基于用户知识需求的高校文献资源虚拟采购策略——以四川理工学院为例，本文主要内容关键词为：为例论文,理工学院论文,文献论文,策略论文,需求论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
2007年12月，四川理工学院要接受教育部本科教学工作水平评估，但学校的许多基础设施与评估指标都存在一定的差距，图书馆馆藏总量也无法达到评估的有关标准。为此，从2005年起，学校在加大对图书馆经费投入的基础上，要求图书馆资源建设必须进行创新，保证新购进文献资源建设的质量，同时馆、院（系）文献资源一体化建设，实现校内文献资源的真正共知、共建、共享，全校文献资源建设要切实做到为学校的教学科研提供知识保障，力争达到“管理手段先进，图书馆使用效果好”这一优秀目标。在这种大背景下，全校师生员工积极转变观念，集思广益。由此，四川理工学院图书馆引进了美国军事武器的虚拟采购思想，借鉴淘宝网等商务网站的“支付宝”虚拟交易原则，对图书馆传统的文献资源采集模式进行改革。
1 文献资源建设虚拟采购的背景及原则
1.1 虚拟采购的含义
虚拟采购(Virtual Acquisition)是基于仿真的采办（Simulation Based Acquisition，简称SBA），是美国国防部于20世纪90年代中期率先提出的武器系统采办思想。SBA实际上是一种跨采办职能部门、跨采办项目阶段、跨采办项目的各种仿真工具和技术的集成[1]。图书馆资源建设实行SBA的目标是使文献资源建设“更好、更快、更省”，即：(1)调动全校教师骨干和学科专家的积极性直接选择文献，提高采购质量，减少校内馆、院（系）文献资源重复建设，降低采购风险；(2)在减少或保持总体费用的前提下，大量缩短采购时间，增强信息知识价值，加强图书馆文献资源建设的知识保障性，提高用户满意度。
1.2 文献资源建设实行虚拟采购的背景
在接受教育部本科教学评估前，四川理工学院图书馆的文献资源建设跟绝大多数的高校图书馆一样，从宏观层面来说，存在着在当时看来难以解决的瓶颈，如藏文献资源总量不足、覆盖面不广与用户信息需求越来越专深之间的矛盾，书刊价格大幅上涨与购置经费紧张之间的矛盾，书刊市场日益繁荣与豪华书刊舍本逐末、选题平庸重复出版、书刊出版发行市场竞争混乱、图书出版结构不合理、知识内容交叉重复之间的矛盾[2]，学校学科专业范围越来越广与文献采访者知识面窄之间的矛盾，校内馆、院（系）文献资源建设各自为政与共享之间的矛盾，电子资源与纸质资源经费如何黄金分割之间的矛盾[3]。
从微观层面上来讲，传统图书馆的采购模式制约着图书馆的文献资源建设质量，现场采购受到时间和地点的严格限制，书目采购选书失误率较大，网上采购虽然增加了文摘、试读页、目录等辅助选书项目，提高了采访的准确性，但各数据库间是异构检索，操作复杂，效率低下[4]。这三种模式都存在着一个不容忽视的重要问题，一方面学科专家选书时因没有经费限制，凡是觉得大致需要的书都圈选而没有重点，另一方面因经费的限制，图书馆采购员在汇总复选时会删减专家圈选的部分文献，而采访员受知识面限制，会导致一些好书在经费限制与采访员错误判断下不被采购。
因此，如何从学校有限的购置经费中以最小的成本、最大的收益采集文献资源，从而从知识的角度满足本校的教学、科研需求，并形成特色馆藏就成为摆在每一个高校文献资源建设者面前的重大难题。
1.3 文献资源建设虚拟采购原则
四川理工学院是西部一般本科院校，学校的定位是创建教学科研型大学，立足四川，面向全国，培养应用型理工科人才。四川理工学院图书馆藏书建设原则必须符合学校的这种定位。
(1)面向用户知识需求，以人为本。文献资源的终极目标就是满足广大师生的教学、科研信息需求，在此基础上配置全校文献资源的数量、质量和类型，最大限度满足读者多元化的信息需求[5]。
(2)保障重点学科，兼顾边缘学科。根据学校自身的办学定位、办学方向和办学特色，确定出相应的重点学科、特色学科、新兴学科、重点实验室、重点科研平台等，在虚拟采购经费分配时，给以权重考虑。
(3)效益最大化。以“用”为主，尽可能让每本书刊、每篇文章、每条信息都能为读者所用。
(4)馆藏结构比例平衡。平衡好不同载体、不同类型文献的比例，协调好书与刊、重点学科与普通学科、基础课程与专业课程的比例，兼顾馆藏特色。
(5)馆、院（系）共建，全校资源共享[6]。让教学、科研骨干直接选书，而不是由采访员凭经验选书，将院系资料室选书与图书馆采购决策有机联系起来。
1.4 基于SOA的文献资源建设虚拟采购策略
基于以上分析，四川理工学院图书馆决定采用SOA技术支持下的文献建设虚拟采购策略，即在不改变原有的图书馆自动化采访系统的情况下，在现有应用中增加一层独立的“整合层”——虚拟采购系统，将目前已经存在的采访服务（如图1、图2所示各功能）按照统一的采访标准包装成一个个小的独立的采访服务，这些服务专门负责提取同系统中的馆藏信息、书目信息与订购信息。读者、专家、采访工作人员可以通过调用这些服务并将其组合成新的服务，从而提供一个虚拟的、统一的、大而全的采访系统。
在此种采访模式下，读者、专家、采访工作人员在适合自己个性化的服务平台上采访，使用方便，操作简单，效率高；克服读者、图书馆、书商、出版商、网上书店系统之间信息的相对孤立状态，文献内容信息揭示全面，提高选书的准确性[4]；图书订购信息能及时地在不同平台之间传递，减少了采访工作人员查重查复、发送订单等环节，提高工作效率，大大节省时间。采用SOA——面向服务体系的架构方式，软件之间是一种松散的耦合状态，对不同系统可以包装成服务，原有系统可以得到充分应用，也可任意升级。不仅可以解决传统纸质书刊跨平台采购，而且也适合电子书刊采购。同时，因虚拟采购经费已经预先划拨到各学院，由二级学院很好地解决某一专业内纸质书刊与电子资源的购买经费比例，同时这种层层选书制，也避免了图书馆长期存在的关系采购问题，各系在经费范围内采购文献，避免了专家荐书模式下，各专家从自己学科的利益出发，尽可能的推荐自己所在专业书籍而不是从整个学校通盘考虑的情况，实现采购资金的最大利用，达到文献资源配置最优，满足学校科研、教学的需求。
2 文献资源虚拟采购功能模块设计
为了提高四川理工学院图书馆文献资源建设的质量，保证所购文献的知识保障性，四川理工学院图书馆在深化原有学科馆员制度和图情教授荐书制度的基础上，根据本校的文献资源馆藏采购原则，在全校调研的基础上，四川理工学院图书馆文献资源部主任、采访员和技术部人员一起，根据文献资源建设的特点设计了文献资源虚拟采购系统的功能模块设计图（见图1）。
考虑到模块功能的扩展性，软件人员在程序设计时采用基于SOA技术的开放设计理念，既要与原有的图书馆自动化系统无缝链接，实现部分关键数据的互联，虚拟采购系统也要独立运行，方便管理和选择文献。
图1 四川理工学院文献资源虚拟采购系统功能模块图
3 文献资源虚拟采购流程
3.1 资源建设虚拟采购方案[7]
(1)虚拟经费分配原则。根据学校文献资源建设的总体规划，图书馆将学校每年下拨至图书馆的文献购置费的70%作为全校文献资源虚拟分配经费，另30%的购置费留给图书馆作为全校协调，主要是数据库维护费、文献传递费、现采特采费等。根据各二级学院的重点学科、重点实验室、基础教育平台、博硕点、学生人数等给予一定的权重大致划分经费比例，比例每年都根据实际情况变化，并下达各二级学院，借鉴淘宝网的“支付宝”虚拟交易思想，图书馆将各部门虚拟采购经费预先装入图书馆Web服务器中的虚拟采购系统，供各二级学院调用。
(2)虚拟采购人员。各二级学院虚拟采购工作由各学院图情教授负责开展，原则上是主管科研工作的副院长担任，图书馆给每个二级学院配备一个具有管理权限的图情教授虚拟采购用户名和密码，可管理本部门的虚拟采购人员及本部门的虚拟采购文献。各二级学院图情教授在虚拟采购系统“用户管理”中可设置若干教师或学生根据本院的教学、科研重点在系统中圈选所需文献。文献虚拟采购时，要求均衡使用经费，不得突击采购。
(3)特购文献。教师出差或者参加会议时，经过图书馆批准，可少量购买本专业所特需而图书馆不易购买到的专业文献。登录图书馆主页“虚拟采购系统”中“特购文献”，可直接链接到图书馆采编主任QQ进行实时咨询，也可直接以短信、电话咨询，待批准之后，可将购书发票连同文献实物交图书馆建库入账，经费归入教师所在部门的虚拟采购经费中。
(4)荐书台。全校师生员工均可登录图书馆主页“虚拟采购系统”中的“荐书台”推荐所需专业文献。采访员将对所荐图书能否购买及时回复到虚拟采购系统。
(5)资源建设BBS。为方便全校师生与图书馆资源建设人员及时沟通和互动，特设此板块，此板块其实也相当于一个图书馆资源建设的总咨询台，直接倾听读者资源建设意见，并将图书馆的最新资源建设信息及时通告给读者。通过四川理工学院图书馆几年的实践，此板块深受读者喜爱，大大促进图书馆的资源建设质量。
3.2 资源建设虚拟采购操作流程
四川理工学院图书馆结合本馆的具体实践，利用虚拟采购系统对文献采集进行规范和质量监控（见图2）。
图2 四川理工学院文献资源虚拟采购流程图
(1)提出采访计划。根据学校的虚拟采购原则和下达购置费数等情况，按照四川理工学院文献信息资源建设方案，制订年度采访目标和采购计划，并将虚拟分配经费下达各院系。
(2)收集目录，上传数据到虚拟采购系统。采访员广泛收集中标书商的各种书刊目录以及超星、书生之家、易宝等数据库公司的目录，再以出版商目录、零星征订目录、上门推销目录等为辅，转换成Excel格式，按学科分类整理，及时上传到虚拟采购系统。虚拟采购软件自动与馆藏自动化系统中的图书馆数据进行关联，如果数据已有馆藏信息，就在馆藏栏标注有关馆藏情况。
(3)教学骨干初选、图情教授复选。各部门虚拟采购人员通过校园网登录图书馆主页虚拟采购系统圈选文献（可按学科、主题词、题名、出版社排序），原则上复本数不得大于3，已有馆藏原则上不得再重复采购。圈选完成之后，点击“保存”后则保存到个人虚拟选书系统，一批书圈选完成，确认无误之后点击“提交”则将数据提交到部门图情教授处。图情教授全面负责本院的选书情况，核定无误后通过虚拟采购系统“提交”到虚拟采购系统“图书馆后台管理”处。系统自动提示本部门所用虚拟经费情况以及本部门虚拟采购情况。
(4)汇总筛选。采访员汇总各教学科研单位初选目录，虚拟采购系统自动对重复数据进行处理，对已有馆藏但院系仍选择的文献进行红色标注，采访员根据本馆的采购计划、藏书建设目标、现有馆藏等情况进行复核筛选；
(5)资源部主任审核、馆长审批签字。采访员将汇总筛选的订单“提交”，则流程到“资源部主任审核”处，主任登录虚拟采购系统审核之后“提交”，则流程到“馆长审批”处，馆长审批完成之后的数据返回到采访员处。
(6)查重查复并套入数据。采访员对经馆长批准的预订单数据直接导入图书馆自动化系统进行查重查复，建立采访数据库；准备订阅的在MARC字段标注，不订的说明原因，虚拟采购系统自动与自动化系统相连，各学院能清楚地看到本学院虚拟采购文献被图书馆采订的情况，方便院系及时调整采购策略。
(7)送交订单。采访员将订单数据按来源（来自中标商、出版商等）套出，审核后馆长电子签字、加盖单位电子公章通过QQ或者邮箱送交中标商，采访人员对预订情况进行记录，完成订购工作。
4 资源建设虚拟采购应注意的几个问题
4.1 广泛动员，积极转变观念
切实改变观念，树立大局意识，让院系教师和部分学生参与资源建设，直接选购所需文献资源，图书馆做好后勤保障与馆藏质量整体把控。为此，由主管图书馆工作的副校长带领图书馆馆长和部室主任到二级学院逐个院系进行宣传与沟通，介绍图书馆有关服务和馆藏建设策略。首先，让院系参与文献资源建设的师生明白，与本院系有关的文献资源建设好了，最终的受益者是本院的师生，从而调动起他们的积极性；其次，让图书馆采访员工转变观念，图书馆采访工作必须由原来“图书馆提供什么资源师生就用什么资源”的观念向“师生需要什么资源图书馆就提供什么资源”的理念上转变，变被动服务为主动服务，做好知识服务的“后勤保障”。
4.2 制度保障
为了实行虚拟采购责任制，成立了四川理工学院图书馆工作委员会，由各二级学院院长和相关职能部门负责人组成，主管图书馆的副校长任组长，图书馆馆长任副组长，随时对二级学院的工作进行抽查，并将抽查结果归入部门的年终考核记录中，二级学院院长为该部门资源建设总责任人，主管科研的副院长为具体的资源建设负责人。
全校每年都要进行职能部门和教学部门的年终考核，并制定了具体的量化指标，图书馆在此考核中对二级学院的考核有一定的权重比值[8]。比如，图情教授履行职责情况、部门虚拟经费使用是否全年均衡、虚拟采集数据及时与否等。在职能部门年终考核中，各教学部门也必须对图书馆的虚拟采购工作进行评价，如学科馆员是否经常下系、部收集意见、虚拟采购数据上挂及时与否、图书采购信息及时反馈与否、上传数据学科覆盖面完整与否等。由此形成了一个互相监督、互相制约的机制，这对图书馆的发展起到了一个良性的循环作用。
4.3 加强培训，总结经验，完善功能
虚拟采购，对院系和图书馆都是一种全新的工作方式，因此，在工作开展之初就进行了一次全校的虚拟采购培训大会，每年12月份都要召开专门的总结大会，听取大家意见，不断完善系统功能。
全校师生员工对图书馆的满意度也由虚拟采购前全校调查的70%“基本满意”转变成2009年年终考核时的90%“完全满意”。五年的实践证明，虚拟采购是高校图书馆文献资源真正实现馆院（系）共建的最佳方案，打破原来高校图书馆与各院系资料室各自为政的局面，组建一个以校馆为核心、各二级学院为组成部分的校内文献资源保障体系。它不仅能实现全院文献资源的共知共建共享，而且也有利于节约图书馆购置经费，避免了与系部的重复采购，保证文献资源建设质量，让图书馆从“面向信息资源的建设”转向“面向用户信息需求”的资源建设方针上来，从而也间接地加强了图书馆与院（系）的联系，提高了文献资源的利用效率，切实达到了教育部本科教学评估“管理手段先进，图书馆使用效果好”这一优秀目标。
收稿日期：2009-12-24