基于ASP模式的数字档案馆运营管理与服务研究，本文主要内容关键词为：档案馆论文,运营管理论文,模式论文,数字论文,ASP论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
信息技术的发展，既为档案馆提出了挑战，也带来了发展新契机，我国数字档案馆建设就是档案馆面对这种挑战的回应。数字档案馆是网络环境下分布式档案信息资源的数字化整合、发布与共享系统[1]。它的建设必须面临和解决的难点就是数字资源的有效保存和提供利用，而档案信息资源安全管理离不开强有力的网络存储软硬件环境。因此，档案馆需要从网络存储的硬件和应用系统的软件两方面加以应对，而数字档案馆运行的整个软硬件平台和应用系统的建设与升级需要大量资金与人员的投入。基于ASP模式实现数字档案馆的运营管理与服务，是解决这一问题最有力的方法。云计算的蓬勃发展，更为这一模式锦上添花。
1.ASP模式的特点及其意义
1.1ASP模式
ASP(Application Service Provider，即应用服务提供商)是指：在共同签署的外包协议或合同的基础上，客户将其部分或全部与业务流程相关的应用委托给服务提供商[2]。服务提供商不仅担负着整个系统的运营维护、数据备份、安全管理、技术支持和应用软件的升级与改进，还要对应用系统进行管理，以确保这些业务流程的安全运转。ASP实际上是一种应用服务外包的概念，强调以网络为核心，替用户部署、管理、维护应用软件，而用户要使用这些服务，只需通过网络租用ASP的计算机及软件系统，以实现自己企业的信息化。简单说ASP就是以“软件租赁”为基础来支持和帮助任何客户进行电子商务的专业企业。
ASP的运营模式主要分为两类：其一，提供商既是应用软件的开发者，又是应用服务的提供者；其二，提供商只负责开发应用软件，其他工作由中间商来运营，中间商充当了应用服务的提供商[3]。因此，ASP模式对于提供商来说，是一种新的商业机会，或者自己从事ASP服务，或者把软件卖给ASP服务商，把软件以服务的形式“卖”给用户。形象地说，这正如“私家车”和“出租车”的差别。 ASP的运营模式如图1所示：
图1：ASP的运营模式
1.2数字档案馆建设应用ASP模式的意义
网络的发展使得信息的获取越来越迅速和方便，生产和流通成本的降低，对于提高档案信息化进程具有举足轻重的作用，而档案馆从制定信息化建设规划到咨询、建设，一般要花费漫长的时间。此外，数字档案馆的建设需要对系统的维护和开发投入大量的物力与人力资源，这必须以巨额的资金作为保障。因此，迫切需要一个高效的信息化解决方案——ASP模式：档案馆无需购置新的软硬件设施，只需利用现有的电脑通过互联网接入服务商的服务器及服务器上的软件，数据保存在服务器内，并进行处理和利用。这种模式大大减少了档案馆在资金和专业技术上的投入，使数字档案信息的数据安全得到有力的保障。
应用服务提供商是一种创新的企业运营与管理方式，其内涵是将企业内部的管理和应用服务通过委托授权的形式交给提供商来完成，以降低企业运营成本。在档案领域，业务外包模式已日趋成熟，一定程度上，应用服务提供商模式是业务外包模式的一种升华。作为ASP服务公司，它不仅要向档案馆提供软硬件系统、安全的网络环境和可靠的存放海量档案信息资源的设施，还需要拥有一支高水平IT人才和档案领域专业人才的队伍来保障整个系统的有效运行。基于ASP的这种思想，拓展开来，它实际上就是为档案馆数字化建设提供服务的供应商，这种服务是一种“大服务”的概念，它不仅仅是一种应用软件的服务，更多意义上应该是一种企业管理、信息整合的服务。
2.ASP模式在数字档案馆运营管理与服务中的应用
2.1云技术的优势
根据CNNIC发布的《第29次中国互联网发展状况报告统计》，截至2012年1月，我国网民总数达到5.13亿[4]。如此庞大的网民总数，带来了更为惊叹的呈几何级数增长的数据量，云计算的蓬勃发展，使计算机的终端处理数据的能力如日中天。云计算正深刻影响着互联网的运作和服务模式，为ASP模式的发展带来了充沛的养料。数字档案馆承载着海量的数据信息，为了实现其资源共享与网络化服务的目标，基于ASP模式的运营管理与服务的可行性尤为凸显。
云计算的本质是一种信息技术服务，它具有超大规模、可动态扩展、低成本、高可靠性等特点，鉴于此，应用服务提供商推出了自己的云计算产品与服务，为档案馆提供IT资源管理与服务平台。云计算提供服务的形式主要包括设施作为服务(IaaS)、平台作为服务(PaaS)和软件作为服务(SaaS)。软件作为服务是指服务提供商为用户提供应用软件服务，用户以按需付费的方式向服务提供商获取相应的应用软件服务，而无需购买软件及其相关的基础设施，也无需对其进行维护与升级[5]。可以看出， SaaS正是ASP模式的进化，这种方式的优点主要体现在以下几个方面：
(1)节省了数字档案馆建设的资金投入，包括数字档案馆软硬件系统的运营维护、升级成本、IT技术人力方面的投入等等。
(2)确保服务器的可靠运行，最大限度地降低服务器的出错概率[6]。
(3)数据集中存储，容易实现安全检测，保障数字档案馆档案信息数据的安全。
(4)提供丰富的终端设备，极大限度的扩展档案信息资源的共享范围。
(5)保障传统档案馆的工作人员专注于档案业务的精细化开展。
(6)促进档案资源趋于标准规范化管理，为档案信息资源的整合工作奠定基础。
(7)使档案馆信息化实施周期大大缩短，数字档案馆的长期建设和持续发展获得了保障。
2.2ASP模式的具体应用
ASP可以由具有完备设施的、已初具规模的数字档案馆担负，也可由应用服务提供商独自承担，即上文中提到的提供商既是应用软件的开发者，又是应用服务的提供者的经营模式；也可以是提供商只负责开发应用软件，其他工作由中间商来运营，中间商充当应用服务的提供商的经营模式。笔者认为在档案领域，前者更具有可行性。
提供商既是应用软件的开发者，又是应用服务的提供者，应用服务提供商由已初具规模的数字档案馆承担。这种模式下实现的数字档案馆运营管理与服务，能够为众多实体档案馆节省IT投入：只需要一个档案馆一次性的建设数字档案馆系统，其他档案馆无需购买任何架构数字档案馆系统的硬件设施和组织IT人原来设计、开发应用系统，从而以廉价的租赁方式来共享数字档案馆提供的集中服务。青岛市数字档案馆的平台建设包括数字档案信息传输平台、数字档案信息采集平台、数字档案信息存储管理平台和数字档案信息应用平台[7]。各部分建设所涉及的软硬件IT资源、网络环境、技术支持、安全管理等都是由档案馆自身解决。这样建立起来的数字档案馆极具地方性特色，从切身经验出发不断更新，取得了显著的社会效益和经济效益。设想在此基础上，青岛市数字档案馆可以作为应用服务提供商，向中小型档案馆或企业提供自己的这套软硬件运行平台和应用系统，以一对多租赁的形式为使用者提供共享平台和应用程序。在一定程度上，不仅带动了其他档案馆的数字化进程，通过收取租金，自身也获得了利益，从而更好地完善整个数字化系统的建设。这种模式的特点是能及时地从本行业的角度发现运行中的问题，但资金与人员投入的巨大，IT技术问题的难攻破是不可忽视的绊脚石。
提供商既是应用软件的开发者，又是应用服务的提供者，各应用服务提供商独自承担数字档案馆建设所需的软硬件基础设施、网络环境以及应用系统。这种模式里 ASP向服务器供应商、网络通讯设备供应商、操作系统开发商、数据库系统开发商、网络安全系统开发商、网络管理系统开发商以及通讯线路运营商等等租用各种设备、软件系统与通讯线路，以构建应用系统运行平台，该系统集中部署ASP提供的网络环境，实行统一管理，并按照各档案馆数字化不同的需求，提供高品质、高安全保证的共享平台和应用程序。整个系统的运营维护、数据备份、安全管理、技术支持和应用软件升级与改进的工作，都由ASP与各供应商自行承担。例如，2008年，信雅达公司与国泰君安签订档案扫描外包服务合作协议，信雅达作为国内最大的扫描外包服务公司，不仅为国泰君安提供专业的扫描服务，而且除客户开户资料外，还把文书、科技、会计档案等也一并纳入到信雅达专门为其定制的影像管理系统中，为国泰君安提供了一个完整的档案影像解决方案[8]。鉴于此，各档案馆可根据自己的需求定制影像管理系统模板，要求信雅达公司按照模板制定出符合本馆数字化建设的数字影像解决方案。这种模式的特点是对市场信息能快速地做出响应，及时处理数字档案馆建设过程中各种IT难题。
3.我国ASP模式应用面临的困境与对策
3.1资源的选择问题与对策
档案馆中，有一部分档案信息是涉及国家秘密、商业秘密及个人隐私的，对公开的人群也是有选择性的。显然，档案信息的保密性和实效性决定了数字档案馆绝对不能把所有的数据资源都提供给应用服务提供商。因此，实施ASP模式的数字档案馆建设的关键：一定要保护好档案的实体安全与信息安全，严格遵循《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国政府信息公开条例》等法律法规，有选择的、有针对性的整合资源库，利用好应用服务供应商提供的服务。
3.2数据的安全问题与对策
档案信息保密性和实效性的特点，决定了数据安全对数字档案馆的重要性。虽然从理论上讲，云环境下的 ASP模式使得档案馆的数据变得更加安全，但是，我们不能忽略ASP的管理策略和企业信誉对档案信息的数据安全带来的影响。因此，基于云计算的网络安全体系的建设，采用防火墙技术、入侵监测技术、审计跟踪技术、数据加密技术、身份认证技术等一系列手段加强安全管理，保证内部网络及数据的安全，引进先进科学的管理规范，建立健全的网络安全管理制度；同时，作为ASP的企业要加强员工的职业道德素质建设，提高保密信用意识，向麦肯锡公司的保密诚信文化学习，发展壮大自己的服务市场[9]。对于档案馆自身还要提前建立应急响应机制，主要包括：档案馆计算机病毒应急响应服务机制、档案馆网络安全事件应急响应服务机制和档案馆灾难数据恢复机制[10]，全方位的保障数字档案信息的安全。
3.3服务质量的问题与对策
衡量一个ASP服务质量高低的重要标准是：响应能力、扩展能力、通信带宽，以及数据和网络的可靠性。通常情况下，用户需要要求ASP达到98.9％的系统可用率，还要考察系统、能够顺利地度过网络的拥塞，在本地系统上的良好使用感觉等等。云服务最大的优势就是极高的可扩展性，用户能够随时随地访问所需的服务，根据用户系统的规模和需求自由伸缩，鉴于此，档案馆可以按照各自的需求和特色向ASP寻求满意的服务。工信部2012年工作会议上指出，将加大电信运营企业网速提速降价的建设，力争到2015年末，城市家庭带宽达到20Mbp[11]，这就很好地解决了ASP模式所需的带速带宽问题。
3.4相关法律及信息政策的问题与对策
在ASP模式中，各档案馆可通过有关的协议共享彼此的信息资源，但有可能引起档案文献版权纠纷的问题。此外，采用ASP模式的数字档案馆在为用户服务的过程中，也应解决用户的隐私、安全、匿名访问、使用限制，以及政府的监控等问题。这就需要从国家层面入手，建立统一的法律法规、标准机制，完善审计监管机构以及第三方认证机构的功能，与时俱进，解决ASP模式下各种突发的问题。
网络环境为信息技术支持的第三方服务提供了平台，进而为数字信息的管理提供了低成本的管理模式[12]。据计世资讯的研究，2010年之后，中国软件运营服务市场将进入快速增长期，到2013年，整个市场的规模将达到613亿元[13]。这无疑为ASP模式的发展与完善提供了充足的养料。ASP模式从本质上讲是社会分工的进一步细化，极大地提高社会资源配置效率，从而推动社会经济加速向前发展。ASP作为数字档案馆管理与服务的新模式，必定会大大降低档案馆IT应用的一次性投资成本与投资风险，同时也大大地降低了服务器与数据信息的维护成本，从而有利于档案信息化进程的快速发展。