——浅谈学校档案管理信息化
刘琳琳 山东省莱西市实验中学 266600
档案管理是学校管理工作的重要组成部分，是办好学校的重要基础性工作，是衡量一所学校管理水平重要标志之一。
一、学校档案管理信息化要求
档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向。现代化管理主要体现在两个方面：一方面是利用现代化高科技手段提高档案工作效率，克服以往档案工作人工操作的落后性，不断地添置现代化的设备。另一方面是利用现代化管理手段推进文档一体化的管理，克服中小学校各部门之间归档材料衔接不紧、重复劳动等问题。通过计算机技术对文件、档案的全部信息进行统一管理，对文件信息的生成、档案信息的转化、档案信息的全文提供及利用实行一体化管理，使中小学校档案室不仅是管理部门，更是一个信息供应中心。
二、学校档案管理信息化策略
1.大力宣传档案管理信息化建设的重要性，转变观念，积极为信息化建设提供服务。（1）领导要进一步重视档案信息化工作，加大对档案管理工作的投入力度，改善档案管理工作的环境。（2）工作人员也要主动积极地向领导汇报档案信息化建设的现状和问题。
2.切实加强信息化基础设施的建设。要切实加强信息化基础设施的建设，配置计算机设备和信息采集设备，遵循 “规范、先进、实用”的原则，选择符合档案部门实际工作需要的档案管理软件，建起网络管理系统保证网络支持，以满足信息化建设的需要。
3.宏观调控、内部协调。（1）宏观上：档案行政管理部门要立足于大局并看向长远的发展，在原档案信息资源管理标准和规范的基础上，进一步完善档案信息化标准规范体系的建设并加强监督和指导，使档案信息化建设有章可循，避免各单位之间的不协调性。（2）内部：①学校档案部门要积极参与电子校务建设，并在电子校务建设的过程中注意档案关系系统和其他系统之间的有效衔接，这样既可以方便电子档案信息的收集，也可以借助网络共享为其他部门提供高效率的服务。②学校在内部的各部门之间要切实依照国家颁布并执行的档案信息建设的标准规范，制定相关的数据编码标准和数据传递标准等。
4.着力提高档案标准化、规范化水平。（1）要有统一的上网目录标准。档案信息是一个内容十分丰富、形式极其复杂的信息源。要保证档案管理的规范性，使人们轻松、快捷的在网上查档，就必须遵循一定的标准。否则，就会影响效率。（2）建立规章制度。学校档案具有安全性。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆结合学校的实际情况，建立一个涵盖档案信息资源、计算机全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系是很有必要的，如系统运行安全管理制度、电子文件管理制度、重要场所（如机房、库房等）的出入规则等。
5.提高档案工作者的素质，加强档案信息化人才队伍建设。学校必须加强对档案工作者的培训，提高档案工作者的业务素质和专业知识水平，使档案工作者尽快了解和掌握新知识、新理论和新技能，不断扩大知识面，及时调整和完善自己的知识结构。同时在熟练掌握档案专业知识外，还要注意教育管理知识、公文写作知识和教育科研方法知识的学习，提高综合素质，为档案深层次研发奠定基础。要强化业务、提高能力，在加强政治思想和职业道德教育的同时，还必须要求档案员真正树立“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”的理念。一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论；另一方面建立档案工作网络，选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专（兼）职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教学、科研和其他工作服务。
三、服务学校科学发展
1.以学校档案为历史借鉴，促进学校管理。学校要发展，管理是重点。学校自身建设和价值观的形成离不开作为其载体的学校档案。一个学校，档案是积累和丰富学校自身形象和价值观建设经验的有效手段。通过分析学校现存档案，可以全面掌握学校教育教学工作等几个方面的沿革和演变情况，更好地总结学校自身形象和价值观建设的得失、成败，为学校领导提供制定学校自身形象和价值观建设整体方案的依据。
2.以档案为载体，促进教育教学管理。实践证明，学校档案促进了学校教育教学的发展。（1）学校档案是以一定的符号系统和一定的载体形式记录了学校教育教学活动以及对未来发展的启示，汇集了学校现有的一切知识成果，是学校发展过程的记录。（2）学校档案一经产生便完全脱离人脑而独立存在，突破时空的限制、多次利用并流传下来。通过学校档案人员对学校档案的收集和整理，使学校档案成为促进学校教育教学管理的重要手段。（3）任何精神文明建设都不可能在孤立封闭的状况下进行，学校重视教育教学管理是学校得以发展的重要条件。
3.以档案管理体现学校管理自身价值。学校档案建设就是一种学校自身形象和价值观建设。开发和利用学校档案信息，是学校提升自身形象和价值观体现的一个平台。充分利用学校档案信息，与各项活动密切结合，才能实现学校档案潜在的经济效益和社会效益。一所学校，档案管理工作只有得到上级领导和全社会的重视与支持，才能有其自身生存和发展的条件，才能扩大学校档案工作在学校自身形象和价值观建设工作中的活动舞台，才能越来越成为学校不可缺少的重要部门。
论文作者:刘琳琳
论文发表刊物:《素质教育》2018年7月总第277期
论文发表时间:2018/6/19
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