摘要：档案是学校的工作和教育、教学活动的历史反应和真实记录，学校的档案室必须要集中统一管理学校各个部门在进行教育教学以及其他工作中形成的各种各样的档案。因此，档案管理已经成为了学校管理工作中的重要环节。本文从档案管理的内容着手，分析了档案管理在学校工作中的重要性，并且指出了优化档案管理的对策。
关键词：中职学校；档案管理；重要性；优化对策
引言
档案是学校在各项管理工作及教学、教研等活动中直接形成的具有查考价值的各种文字材料、图纸、表格、计算数据、声像资料等，包括文书档案、教学档案、财务档案、人事档案和基建档案等，是学校管理和发展过程中的重要信息资源。档案管理是学校管理工作的组成部分，是维护学校经济利益、合法权益和记录发展历史的重要途径。近年来，随着中职教育的飞速发展，学校档案管理工作显得相对滞后。中职学校工作中档案管理的重要性主要体现在以下几个方面：
1、档案管理工作内容及作用
学校档案管理工作是指用科学的原则和方法管理档案，为学校各项事业服务，基本内容包括档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、统计和利用等。
学校档案可清楚地记录学校建校史和发展史以及教学科研史，同时也能够反映出几代人为了培养技术人才而奋力拼搏的精神以及走过的曲折道路，具有十分重要的实用价值与研究价值。
2、学校档案管理的重要性
学校档案能够真正的反映学校的教学水平，也可以连续记录学校的发展历史，学校领导还可以利用档案材料真正的规划和确定学校建设发展。
2.1档案是学校的资源载体
学校档案是在学校管理、教学和研究活动中以形成具有利用查阅价值的档案材料形式，不仅仅学校发展历史记录，还是是学校工作不可分割的一部分。通过科学分类档案集中统一在综合档案室内，成为综合档案信息中心，因此，能够及时体现学校在各个时期的中心工作。因此，学校档案管理，对学校的发展具有重要的地位和作用，是规范学校管理的重要途径之一。
2.2反映现有教研水平，促进教学改革创新
研究学习教学档案，不仅可以充分了解中职学校软件质量和硬件水平，还能够真实反映教学设备的容纳量以及新旧的程度，反映每个教师教学质量与生源的质量。随着教学改革、教育体制改革、教职工管理队伍的深入改革，学校通过整理研究教学档案，使用档案管理数据和档案管理信息，能够为专业教师分析教学的效果，提高完善教学方法；可以在总结的经验和早期阶段发展规律的基础上，重新安排教学计划，整合教师资源，设置合理的课程。
2.3建立真实可靠档案，促进进行教育评估
学校的教学评估是根据一定的教育标准和目标，通过系统收集学校教学的主要信息，进行全面客观的评价学校办学水平和教学质量。进行教学评估是一项提高教育质量的重要措施，而档案就是学校工作评价和指导以及督查的可靠依据。档案管理的实践可以提高学校评价的真实性和真实性。真正的使用丰富的系统文档，完整的档案信息，来评估教育工作程序的适用性，教育内容正确性以及教学程序规范性等等，全面准确的对学校进行综合评价，也可以使评估是合理、公平公正的。
2.4宣传教育的生动材料
档案资料因为其自身具备历史性、直观性和原始性，是宣传和教育最生动的材料，比如南京大屠杀这一重大事件，口头阐述远不如直接的影像、 图片和书面数据等档案记录更能震撼人心，直接冲击学生的心灵，让学生们深深感受到同胞被残害的悲痛，从而更好地发挥爱国教育的作用。
3、档案管理在职业教育中的作用
档案管理对学校发展及管理发挥着较大作用，可以对学校工作进行指导，对学校管理进行服务，为学校的教学成果评估提供重要保障，确保职业教育得到持续性发展。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
3.1档案管理对职业教育具有指导作用
学校的每一项教学质量的测评都会经过严格审查、评估，这就需要学校提供各项基础数据以及大量的评估材料。但是，我国不少职业学校还存在疏于对档案的管理，导致资料数据不全或凌乱以及整理不规范的现象，影响学校的评估，不利于后期的管理与发展。因此，对档案进行及时收集、整理、归档，严格建设档案，形成完整的档案资源，会对职业学校的发展起到指导作用，确保学校工作的开展。
3.2档案管理对职业教育具有支撑作用
档案管理是职业教育中一项基础性工作，对学校负责，对历史负责，保障支撑着职业教育的发展。其中，迎评促建工作是其支撑作用最典型的体现。学校每年都要接受教育教学方面的检查，根据检查相应的指标，需要从学校的档案中提取与检查相应的指标数据进行检验，体现了档案的价值。另外，对职业学校人才培养评估来说，评估体系中的所有资料数据都需要档案管理来支撑，档案管理在学校教育评估中起到至关重要的作用。
3.3档案管理对职业教育具有服务作用
档案管理中的各项工作都属于服务性质，服务于职业教育，服务于学校发展。档案是学校在教育教学、管理等各项活动中形成的具有保存价值的材料，通过各种载体形成的记录，对教育教学、师生员工等均有着重要的服务作用。比如，教学评估、学校沿革、职称办理、学生学历认证等，都离不开档案的支持，从而体现出档案管理对职业教育服务作用的重要性。
4、中职档案利用服务工作中存在的问题
4.1档案资源不丰富
中职院校的档案资料包括各类文书档案、声像档案、科研档案、实物档案等等，然后由于对档案工作重视程度不足，院校对档案工作的投入不够，无论是档案设施、场地还是档案管理人员建设都滞后于档案管理工作的需要，导致很多档案资料没有被收集起来，处于闲置状态或者丢失，特别是实物档案和声像档案，这也是档案利用率不高的原因所在。
4.2档案利用缺乏有效检索工具
目前，大多中职院校都完成了纸质档案向电子化档案建设的过渡，建设了丰富的电子档案资源，但很多学校没有建设相应的电子资源数据库，即便建设了资源库，但没有有效的检索软件，档案使用者很难在短时内搜索出适合自己的档案资料，而传统的手工检索方式费时费力，因此档案资料的利用率不高。
5、提高中职档案服务工作的措施
5.1提高档案建设意识，规范建档工作
加强学校对档案进行及时管理建设的意识。首先要建立完善的档案制度，提高档案管理人员的业务水平与责任意识，建立健全硬件管理设施，规范档案建档工作，确保档案种类的齐全，优化档案资源结构。二是加强档案管理人员的培养，不断提高档案管理人员的素质。三是创新、完善档案的服务手段，多方面多渠道的为职业教育服务。为保障档案管理的质量问题，还需要强化资料的准确性和真实性，保证资料的完整度。
5.2合理利用档案建设资源
档案管理最基本的宗旨就是对档案建设资源进行合理的应用，在职业教育中发挥最大的作用。想要实现档案资源更好地为教育服务，需要摒弃档案管理存在的旧观念，运用新的方法和用途，使档案发挥出最大的作用，达到利用的最大化和最优化。比如新生入学、新教师入职等，可以将学校的档案对他们进行展示，让他们了解职业教育发展理念、教育理论以及所取得的成果。同时，可对外展示职业教育的风采，增加职业教育的知名度，扩大社会影响力。
6、结束语
总而言之，档案管理工作在学校管理工作中处于相当重要的地位，档案管理工作水平是衡量学校工作成绩的标准。随着社会的进步和科学技术的发展，教师和学生对档案信息的要求会更高，档案管理人员应严格要求自己，使教学档案发挥更大的作用。从档案管理着手手，提高学校的管理水平，提高学校的素质，提高学校的核心竞争力。
参考文献
[1] 魏柳.信息技术在学校档案管理中的有效运用[J].科技与创新.2017(06).
[2] 吴耀玲.高中学校档案管理工作存在的问题及对策研究[J].黑龙江史志.2014(09).
[3] 徐丽玮.浅谈新形势下职业学校档案管理现代化问题及其解决措施[J]．档案天地，2013（7）.
论文作者:尹宁
论文发表刊物:《基层建设》2017年第24期
论文发表时间:2017/11/13
标签：档案论文; 学校论文; 档案管理论文; 职业教育论文; 作用论文; 工作论文; 管理工作论文; 《基层建设》2017年第24期论文;