档案馆该“消肿”了，本文主要内容关键词为：档案馆论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案工作恢复整顿以来，各级档案馆都在大力丰富馆藏、改善馆藏结构上狠下功夫。以我们常州市档案馆为例，1986年以来大力加强了档案的接收力度，档案资料的数量从1986年的4万余卷，增加到1996 年的10万余卷，平均每年增长25%。各种门类的档案资料接收进馆，极大地改善了馆藏档案结构，为进一步提供档案信息，为社会各界服务奠定了良好的基础。但是，由于把主要精力放在档案的收集整理和提供利用上，对保管期满档案的鉴定工作缺乏足够的认识和重视，档案数量逐年增加，过期档案数量也逐年积累，导致馆藏档案数量和质量的矛盾日益突出。现在地市一级档案馆馆藏上普遍存在以下四个问题：（一）档案玉石不分，鱼目混杂；（二）随着时间的推移和社会的进步，有一部分档案确实失去了保存价值；（三）上级文件重复归档现象严重；（四）对1973年鉴定待销毁的档案需进行重新鉴定。就拿我馆来说，到1996年底，保管期满的短期档案有近2万卷，加之1973 年鉴定后待销毁的档案近6000多卷，占馆藏档案总数的30%，这些给档案管理工作带来了一系列的问题：（一）影响档案馆科学管理水平的提高；（二）影响档案资料的开发利用。由于档案案卷质量不高，大量有价值的档案与无价值的档案保管在一起，严重影响了档案提供利用工作的查全率和查准率；（三）影响档案馆人、财、物的有效利用。目前各级档案馆都面临馆藏档案数量剧增、档案库房紧张、经费编制不够的困难，而大量保管期满的短期档案，造成人、财、物资源的浪费。我馆保管期满的短期、剔除档案就占了3个库房， 导致这两年接收进馆的档案只能放在库房走廊里或暂停接收。
造成这些问题的主要原因是：
（一）某些政策法规的影响。如1985年国家档案局、国家劳动人事部颁布的《地方各级档案人员编制标准》中规定：“档案馆其工作人员列入国家事业编制。编制人数应随馆藏档案（包括具有保存价值的资料）数量的增减而相应增减。”这些规定充分说明党和国家对档案工作的关心和重视，它对于缓解档案馆任务重人员缺的矛盾有一定的促进作用，但也滋长了一些档案馆为追求馆藏数量，自觉不自觉地延长档案的保管期限来达到增加人员编制的目的。又如1987年国家档案局颁布的《文书档案保管期限表》第6、第7条规定：上级机关召开会议的文件、上级机关颁布的属于本机关主管业务并要执行的文件需保存。这给大量的重复文件涌入档案馆打开了方便之门，使档案玉石不分，重复进馆现象难以遏制。
（二）鉴定工作制度不健全和不可操作性。1987年国家档案局颁布的《文书档案保管期限表》35个条款中标有“重要的、一般的”等字样有15条，占条款总数的23%，从字面上看，档案如何鉴定已经讲得很清楚了，但在实际工作中并非那么简单，究竟那些档案是属于重要的，那些档案属于一般的，往往使人感到无所适从，要准确界定有一定的难度。
（三）各级档案馆在思想上和工作上对档案鉴定工作不重视，没有把档案鉴定工作摆上议事日程，档案鉴定职能还没有完全确立，鉴定工作的理论研究和实践经验都相当缺乏。
所以，切实加强保管期满短期和长期档案的鉴定工作，销毁确无保存价值的档案，确保有保存价值的档案的安全，已是刻不容缓，馆藏档案已到该消肿的时候了。
保管期满的长期、短期档案鉴定工作是决定档案存与毁，决定档案命运的一项严肃的科学工作，所以各级档案馆在开展“消肿”时，要认真对待，严密组织。
（一）在思想上要提高认识。要提高对馆藏期满档案鉴定工作重要性、迫切性的认识，坚决克服那种“搞不搞没多大关系”或者“谈鉴定色变”的消极畏难思想，一手抓馆藏数量，一手抓馆藏质量，切实把鉴定工作当作提高档案管理水平的一项重要工作纳入领导的议事日程，列入每年的年度计划，有计划、有步骤地开展。
（二）在操作上要积极慎重。要成立鉴定工作领导小组，为鉴定工作的顺利开展提供有力的组织保证。要选派有多年档案工作实践经验的同志参加鉴定工作，保证档案鉴定工作的质量。在工作步骤上先对档案进行鉴定试点，摸索鉴定工作经验，制定档案鉴定工作方案和切实可行的鉴定计划。
（三）在业务上要坚持标准。在鉴定工作中，应采取直接鉴定法，从党和国家及人民的利益出发，用全面的、历史的、发展的观点来判断档案的价值。对于鉴定标准，我们要从三方面掌握：一是从档案的日常工作查考价值方面；二是从档案是否具有史料价值方面；三是从档案是否具有文物收藏价值方面综合考虑。
（四）正确处理好鉴定过程中的几个具体问题：（1 ）鉴定工作重点问题。“文革”前的档案工作全国一直贯彻执行“少而精、少而全”的原则，档案形成本身就不多，又经过1973年的大鉴定，所以，鉴定工作的重点应放在“文革”后短期期满档案上。（2 ）鉴定工作的宽严问题。在鉴定工作中，要既考虑到现行鉴定标准，又考虑到档案形成年代的历史情况和档案的完整程度，还要考虑到今后各项工作的利用，如“文革”时期形成的档案，在当时“政治挂帅”、“阶级斗争为纲”的形势下多把组织、人事、运动的文件作为重点保存在永久卷里，而把反映经济职能活动的年度总结放在短期卷宗里。因此，在鉴定这一时期的文件材料时，应抽出反映经济职能活动的材料以弥补永久长期卷中这类材料的不足；如果一个全宗内档案保存的比较完整，鉴定的尺度就可以严一点，反之则放宽一点；“文革”以前形成的档案从宽，以后形成的档案从严；在存毁一时难以分清时，保存从宽，销毁从严；对高龄档案（明清档案、民国档案等）实行免鉴。许多国家的档案价值鉴定理论中，都有一条高龄档案必须受到尊重的原则，我国虽无明确规定，但年代久远的档案能幸存下来，即使内容不重要，也能起到一定的史实溯源的作用。（3）档案的编目问题。 现行档案馆档案的编目排架方法一般是同一全宗——同一保管期限——大流水号的编排方法，很难插卷。而经过鉴定后升格的短期档案，势必会打乱原全宗编目排列顺序，给案卷目录、全引文件目录的编制、档案的著录、计算机管理工作等带来相当大的工作量。所以，有人建议下大决心，严格按档案管理规范要求重新进行编目；有人建议采用挂灯笼的办法；有人建议这部分升格后的档案仍作短期保管，等到将来统一调整。第一种办法是最好的解决办法，但工作量非常大；第二种办法会对档案馆的统计工作和规范化管理带来一定的影响；第三种办法导致档案馆永远存在短期档案的鉴定问题。我们认为对待“文革”后档案因为是毁多留少，应以拆卷提升为主，基本不影响案卷的原编目顺序；对待“文革”前档案因为是存多毁少，应以整卷留存提升为主，可以采用另编一本案卷目录，放在这个全宗长期卷目录后的办法来解决，这种办法对档案的整理编目、检索工具的编制、统计工作、档案的提供利用、档案的著录及现代化管理工作影响甚微。（4 ）与原形成单位的关系。期满档案鉴定工作本是档案馆的一项日常工作，但档案的存毁关系到原形成单位对这部分档案的利用，所以，我们应该本着认真负责的精神和慎重的态度，一定要征求原档案形成单位对鉴定销毁工作意见，对于形成单位暂时不同意销毁的档案，可以采取“缓期执行，以观后效”的办法，或者将这部分档案退回原单位保存。
档案鉴定工作是提高馆藏质量，优化馆藏结构，减轻库房负荷，腾出空间吸收精品，为社会提供良好服务的基础性工作，必须列入档案馆的日常工作，列入年度岗位责任制中加以实施，这样，才能形成馆藏档案每年销毁一部分、接收一部分、开放一部分的三者良性循环，使档案馆以有限的馆藏容量保存更多的档案信息，为社会提供最优的档案服务。