摘要：信息化时代的到来，实现档案管理数字化是档案管理行业发展的必然趋势，而房地产档案内容复杂繁多，更需要数字化技术的辅助，实现系统性、规范性的管理，并使档案利用更加便捷。因此，笔者结合自身工作经验对房地产档案管理数字化建设展开了深入思考，具体分析了数字化档案管理建设目标，以及实现数字化的策略，以供同行业者参考。
关键词：房地产；档案管理；数字化
房地产档案是国家相关房地产管理行政部门在管理活动中产生的信息，具有一定的价值性、私密性，常见的信息内容有房屋产权所属人信息、房屋结构、面积、产权处理、交易记录等内容，内容十分复杂，传统的管理模式在房地产档案数量不断激增的今天，弊端逐步凸显。而通过数字化手段进行房地产档案管理，能够提高档案管理效率，实现政务公开，实现全方位对产权人合法权益的保护。
一、房地产档案管理数字化建设的目标
从当前我国房地产的发展形势以及发展情况来看，档案管理在其中发挥着重要的作用，其能够全面总结房地产交易信息、权属登记行为，监督其每项活动的合理性与合法性，而实现档案管理模式的转变主要是为了构建一个具有分类功能、保密特点的管理模式，不仅可以全方位进行信息存储，也可以快速实现信息分类，集成扫描与录入两项功能，对这些信息实现永久性存档，从而在使用过程中只通过相关关键字搜索则能快速查询到档案内容[1]。
因此，利用数字化展开档案管理，主要目标是构建一体化档案系统（如图1所示），具体来讲，首先，房地产相关管理部门以及行业必须重视文档的管理，管理部门必须将形成的电子文档进行统一、集中控制，在一定程上要实现相关信息的全面共享；其次，需要对档案管理中可视业务量进行扩容，从而提升档案管理的有效性以及档案的利用效率；再次，在档案管理系统中应设置对外接口，外部其它业务可以通过该接口下载图片、数据等；最后，支持增量档案扫描以及远程扫描功能，能够完全实现档案电子化存储。
图1 档案管理系统
二、房地产档案数字化管理策略
（一）完善档案信息数据库建设
信息数据库是实现数字化档案管理的基础，其系统存储功能、查询功能等的实现在一定程度上由信息数据库决定，其主要是将工作人员扫描的房产档案以及其它信息记录到数据库中，并根据信息的不同形式按照不同类型保存信息。其中主要是档案原件以及数据两项内容的管理，档案原件指的是房地产方案的原始资料，这部分资料有着重要的价值，在具体应用中发挥的作用不可替代，它是其它档案信息的来源，在管理中不仅要保障其存储有序，还要实现这部分数据的存储安全，可以通过安全管理软件的开发，及时进行数据更新与安全保护，从而实现全方位的数字化管理[2]。
（二）实现档案网络查询服务功能
房地产档案不仅会产生信息，还涉及到移交、管理、使用、归档等多项工作，基于数字化技术展开这项工作，相关部门可以在专用的局域网中，建立档案管理网页，便于网上实现信息共享以及档案管理服务。局域网络的建设，可以将房地产档案管理以及房地产行业管理的相关部门全部连接到内部网络上，可以在局域网内贡献相关信息，并在统一的数据库中进行档案检索，同时可以释放一部分权限，相关人员可以从外部接口查询房屋产权信息、房屋结构信息、房地抵押信息、产权处理等信息内容，并也为社会民众与管理部门之间的交流提供了平台[3]。同时，相关管理部门还可以将房屋等基本信息公布到网络上，在条件的允许下，符合身份的用户可以登录房地产档案管理部门的门户网站对信息内容进行查询，门户网站还设有意见反馈板块，用户可以将自身的问题留下来，管理人员在查看后会做出回应，从而提升服务的针对性，也更便于民众使用房地产档案。
（三）加强制度架设
房地产档案管理模式的转变促使其制度发生了变革，而且与传统管理存在很大的差异。因此，要做好以下几项工作：一是，重视档案管理办公室硬件设施建设，满足标准化管理的要求。硬件设施在一定程度上决定了档案管理的效率与水平，所以，在管线范围内必须奠定坚实的物质基础，为档案管理部门设置专门应用于房地产档案存储的库房，并配备计算机、打印机、扫描仪等专业性设备；二是，重视档案接收整理工作，保障档案管理工作的规范性。房地产档案管理部门每天都会形成新的档案材料，需要及时进行信息归类与整理，管理人员接收到新的档案文件后，要先对其内容的真实性与完整性进行分析，避免出现遗漏，在进行内容整理、登记、录入，最终通过审核存储到数据库中；如果在日后发现档案内容存在缺漏，要及时进行补充与信息更新。三是，严格遵守程序展开档案使用，实现制度化档案管理。房地产档案在使用过程中涉及到信息的接收、借阅、归档、保管、保密等多项制度内容，其中每一项内容都关系到档案的使用安全，管理部门必须制定科学的流程，在档案使用过程中落实各项责任，避免对档案造成影响[4]。
（四）重视网络安全
房地产档案的相关信息具有私密性，不可完全公开在网络上，因此，为了保障信息内容的安全与可靠，避免不法分子盗取，应采用成熟的计算机应用系统作为档案管理系统以及相应软件的运行结构；根据档案管理的情况划分用户等级以及角色，以便用户在访问档案信息时只能享受其身份对应的权限；对私密性数据内容进行保密，根据信息内容的重要性，可以适当的增加安全管理级别，如果信息处于开放状态，要及时了解信息的可靠性，避免其受到不法攻击，内容真实性受到影响。根据国家相关法律规定以及档案管理实施细则的要求根据信息内容展开多层级、多角度的安全管理，尤其是在用户层次以及访问层级上必须进行明确的划分。此外，仍要重视个人隐私信息的保护，避免隐私泄露对个人权益以及利益造成影响。
（五）强化工作人员服务理念
数字化档案管理以档案数据库为基础，提供了全新的档案管理、档案使用的信息化平台，这促进管理人员职能以及工作方式发生了变化，其服务范围有所扩大，所以需要对其自身的能力与素质进行完善，在掌握工作技能的同时，能够从思想上做出转变，不断强化个人的服务意识，不断提升服务质量以及服务效率，从而提升工作队伍的整体面貌。
结束语：
综上所述，数字化技术在档案管理中的应用，依托于互联网以及数字化平台，能够将房地产档案产生的各项信息存储到统一的平台上，不仅方便管理机构内部对方案的使用，也能为广大人民群众提供更高质量的服务，从而使档案管理更加规范、更加科学，也使我国房地产市场规范发展，因此，应大力推行数字化档案管理模式的普及。
参考文献：
[1]刘冠施.房产档案数字化中的潜在问题剖析与对策探讨[J].兰台世界，2017，18（z1）：115-116.
[2]吴军姣，彭亦农.新时期高校房产档案数字化管理存在的问题分析[J].高校后勤研究，2017，22（8）：45-46.
[3]刘丹.谈房产档案数字化管理出现的问题及解决对策[J].才智，2017，30（34）：249.
[4]张倩.房产企业档案数字化管理的建设与应用分析[J].中国房地产业，2018，26（18）：131.
论文作者:吴琼芳
论文发表刊物:《基层建设》2018年第32期
论文发表时间:2019/1/3
标签：档案论文; 档案管理论文; 房地产论文; 信息论文; 管理部门论文; 内容论文; 信息内容论文; 《基层建设》2018年第32期论文;