科技管理中的公共关系，本文主要内容关键词为：公共关系论文,科技论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
有关公共关系的理论和方法，不少学者早已进行过深入的研究，并把其运用于科技管理中，但仍有不少问题值得进一步探讨，同时，由于科学技术的发展和科技体制改革的不断深化，以及市场经济的进一步发展，对高校科技管理工作者提出更高的要求。因此，强化高校科技管理中的公关活动，就显得特别重要。
（一）科技管理过程中的公共关系
英国著名的公共关系专家弗朗克·杰弗金斯在其所著的《公共关系学》中认为“公共关系是一个组织为达到与它的公众之间相互理解的确定目标，而有计划地采用一切向内和向外的传播沟通方式的总和”。公共关系作为一种社会实践活动，它是社会组织的一项管理活动，公共关系活动的目的是加强社会组织与其公众的联系，促进社会组织目标的实现；公共关系活动的形式是运用各种传播媒介和沟通手段，致力于社会组织与其公众之间的共同利益。公共关系是由社会组织、公众和传播三个要素构成，在公共关系的行为中三要素紧密联系，密切相关。
高校的科技管理工作过程中实际上也体现了一种公共关系，即管理者对内部公众如何实施正确有效的管理；对外部公众如何做到主动联系；在内部公众与外部公众之间怎样做到准确无误地传递科研信息，相互沟通、相互了解，以追求一种和谐融洽的关系状态等等。
在这种活动中，高校科技管理机构、公众和信息传播是缺一不可的，因此这三者也就构成了科技管理中公共关系的三要素。高校科技管理机构是主体，它作为一个特定的社会组织发挥、行使着公共关系主体的功能，在三个要素中起着核心作用。公众是科技管理中公共关系的客体，是科技管理中公共关系的对象，又可以把科技管理的客体公众分为两大类：内部公众和外部公众，内部公众指的是高校内部的其他机构及全体科研人员；外部公众是学校外部与科技有关的各种其他社会组织。信息传播是连接公共关系主体与客体之间的桥梁。因此，高校科技管理的公共关系要在科技管理过程中，积极促进高校科技组织内部和谐气氛与高校科技管理部门外部良好环境的形成，并沟通、协调内部公众与外部公众之间的联系。
（二）科技管理中公共关系的作用
公共关系是一种公众关系，也是一种传播活动和信息交流关系。高校的科研管理工作借助于公共关系的原理和方法，可促进科研课题的立项和成果的转化等，也能够提高高校科研管理水平和管理效率。
1.促进科技组织的内部协调。
内部公共关系是公共关系工作的基础，也是卓有成效地开展外部公共关系的保证。因此，高校科研管理工作者首先必须从内部着手，充分发挥公共关系的内部协调作用，增强科研管理部门的凝聚力和号召力，在管理者与被管理者之间形成一种和谐的人际关系状态，在学校内部树立起科研管理部门特定的、具有感召力的形象。在管理工作中首先应以科研人员为主，了解掌握科研人员的情况，重视科研人员的作用和价值，充分调动科研人员的积极性，根据不同类型科研人员的基础和条件，按照公共关系的公众层次进行划分。另外，高校研究力量比较分散，如何形成合力争取国家“突出重点、集中投入”的项目是高校管理工作的重点，高校必须利用多学科的优势跨系、跨学科进行有效地组织，充分显示、发挥学校的科技实力，这就需要充分发挥公共关系的协调作用。所以，学校领导及科研管理部门要运用公共关系的技巧来充分发挥内部协调作用，减少内耗，增强课题组的凝聚力，使每一个成员真正融合在一个群体中，为了共同的目标而努力。总之，公共关系在内部科研管理中的运用，重要的是创造优良的科研氛围，帮助科研人员实现自我价值，使科研人员对管理部门具有认同感和归属感。
2.优化科技组织的外部环境。
随着我国市场经济体制的建立和进一步完善，市场经济活动形成了巨大的社会网络，任何社会组织都处于其中，成为网络中的一个结点。高校科研及其管理不再是一个封闭的体系，高校科技工作也突破以往的狭小空间，科技协作的范围越来越大。这里外部公众关系的融洽程度，直接决定着一所高校的社会形象，从而直接影响到科研项目、经费、得奖、成果转让等各方面。科研管理部门代表学校行使业务职能时，所面对的外部公众是很多的，有各级政府管理部门、企事业单位等，总的又可划分为两类，第一类是上级业务主管部门和非上级业务主管部门。高校科研管理部门必须主动加强与此类公众的协调联系，尽量了解国家有关科技发展方面的信息、项目计划指南，及时传递到广大科研人员，为项目申报铺路搭桥，畅通渠道。从而使科研人员能够紧密地围绕国家科技需求热点，结合自身优势做到有的放矢，准确选题，提高申报获准率，并主动向他们提供本校科研人员、成果、获奖情况。第二类主要是地方政府、企事业单位及专业户等。高校科研横向课题的争取，科技成果的转化都离不开这一类公众。同样，科研管理部门也必须同他们协调联系，且必须经常主动地将本单位的科研实力、研究成果介绍给他们，以此来协调各方面的关系，巩固、拓宽自身的业务范围。
3.沟通、协调内部公众与外部公众之间的联系。
在科技管理中运用公共关系协调内、外部公众的同时，对沟通、协调内外部之间的联系也起着桥梁和纽带的作用。科技管理部门在协调内部公众时必须经常、及时、准确地掌握全校科技能力各构成要素的数量和质量资料；主动、经常、及时地从纵横两向的固定和非固定渠道获取此类科技研究与开发所需的情报信息并通知给校内对口部门；同时也主动、及时地把校内成果、合作意向等信息通过适宜渠道和方式传递给校外相关对方。在校内外的科技研究与开发合作及技术商品市场交易进行中介联系和洽商服务中，必须运用公共关系，为合作与交易双方牵线搭桥，并在洽商过程中提供信息资料和参考建议，对合同、协议执行中发生的问题进行疏解协调等等。
（三）运用公共关系，充分开发利用科技信息资源
现代科技管理不仅是对人力、物力、财力的计划、组织、指挥、协调与控制，更重要的内容是信息管理。科技管理中的公关活动正是通过建立组织主体与公众客体之间良好的人际关系，促进信息流的传播和利用。因此，公共关系活动的实质就是对信息资源的开发和利用。公共关系特有的信息功能是以信息沟通与传播的方法，说明和影响公众，并且调整组织行为，以达到优化与提高管理效率的目的。
做为高校科技管理工作者，首先应更新观念，提高对公共关系的认识，强化公关意识。这样，才能在行动上对信息的获取由被动接受变为主动收集，拓宽信息来源渠道。因此，高校科技管理人员必须及时地收集各方面同科研与开发有关的信息，并筛选、加工后传递给校领导及有关科技人员，在获取信息的同时，还要把本校的科研优势信息传播出去，并关注科技信息的反馈，这也是非常重要的，社会不了解学校的优势，学校就难以发挥应有的能力。公共关系的这种信息的沟通是双向的，如果沟通好，既扩大了学校的影响，又增强了学校的竞争能力。
下面就国家基金管理过程中的具体实践对此加以讨论。在国家基金管理过程中，从项目的申报→立项、实施→结题→期后跟踪管理，科技管理人员时时刻刻面对外部公众和内部公众，从外部获取更多的信息，传递给内部公众，并把内部公众的反馈信息传递给外部公众，将内、外信息反复地递送、反馈、传播。具体做法有三：
（1）沟通与国家基金委的联系。信息最重要的特征是其时效性， 我校地处广东，远离国家基金委，常常是难以获得信息或获得信息较晚，从而影响项目的申报和项目竞争力。为此，我们多渠道沟通与基金委的联系，通过派专人到基金委或请基金委领导到我校等直接的方式收集信息，也通过传真、长话、E-maill等间接的方式收集信息， 这些信息的获得和利用，提高了申报项目的竞争力。如我校1996年度在组织申报重点项目“高分子共聚物的分子设计和共聚合方法研究”时，得到国家自然科学基金委员会正准备和中国石化总公司联合组织另一个我校也具有研究优势的重点项目的信息，我们及时把这一信息转告给我校高分子研究所，要求他们重新调整组织了力量后，同时申报两个重点项目都获得了批准。
（2）既重视信息的收集也重视信息的反馈。 我们既重视从外部公众——国家基金委收集信息，也重视把内部公众——科技人员的反馈信息传递给外部公众。如在1995年国家基金申报过程中，我校一位教授申报的“一级固态相变的标度性和普适性研究”面上项目，由于评议专家对项目的进展不太了解而对该项目的评审有异议，我们较早获悉这一信息并及时把有关信息转告该教授，在把有关项目研究进展详细材料再转送国家基金委后，基金会认为该项目确是前沿性很强的项目，决定在主任基金中予以资助。
（3）收集内部公众信息的同时，传播内部公众信息。 在基金项目申报中需要收集项目立项的信息，也需要有重点地传递我校相关研究领域的优势和特色的信息，以及结题项目的成果信息，知己知彼，才能提高项目获准率。这几年我们通过“请进来，走出去”，有重点地向基金委介绍我校重点学科、重点实验室、重点培养教师的情况，从而在项目的申报中获得较好的效果。如1994年获准自然科学基金面上项目23项，资助金额139.4万元，在全国排46名；1995年获准28项，资助金额239.0万元，在全国排21名；1996年获准37项，资助金额357.8万元， 在全国排19名。
本文1997年6月13日收到初稿，1997年11月4日收到修改稿。