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摘要：随着信息技术的快速发展，文书档案管理工作也逐渐向着信息化方向发展。在信息化背景下，文书档案管理工作需要充分利用信息技术以提高文书档案管理的质量与效率。笔者就对信息化背景下文书档案管理工作的影响进行了分析，并提出了文书档案管理的对策。
关键词：信息化；文书档案；管理工作
引言
文书档案是各单位、地区记录活动发展的重要资料，其完整性与准确性直接关系到生产与发展，因此，各单位需要积极做好文书档案管理工作，然而在信息化背景下，传统的文书档案管理制度已无法满足单位发展的需要，这就要求各单位充分利用信息技术创新文书档案管理工作，进而提高文书档案管理的水平与效率。
一、文书档案管理信息化的优势
1.1 办公效率显著提高
文书档案管理，就是对已有文档资料的一种整理和保存，对没有却需要的文档资料的一种搜集和归纳。传统的文书档案管理，我们需要对不同的文档进行分门别类，对于一些大型单位来说，有太多的部门分支，每个分支还有不同类型的文档资料需要分类整理，这就导致工作的任务量非常繁重，为了解决此类问题和保证文书档案管理的准确高效，就需要投入大量的人力和物力来完成这项工作。繁重的工作，不可避免地导致出现一些人为的失误，比如对文档资料分类错误，在文档资料移动过程中，对纸质文件的二次破坏，在分类过程中，标注错误，造成文档资料涂画痕迹严重等各种类型的问题。这些都严重影响着对文档资料管理的效率，但是，如果把文书档案管理信息化，就能显著提高办公的效率，通过信息化处理的方式，利用计算机对每一件文档资料进行归档和整理，一次整理，终身受益，对以后文档资料的借阅和查询提供便利的条件，大大减少了人力和资源的投入。
1.2 资源检索方便，信息随时共享
传统的文书档案管理，如果需要查阅一份资料或者文件，就需要登记，然后在已归档整理的资料中慢慢寻找，这样既浪费了人力，又耽误了时间，降低了工作效率，但是把文书档案管理信息化，就大大方便了资源的整合和查找，利用计算机技术，可以把所归档的文档资料从纸质文件变成电子文件，这样既方便了查阅，又保护纸质文件不被损坏，然后对归档的资料，做一个体制性的管理，每一种文档做一个对应的检索，方便利用者在查阅时及时找到所需要的内容，这样就提高了效率，节省了时间。
1.3 文件存储快捷且稳定
传统的文书档案管理，载体主要是一些纸质文件，或者图片、影像等内容，特别对于纸质文件，其保存过程中，容易受周围环境温度、湿度影响，造成文件的破损，或者字迹模糊不清等现象，最后对文档的借阅和使用造成麻烦，随着电子科技化的发展，信息化的成熟，我们对文件的存储和管理，不再局限于传统的纸张，我们可以把纸质文件转化为能在计算机上传递和存储的电子文件，这样就极大程度上方便了办公，电子文件最大的优点就是快捷并且稳定，我们利用存储设备，可以快速得到我们想要的资料，并且确保稳定，不易丢失，总而言之，信息化的加入，让存储更稳定、更快捷。
1.4 文件传输速度和安全性得到保障
传统的文书档案管理，如果需要借阅资料，就得打开档案盒，根据分类要求，再一遍的查询自己想要的资料，一旦资料管理松散或者不到位，就容易造成资料的丢失，有些人为了得到想要的资料，会发生私自保存，不再上交的情况。所以在资料传递上，存在很大的缺陷，特别对于一些大企业来说，总公司和分公司有时需要互相传递一些文件资料，如果在传递上仅仅依靠快递运输方式，就无法确保办公的时效性和快捷性，对以后文档资料的归档存储也会造成麻烦和影响，但是文书档案管理信息化，就确保了文档资料传输的安全性和快捷性，即使是远距离的传输，我们通过计算机信息技术，可以快速高效完成，也可以确保传输过程的安全性，明确文档资料传输的双方，一旦出现问题，可以立刻解决，从而进一步提高了办公的效率。
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二、信息化技术对档案管理工作的影响
由于计算机技术的运用与快速发展，产生了大量的电子文件，使社会进入信息化时代。电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。与传统的纸质文件比较，电子文件具有以下新特点：载体上，不是实物而是网络虚拟的，不可直观而需要借助计算机等设备才能阅读和利用，不存在数量问题；使用上，不需实物交接而是在计算机等设备上直接处理、传递、阅览，不受时间和空间限制；保管上，对保存空间要求不高，对保密、温湿度、防磁性、防盗等要求高。电子文件对当前档案管理工作的影响主要体现在：
2.1对文件生成和归档内容的影响。电子文件由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”，这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别。电子文件对计算机有很强的依赖性，归档时除了电子文件本身，还应包括电子文件的读取软件、操作系统。归档载体不再限于纸质文件，而应包括计算机硬盘、磁盘或光盘等存储器。
2.2对档案归档内容及方式的影响。电子文件归档涉及电子文件生成、收集、积累、归档、保管、统计利用等方面要求。生成阶段，要有科学规范的管理制度和严格有效的技术措施，以保证电子文件的完整性、原始性、真实性和有效性。整理阶段，要有全过程监控，以保证电子档案管理工作的连续性。归档阶段，要完善时间、内容、范围、相关人员（含授权人）、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、检测数据等要素，保证归档电子文件的质量和可追溯性。在归档方式上，当归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，要实行“双轨制”归档，在内容、描述及相关说明上保持一致。
2.3对档案本质属性的影响。原始历史记录性是档案的本质属性，是档案存在的最重要的特性，也是档案区别于其他非档案最主要的特点，而具有法律凭证的作用。电子文件生成、使用和借阅等都在计算机上进行，没有草稿与印稿的区别，正本与副本的差异，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。要使电子文件具有法律凭证的作用，就必须增加其原始记录性，如转换为PDF格式，或刻录在不可读写光盘上，确保其无法被修改。
三、信息化背景下文书档案管理对策
3.1 加大研发力度，配齐信息化档案管理设施
按照档案规范化管理要求应对电脑、扫描仪、档案管理软件、复印机、摄像机、速印机等设备进行配置齐全。对档案管理软件应进行大力研发，并使其具备查询、浏览、检索、统计、归档、借阅等功能。此外，传统档案管理工作方面的资金投入不足，所以在进行改革时应在档案管理的基础设施方面加大投入，设置档案库和阅览室，确保档案管理及查阅的规范化。应在档案库内按要求进行计算机、打印机、去湿机、密集架、复印机、空调等设备的配备工作，使特殊档案载体如磁带、磁盘、光盘等得以进行合理保存，避免保存不当造成的损毁。
3.2 促进档案资源信息化发展
档案管理由传统向信息化发展转变，需对档案信息目录数据的建设加强重视，以确保档案信息的全面性及准确性。并设置信息化管理文件目录、专题目录、分类目录。以此来实现档案的规范化管理，并将档案管理与目录数据库相结合，进行档案资源的全面化管理。在信息化背景下，应对计算机管理系统加以利用，使之与文书档案管理工作相融合，通过网络系统的跟踪达到文书档案资料的统一，为文书档案资料的一体化、规范化、标准化、提供保障。最后，还应进行提升媒体数据库建设的质量及效果，以现代信息手段对档案进行合理的归档处理，形成数据化工作模式，以此丰富档案资源内容。
3.3 提高档案管理人员的综合素质
档案管理人员的综合素质及管理能力，对档案管理工作是否可以的良好进行起决定性作用。第一点，应对档案管理人员，进行专业管理能力及综合素养的培养。首先，应对档案管理工作人员进行专业的政治素养培训，使工作人员具备职业操守，可以对档案内容进行保密，实现档案管理工作的原则性及纪律性。第二点，应对管理人员进行档案管理信息化思想意识培训，使档案管理人员对信息化档案管理模式的重要性进行认知，以促进信息化背景下档案管理工作地方更好开展。
结束语
要想有效提升文书档案管理工作的效率和质量，管理部门要根据管理工作开展的情况对相应的规章制度或管理流程进行更新变革，还要对信息化相关技术手段加以利用，并将其妥善的融入到日常文书档案的管理工作中。虽然就目前的文书档案管理效果来看，还是存在一些缺陷，但是相信在不久的将来，相关管理部门一定能慢慢探索出管理工作的技巧和适当的管理方法，让文书档案管理工作的效率和质量提升的同时，为广大人们群众提供优质的服务，为国家档案文书档案管理的可持续运行提供保障。
参考文献：
[1]张善勇.探索信息化背景下传统档案管理工作的改革.办公室业务，2018.4.
[2]张爱群.信息化背景下传统档案管理工作的改革研究.人力资源管理，2017.1.
论文作者:张晓娜
论文发表刊物:《防护工程》2018年第35期
论文发表时间:2019/3/29
标签：档案论文; 文件论文; 文书论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 资料论文; 电子论文; 《防护工程》2018年第35期论文;