摘要：当今社会，随着网络与信息技术的迅猛发展，档案管理实现数字化已成为趋势与潮流。相比传统的档案库管，数字化档案管理具有其独特的优势，档案存储采用先进的数字化技术，保存空间小，可永久保存，便于联网查询与信息检索，档案资源利用不受地域与时空的限制，可实现资源共享，提高档案利用率。
但是，档案管理实现数字化，在带来诸多便利的同时，也对档案管理的安全性提出了新的挑战。档案数字化管理必然依赖相关的计算机硬件与软件系统，同时离不开人为的操作，有可能发生档案丢失、损坏、涂改的情况，造成档案泄密、损毁等后果。因此，在推进档案数字化管理的过程中，采取有效的措施保证档案管理的安全性，不仅是广大档案工作人员必须面对的现实问题，也是新时期推进档案信息化建设过程中的重要课题。
关键词：数字化信息；档案管理；安全性
一、数字化档案管理安全性的重要意义
档案数字化工作，是指采用计算机、扫描仪、数码相机等信息设备，对纸张、磁带、胶片、实物等各类介质载体的档案内容进行数字信息转化，使其成为能被计算机识别的数字图像或数字文本的加工处理过程。在信息化建设飞速发展的今天，以通信、计算机、网络为代表的互联网技术日新月异，作为记载社会活动历史记录重要载体的档案，自然也跟随网络技术的发展和进步走上了数字化管理的快车道。然而，依赖网络技术的数字化档案管理，也不可避免地面临着档案信息的安全问题。
因此，提高数字档案安全性管理力度，对于保障档案管理安全是非常重要的。在具体的工作实践中，需要制定相关的管理制度，建立安全保障体系，完善相应的信息管理系统，确保数字化档案管理实现可靠运行、高效利用。
二、数字化档案管理中存在的安全问题
数字化档案管理面临的安全性问题，既包括所有信息化工程都必须面对的网络自身缺陷、黑客恶意攻击等问题，也包括数字化过程中可能出现的档案信息泄密或者被篡改、档案介质存储安全以及档案管理人员不良行为引起的安全问题等，这些问题与传统档案管理中的安全保护同样重要，必须引起足够的重视。
（一）数字化扫描过程中档案管理面临的安全问题
纸质档案要经过多个环节才能实现数字化，从档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库，到数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。由于档案扫描的过程，需要经历出库、整理、拆卷、扫描、录入、装订、入库等一系列工序，周期长、任务重、比较繁琐，必须有严格的安全保密管理机制来保证，如果其中有一个环节做不到严谨有序，就有可能发生实体档案丢失、篡改或破坏的行为，也可能发生重要档案信息泄密的后果。
（二）数字化档案信息存储设备管理的安全性问题
纸质化档案转化成数字化信息之后，只有依靠一定的数字化存储设备才能实现供人们查阅利用，因此，数字化档案信息存储设备的管理尤为重要，如果管理不严或者失当，就有可能造成档案信息丢失或泄密的后果。这主要有数字化存储设备本身损坏导致信息无法读取的安全性问题，也存在信息读取访问权限管理不严，致使无关人员能够浏览到相关内容造成泄密的问题等。
（三）数字化档案管理信息系统的安全问题
数字化档案管理要实现从档案扫描到成果运用，需要一个庞大的信息管理系统。这一系统包含机房的应用、设施的保养、网络系统的安全维护等方面，如果没有可靠的技术、严密的管理作保障，就无法实现数字化档案信息管理的安全有效。
（四）人员素质不适应数字化档案管理可能引发的安全隐患
即使再先进的技术、再完备的信息，也要依靠具体的工作人员来完成相关的操作及管理工作。实行了数字化档案管理，必然要适应计算机技术而采用一套新的工作程序和方法，如果从业人员没有较强的职业道德与较高的业务素质的话，难以保证数字化档案管理的安全性。
三、加强数字化档案管理提升数字化信息安全性的对策与建议
（一）加强安全监管，保证档案数字化扫描过程各环节档案信息安全
纸质档案实现数字化，最重要的一个环节就是将档案整理后进行扫描，再经过图像处理存储成数字化信息。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆我公司档案资料库依靠自身的力量完成20多万生产用图纸的扫描、上传，数字化档案的应用极大地方便了相关人员对档案的使用和查阅。
首先，在进行扫描作业时，不能图方便，要严格各环节的管理和监控，在档案出库前进行严格的检查，严格执行档案出入库登记制度，做好相关的登记工作，在档案扫描过程中加强监控，可通过安装监控摄像头实现实时监控，在扫描完毕后档案入库时进行认真清点，确保实体档案完璧归赵。
（二）注重存储设备管理，保证数字化档案信息不因存储设备发生丢失或泄密
数字化档案信息完全依靠现代化的电子存储设备，因而具备电子存储设备自身的缺陷，可能导致信息识别不出来等后果，因此在这方面要加强管理。要对档案信息的存储设备加强日常维护，做好备份工作，防止意外事故发生导致数据丢失，现在通常的做法是进行异地或异质进行存储备份，这是一种实践证明比较保险的做法。同时，对重要的档案信息可采用数据加密、权限认证读取技术等手段，防止数据明文泄密。对内部工作人员也要根据不同的工作环节设置相应的访问权限，在终端机上加设密码，防止数据非法访问。对数字化档案信息的管理系统要全程记录工作流程，使每一环节都处于可控状态，要杜绝有人冒用合法身份登录系统，浏览、复制、下载或拷贝档案数据，严格控制网外信息上传和网内信息下载，造成档案信息丢失。档案数字化成果的查阅要建立载体查询管理台帐，做到一切有据可查，能追根溯源。
（三）完善信息系统，保证数字化档案成果运用安全可靠
数字档案信息的安全性管理是一个复杂且庞大的系统工程，一方面需要建立健全相关的规章制度，另一方面需要采用现代的科学技术，共同构建可靠、完善的档案管理安全保障体系。
数字档案信息的安全性管理需要完备的制度保障来保证，要认真研究数字化档案的特点、性能，制定出适合档案部门信息管理的规章或制度，制度要涵盖日常管理的各个环节和方面，从而对内部工作人员与外部用户进行约束，使信息得到系统的管理，保证档案信息的安全与可靠。
现代科学技术的运用，在数字档案管理安全保障建设中发挥着重要的作用。不仅要重视技术的安全使用，还要重视体系的安全，及时采用入侵及时检测、防病毒以及防火墙等技术手段，保证数字档案信息处于真正的安全保障环境当中。
（四）提升从业人员素质，为数字化档案安全管理提供人才支撑
新形势下，数字化档案信息的出现，对档案从业人员的职业道德与业务素质提出了新的更高的要求。档案从业人员不仅要有档案管理、编纂、保护等专业知识与技能，还要具备一定的计算机操作技能、互联网相关知识等。
由于数字化条件下，档案管理的条件与传统形式发生了变化，为了防止内部从业人员利用工作的便利，从事一些不利档案安全的行为，需要加强对从业人员的职业道德教育，使他们提高保密意识、安全意识。要教育从业人员增强工作责任心，严格按照相关的规章制度执行各项操作。要不断加强学习，特别是强化计算机操作技能、互联网等相关知识的学习，提升数字化档案管理的业务素质。
结束语
综上所述，数字化档案管理的安全性是非常重要的课题。只有提高对安全性的认识，建立科学合理的管理模式，提升从业人员职业素养与业务素质，才能为推进档案信息的数字化管理、安全性管理以及可靠性应用打下坚实的基础。
参考文献：
[1] 徐彦，档案管理安全性思考[M].大连：东北财经大学出版社，2014
[2] 赵映诚，数字档案的安全实施[M].北京：高等教育出版社，2009
[3] 吴广平，档案工作信息化管理[M].北京：北京大学出版社，2017
[4] 刘萌.文书与档案安全[M].北京：电子工业出版社，2010
作者简介：
陶萍 女 民族（汉族默认不写） 出生年月 1975/9 籍贯云南省禄丰县 学历 大学专科 毕业院校：云南昆明国土资源学院 职称 助理工程师现就就职于 云南昆船机械制造有限公司技术部 研究方向 数字化档案管理 【本人1996年从事档案管理工作二十多年，具有丰富的档案管理经验。在国企基层熟练应用数字化档案管理软件，使本单位档案管理处于领先水平。致力突破传统档案管理局限性，用现代化信息技术提升档案利用及安全】
论文作者:陶萍
论文发表刊物:《基层建设》2018年第31期
论文发表时间:2018/12/18
标签：档案论文; 档案管理论文; 信息论文; 安全性论文; 存储设备论文; 从业人员论文; 数字论文; 《基层建设》2018年第31期论文;