简析当前电子文件管理方式，本文主要内容关键词为：文件管理论文,方式论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
当前，随着计算机在办公领域与社会其他方面的应用，电子文件在我国产生的速率与数量，均是人们事先尚未预料到的；电子文件的管理研究落后于电子文件的产生与发展，使我国当前的电子文件管理面临着风险。
目前保存电子文件主要采取以下几种方式。
1.打印电子文件，在纸质文件保存系统内管理
在产生与接收电子文件之时，将其打印出来，将电子文件打印件按纸质文件管理方式加以保存与利用，而将电脑系统内的电子文件删除。这种方法的优点是价格便宜，所需要的技术不多，有成熟的管理办法对这些纸质打印件加以管理。其缺陷是，有些电子文件无法采用打印方法使它的内容完全打印下来，或利用打印的方法会造成某些电子文件信息丢失，作为证据价值的背景丢失，这种情况的出现将造成电子文件损毁或破坏电子文件的完整性。电子文件的打印拷贝是不能称之为电子文件的，同时它也失去了原电子文件多途径、快速检索的特点。目前的这种电子文件管理方法不但没有减少管理人员的工作量，反而增加了负担，在某种程度上，还制约了档案现代化管理步伐的加快。
此外，有些电子文件无法在传统的纸质文件管理系统下存在，它们只能以电子方式管理与保存。
例如，系统从属文件（system —dependent records）只有在电子环境中才能提供文件内容、 背景或可存取性，无法在纸质文件保存系统内生存。一些复合文件、复杂文件如果以纸质方式进行管理，其许多内容与背景也会丢失。这说明，不仅电子文件有许多不同于纸质文件的管理技术，而且有些类型的电子文件不宜用纸质文件保存系统加以管理。
以纸质为主体的传统档案的管理方法与技术，是经过长期实践、不断丰富才成为一门科学的。但电子文件与传统文件各有其特点，在许多地方是完全不同的，因而在管理方法上，如果照搬纸质文件管理方法，就会造成电子文件的文件价值、利用价值的损失。例如：
传统档案可以不管文件的形成、承办过程中的具体情况，对具有长期保存价值的文件，只要在它完成文件阶段使命后，对其进行收集、整理、归档、保存就行。但电子文件的归档，在文件的设计与形成阶段，档案人员就必须进行指导，在承办过程中要参与对其管理并进行监督，否则将无收集、整理、归档可言。
传统档案的保护，一般有环境条件适宜的库房、装具就行了。而电子档案的保护，除考虑到其归档载体保存完好外，还必须考虑到其现有的格式与当前的设备与软件的兼容性。
传统档案的鉴定只需考虑到该档案有资格长期保存的价值问题，例如，该档案在管理、财务、法律、证据或信息等方面的价值，而电子档案的鉴定除此之外还得考虑到该档案的可存取性，内容是否完整等。
由此可见，对电子文件的产生不加管理或以传统文件管理方式来对电子文件进行管理会带来许多不良后果，如使文件无法充分地满足本部门责任要求与其他部门要求；使产生的文件被破坏或当需要它们时找不到；当文件有多个版本存在时，无法对真实可靠的版本进行识别与检索；产生的数据无法资源共享等。
2.肿机保存电子文件的拷贝
将电子文件以可脱机保存的载体备份下来，例如制作电子文件的磁带备份、光盘备份、软盘备份，将这些电子文件备份脱机保存在档案库房内。
这种管理方式比纸质打印方式管理电子文件更合理，它至少可能较完整地保存电子文件的内容与背景，并保留以电子方式对其进行检索的特点。目前我国许多部门由于缺乏技术与经费，在使归档备份时没有采用磁带、光盘而采用软盘，使得电子文件信息处于不安全的状况中。
3.以纸持打印与电子拷贝双重备份方式管理电子文件
将电子文件以纸张与磁盘（光盘、磁带）制作双重备份，并分别归档管理，形成两种介质、两套同一内容的档案。其目的是，试图利用纸质文件将电子文件内容固定，使其不易变动或被修改，以此达到具有法律效力；磁盘、光盘备份是为了保留电子文件在检索、传输、存储方面的优点，以便构建一个新的档案信息系统，可以高效地、方便地满足用户利用。
这种管理方式在档案管理工作中称为“两套制”。它比第一种方式略为改进的是，保存了电子文件的电子备份，使纸质无法显示的内容，无法达到的检索、传输、存储特点也保留下来。
4.以电子方式保存电子文件
以电子方式保存电子文件，并非是仅将电子文件拷贝在可以机7读的载体上，例如光盘备份，磁性载体备份上。这种备份的目的是为了在系统数据万一丢失时，数据与系统可以重获。以电子方式保存电子文件，是让电子文件保存在电子文件保存系统中，以便于电子文件的有效保存、利用、检索与处置。
电子文件保存系统（electronic recordkeeping system ）是一个便于文件保存、检索、使用与处置年电子系统，文件在该系统内被收集、组织与编目，它控制着文件的产生、管理与处置。以电子方式保存电子文件就是让文件保存在该系统中，由该系统对电子文件进行自动管理。以电子方式保存电子文件是一种较为理想的方式，它不仅能保证电子文件的完整，而且还允许多个用户同时使用电子文件，使电子文件比纸质文件更易检索，并可以提供更有效的文件存储方式。当文件保存系统升级时，保存在系统内的电子文件将随系统的更新自动更新或迁移，而以电子格式备份的光盘、磁性材料则需要人工辅助其进行更新与迁移。
目前这种电子文件管理方式是发达国家保存电子文件的主要方式。除以红才贝的方式保存电子文件外，以电子方式保存电子文件或以电子拷贝方式保存电子文件都有一个必须随技术发展而对过去形成的电子文件进行迁移的工作。这为收藏电子文件的电子拷贝或以电子方式保存电子文件的档案馆或其他部门提出了一个个严峻的问题：谁负责对众多的电子拷贝或电子文件进行迁移，谁承担如此之大的人力、财力与费用。由此，有人提出在电子环境中，如何执行电子档案的集中统一管理问题。
澳大利亚档案馆在1995年3 月制定的《电子文件管理策略》中指出：除个别情况下，由联邦机构产生的电子文件不应集中在国家档案馆集中保存，而应保存在产生这些文件的联邦机构内。它将这种管理方法称为“电子文件的分布式保管”（distributed custody）。 将电子档案的实本保存在形成它们的部门，并非就是档案馆对集中统一档案管理原则的放弃。在电子时代，档案馆必须对部门形成的电子档案进行登记，并对其可存取性加以控制，这就是集中统一管理的体现。档案馆对保存在各部门的电子档案的可存取性随时随地进行、检查，对敏感的或机密的档案进行适当加密，以防非法存取。通过控制对电子档案的存取权，达到集中统一管理电子档案的目的，使电子档案尽管并非存放在档案馆，却随时在档案馆的管理与控制之中。