关于科技档案概念发展趋势的思考,本文主要内容关键词为:发展趋势论文,概念论文,档案论文,科技论文,此文献不代表本站观点,内容供学术参考,文章仅供参考阅读下载。
自“淡化科技档案概念”的提法出现后,就一直存在着截然相反的两种观点。近来,反对之声尤其强烈。本文认为,档案管理总是存在于一定的社会环境之中,档案管理现状是其自身发展逻辑与社会环境相互作用的产物,要深刻理解科技档案概念的变化趋势,必须充分考虑社会环境的作用。而这一点,在以往的相关研究中,同被争论双方忽略了。
一、科技档案概念与社会环境的关系
从科技档案的产生条件和生存环境的分析中,可以看到科技档案概念与社会环境之间的关系。
1.科技档案概念产生的社会条件。科技档案概念是我国独有的档案概念。它的形成,既有一般条件,也与我国深厚的档案管理传统分不开。
(1)一般社会条件。社会化大生产是科技档案概念产生的一般条件。 社会化大生产以大机器、大工厂为特征,大机器意味着生产工具的复杂化,生产信息单靠人脑难以记忆,需要记录于一定的载体上;大工厂意味着多人共同生产以及生产流程中的分工合作,需要生产信息在不同环节、不同生产者之间进行传递。在这两方面作用下,科技文件大量产生。因此,只要是进入了社会化大生产,就会有科技文件的产生。各国用不同的名称来指代这一事物,在我国起初是技术档案,后来改称科技档案,在美国没有类似科技档案的概念,这一事物隐含在情报资料之中,与情报资料融为一体。同一事物拥有不同的名称,是因为“客观事物是许多属性的总和。同一个客观事物有许多不同方面的特有属性。从这些特有属性,形成许多具有不同内涵的概念,反映同一事物不同方面的特有属性。概念的内涵不同,但是它们的外延却是统一的,因为它们是同一事物。”
上世纪五十年代,我国大规模经济建设中产生了大量科技文件和资料,已经具备科技档案概念产生的一般条件。然而,国外没有科技档案概念的事实又说明,一般条件并不必然导致科技档案概念的产生。它所起的作用,是引起人们对这一事物的重视,进而积极寻求管理的办法。
(2)特殊社会条件。众所周知,我国有重视档案的悠久历史, 新中国继承并发展了这个传统,将档案管理的思想和方法应用于科技领域。这种有意识的应用,是形成科技档案概念的必要条件。
随着新中国经济建设的进行,科技领域中文件资料的管理问题日益突出,主要集中于两方面,一是要迅速建立起有效的管理系统, 二是要实行集中统一管理。1950年代初,周恩来总理针对引进技术文件资料管理中的混乱现象指出,要“建立一个技术资料管理机构”;1955年一届人大二次会议上,有代表提交“请在适当部门领导下,设立全国性的技术资料馆”的提案;1957年国务院指出,“必须建立统一的档案、资料工作的管理制度,……可以由国家技术委员会、国家建设委员会、地质部、农业部和国家统计局分别对工业交通、基本建设、地质、农业、经济等方面着手建立统一的资料管理工作。”相对于亟待解决的这两方面问题,其他方面的要求,例如如何实现文件资料的情报价值等,都退为其次。在当时,已经基本成型的档案管理方法,无论在哪一点上都能很好地满足这两方面的要求:至1956年,我国已经确立集中统一管理国家档案的档案工作基本原则,国家档案局也已成立一年多,档案工作在中央和省市以上机关已逐步建立。在这种情况下,借鉴档案管理的方法成为必然选择,这便限定了以档案而不是其他文献形式的管理办法来管理科技领域的文件材料,也因此,科技领域中的这些科技文件才会自然而然地被认为是科技档案,而不是像美国那样被认为是情报资料。以科技档案概念为媒介,国家对科技领域内文件资料的集中统一管理才能够成为现实。也正是在国家力量支持下,国家规模的科技档案事业才能够建立起来。
2.科技档案概念生存的社会环境。科技档案概念自形成后,无论在学科体系中,还是在管理实践中,都是其所在领域的重要组成。我国长期实行的计划经济,为此提供了社会环境。
档案管理包括微观与宏观两个层面。微观管理的目的在于保证档案处于良好的质量状态,需要依照档案自身所固有的自然属性来实施;宏观管理是政府管理社会档案资源的形式,它以保护相关者的利益、维持档案系统的有序运转为目的,选择管理方式的依据是档案属性中反映人与人之间关系的社会性特征。档案概念以原始性为基本属性包括多个其它特有属性,这些特有属性中不仅包含档案自身内容的与形式的特征,即自然属性,同时,作为人类社会活动产物的档案,其属性中还包含了反映人与人之间关系的社会特征,即社会属性。自然属性着眼于档案自身的客观性质,社会属性则关注档案中的社会关系。由于概念形成角度不同,有些档案概念的特有属性以自然属性为主,有些则以社会属性为主。科技档案的特有属性是科技性,包括专业性和成套性,它与原始性一样,反映档案自身固有的性质,不体现人与人之间的关系,属于自然属性的范畴,因此,科技档案是一个以自然属性为主要特有属性的概念,我们称这样的概念为自然性档案概念;而以社会属性为主要特有属性的概念,我们称之为社会性档案概念,企业档案的特有属性私人性是社会属性,它属于这样的概念。显然,性质构成中缺少社会属性的科技档案概念,只能作为微观管理的依据,于宏观管理没有实际意义;而企业档案这类社会性档案概念的属性中包含有社会属性,能够为宏观管理提供依据。
一般情况下,就产生的先后顺序来看,总是先有微观管理后有宏观管理,因为人们首先认识到的总是档案事物本身,能够实现的也是针对自然属性的微观层面的基础管理;随后,由于在对档案的管理中必然会涉及到人与人之间的关系,因此很快便会从基础管理过渡到包括宏观、微观管理在内的全面管理。但是在我国,情况比较特殊,这个转变开始得较晚,单纯的基础管理阶段存在了较长时期,直到市场经济在我国确立,才开始了由基础管理向全面管理的转型。计划经济时期,在宏观管理方面,核心是集中统一管理的档案工作基本原则,所有档案都实行相同的管理模式,换言之,这些宏观管理的内容不是依档案自身社会属性而是由其他因素来确定的,实际上,档案管理还处于基础管理阶段而并没有真正进入到全面管理阶段,其结果,档案管理无需关注宏观管理的内容,实质是无需关注外界的社会环境,只要将档案保管好即做好基础管理就行(档案系统的封闭性也源于此),社会性档案概念无“用武之地”,而自然性档案概念恰好与这种要求相符。这就是科技档案概念的生存环境。加再上科技活动的广泛性,科技档案便成为一个重要的档案概念。
由上述分析可见,科技档案概念的产生和生存都是在特定的历史环境即计划经济条件下实现的。随着我国从计划经济转向市场经济,档案管理领域发生了一系列的变化,包括档案宏观管理模式多元、档案行政管理职能转变、档案管理从封闭到开放,等等,所有这些变化都蕴含着一个共同点,即社会环境因素开始在档案管理中直接起作用,说明我国档案管理正经历着由基础管理向全面管理的转型,表现在档案概念上,是相继形成了一系列社会性档案概念,如企业档案、家庭档案、国有档案、非国有档案、公共档案、私人档案等。这也就是说,科技档案概念生存的社会环境改变已是事实。当此之际,讨论科技档案概念今后的发展趋势,无疑是一种积极的态度。看不到这一点,否定任何有关变化的声音,是既不科学也不现实的。
二、科技档案概念发展趋势分析
关于科技档案概念的发展趋势,可以从概念在管理实践和学科建设两方面的意义来分析。
1.科技档案概念在管理实践中的意义。科技档案概念在实践中的意义,受到两方面因素的影响。
首先,科技档案概念自身局限性的影响。如前文所述,科技档案概念的性质构成是单一的自然属性,无法为宏观管理提供依据,其适用范围限于微观管理,当档案管理需要依据档案自身社会属性采取适当宏观管理方式时,这一概念便显出了不适。
需要指出的是,科技档案概念的式微与企业档案概念的产生之间不是因果关系,这种此消彼长的现象是档案管理转型与学科自觉的共同结果。长期以来,人们并没有真正弄清楚这两个概念之间的关系,仅从科技档案主要形成于企业这一点,便认为两者间有密切联系,企业档案是导致科技档案概念式微的原因之一,“在企业档案概念的广泛利用下,科技档案概念被掩盖。”其实,这是两个截然不同的概念。首先,它们的性质构成不同,科技档案的性质——原始性与科技性都是自然属性,它是单一性质构成,企业档案的性质——原始性与私人性分别是自然属性和社会属性,它是两重性质构成;其次,由性质构成而导致它们的适用领域不同,科技档案适用于微观管理领域,而企业档案则没有这个限制,所以,随着档案管理向全面管理阶段转型,两个概念便呈不同的走势,在科技档案概念呈现式微趋势的同时,企业档案概念应运而生。正是由于意识到这一点,并且随着档案行政管理职能从过细、过具体的业务管理向宏观管理、法规化管理转变,“国家行政管理部门提及‘科技档案’事项少了”。值得注意的一个事实是,自1986年科技档案工作会议以后,再没有专门的科技档案工作会议,倒是有一系列的企业档案工作会议。科技档案概念式微与企业档案概念产生同为“果”,而“因”就是档案管理的变化与发展。找准科技档案概念式微的真正原因,是准确把握概念发展趋势的前提。
其次,传统档案管理思想局限性的影响。我国的科技档案,在美国被视为情报资料和情报信息。概念上的差别,反映了事物不同方面的属性,蕴含着不同的管理思想。情报由于时效性的要求,需要尽快推出去,美国的做法很能说明问题,凡是研究项目都要形成科技报告,将研究成果以能够交流的形式推出,在国家和世界范围进行交流。而我国传统档案管理强调的是保管、保密,随着档案管理思想在科技领域中的应用,这一点也影响到科技档案的管理,由于保密,大量的科技成果缺少有效的交流渠道,以科技档案的形式被封闭于档案室中。我国不高的科技成果转化率虽然是多种因素造成的,其中传统档案管理强调保密的思想不能说一点影响也没有。借助于档案管理的思想和方法,在迅速建立起科技领域中文件资料管理体系的同时,却又在一定程度上阻碍了科技成果的交流。
可见,在新的环境下,科技档案概念在管理中的意义在降低,但是,这并不意味着该概念的消失,它仍然有一定的适用范围。一方面,科技档案的独特属性在档案业务建设中具有重要作用;另一方面,由于数量巨大,在业务建设层面,科技档案比其他各类专门档案拥有更重要的地位。这也是具体从事科技档案实际管理者感到这一概念非常重要的原因。
2.科技档案概念在学科建设中的意义。科技档案管理与一般档案管理的差别主要是在微观管理中,而原始性作为档案的根本属性,是档案微观管理的主要影响因素,决定着档案微观管理的基本方式,科技性只在局部对基本方式起修正作用,由此所造成的管理上的差异也只是某些环节或具体方法上的,在理论上没有形成重大差别,科技档案的微观管理仍要遵循档案管理的一般理论。我国科技档案事业的奠基人曾三很早便认识到了这一点,他在技术档案概念形成不久就指出:“技术档案是国家档案的重要组成部分,档案工作的一般理论原则对技术档案工作说是完全适用的,但是技术档案又有它自己的特点和与此相适应的管理方法。过分强调技术档案的特殊性,不根据档案工作的一般理论原则去进行工作,是不对的,看不到技术档案的特点以及相应的管理方法,也是不对的。”科技档案和其他档案在管理上是大同小异,并且,有限差别的主要价值在于实践层面而非理论层面。从这个意义上讲,科技档案与其他各类专门档案具有同等的地位,虽然在数量上有绝对优势。既然其他各专门档案不能成为档案学科的一个独立分支,为什么科技档案就可以呢?如果要成为学科的一个独立分支,必须是在理论上与一般档案管理有重大不同,而不是以数量取胜,学科建设毕竟不是业务建设,业务建设中的重要概念在学科体系中并不一定具有同等重要的地位。我国高等科技档案专业教育实践走过的路程,正好反映了学界在这一问题上的认识逐渐深入的过程:自1970年代起,相继有中国人民大学创建科技档案专业、南京大学举办科技档案双学士班、郑州航空管理学院建立科技档案系等,而至1990年代中后期又陆续撤销,至2003年科技档案专业在档案学专业教育计划中也被取消。
由上分析,科技档案概念今后主要的应用范围将是微观管理层面的业务建设,在宏观管理和学科建设中实际意义不大。