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摘要：我国城市正在飞速发展，越来越多的城市建设档案随之发生变动，传统的档案管理方法逐渐凸显出准确度差、投入高、劳动量大、效率低等缺点，跟城市在信息时代的发展要求不符。此时，数字化管理为城市建设档案管理提供了新的选择。为了更好地在城市建设档案工作中利用数字化管理，我们首先要做的就是为数字化管理的实现提供组织保障。基于此，本文针对数字城建档案管理平台进行了探究，以供参考。
关键词：数字化；城建；档案管理；平台
城建档案数字化是信息发展的大势所趋，2004年《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》提出城建档案数字化建设，通过数字城建档案建设以期达到保护实体档案、高效利用城建档案和加强城建档案的管理和统计工作的目的。建设数字城建档案是创建国家数字城市的重要组成部分，是城建重点工程之一，是充分利用信息化技术提高城市建设业务档案管理水平的重要举措。
1城建档案管理数字化建设的意义
1.1符合时代发展的需要
城建档案管理数字化建设符合时代发展的要求。现代城市化的发展，要求城建档案管理创新管理模式，以满足现代城市发展的需要。城建档案管理数字化建设，对城建档案各部门在城市建设管理中的各种档案进行管理，有利于提高城建档案管理的时效。对城建档案管理工作而言，许多计算机辅助设计技术、电子地图等产生的电子文件，是信息技术日新月异的重要表现，需要依靠城建档案管理的数字化建设来实现。同时，由于当前的城建档案管理各部门均有相应的档案室，档案的分散管理使城建档案的查询统计变得困难，无法及时获取档案信息，不符合时代发展的需要，因此，迫切需要改变档案管理的现状，实现城建档案管理数字化建设。
1.2有利于城建档案的规范化管理
城建档案管理数字化建设，提高了对建设工程档案工作的认识，可以使各项城建档案管理的各项工作更趋于规范化，有利于城建档案的规范化管理。数字化建设在城建档案管理中的应用，按统一的标准与规范来管理城建档案，促进城建档案管理的科学化管理，并通过高速网络及数据互操作技术，确保城建档案的完整、准确、系统、安全和有效，更好地为城市建设服务。从城建档案的未来发展趋势来看，数字化的城建档案信息关乎城市未来的运转，数字化建设是城建档案管理的必然趋势。
1.3有利于城建档案的开发
城建档案管理数字化建设的意义还表现在有利于城建档案的开发方面。城建档案的开发，利用城建档案管理数字化建设可以取得很好的效果。数字化建设在城建档案管理中的应用，为城建档案的开发提供了便利的条件，使数字化建设更好地服务于城建档案管理。数字化建设是开发利用城建档案信息资源的重要举措，用户可以通过网络直接登录城市基础设施信息服务平台进行信息查询，以满足信息化社会的需求。同时，城建档案数字化强调数字化整合，集成化管理的科学运行模式，可以支持社会各部门开发专业应用系统的信息服务平台。
2技术方法
数字城建档案管理平台的设计和开发主要采用了WebGIS技术、工作流技术和FTP技术。
2.1WebGIS技术
该技术是将GIS技术和网络技术相结合，其核心是在GIS中嵌入HTTP标准的应用体系，实现Internet环境下的空间信息管理和发布。使用户通过网络环境得到GIS技术提供的空间信息的查询服务，从而降低GIS技术的使用门槛，达到信息共享的目的。通过近一段时间的高速发展，WebGIS技术已经广泛地应用于国土、林业、房产、环境监测等行业。
2.2工作流技术
工作流(Workflow)是计算机协同工作的具体体现，是计算机完成某个过程，按照一定的过程规则，实现文档、信息或任务在不同执行者之前进行传递和执行。工作流技术广泛用于企事业单位的办公系统、业务部门的工作系统等。随着工作流技术的相关规范和理论技术的规范化和深入化，工作流技术得到了更加广泛的应用。
2.3电子文件FTP技术
FTP(FileTransferProtocol)即文件传输协议，用来将文件从一台机器传送到另一台机器上。FTP支持任何格式的文件传输，并且能够自动检验发送或接受文件的有效性以及较高的传输效率。
3数据库建设
3.1数据来源
城建档案数据主要来源于空间数据和非空间数据两部分。空间数据主要包含城建档案中的地形数据、规划数据、地下管线、电网等基础矢量数据以及研究区的遥感影像数据，这部分数据通过ArcGISSDE工具存储于Oracle数据库中。非空间数据是城建档案的档案信息数据，包括市政工程、公用设施、交通运输、工业、民用建筑等实体档案的扫描件(JPG和PDF格式)、音频、视频等电子数据。
3.2数据库选型
在平台数据库结构设计之初充分考虑到城建档案信息的数据量和数据复杂性等因素，因此，采用大型关系型数据库Oracle10G，该数据库不仅提供了关系型文件的存储功能，并且从Oracle9i版本开始，提供了强大的空间数据库组建功能，可以实现对空间数据的管理。从数据的安全性来看，Oracle具有完备的灾难恢复功能，从而避免数据的意外损失。
3.3数据库结构
城建档案包括的档案类型各式各样，各个地方的档案层次结构和台账也不尽相同，因此，在设计数据库时必须能够适应各种档案类型，档案内部存储的层次结构和台账字段同时也能够兼顾空间信息的图层管理以及图层信息与城建档案的关联。平台的数据库结构如图1所示。
4平台设计
数字城建档案管理平台主要包含3个子系统:数字档案运维系统、档案数据交换平台和档案管理系统。体现了数字城建档案管理平台的基础设置、城建档案数据处理入库到城建档案的管理应用的整体逻辑流程。
4.1数字城建档案运维系统
数字城建档案运维系统是整个平台能够正常平稳运行的基础，包含了系统管理、权限设置和档案配置3个模块，具体系统功能结构如图2所示
相较于常规的运维管理系统，数字城建档案运维管理系统对用户的可操作档案类型和地图档案可见图层都能够精确控制，最大限度地确保了城建档案的信息安全。针对城建档案类型自由度比较大的特性，通过对数据库设计使得对档案类型、档案台账字段信息能够通过人工就可以增删和修改，大大加强了系统的灵活性。在档案配置模块中可以对城建档案的结构、台账字段和密级等信息进行设置。
4.2数字档案数据交换系统
数字档案数据交换系统是基于C/S模式搭建，涵盖了目录(登陆管理)、工程管理、图片编辑、格式转换、汇总统计、设置功能模块。为了提高数字城建档案管理平台中档案信息的质量和方便用户对城建档案数据进行入库、备份和统计，研发了城建档案数据交换平台，其系统的功能体系结构如图3所示。
在城建档案扫描的过程中往往因人为或者机器设备的原因，扫描的档案存在倾斜、背景入境等情况，系统提供了裁切、旋转、调整像素大小、纠偏等功能，提升了入库档案的质量。
4.3数字档案管理系统
数字档案管理系统是整个平台的主体核心系统，提供了地图档案浏览、档案查询与利用、档案著录、档案备份和档案统计等功能模块。
4.3.1地图档案
将WebGIS技术和档案系统有机地结合起来，不仅能够实现基本的GIS功能，并且可以通过GIS的查询结果关联其档案信息，实现了档案管理由逻辑查询向空间查询的跨越。
4.3.2档案管理与利用
档案的管理和利用主要是面向城建档案业务的功能开发，从档案的查询、借阅审批、著录、汇编、鉴定、回收的应用到档案的备份都有具体的功能体现，作为一个专业的档案管理系统还应该兼容不同格式的档案类型，档案类型有图片档案(.jpg、.png、pdf)档案、多媒体档案(.mp3、.mav、.mpeg)。
4.3.3档案统计
为了跟进数字城建档案的入库情况、办理业务量以及档案存储状态，系统不仅提供了档案入库统计，并且提供档案借阅和鉴定统计，能够精细到档案类型的统计。
5数字化城建档案管理平台的应用前景分析
数字化城建档案管理平台是现代化信息技术、网络技术、数据库技术、扫描技术等在城建档案管理领域的一个应用尝试，该平台利用计算机的程序语言和迅速便捷的网络传输技术，将数字化后的海量电子档案、程式化的数字化流程进行统一的规范化管理，相对于传统的档案管理模式而言，具有不可比拟的优势，主要体现在以下几点：
一是有利于提升查阅利用工作效率。该平台将数字化后形成的卷内目录和各种档案信息存储在功能强大、可随数据量增大而自动扩容的SQL数据库中，进行规范化、高效率的仓储式管理，使数字化后的档案存储在一个“电子库房”中，可以方便地查询和利用，大大提高了馆藏档案从数字化到查询利用的工作效率。二是有利于提升馆藏档案容灾能力。该平台采取双机热备、多介质多份备份等方式，防止因磁盘损坏导致的数据丢失，为电子档案提供了基础保障。同时，该平台及其电子档案构成数字化城建档案馆还可以通过同城备份，将电子档案备份于同一个城市的不同区域，用以应对电路故障、系统故障、网络故障、火灾、馆房倒塌等影响范围较小的突发事件；通过远程备份，将电子档案备份于处于不同气候带、地震带等灾情带，且相隔距离较远，不会同时受到同一突发性公共事件影响的城市，用以应对地震等大型灾害事件，从而最大程度地提高馆藏档案的容灾能力。
6数字化城建档案管理平台运行效果
该平台已在绍兴市城市建设档案馆建成并投入使用，大大提高了城建档案查阅利用的工作效率。目前，共数字化工程档案25万余卷，仅2015年即数字化档案10.8万余卷，共计文字1178万余张，图纸39万余张。以大量电子档案为基础形成的电子档案数据库为该平台的运行提供了坚实的数据保障。如今，该平台已经可以满足大多数市民的查档、调档需求，其查阅利用的效率优势在相对复杂的查档案例上体现得尤为明显。例如，对于有部分市民由于房屋建造年代久远，标识信息不清等原因，需要从多卷档案中查阅判断的情况，如果采用原始的纸质查档方式，则查档—调档—阅档—确认的过程，往往需要耗费半天，甚至一天的时间完成，而通过该平台，则可将查阅利用的时间缩短至几个小时，获得了查档者的一致好评。
结语
数字城建档案管理平台采用C/S与B/S结合的方式进行开发，不仅能够借助C/S高效率的数据处理能力，对档案的入库、数据处理等进行操作，并且借助B/S系统的特点对档案信息进行共享。通过平台建设彻底改变传统的城建档案管理模式，充分利用信息化技术来提高城建档案管理部门的档案管理水平，更好地为业务人员、办公人员、相关企业、个人提供服务。
参考文献
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[3]高丽.加强城市建设档案管理研究[J].经济研究导刊,2014(4):197-198.
论文作者:王琼
论文发表刊物:《基层建设》2017年3期
论文发表时间:2017/5/4
标签：档案论文; 城建论文; 档案管理论文; 数据论文; 数字论文; 技术论文; 信息论文; 《基层建设》2017年3期论文;