档案标准化工作的现状分析与思考，本文主要内容关键词为：标准化工作论文,现状分析论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
“档案工作标准化，是档案管理的重要手段之一，是实现档案管理现代化的重要前提和基础”（注：《档案工作标准汇编》第1册，前言。）。自1985年我国第一部档案工作标准——《档案著录规则》以中华人民共和国国家标准的形式颁布以来，至今已经16年了。如果从1979年12月国家档案局在全国文献检索标准化工作会议上提出在档案工作领域实行检索标准化的建议，并于1982年在全国档案工作会议上正式提出制定档案管理标准的方案之时算起，则我国比较正规的档案标准化工作，已有了20年的历史。
截止到2000年底，我国已发布的档案工作标准达37项，待发布的标准2项，正在研制之中的标准16项（注：国家档案局档办[2000]32号文件，档发[2000]12号文件。）。这些档案工作标准的制定与发布，无疑对推动我国档案事业的发展起到了重要的作用，同时也应该看到与档案、档案工作的悠久历史相比较，档案标准化工作所走过的路还是很短的，可以说还是一项新生事物。因此，在这项工作中也还不可避免地会产生一些难以预见的问题及一些模糊的认识，所以对档案标准化工作本身进行分析、探讨，提出各种不同的意见和看法是有积极意义的。
一、档案工作标准的分类。
每一项标准都有其特定的适用范围，或者说有其专门规范的对象。我国已经发布和待发布及正在研制的档案工作标准，按其适用范围的不同可以分为4个方面：
1.以档案所包涵的信息为适用范围的标准。
这方面的标准是直接针对档案内容，以档案所承载的信息为适用范围所制订的。如《档案著录规则》、《档案分类标引规则》、《档案主题标引规则》、《档案馆指南编制规范》、《全宗指南编制规范》、《明清档案著录细则》、《民国档案目录中心数据采集标准》、《全国革命历史档案资料数据采集标准》、《文件与档案鉴定标准》、《明清档案分级管理标准》、《清代满文档案著录名词术语使用规范》、《日伪时期档案等级划分标准》、《地质资料档案著录细则》等。
2.以档案的载体为适用范围的标准。
这里所说的载体是指档案所包涵信息的物质表现形式，如字迹材料、纸张等承载字迹的材料、胶片、磁带、磁盘等材料。
这方面的标准有：《档案字迹材料耐久性测试法》、《文件用纸耐久性测试法》、《缩微摄影技术用75mm卷片拍摄技术图样和技术文件的规定》、《缩微摄影技术在16mm卷片上拍摄档案的规定》、《缩微技术在A6平片上拍摄档案的规定》、《磁性载体档案管理与保护规范》、《档案修裱技术规范》等。
3.以档案保管的装具、库房及外部环境条件为适用范围的标准。
这方面标准所规范的是档案保管的外部形制，包括装订档案的卷皮、贮存档案的卷盒、箱、柜、库房的建筑、库内的温湿度条件及库房周边的环境因素等。
这方面的标准有：《文书档案案卷格式》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《档案装具》、《直列式档案密集架》、《档案馆建筑设计规范》、《无酸档案卷皮纸、卷皮卷盒用纸板》、《档案防虫剂防虫效果测定法》、《档案库房空气质量标准》、《档案虫霉防治一般规则》等。
4.以档案工作中的业务技术原则、方法、措施为适用范围的标准。
这方面的标准有：《档案交接文据格式》、《全宗单》、《档案工作基本术语》、《科学技术研究课题档案管理规范》、《明清档案档号编制规则》、《档号编制规则》、《全宗卷规范》、《多媒体档案文献自动化管理规范》、《计算机管理档案软件测评方法》、《档案事业基本情况统计标准》、《地方性档案馆档案利用信息采集规则》、《档案鉴定工作标准》、《档案机读目录交换格式》、《档案缩微品制作作业单格式及要求》等。
二、档案标准化工作正在健康发展，对档案事业建设起到了重要作用。
我国档案标准化工作从无到有，从小到大，发展到今天，已经步入正规化，无论是已研制并发布的档案工作标准，还是档案标准化工作本身的管理，都已取得了突出的成绩，对加快档案业务技术的建设，对促进档案事业的发展，正在发挥着重要作用。
1.我国档案标准化工作正规化的显著标志是已经建立了成熟的领导班子。
1983年2月国家档案局正式成立了全国档案标准化领导小组，负责组织和管理全国档案标准化工作，1986年国家档案局在所属事业单位档案科学技术研究所建立了标准化研究室，其任务是进行标准化工作的研究并承担部分标准的研制，同时也作为全国档案工作标准化领导小组办公室，承担对标准化工作进行协调、组织、管理的职责。到1989年，国家档案局在机构改革中，成立了法规标准化处，全面负责全国档案界标准化工作的行政管理。1991年3月全国档案工作标准化技术委员会正式成立。领导机构的确立，使我国档案标准化工作有了统一的领导，并真正成为整个档案事业中一个重要的组成部分，为档案标准化工作，有计划、有步骤地开展提供了重要保障。
2.我国档案界已逐步形成了一支标准化工作队伍。
档案界的标准化工作从酝酿、启动到全国铺开，在20年的时间内，从国家到各地，先后有一大批档案工作的专门人才，介入并逐步深入地投入到档案标准化工作中来，在从事档案工作各方面标准研制的过程中，培养、锻炼、选拔出一大批既懂档案业务，又了解标准化工作原理、规则的专门人才，使我国档案标准化工作的开展及各项标准的贯彻实施有了比较坚实的基础。
3.我国档案标准化工作已经与国家、国际标准化工作接轨。
在我国档案标准化工作开始之初，档案界就与国家有关的标准化工作组织取得了联系，并一直在国家标准化专门的组织机构指导下，开展档案界的标准化工作。在我们档案界的标准化工作进展到一定的程度，取得了一些工作经验，并有了一定的研究成果，初步形成了一支专门化队伍的同时，档案界的标准化工作人才，也逐步参与了全国标准化组织的工作活动。目前，我国档案界已派出了30名左右的专家参加了全国标准化工作组织，担负着相应的工作职责。同时，我国档案标准化工作也作为集体成员加入了国际标准化工作组织信息与文献标准化技术委员会(ISO/TC46)，并积极地参加其中的活动。
4.我国已有相当数量的档案工作标准问世，积累了标准化工作的丰富经验。
在不长的时间内，对档案界来说并不十分熟悉的标准化原理与工作规则就全面进入并植根于档案工作之中，研制出一定数量的工作标准并在实践中发挥出重要作用，这是我们档案界所取得的骄人的成绩。在这些标准研制的过程之中，我国档案界的业务工作队伍在实践中也积累了大量的经验，这对于今后档案标准化工作的进一步深入开展是极有益处的。
三、标准化工作理论与实践的几点思考。
档案标准化工作算起来已有20年的历史，但比较正规地开展此项业务，也还是近些年的事情，而且档案界人士从事标准化工作多数属于边学边做，对多数人来说，并未在进入此项工作的初始阶段接受过标准化工作的理论培训与业务上的指导。在摸索中学习，成为档案标准化工作中的普遍现象。因此当档案标准化工作进行到一定的时期、一定的阶段，在局部地区、在个别问题上，出现一些与标准化理论相冲突、与工作实践相脱节的问题也是在所难免的，这就需要我们及时地总结经验教训。
笔者自己曾从事档案标准化工作多年，参与了一些档案工作标准的研制，以笔者自身的实践及了解到的有关情况，我认为有几个认识与实践上的问题，应当提出来与档案界关心标准化工作的同志共同切磋。
1.标准不是越多越好。
标准是工作的规范，在档案界是促进档案事业发展的有力保证，在相关的业务活动中，有了标准出现，则此项工作的开展就有了可以共同遵守的规章，在此，标准是必不可少的。但随着标准作用的发挥，也使一些地方的个别同志形成一种错误的认识，似乎没有标准，业务工作的开展就不正规，于是大事小事，大机关、小单位，都希望制订标准，面上通行的事情要搞标准，某些点上的工作也希望制订标准，应用范围广的事情要搞标准，应用范围很窄的事也要制订标准，特别是一些档案工作中很小的工作细节也要求制订标准，这样标准搞多了，极易把标准化的科学原则搞成庸俗化的一般概念，使人们，特别是在基层工作的同志对标准化工作产生误解，同时标准搞得太多、太滥，不仅不会对工作起促进作用，相反会制约工作的正常开展，而且事无巨细都有标准，对真正的起作用标准的推行反而会设置障碍。
对于一些基层同志来说，应当明确业务上的规范与标准是不同的两回事，有些工作应该并且可以制订一些规范，但没有必要都搞成标准，标准是严肃的，是在较大范围内使用的，是在相当长的时期内相对稳定不变的，是要经过专门的权威机构批准的。
2.不流通的东西不必制定标准。
计划经济体制下的一个显著特点是对各种事物都强调要去“管”，这种思维的惯性在档案部门，尤其是档案行政管理部门最自然的表现形式，就是对档案馆、档案室的工作，对馆藏、室藏，对档案文件，以及对与档案相关的所有事物都要求整齐划一，都要用尽可能详细的条条框框管住档案事业中的方方面面，于是“标准”成了行政管理追求的目的，搞标准化，成了一句响亮的口号。
但是，我们到底为什么要搞标准，哪些东西适合于搞标准，哪些东西根本没有必要搞标准。这个最根本的问题却没有被认真地去研究。许多人不懂得标准所适用的对象或范围，必须是流通中的事物，不流通的东西根本没有必要制定标准。
1983年国家颁布的《标准化基本术语》中对“标准”的规范为：“对重复性事物和概念所做的统一规定”。国际标准化组织在申明它的宗旨时用了这样一段话：“在世界上，促进标准化及其相关活动的发展，以便于商品和服务的国际交换”。
“重复”也好，“交换”也好，所适用的都是流通中的事物，信息是流通的，不流通则不成为信息，所以针对档案信息的开发利用所制定的一系列标准都是必要的，没有这样的标准，档案信息的管理与利用就没有共同的语言。而那些根本不流通的东西，既不可能与其他事物相重复，也不可能与其他事物相交换，这样的东西则没有必要制定标准。但是，在实践中，这个道理并没有在档案部门被普遍认识，更没有被普遍接受。自1979年档案工作恢复整顿以来，在各地一些档案室、档案馆多次搞起“提高案卷质量”的活动，产生了粗细不等的，各种各样的质量标准。这些标准多数是在案卷的外在形式上下功夫，如果说卷皮的大小作出统一的标准，还有一定的积极意义的话，那么，卷皮封面的格式，各个项目名称的位置有什么必要非整齐划一不可呢？要统一，也可以从今往后一律统一。那么已经形成的案卷，特别是历史档案，外部包装本身就反映着历史面貌，有什么必要非下令给它们全部换装呢，所有这种片面追求所谓标准化的举措，都不是真正的标准化。这里很容易击倒这种不恰当做法的有力武器就是一句话：不流通的东西根本没必要制定标准。
案卷，除了从档案室移交到档案馆，产生一次保管地点的转移外，进馆之后的案卷是从来也不会流通的。因此，案卷大一点，小一点，案卷标题高一点、低一点，卷脊上的各个项目排得靠上一点，靠下一点，卷皮上的文字密一点、疏一点，与档案的保管、利用完全没有关系，根本没有必要作出这样那样的标准，非弄得一模一样不可。
极而言之，在同一个档案馆内，以及这个档案馆所应接收的各个档案室的案卷，其外部形制保持大体上一致就完全可以了，根本没必要在一个县、一个市，甚至全省、全国非要求所有案卷都必须按一个标准去统一样式与尺寸不可，尤其是历史上已经形成的案卷，绝对没有必要去做任何改动，特别是因为案卷样式不统一，卷皮上书写文字的字迹不一样等原因就拆掉旧卷皮，换成新卷皮，简直就是再愚蠢不过的做法了。而这样的事在不少档案馆，县级的、市级的、甚至省级的档案馆都曾发生过，有的档案馆甚至不止一次地搞这种费力不讨好的所谓标准化，其根源即是下令这样搞的，领导们根本不懂什么是标准化，哪些东西需要搞标准化。
3.标准的制订要讲究时机。
权威人士的文章指出：国家技术监督局与国家档案局共同发布的一些标准，真正得到实施的并不多，许多标准至今仍停留在发布阶段（注：郑亦名：《标准化的宣传与实施指导》，《中国档案》1998年第12期。）。有了标准，却得不到实施，就是说，国家花费了可观的人力、物力搞出来的东西却没有用，这不能不说是一件令人极为遗憾的事，究其原因，文章认为是宣传不够，指导不力。就是说搞出了标准，但大家都不知道，或是知道了却不知怎么去用。应该说这是很客观的一种说法。但从更深的层次上去认识，也还存在另一个问题，即标准制订的时机掌握的是不是也存在一定的问题。
标准的产生是存在滞后性的，因为没有相关的实践，就没有研制的基础。没有相当的业务工作经验，就难以分析、总结出行之有效的办法，也不可能形成对标准的需求。所以任何标准的出台，必然会晚于实践的进程。但是标准是要指导实践，规范业务活动的，如果实践走到了前面，标准迟迟不能出台，也毫无疑问地会失去指导实践的机会，致使英雄无用武之地，这就又要求标准的研制有一定的超前意识。我们已经出台的一些标准，应当说质量是比较高的，但由于种种原因而滞后于形势的发展，而被实践的需要所搁置，其生成的时机没有把握好，也是应当注意到的一个问题。
档案标准化工作开展至今已取得了显著的成绩，也不可避免地存在这样那样的问题，人们对这项工作的认识也不尽一致，笔者根据自己从事标准化工作的体会结合学习各地标准化工作的经验，提出一些不成熟的见解，就教于档案界的专家、同仁，不当之处在所难免，希望听到看到不同的意见，批评。