对高校档案收集工作的几点认识，本文主要内容关键词为：几点论文,高校论文,档案论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
中图分类号：G272.2 文献标识码：A 文章编号：1008-3634(2000)03-0104-04
高校档案收集工作是高校档案工作程序的首要环节，是高校档案工作的基础。高校在各项工作中，不断产生和形成了大量的档案材料，而将这些档案材料收集起来，进行科学的管理，为学校的各项工作提供利用，这是学校档案机构（档案馆、档案室）的职责。高校档案的收集是一项复杂的工作，它的好坏关系到学校档案工作的效能。因此，正确认识高校档案收集工作，掌握科学有效的收集原则和方法，是做好高校档案工作的关键。笔者拟就高校档案收集问题谈以下几点看法。
一、做好高校档案收集工作的意义
高校档案的收集，确切地讲，应当包括档案材料产生（形成）部门（单位）立卷归档前对档案材料的收集和高校档案馆（室）对本校内档案形成部门（单位或个人）案卷的收集。能否做好高校档案材料的收集，对高校档案工作的优劣起着决定性作用。这是因为：
1.高校档案的收集工作是高校档案形成的重要环节。《中华人民共和国档案法》中明确规定，档案“是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。从中可以看出，人们在社会实践中直接形成的对国家和社会具有保存价值的历史记录，只有经过科学地整理，由国家机构或社会组织按照一定的程序与方式，集中保管起来，便于查找利用的集合体，才能称为档案。一个学校在教学、科研、生产等各项工作活动中形成的“历史记录”，未经整理与集中保管，仍分散在学校各个部门或个人手中，只能算作“应当立卷归档的材料”（以下简称为档案材料），而那些散存在某些单位和个人手中而应当归档的文件材料，在尚未整理立卷归档时，也就不能说某单位或个人手中有一份档案。分散在各单位或个人手中的档案材料是不能自动转化为档案的（即使具备了转化条件），只有收集起来，经过科学的整理，集中保管起来，并办理或履行一定的手续后，才能转化成为档案。可以这样说，收集工作是档案形成中不可缺少的重要环节，没有收集工作就没有档案。
2.高校档案收集工作是高校档案工作的起点和基础。高等学校的档案，为国家积累着史料，为学校教学、科研、生产等各项工作服务，且是以其丰富、完整、全面、系统的信息资源为存在基础的。这些丰富的信息资源，不是档案机构自身能够产生的，它产生和形成于校内各部门（单位）和个人的各项实践活动之中，由档案机构及其档案工作人员，依据一定的规章制度和工作规范，开展收集、整理、分类、鉴定、保管、编研、利用、统计等一系列档案业务工作，完成并赋予它的现实与历史责任。而收集工作是这一系列工作中的第一步，“收集”为其它几个环节提供了基础保障和工作对象。高校档案收集工作做得好与坏，直接关系到其他几个环节的好坏，甚至影响到高校档案工作的效率与质量。为此，欲做好高校档案工作，必须首先做好收集工作这一环节。
3.高校档案的收集工作是高校档案实行集中统一管理的重要途径，是维护高校档案完整、准确、系统与安全的手段。《中华人民共和国档案法》总则第五条中规定：“档案工作实行统一领导，分级管理的原则，定期向本单位的档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”原国家教委（现在的国家教育部）颁布的《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》中也规定“高等学校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全……”，高校档案部门“负责接收（征集）整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料”。这一系列的原则和规定是我国档案工作几十年来的经验总结，并在工作实践中得到了验证。高校作为一个基层单位，它在教学、科研、生产管理等各项实践活动中形成的有保存价值的全部档案，应当作为一个全宗来全面收集，集中统一管理，档案材料不得割裂和分散。只有进行全面的收集，做到齐全完整，才能组成一个全宗内的档案；按照它们的形成规律，保持它们的内在历史联系来进行管理，才能全面反映高校历史的真实面貌，更好地发挥高校档案的现实与长远作用；只有集中管理，才能有效地实现保障档案安全，不致造成档案的丢失、损坏、褪变色、泄密。故原国家教委（现国家教育部）制订的“高校档案部门业务建设规范”明确规定了在教学、科研、管理等各项活动中直接形成的对学校和社会有长远保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料，其中包括党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像等十一大类文件材料，从而维护高校档案的完整、准确、系统和安全。
4.高校档案收集工作的好坏直接影响高校档案馆（室）的工作水平和工作质量。高校档案的收集工作，为高校档案的其它工作准备了条件，为档案的开发利用工作，满足学校和社会对档案信息资源的需求提供了基础。如果一个学校在历史和现实活动过程中形成的档案材料，不能完整、准确、系统地收集起来，所收集的只是一些支离破碎且保存价值不高的文件材料，那么这个学校也就没有完整、准确、系统的档案馆（室）藏，也就无法较好地开展利用工作，更无法达到维护本校历史活动与真实面貌的工作目的，故而也就影响到档案馆（室）其它各项业务的开展，给档案工作的其他环节带来许多麻烦，从而增加了档案工作难度，甚至影响学校档案工作效率和工作质量。因此，把好收集工作这一关，对学校档案工作的优劣起着决定性作用。
5.高校档案收集工作的好坏关系到档案馆自身的发展。收集工作是档案工作的基础，收集工作的好坏直接影响到档案馆在学校各部门中地位，正如人们常说的那样：“有为才能有位”。档案收集工作做好了，不仅可以大大丰富馆（室）藏，而且也为利用工作提供了条件；保管档案的目的是为了利用，有了丰富的馆（室）藏，再加上档案人员的热情服务，使利用者都能够满意，这样势必增强档案在他们心中的地位，使他们认识到档案工作的重要性，今后能够更加支持档案的收集；更重要的是，档案工作做得好了，可以争取到各级领导的理解和支持，从而能够在人、财、物等几方面给予更多的支持，这对档案工作的发展尤为重要，也一定能够促进档案工作的进一步发展。
二、高校档案收集工作的特点
高校档案有多种门类，各个门类档案的形成过程也不相同，归纳起来，高校档案收集工作有以下几个比较突出的特点。
1.收集途径的多渠道性。由于各门类档案材料记录的内容专业性较强，且各类档案的形成过程和载体形态也有较大的差异，各类档案材料的整理与立卷方式也有所不同，因而需要由具备相应的专业知识和掌握该类档案形成规律的专业人员（一般是指那些专职或兼职的档案人员）才能够担负起档案材料的收集与积累、立卷与归档工作。如果硬性规定按照部门（单位）分工，由部门秘书统一将本部门形成的几个类别档案收集起来立卷归档，既费工又费力，且案卷的质量也无法得到保障。故而，档案材料的收集工作必须遵循档案的自然形成规律和特点，由档案文件材料产生和形成部门的专业人员负责文件材料的收集、积累、立卷、归档工作。这样档案材料的收集工作就形成了多渠道性；党政管理档案和各门类综合部分的档案材料，来源于各单位的秘书人员；科研档案来源于科研课题组；基建档案来源于设计单位和组织施工单位；生产产品档案来自校办产业单位；出版档案来自出版（编辑）单位；设备档案来自各实验室；教职工个人非职务活动中形成的重要文件材料则通过征集或代管的形式收集，构成了一个全方位多渠道的收集网络。
2.收集形式的多样性。随着我国教育制度和高校管理体制的不断改革，高校由单一的教学办学模式，逐步转变为教学、科研和校办产业“三位一体”的办学模式。校内各部门工作性质和活动的差异，档案的形成规律和特点不尽相同，对档案的需求也不完全一致，因此，在档案的管理上就要采用适应本学校自身特点的多种管理模式。《普通高等学校档案管理办法》规定：“对于某些需特殊保管条件或利用频繁且具有一定独立性的档案材料，可根据实际需要设立分室进行管理”，如我校的设备、财会等分室。多种管理模式也决定了收集形式的多样性。同时，由于某些档案材料自身形成特点和形成环境条件的差异，以及利用方便的原则也促使档案的收集工作采取灵活多样的方式才能取得好的效果。比如：对于校内机构设置固定，业务工作基本稳定的单位部门，则采取档案材料形成部门立卷，然后向校档案馆（室）定期移交的方式进行；对于设立分室的单位与部门，如财会档案分室、设备档案分室等，则采取分室收集档案材料并由分室集中立卷归档的方式进行，之后由分室保管1-3年或暂存分室一段时期；对于办事机构没有挂靠在常设机构、且独立性较强的临时组织机构的重大活动，如人大代表选举活动、校庆活动等，在档案收集无保障的情况下，档案工作人员应亲临这些临时单位，协助做好档案材料的积累、收集和立卷归档工作；大型设备的购进，或建筑工程项目的竣工验收等则需档案工作人员参加，做好档案材料的收集与归档工作。
3.收集时间的非统一性。高校工作有着自身的特殊性，但有许多工作又受上级机关和社会的制约，在管理上需同上级机关和社会的活动同步。在计划管理上，教学使用学年度，党群行政事务性、人事、财务、基建、科研、生产等各项工作都使用自然年度，而科研、基建、生产、设备购进中的诸如成果鉴定、竣工交付验收、试制样机的鉴定、设备开箱验收等都是不定时的。因此，在收集工作中，党群、行政、外事、财会、出版和各门类的综合部分档案需按年度收集（规定在次年6月份以前归档完毕）；教学档案材料收集需按学年度收集（规定在寒假前归档完毕）；科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料，在项目完成通过鉴定验收后两个月内收集归档；机构撤消，人员调动等产生的档案材料，随时收集。因此，高校档案收集与其他企事业单位的档案收集在时间上存在着非统一性。
三、高校档案收集工作的原则
高校档案馆（室）在馆（室）藏方面，追求的是门类齐全，结构合理，内容系统、完整和准确、从而成为高校档案材料管理基地和信息开发利用中心，并能够满足广大师生员工、科技人员对档案的需求。因此，档案的收集工作应遵循以下原则：凡是学校在历史活动过程中形成的，对国家和学校具有保存利用价值的文件材料都应当保存，集中管理，任何单位和个人不得分散保存或据为己有。在具体的操作过程中应遵循以下原则：
1.所收集的档案材料一定要完整、准确与系统。档案材料的完整、准确、系统，是对高校档案工作的最基本的要求。只有完整、准确、系统的档案材料，才能详实可靠、系统完整地反映出学校各项活动的基本历史面貌，才能充分显示其利用价值，有效发挥其查考、凭证和借鉴的作用。反之，那些内容不全、不系统甚至还有些差误的档案材料，一定会给提供利用工作带来诸多不便。因此，学校在各项工作活动中形成的重要文件及其相关材料必须收集齐全；文件本身也要完整，如主件与附件、请示与批复不能分开，一个会议、一项活动形成的文件不能分开等，要保持文件材料之间的内在联系。
2.所收集的档案材料必须是原始的。不论高校自己产生，还是上级针对本校而下发的指示性、指导性的文件材料以及指示、批复等，都应该是原件，要杜绝以复制件代替原件归档的做法，要保持文件材料的真迹，维护其历史面貌。有些单位为了自己工作的方便，不把原件归档，也是绝对不能允许的。
3.收集的档案材料必须是真实的。历史是一面镜子，真实的档案材料是历史的见证，今日的档案材料就是昨天的历史写照。没有真实的档案材料，就难以说明过去的真实历史情况，难以借鉴历史服务当今，档案材料的查考凭证作用也就失去了它的价值，所以收集、归档的档案材料必须是真实的。
4.所收集的档案材料必须是处理完毕或者是告一段落的。文件材料只有完成它的现行使命后，或是完成了他的一段历史使命后才能转化为档案。所以，收集的档案材料一定要是办理完毕的文件材料。不具备转化为档案的文件材料过早地收集归档，就会使这些文件材料失去自身的真实性，或者说失去真实反映历史面貌的价值。
四、高校档案的收集方法
高校档案的收集需要有一套切实可行的方法。方法是解决问题的一把钥匙，有了好的方法，就可以产生事半功倍的效果。高校档案收集的方法应该是：根据高校档案的原则，依据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案工作规范》等规章制度，同时，还要参照学校内部管理体制、机构设置、学校各类档案材料和档案形成规律，制订具体实施办法。概括起来，主要有以下几点：
1.常规收集法。就是各管理部门和业务机构，将工作活动中产生和处理完毕的档案材料，由产生与形成的单位或个人，按照学校的归档要求，在规定的时间内向档案馆（室）移交。这种方法，要有完整、具体的配套实施办法，主要有：(1)指定各类档案材料的归档范围和归档要求，有的还要确定不归档的文件材料；(2)建立起高校档案工作网络，确立直接向档案馆（室）归档的单位或部门责任人名单，明确职责，确立立卷归档的大概分工；(3)规定归档的工作程序和手续；(4)规定案卷的质量标准与要求；(5)规定归档的时间。这种方法是档案收集的主渠道。
2.零星临时收集法。是对档案工作网络中规定的单位与部门不能按时完成或遗漏的档案材料的收集。这是对属于归档的档案材料的一种随机收集。这种收集一般适用于下列情形：(1)设立的临时性专门机构所组织的大型的、重要的中心工作、重要活动，如校庆活动、人大代表选举活动等过程中产生的档案材料的收集；(2)撤消的机构，职能没有代替的机构，在其工作活动中产生和形成档案材料的收集；(3)由于学校的某些工作不能完全规范，活动中产生的档案材料无人管理，如重要的会议不设专人记录，重要活动的声像材料无专人负责整理和保管等档案材料的收集。
3.主动工作投入法。即档案工作机构（馆、室）认真履行职责，积极主动开展档案业务工作，以优质、高效的工作信誉，赢得全校教职工，特别是档案材料形成部门的信赖，增强他们的档案意识，赢得他们的支持，争取得到收集工作的最佳效果。通常的做法是：利用一切机会，采用多种形式和方法，宣传《档案法》和档案工作在学校工作中的意义和作用，宣传档案工作的基本知识；在校内定期举办档案工作讲座或培训，培训学校档案网络中具体负责积累、收集、立卷归档的专职与兼职档案工作人员，不断提高他们的档案工作理论水平和操作技能；定期召开工作会议，交流经验，提出与解决工作中存在的一些问题，表彰档案工作中的成绩突出者；档案馆（室）主动开展服务，积极为教学、科研、生产、管理、后勤等各项工作提供利用，以完整、系统、全面的馆（室）藏为他们排忧解难，帮助利用者解决问题，让他们感到在工作中离不开档案，做好档案材料归档工作是他们自己的需要。
4.工作激励法。通常可以采取以下一些做法：通过成立学校档案工作委员会，把学校的一些主要职能部门吸收进来，给他们施加一定的压力，使他们主动地去配合校档案机构做好全校的档案工作，以利于收集工作的顺利进行；将各部门的档案收集列入归档计划，到年终向全校通报，对各单位档案的收集与归档情况进行公布，以此来督促专职与兼职档案人员做好平时的归档工作；与学校人事部门配合，将档案的平时立卷与归档工作，列入学校各部门负责人和兼职档案员的职责范围，年终考核时，以其档案工作做得好坏作为考核的依据；通过档案部门两年一次的考评工作，对平时归档工作做得比较好的人员给予一定的精神与物质奖励，激发他们的工作积极性，更好地服务于档案工作。
收稿日期：1999-12-08