对基层档案部门双重职能的再认识，本文主要内容关键词为：再认论文,职能论文,基层论文,部门论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
双重职能是基层档案部门的基本性质和开展工作的依据。正确认识和坚持双重职能，对适应新形势，促进基层档案工作改革、发展和稳定，具有重要意义。
一、一切基层档案部门都具有双重职能
在我国，遍布城乡的机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案部门，是我国档案事业的基础。它们既不同于各级政府的档案行政管理部门，又区别于地方各级综合档案馆，从档案工作性质和地位来看，都属于基层档案部门。它们有一个共同特点，就是都具有双重职能，即对本单位所属机构的档案工作进行管理和对本单位档案进行收集、保管并提供利用的职能。它既是本单位档案工作的职能部门，又是保存和提供利用本单位档案的科学文化事业机构。双重职能是它们的基本性质和工作基础。
基层档案部门同时具有两种职能，是我国档案法规确定的，是国家赋予基层档案部门的神圣使命。
《中华人民共和国档案法》第七条非常明确地规定了我国一切基层单位的档案部门（其中包括无建制的档案工作人员）都具有双重职能。条文指出：“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。”《档案法》是我国档案工作的根本大法，这种规定是最具权威性的，因而全国各行各业，每个单位都是必须执行的。
其他还有许多档案法规对基层档案部门的双重职能都做出了具体规定，其中最具代表性的有下面的几种。
中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发的《机关档案工作条例》第四条“机关档案部门的基本任务”中，对双重职能的规定为：
1.对本机关文书部门或业务部门的文件材料的归档工作进行指导和监督；
2.负责管理本机关的全部档案，积极提供利用，为机关各项工作服务，并为党和国家积累史料。
《条例》除要求全国各级党、政、军机关和人民团体执行外，第二十九条还明确要求一切企业、事业等基层单位参照本条例执行。
由国家档案局、国家经委和国家计委联合印发的《国营企业档案管理暂行规定》，是全国一切国营企业都必须执行的法规性文件，第三十四条也对企业档案部门的双重职能做出了具体规定，即：“企业档案部门是企业档案、资料的贮存基地和利用中心，负责统筹、协调、组织、管理企业的档案、资料工作。”
国家教委颁发的《普通高等学校档案管理办法》（即国家教委第6号令）第六条和第七条分别对高等学校档案馆和各种类型的档案部门的双重职能作了具体规定。第六条指出：“高等学校档案馆属事业单位档案馆。它既是学校档案工作的职能部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。”第七条规定的高等学校档案部门的九项职责范围，更是双重职能的具体化。
上述法律、法规都明确规定，一切基层单位的档案部门都具有双重职能，而无论这些基层单位是机关、团体、企业、事业单位或其他组织，无论基层单位的档案部门是档案馆、档案室或档案科，也无论这些档案部门是独立建制的或隶属于单位办公室的，都应毫无例外地具有双重职能。甚至既无建制又无机构而只有档案工作人员的，《档案法》也赋予了双重职能。
二、基层档案部门双重职能及其相互关系
基层档案部门既作为档案工作的职能部门，又作为档案的保存和提供利用的科学文化事业机构，同时行使两种职能。这种集两种职能于一体的作法，既是党和国家政策、法律所规定，也是符合基层单位实际，行之有效，于档案工作有利的。由于基层单位的特点，它不可能像各级政府那样，在同一级既设置档案工作的行政管理部门——档案局，又设置保存和提供利用档案的科学文化事业机构——档案馆。
因此，全面履行双重职能是基层档案部门义不容辞的责任，这些职责包括两个方面。
作为职能部门职责应包括：
1.贯彻执行党和国家有关档案工作的方针政策与法规；
2.规划本单位的档案工作，制订档案工作计划；
3.制订本单位档案工作的规章制度；
4.组织协调本单位档案工作；
5.依法对本单位所属机构的档案工作进行监督、检查和指导；
6.开展档案工作的宣传教育活动；
7.负责档案人员的业务培训。
作为科学文化事业机构职责应包括：
1.根据国家关于档案工作的规范、标准，制订本单位各类档案的归档范围和立卷归档制度；
2.负责接收（征集）、整理、分类、保管、鉴定、统计各类档案及有关资料；
3.编制检索工具，提供档案利用；
4.进行档案编研，开发档案信息资源；
5.开展档案学术研究与交流；
6.进行包括计算机管理在内的现代化建设。
上述两方面职责不是孤立的，而是一个统一体的两个方面，是互为依存，互相联系的。没有强有力的行政管理，统筹规划，统一制度，依法对所属机构的档案工作进行监督、检查与指导，要将分散在本单位所属机构的档案材料收集起来，是非常困难的，更谈不上保证档案材料的完整、准确和系统。同样，不认真收集、保管和提供利用档案，也就没有履行档案工作行政管理职能的必要。因此，行政管理职能是基础，是条件，而管好用好档案是目的，是结果。
可见，只有全面履行两种职责，两种职能的工作一起抓，才能保证基层档案工作的正常进行。
三、坚持双重职能，必须统一认识，上下一致
当前，随着中央关于档案机构改革决策的贯彻执行和全国机关与科技事业单位档案工作管理考评定级工作的开展，基层档案工作已扭转了前几年的滑坡局面，形势越来越好。但仍有一些基层单位的档案工作存在这样那样的问题和困难，一个重要原因就是没有或没有全面坚持基层档案部门的双重职能。有的忽视行政管理职能，有的两种职能都不重视，因此，基层档案部门的作用难于发挥，基层档案工作必然困难重重。为此，必须统一认识，上下一致，坚持双重职能不动摇，才能把基层档案工作继续推向前进。
首先，必须统一认识。虽然国家有关法规对基层档案部门双重职能早有明确规定，但由于种种原因，至今一些基层单位对其认识不足，与有关法规的要求距离较大，因而忽视双重职能，尤其忽视行政管理职能。既然无职能，何必要机构。这些基层单位的档案机构设置、人员编制与工作条件等，必然受到种种限制；有的原有档案机构，也会在历次机构改革中，首当其冲，或合并，或撤销。这些单位的档案部门极不稳定，档案工作名存实亡。可能还有个别单位无视国家法规，既不设机构，也不设人员，档案工作处于废止状态。因而，当前需要对双重职能再认识，必须使每个基层单位领导的认识统一到国家法规的原则上。认识统一了，履行双重职能所必须的机构、人员、条件也就容易解决。
第二，加强制度建设。认识是实现目标的先导，而制度则是保证实现目标稳定而可靠的条件。所谓制度建设，就是在基层单位的基本制度中确立档案部门的双重职能性质和应有地位，以及规定为行使这些职能所必备的条件（如机构、编制、经费、库房等）。这些规定应在单位机构设置序列和机构职责范围中反映出来；人员编制应在单位编制方案中反映出来；档案经费应在单位预算中反映出来。同时，还要把双重职能落实到档案工作有关的规章制度中去，如档案工作条例，各类档案的立卷归档制度，依法对所属机构的档案工作进行监督、检查与指导等规定。
有了这些制度做保证，才有可能使双重职能在基层单位长期稳定地坚持下去。
第三，在实际工作中坚持双重职能。双重职能几乎包括了基层档案部门全部实际工作，因此扎扎实实做好实际工作，在实际工作中坚持双重职能是档案部门的基本任务。这里同样有一个认识问题，一般说来，档案部门对双重职能的认识，应该是不成问题的，因为它们所做的每一项工作都与此有关。但是并不是每个基层档案部门都是那么自觉和主动，因而档案工作人员也需要再学习、再认识，以提高履行双重职能的自觉性和主动性。在此基础上，应理直气壮地依法行使档案工作的监督、检查与指导等行政管理职能。在职权范围内，该发号施令的要发号施令，该检查的要检查，该批评的要批评，树立自己应有的工作权威。同时狠抓业务建设，开发档案信息资源，提高利用效益，使基层单位各项工作在利用档案中得到实惠，获得效益，以自己良好的形象获得领导的重视和群众的信任，确立档案部门应有的地位。若如此，则更有利于坚持双重职能。
第四，加大档案执法监督检查工作力度。双重职能是《档案法》和其他档案法规赋予基层档案部门的基本职责，没有双重职能就没有基层档案工作。因而是衡量基层单位是否真正建立了档案工作的重要标志，也是执法监督检查的重点。不坚持双重职能，应被列为1992年3月30 日国家档案局第4 号令《档案执法监督检查工作暂行规定》第十条第一款所指的违反《档案法》案件（即：“未建立档案工作或档案管理制度”的案件）。因此，各级档案行政管理部门要把查处各机关、社会团体、企事业单位和其他组织等基层单位是否授权所属档案部门行使双重职能以及是否给它们提供了为行使这些职能所必需的条件（机构、人员、库房、设备、经费等），作为执法监督检查的重点。对无视档案法规，不建立基层档案工作，不履行双重职能，并因而造成档案损失的，应追究单位负责人责任；对于认真执行档案法规，坚持双重职能做出成绩的基层单位，应大力宣传，予以表彰。
坚持双重职能，全面履行双重职能的工作职责，是基层单位及其档案部门的共同任务。我们坚信，只要统一认识，上下一致，坚持双重职能不动摇，基层档案工作一定能再上一个新台阶。
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