕，并且有“保存价值”的文件经过立卷归档即可称之为“档案”。与欧美国家的理解比较起来，有一个明显的不同是，欧美以“永久保存价值”对可成为档案的文件进行限定，我国则以“保存价值”对可成为档案的文件进行界定。后者在内容上更含糊一些。保存5年是有保存价值，保存10年、20年、50年甚至100年也是有保存价值，因而中国界定方式使中国档案的范围远比欧美界定方式产生的档案的范围要大，并且这种界定也使汉语意义上的档案有了永久档案、长期档案和短期档案之分。因而短期档案、长期档案与永久档案一起，都有了成为档案馆馆藏的可能。
2.政策原因。我国比较早的一个档案接收政策是在1960年的《县档案馆工作暂行通则》和《省档案馆工作暂行通则》中提出来的。这两个文件都把接收“需要长期和永久保管的档案”作为档案馆的基本任务之一。1983年颁布的《档案馆工作通则》对档案馆接收范围作了这样的规定：档案馆要接收“本级各机关、团体及其所属单位具有永久保存价值的档案；省辖市(州盟)和县级档案馆同时接收长期保存的档案。”这个《通则》一直执行到今天。档案馆尤其是市县一级的档案馆保存长期档案有了法规上的依据。
由于新中国档案馆事业建立后，在绝大部分时间里，一直把“长期档案”作为档案馆接收的对象，所以，在档案馆所保存的国家档案资源中，有相当一部分“长期档案”。
3.工作原因。各级国家档案馆中保存有大量的长期档案，除了按照国家政策正常接收的一部分之外，还有一部分是临时机构或撤销机构产生的档案。由于档案馆工作中存在着以下几个方面的现象，使得由于非正常原因进入档案馆的长期档案迟迟得不到处理。
一是对长期档案的鉴定工作有畏难情绪。有人认为，目前档案馆的馆藏量大，人力不足，无法开展鉴定工作；档案馆的技术力量跟不上，开展鉴定工作难以保证质量；目前档案馆的馆藏还没有达到非鉴定不可的地步；档案的保存价值和使用价值难于确定，档案鉴定必须慎重。这种思想在相当一部分档案工作者那里存在，使得档案鉴定工作在绝大部分档案馆没有正常开展，进而也使得许多应该进一步处理的档案得不到处理。
二是对于已经鉴定了的档案由于无人签字销毁而得以继续保存。最近一些年，不少地方也开展了档案鉴定工作，并且在鉴定之后也打算销毁一部分档案。但是由于存在着“不怕一万就怕万一”的心理，几乎没有一个档案馆能够把经过鉴定可以销毁的档案拿出去进行销毁。“死刑”的档案变成了“缓期”，最后可能又要变成“无期”。
三是以馆藏定编政策的执行和馆藏贫乏的状况，使不少地方的国家档案馆更愿意保存更多的档案，其中也包括长期档案。
除此之外，我国不少县级国家档案馆是在县委、县政府或县人委档案室的基础上建立和发展起来的。这些档案馆成立之时就已经保存了县委、县政府或县人委有关机关或所属各局或一些撤销机关的档案，这些档案中包含有长期和短期的档案。此后在相当长的一段时间内，不少地方的县一级档案馆仍然执行着县委或县政府档案室的职责。这种情况也使“长期档案”在国家档案馆中以一定的数量存在着。
四、接收“长期档案”进馆政策的分析
共和国档案事业建立之初，设立档案馆的目的是“接收和保存各种应该永久保存的档案”。⑦ 后来，由于“长期档案”成为档案馆的“合法”接收对象，使得档案馆的馆藏数量迅速增加，同时由于在档案保管期限表中，使用“永久”、“长期”和“短期”三分法，在划定档案保管期限时有更大的难度，因此，20世纪90年代初开始，档案界开始了一场有关档案保管期限是“两分法”(将档案只划分为“永久”和“定期”两个保管期限，并且只有“永久”的档案进馆)好还是“三分法”好的讨论。这次讨论表面上是有关档案保管期限划分的问题，实际上也涉及到档案馆接收档案的对象问题。
这场讨论是档案工作者自发地进行的，没有组织者，也没有领导者。因此，讨论到最后并没有形成一定的结论。不过，也许是由于这场讨论，国家档案局在1992年底召开的全国档案工作会议上，提出要对《文书档案保管期限表》进行改革。在对此进行解释的时候，国家档案局的报告指出：“国家档案局1983年制发的《文书档案保管期限表》将档案划分为永久、长期、短期三种保管期限。近十年的实践证明，如果将三种保管期限划分为进馆和不进馆两种界限，对于机关和档案馆都将是一个比较好的办法。由于新的《档案保管期限表》的制订是一个难度较大的工作，国家档案局将会同中央档案馆和有关部门共同调查研究，制定适合于中央级机关的新的档案保管期限。地方各级机关新的档案保管期限，由省、自治区、直辖市档案局和有关方面研究制定。”⑧ 国家档案局虽然有了明确的态度，但是在以后的实践中，国家没有拿出新的政策，地方也没有拿出新的政策。
最近一些年，媒体上有关档案保管期限划分问题的讨论不像前些年那么常见了，但是不少档案工作者仍然对此进行思考。依笔者之见，将档案保管期限划分为永久、长期和短期三个档次，并且将长期档案接收进地市和县级国家综合档案馆中去的做法，不是明智之举。
首先是将档案保管期限划分为永久、长期和短期的“三分法”不易操作。在进行档案保管期限划分问题的讨论中，不少人对此进行过论述。本文不再重述。不过，有一点还是有必要提出来，那就是1983年颁布的《文书档案保管期限表》中总共有66个款目，其中有15个款目确定的保管期限是“永久或长期”和“长期或短期”，占全部款目的22.7％；占25个“长期”款目的60％。《文书档案保管期限表》中提出，“重要”的要永久保存，“一般”要长期保存。何为重要，何为一般，不同的人会有不同的把握。标准的模糊性造成了基层执行的随意性和进馆档案的不平衡性。
此外，在《文书档案保管期限表》“将所列64种档案中的24种100多目划为永久保存，20种50多目划为长期保存，20种20多目划为短期保存。划为长期和永久保存的档案之和占全部列入保管档案总数的68.8％，这是不符合价值取向规律的，因为只有重要的东西才有必要加以慎重保管。”⑨
其次是接收长期档案进馆，造成了国家档案馆馆藏档案的大量重复和数量上的迅速膨胀。在目前执行的档案鉴定标准中，自身形成的文件才是需要永久保存的，从上级单位收来的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的一般文件，如上级领导讲话、干部任免、职称评定、调资、落实政策等文件，双方(或多方)都要立卷，这些档案中大多需要长期保存；同时不少基层单位，尤其是县以下的基层单位，本身发文很少，档案中的多数文件是上级普发的文件，这些文件中有许多也要长期保存。如果接收长期档案进馆，馆藏档案的大量重复是不可避免的。有人调查：“(档案馆)接收县级机关档案，不仅接收永久卷，同时还接收长期卷。在长期卷中大多数是上级或同级、下级文件，且日后需要贯彻、查考的，如县人民政府同一份的政策法规性文件发往60个机关，并都作为长期保存，后来接收到档案馆，就有60份重份文件。”⑩
主要是由于长期档案的进馆，同时也由于档案中存在着大量的重复现象，造成了近年来档案馆中保存的国家档案资源的数量迅速增长。这一结论可以得到表三反映的事实的进一步证明。
从1987年到2003年，共有17年的时间，在这段时间里，省级国家档案馆馆藏档案增长了51.9％，而地市级和县级国家综合档案馆馆藏档案的增长速度却分别为173％和108.4％，分别比省级国家综合档案馆馆藏档案的增长速度高121.1和56.5个百分点。地县级国家综合档案馆馆藏档案的增长速度远远高于省级国家综合档案馆的原因也许有多个方面，但是档案馆接收长期档案进馆，而各机关产生的档案中长期档案的数量远远高于永久档案的数量，是其中的一个重要的原因。
第三，长期档案进馆，加重了档案馆的工作量。档案馆接收长期档案之后，长期档案总有期满的那一天，在档案期满之后，档案馆不得不进行二次鉴定、三次鉴定。“档案的多次鉴定，带来的另一个问题，就是检索工具的报废和重编，以及重新拆卷、组卷、插卷，档号调整，档案倒架，等等，一系列业务建设的连锁反应，而且这些工作一般大部分都集中在档案馆进行，人少卷多的档案馆，本来已经捉襟见肘了，再背上这一包袱，更是步履维艰。”(11) 接收长期档案进馆，使档案馆沦为“翻砂车间”，加大了档案馆的工作量。
第四，接收长期档案进馆进一步加剧了档案部门可用资源的紧张状况。保管档案首先必须有一定的库房，然后必须有一定的人员和经费。目前的档案部门，无论是库房、人员还是经费都是非常紧张的。在这种情况下，再以有限的物质条件保管没有必要永久保存的档案，实在不是明智之举。对于接收长期档案进馆可能带来的窘况，有人做过如此描述：某县档案馆“‘六五’期间的馆藏量只有3万余卷，今天已达6万多卷，增加了一倍。其中永久保管档案22884卷，占37.3％；长期保管档案38907卷，占62.7％，这些档案已经占用了该馆1985年新建库房的1/2以上，若按照目前接收范围规定接收档案，不要几年档案馆的藏量就将达到饱和状态，势必要建新库房，而根据目前县财政的紧张状况，要再次新建库房是不可能的。”“从人员编制和经费情况看，档案馆按规定每增加5000卷应增加一个人员编制，但县编委未予配足……工作人员十分紧缺。如今县财政对各单位的财政实行了大包干，档案馆是事业单位，有可能从全额财政拨款转为半额拨款，那就更不可能增加人员编制了。因此馆藏的增加与工作人员缺少的矛盾将会越来越突出。由此，更促使县级档案馆改变进馆档案的保管期限，只接收永久保管的档案。”(12)
第五，各级国家档案馆接收“长期档案”原本只是一种“过渡措施”。各级国家档案馆接收“长期档案”进馆并不是政策制订者的本意。早在1956年，我国各级国家档案馆还没有建立的时候，国务院就已经把档案馆设计为保管永久档案的场所。这个思想在《国务院关于加强国家档案工作的决定》中已经明确地宣示出来，只不过是后来政策制订者发现基层档案室不具备长时间保管档案的条件，才考虑在地、县级档案馆中保存长期档案。这样的政策比较早地出现在《县档案馆工作暂行通则》中。这个《暂行通则》规定，县级档案馆除接收永久保存的档案外，同时接收长期保存的档案。1964年在制定《机关文书档案保管期限参考表》(试行草案)时，曾经一度要改变这个政策，只不过是“估计到专、县机关一般没有专人管理档案”，才“考虑将长期保管的档案移交到专、县档案馆。”(13) 由此，可以看出，档案馆接收长期档案是一种“权宜之计”。
目前的档案接收政策是在1983年颁布《档案馆工作通则》中提出来的，这个政策后来得到《档案法实施办法》的确认。1983年，负责全国档案馆工作的国家档案局二处曾经对此做过解释：“这和国家档案局制订的《关于文书档案保管期限的规定》中，关于划分长期保存档案的概念是不相吻合的，但为什么又要接收进馆呢？这主要是根据地、市、县以下机关，长期以来档案人员既不稳定又多兼职，对永久与长期之间的界线很难准确地判断和划分等实际情况，而采取的一种积极的过渡措施。我们认为，这样作比较稳妥，至少在当前是非常必要的。”(14) 这个解释也把档案馆接收长期档案进馆作为一种“过渡措施”。经过了20多年的档案工作实践以后，这种权宜性和过渡性的政策应该考虑结束了。
五、有关“长期档案”的解决方案
解决“长期档案”的问题，主要要考虑两个方面：一个方面是目前档案馆中已经期满的“长期档案”越来越多，对这些档案如何处理？另一个方面是，将来档案馆是不是还要继续接收“长期档案”？对这两个方面问题的解决，笔者认为可以采取以下两种方案：
1.第一方案：期满档案的鉴定
在新中国档案事业史上，“长期档案”曾经有过不同的含义。但是至少在1961年的时候，“长期档案”已经具有了非永久性保存的含义。到了1983年，“长期档案”的含义中具有了明确的时间含义，即“长期档案”是需要保存16—50年时间的档案。
如果我们从共和国建立开始算起，新中国产生的一部分档案已经过了50年；如果我们从1961年开始算起，新中国产生的一部分档案即将期满50年。至少在不远的将来开始，我们将面临着越来越多的已经期满的“长期档案”。既然档案的保管期限已经期满，对这些档案进行鉴定是自然不过的事。
在对“长期档案”鉴定的态度上，一定要注意以下三点：
一是慎重。由于鉴定决定着档案的存毁，进而对国家档案资源建设产生决定性的影响，因此，对于档案的鉴定一定要采取“慎之又慎”的态度。谨慎一点的做法是在对馆藏长期档案展开鉴定之前，可以先进行试点，在取得经验的基础上再全面推开。目前有不少地方对短期档案已经进行了鉴定。浙江省常山县档案馆1994年第二季度对馆藏县人民政府全宗1949—1979年间的短期档案进行了鉴定。经过鉴定，由短期升长期的51卷，整卷剔除销毁的200卷，从27卷短期档案中抽出52件153页重新组卷作长期保管的10卷，总共销毁3896件17983页。(15) 云南省曲靖市麒麟区档案馆近年来也对馆藏16076卷短期档案进行了鉴定。最后判定为待销毁的有5240卷，升成长期的470多卷，有几卷档案被当作资料保存起来，真正升成永久保管期限的档案是极少数。从这两个档案馆的情况来看，短期档案有升级为长期的，如果对长期档案进行鉴定，也一定有长期升级为永久的。
为慎重起见，在大规模地开展档案鉴定之前，国家有关部门应该组织档案鉴定的试点。具体方法可以是，由国家档案局主持，中央专业主管部门和省级档案行政管理部门参与，在全国范围内选择各行业档案部门、各级档案馆若干先行试点。在总结试点经验的基础上，对有关的标准进行修改(细化保管期限表)，在试点的基础上全面推开。
二是坚决。所谓坚决，就是对待已经超过保管期限的档案采取必须鉴定的态度。因为各级国家档案馆中保存的已经超过保存期限的档案越来越多，并且这一增多的趋势还在加大。如果按照过去“丰富馆藏”时的思想观念，再犹豫下去，在不太远的将来一定会出现其他重要档案无法接收进馆或者档案馆的其他职能无法实现的局面。如果到了那个“不得不鉴定”的时候再去鉴定，势必会出现两个可能的结果：一个可能的结果是为势所逼的情况下仓促鉴定，会由于时间的仓促而缺乏对实践经验的总结，使鉴定结果出现偏差；另一个可能的结果是由于“长期档案”和“短期档案”数量巨大，进行档案鉴定时会加大档案馆的压力，在造成人力、物力、财力的巨大浪费的同时，也会使档案鉴定工作难于进行。面临着今天各级国家档案馆馆藏迅速增长与档案馆可用资源日益紧张的事实，各个地方的档案部门应该加强对“长期档案”和“短期档案”鉴定工作重要性的认识，克服畏难情绪，把对“长期”和“短期”档案的鉴定工作提到议事日程。
三是要果断。由于档案鉴定对于国家档案资源建设的巨大影响，同时也由于多年来“馆藏饥渴症”的作用，各个地方对于档案鉴定工作心存戒心。虽然已经到达了保管期限的档案越来越多，但是没有几个地方敢于对已经到了保管期限的长期档案进行鉴定，或者说，已经有一些地方对已经到期的长期档案进行鉴定了，但是鉴定到最后，也没有多少档案能够真正被处理掉。这种情况在许多地方都发生过。江苏省如东县档案馆馆藏短期卷15000多卷，占馆藏文书档案总数的45％。1975年的时候，曾经对这些档案进行过鉴定，虽然已经决定对某些档案进行销毁处理，但是对于这些档案一直不敢销毁，只能分库保管。现在销毁不放心，留着不使用，变成档案馆的一大包袱。(16) 其他也有不少地方的档案馆在对某些档案鉴定之后，对于某些判定销毁的档案都是缓一缓、放一放。为了对历史负责，这种谨慎的做法本来无可厚非。但问题是，缓一缓、放一放往往就要从“缓期”变成“无期”。1978年某单位组织专人对其保存的档案做过一次鉴定，共剔出无价值档案2734卷，报主管领导批准后，准备销毁。为保险起见，沿用“缓期执行二年”的做法，暂时堆放在库房一角内。二年内再无人问津，二年后仍然没有人再提及此事的处理意见，一放就是10年。1988年在全馆重新排架过程中才再次被提起，但终因当时的领导及当事人已更替，又被“缓期执行”，一放又是9年。(17)
档案馆对已经鉴定销毁的档案采取“果断”措施需要得到法规上的明确支持。《档案馆工作通则》规定：“档案馆对无需继续保存的档案必须鉴定，并征求有关部门的意见，报请主管领导机关批准，方能销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。”其中的“有关部门”含义不明，既可理解为文件制发机关，又可理解为立档单位，甚至还可以理解为负责保密的机关或部门。同样，“主管领导机关”既可理解为党的机关，也可以理解为政府机关，还可以理解为党和政府机关共同研究后做出决定。法规上的模糊性，也在一定程度上加重了档案鉴定后销毁的难度。因此，有必要对此做出进一步的明确的规定。
2.第二方案：调整档案接收范围
基于前文所叙述的接收长期档案进馆所产生的负面影响，今后的档案接收政策应该做出调整，即档案馆只接收永久保存的档案进馆，长期档案不应该成为档案馆的合法馆藏。
在有关档案保管期限是“两分法”好还是“三分法”好的讨论中，有人提出，档案保管期限应该是“两分法”，并且只有永久的档案进入档案馆。而另一些人则认为，保持原来的“三分法”好处会更多一些。实际上，无论是“两分法”还是“三分法”都没有抓住问题的关键。问题的关键应该是调整进馆档案的范围，即使在保留原来的“三分法”的基础上，档案馆只接收永久档案，也可以在一定程度上解决目前档案馆馆藏中存在的一些问题。
注：2006年12月，国家档案局发布《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，对机关文书档案的保管期限作出新的规定。
注释：
①③国家档案局办公室编：《档案工作文件汇集》(第二集)，档案出版社，1985年，第73、103页。
②傅荣校：《论长期档案管理》，《中国档案》，1995年第11期。
④柳瑛：《谈县级档案馆接收范围的改进》，《档案与建设》1994年第1期。
⑤傅荣校、彭香莲：《六张文书档案保管期限表的量化演变》，《浙江档案》2004年第8期。
⑥黄坤坊编著：《欧美档案学概要》，档案出版社，1986年，第43页。
⑦(13)国家档案局办公室编：《档案工作文件汇集》(第一集)，档案出版社，1986年，第15、98页。
⑧国家档案局、中央档案馆办公室编：《档案工作文件汇集》(第五集)，中国档案出版社，1996年，第204页。
⑨敖明：《对现行机关档案保管期限划分的几点思考》，《江西档案》1997年第2期。
⑩李金海：《避免进馆档案大量重复之我见》，《档案学通讯》1993年第6期。
(11)韩李敏、薛惠莉：《对于文书档案保管期限划分的一点看法》，《浙江档案》1994年第4期。
(12)邢芹花：《县级档案馆要把接收档案的立足点放在“永久”上》，《浙江档案》1994年第4期。
(14)国家档案局二处：《对〈档案馆工作通则〉的几点认识》，《档案工作》1983年第3期。
(15)周基厚、陈梅娟：《馆藏短期档案鉴定工作初探》，《浙江档案》1994年第10期。
(16)陈建平：《县级档案馆优化馆藏刍议》，《档案与建设》1995年第9期。
(17)骆军：《“缓期”怎能成为“无期”》，《中国档案》1997年第10期。