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摘要：电子档案的出现，以其高效、安全、可靠的管理方式得到了广泛应用，可以有效提升工作效率，同时借助电子数据存储方式，可以实现海量数据的存储，不需要占用过大的实体空间，但是由于管理理念较为陈旧，还存在一系列问题有待完善。本文主要探究了电子档案管理的优势，电子档案与传统档案的差异，如何加强电子档案管理与控制，以供参考。
关键词：电子档案；传统档案；管理控制
引言：档案作为重要信息资料的载体，是社会发展和人们生活中一个重要的组成部分。随着电子档案数量的逐渐增多，需要应用现代化技术进行档案管理。因此，为了实现对档案资源的有效开发和合理利用，就要在管理的过程中广泛的应用现代化的技术，从而有效的促进档案管理水平的提高，满足社会人们发展对档案资源的使用。
一、电子档案管理的优势
1.便捷性与共享性
传统纸质档案的管理与查询都需要在工作日内进行，并且需要档案管理人员在现场亲力亲为，如果发生紧急或者意外的情况，会导致档案信息获取滞后，查询耗费较多时间，无法实现高效运行。与此相比，电子档案与数字档案的显著优势就在于其不受时间和空间限制，借助于网络技术与云存储技术，电子资料可以实现实时共享，即便相隔千里，也能在第一时间获取所需信息，在获得允许的情况下，无需档案管理人员协助便可自行浏览检索，真正体现了高新技术为人们工作生活带来的便捷性。
2.高效性与关联性
电子档案的出现和发展，极大提升了档案立卷部门的工作效率，档案立卷部门不需要像之前那样经常零零散散地跑到档案室递交材料，只要把重要的部门文件资料编辑和输入计算机中，通过网络传送到档案办公室，档案办公室进行接收，即可对文件进行归类、保管和留底。整个环节既可以减少频繁的跑动，提高工作效率，也可以避免资料的丢失，造成资料文件的不齐全；另外，通过计算机编辑和记录文件，网络传输，实现无纸化运营，为当前倡导的绿色、环保贡献一份力量。同时，对于档案查阅者来说，由于电子档案具有强大的搜索功能，只要输入关键字，就可以马上查阅到需要的信息，并且信息会呈现出多种排列方式，电子档案这一关联性特征使得档案工作者探究深层次问题、解决疑难杂症提供了很好的参考渠道。
二、电子档案与传统档案的差异
1.归档时间不同
电子文件可以实现随时归档，不受时间限制，不强制要求文件办理完毕马上归档，可以在某个周期统一进行归档。由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接受登记，按事由原始给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档和完整率，另一方面减轻了电子文件的负荷，实现快速便捷，避免档案的流失和病毒的破坏。
2.归档方式不同
电子文件主要通过采用电子编码技术，可以实现编辑修改而不留痕迹。如果某些载体无法固定，其鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以进行更改，这些因素使得要辨别电子文件的原始凭证变得更加困难和复杂。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护等操作环节，确保文件在传输、处理过程中不会出现错误，保持档案的原始性与真实性，确保电子文件的法律凭证地位。
3.保管方式不同
随着信息多媒体、新存贮介质的产生和发展以及电子文件载体易老化变质的特质，使得电子文件的长期可读性受到影响。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆档案部门可以在接收到电子文件后需要打印出一份纸质档案作为备份，并通过信息部门的配合，档案部门在接收到电子文件后，需要对文件进行合适转换，以统一、通用的格式存储到的电子文件档案中，即使将来计算机技术发展后，以前存贮的档案仍能读取，确保信息资源的方便利用。
三、如何加强电子档案管理与控制
1.完善和健全档案机制
在电子档案管理中，安全性问题是一个值得关注的重点。由于档案管理信息系统是通过连接互联网开展工作，而互联网又具备开放性的特点，另外，由于电子档案数据信息庞大，经常会发生计算机病毒感染或者黑客攻击隐患的情况。电子档案管理存在的一系列安全隐患问题，不能及时处理会危害到档案管理的安全。因此，在档案信息化开展中，为了保证各项工作能够井然有序的进行，真正提高档案管理工作的效率，必须建立健全完善的电子档案管理信息化制度，优化档案管理流程。首先，做好档案信息系统软件功能设计工作也是尤为重要的，需要建立内部控制机制，从而提升电子档案管理的安全性与稳定性。可以通过安装正规杀毒软件，定期对计算机病毒进行查杀，同时设置防火墙，避免黑客进攻内部网络。另外，为了规范档案管理工作，必须要确保电子档案具备真实性、程序化和规范化，定期对电子档案进行监督和检查。
2.规范电子档案的开发和利用
电子档案开发和应用过程中，首先应该加强电子档案的审批工作，优化审批流程。相关工作人员在进行查阅和应用电子档案时，需经过专门档案主管部门审批合格后，方可进行。另外，为了加强电子档案管理，还应该充分发挥网络信息技术的优势，对档案资料进行快速收集和分析，促使电子档案快速更新，满足档案管理人员对电子档案的使用需求。此外，在电子档案开发和利用的过程中，不应该完全抛弃纸质档案，发掘纸质档案的优势，促使电子档案和纸质档案优势互补，有效地整合电子档案的资源，并且对电子档案管理模式进行创新，摒弃传统纸质档案管理中存在的缺陷与不足，从而提升档案管理工作的效率和质量，为后续档案管理工作的开展奠定坚实的基础。
3.建立高素质、专业化的的档案管理人员队伍
随着科学技术的进步，档案工作人员为了适应时代的发展，必须不断加强自己的专业素质水平。因此，档案工作人员不仅要把握好基本的专业知识，还要与时俱进，及时补充和更新新的知识。当前，我国档案管理部门仍旧存在保管型人员为主、结构单一化的情况，为此，建立技能多元化、结构合理，能够适应信息时代发展的人员队伍是大势所趋。其中，可以从多渠道、多方面引进专业的技术和管理人员，工作人员不仅要素质高、思想好，还要责任心强。另外，公司内部要重视培训，定期聘请专业人员给公司内部员工开展专业培训，特别是注重当代科技与电子技术的培训，使工作人员不仅具备专业知识，还具备实操能力。
四、结束语
电子档案管理相对于传统档案管理方法来说，管理技术上有了很大的提升，最为直观的就是实现了对档案的高效管理和利用，而且也有利于环保事业，当然传统档案管理也还有其不可取代的优势。在现阶段，电子档案管理还不能完全取代传统的管理方法，所以管理人员应该在传统管理方法的基础上充分利用电子档案管理的优点，只有这样才可以更好地提高档案的管理水平。
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[4]李卫育.电子档案管理的几个关键问题和对策[J].《城建档案》，2017（10）：50-52.
论文作者:龙洁宜
论文发表刊物:《城镇建设》2019年13期
论文发表时间:2019/9/17
标签：档案论文; 电子论文; 档案管理论文; 文件论文; 管理人员论文; 纸质论文; 信息论文; 《城镇建设》2019年13期论文;