摘要：社会发展和科技进步对传统城建档案管理方式提出了挑战，要求城建档案管理走向信息化、数字化、智能化。当前城市建设档案管理利用主要包含数字化不断发展、现代化进程加快、管理共享化和智能化等特点。建议从加强集中管理、多方协同合作、完善管理体系以及培养复合型人才队伍等方面来实现和优化城市建设档案数字化管理利用。
关键词：城市建设档案；数字化管理；共建共享
城市建设档案可以为城市规划、建设提供支持和保障。社会发展和科技进步对传统城建档案管理方式提出了挑战，要求城建档案管理走向信息化、数字化、智能化[1]。传统城建档案管理以纸质档案为主要管理对象，其业务管理流程和服务方式比较受限，具有占用空间大、成本高、服务效率低、档案原件易受损等特点，在一定程度上会影响我国档案信息化发展和城市化发展进程。现代信息技术和网络技术的发展为城市建设档案数字化管理利用提供了契机。
一、城市建设档案数字化管理的必然性
（一）城市建设发展的客观需求
现代城市建设飞速发展使城市建设档案数量剧增，要求对其进行数字化管理。一方面，巨量城市建设档案对现有的档案库房提出挑战，要求对城市建设档案实现“存量数字化，增量电子化”，为城市建设档案联盟中心和信息化建设提供保障。另一方面，现有的城市建设档案管理流程明显滞后于城市建设发展需求，亟须借助网络信息技术，在维护档案原始记录性特点的基础上，推进传统城市建设档案管理流程现代化和智能化发展。
（二）档案信息服务社会化发展的要求
城市建设档案贴近民生、推进城市发展的特点要求城市建设档案管理要融入档案信息服务社会发展进程中。城市发展的前生今世都与城市建设档案息息相关，城市发展规划和走向更要参考借鉴城市建设档案。因此，应该加大管理和开发城市建设档案信息资源力度，采用现代高新技术，对城建档案优化信息源、整合档案信息，以实现城建档案资源的合理配置、最大开发利用，为社会提供一种全新的传播、交流城建档案信息的方式与高质量的城建档案信息产品，推动档案信息服务社会化发展[2]。
二、城市建设档案数字化管理利用的特点
（一）城市建设档案数字化不断发展
馆藏档案数字化是城市建设档案数字化管理利用的基础。馆藏档案数字化一方面体现在对传统载体档案进行数字化，使其转化为计算机可以识别、管理者和用户可以线上传输和共建共享的数字信息形式。另一方面体现在对增量城市建设档案进行前端控制，从档案信息源头规范城市建设档案格式，构建城市建设档案信息管理系统，实现城市建设档案“增量电子化”[3]。在此基础上，对数字化城市建设档案资源进行评估和整合，构建丰富多元的城市建设档案资源数据库。
（二）城市建设档案管理现代化进程加快
城市建设档案管理现代化是一个不断优化的过程，其主要包含城市建设档案馆现代化、档案管理流程现代化、档案信息服务和反馈方式现代化。当前城市建设档案馆无论是外部建构还是内部设施设备方面，都能够与时俱进，助力城建档案现代化管理；档案管理流程方面，主要依托档案管理系统，优化和简化档案收集和管理流程，实现自动化、高效化管理；档案信息在线服务和反馈方式不断多元化，档案信息服务效率提升。除此之外，城市建设档案管理基础设施建设也在不断优化，推动了城市建设档案管理现代化进程发展。
（三）城市建设档案管理共享化
城市化发展进程参差不齐，造成城市建设档案数字化建设发展水平存在差异。表现在数字化城市建设档案管理工作难以全面落实，欠发达城市在档案的管理工作中依旧采取传统的管理模式，影响档案信息共建共享发展。然而，数字化管理技术为档案信息共建共享提供了突破口，当前主要通过构建档案信息共享平台和档案信息联盟中心实现了区域档案信息共建共享。除此之外，分布式数据库、以建设项目为主题集成规划管理数据库、城建档案数据库的建立，使规划信息与城建档案信息可以相互操作，提高了办公效率与服务质量，实现了利用数字城建档案为城市规划、建设与管理服务[4]。
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（四）城市建设档案管理智能化
城市建设档案管理智能化是指采用现代高新技术，实施对城市建设档案的收集、整理、利用，整合、促进城市建设档案信息，优化信息源，全方位实现业务工作标准化、规范化，实现城建档案资源的合理配置、最大限度的开发利用。城建档案管理智能化首先体现在管理的自动化，从城建档案收集、整理到开发利用都可以进行线上操作，很大程度上节省了人力和财力；其次体现在个性化服务方面，尤其是在城市建设档案服务网站中，用户可以自由检索已开放公布的城市建设档案信息，甚至可以根据个人兴趣设置网站界面、定制个性化阅览内容，体现出了当前城市建设档案管理的智能化发展特点。
三、城市建设档案数字化管理的实现策略
（一）加强对城市建设档案的集中管理
目前我国城市建设档案管理形式，主要包含集中制管理以及分散制管理两种。所谓的分散制档案管理工作，主要将不同区域的城市建设档案，采用不同形式加以管理。而集中制档案管理方式，则是将区域内部档案集合到一处，并对其进行相对集中管理。两种不同档案管理方式，集中制的管理方式优势较为明显，主要表现为，城市建设档案的集中化、规范化、全面统一等方面。集中式档案管理方式与数字化档案管理形式更容易融合，可以为数字化档案建设提供重要的资源支持，使城市建设档案数字化管理推进更加全面且顺利。
（二）多方协同管理
城市建设档案数字化管理需要政府部门、不同城建档案馆、民间组织之间协同合作。当前城市建设档案数字化管理工作的主要难点，就是部门之间的统一协调问题。要想实现数字化城市建设档案管理，就要获得多个管理部门的支持。但就目前的数字化档案管理工作来看，数字化管理程度在实践中程度较低，其主要因素是缺乏部门领导以及科技人员的支持，导致城市建设档案共建共享进程滞缓。所以，要想更好地实现数字化档案管理方式，就要不断学习先进技术以及思想，突破传统工作束缚，实现多方协同合作共建，进而实现数字化城市建设档案管理，提升档案管理的工作效率与质量。
（三）完善城建档案数字化管理体系
数字化城市建设档案，其管理的主要目的就是为城市的发展以及大众提供服务。城市建设档案数字化管理体系主要包括城市建设档案资源、城市建设档案管理规范标准、城建档案数字化管理基础设施等。首先要对城市建设档案资源进行全面统计，在此基础上合理规划，制定数字化管理实施方案，指导城建档案数字化管理发展；其次要完善城市建设档案管理规范标准，保障数字化管理过程中档案信息资源的安全稳定性，同时亦能防患于未然；最后要不断升级和完善城建档案数字化管理基础设施，通过空间数据集成设施、网络基础设施改造, 打造空间数据库、形成应用服务系统, 以便于为城市的发展和建设提供有力的支持[5]。
（四）培养复合型人才队伍
复合型人才队伍是推进城市建设档案数字化管理利用的保障。复合型人才队伍包含相关新兴技术人员、专业管理人员和服务评估反馈人员等。新兴技术人员是实现数字化管理的技术保障，可以构建数字化管理平台，并利用相关加密技术保障数字档案资源的安全；专业管理人员可以实现档案管理的专业性，维护城市建设档案资源的完整性，并能够挖掘城建档案资源的内在价值；服务评估反馈人员可以对档案数字化管理和服务进行评估，并利用多种方式进行反馈。要对相关岗位人员进行培训，并对岗位人员进行定期考核。同时，在队伍的构建中，职责与管理权限要分明，使团队成员各司其职。只有这样，才能构建符合城市发展与社会需求的数字化管理队伍，进而提升数字化档案的管理能力。
对城市建设档案进行数字化管理是一个必然趋势，但在管理过程中仍存在诸多问题，例如区域发展不平衡、档案信息安全隐患等，所以数字化建设工作要从实际出发，具体问题具体分析。当务之急是，尽快转变传统城建档案管理理念和方式，要采用现代高新技术，实施对城市建设档案的收集、整理、利用，整合、促进城市建设档案信息，优化信息源，全方位实现业务工作标准化、规范化，实现城建档案资源的合理配置、最大限度的开发利用[6]。
参考文献：
[1]刘训文.关于城建档案管理数字化建设问题的思考[J].企业改革与管理,2015(20):39.
[2][4]沈畇.城建档案数字化发展的必然趋势[J].城建档案,2015(11):11-12.
[3][6]吴蜀萍.科学管理 合理运用 服务建设——浅析城市建设档案信息化与数字化建设管理[J].城建档案,2011(12):29-30.
[5]郑育能.城市建设档案数字化管理存在的问题及对策[J].办公室业务,2015(06):83.
论文作者:刘艾玲
论文发表刊物:《城镇建设》2019年18期
论文发表时间:2019/10/31
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