电子文件管理的实体操作与探索，本文主要内容关键词为：文件管理论文,实体论文,操作论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着办公自动化的普及，越来越多的社会活动和科学生产活动的记录将产生于电子工作环境，人们交流的手段也将从纸质走向电子媒体，多数文件的部分生命将以电子形式度过。正如国际档案理事会主席王刚在电子和其它现行文件委员会年会与国际档案保护技术研讨会开幕式上讲话所说：“电子文件的产生，改变了传统观念中对档案的理解，也改变了对档案存在形式、特征、意义的认识。电子文件的产生、形式、归档及其传递、存贮、保存管理均与传统的纸质档案所用技术、方法不同，这是文件管理的一场革命”。
一、电子文件管理及归档工作的特征
做为电子文件，以其快捷、方便、高效的特点，越来越受到各阶层人士的关注与青睐，国家档案局1996年成立了电子文件归档问题领导小组，并组织科技人员对电子文件的特性和管理方法进行研究。我们感到电子文件某些特征与纸质文件有很大区别，要管好电子文件，就必须了解其特征，综合国内外对此问题的研究，电子文件的主要特征可概括为：
（一）电子文件对设备的依赖性与不可识别性
电子文件的形成和各种处理均是在计算机等设备的支持下完成的，离开计算机等设备，电子文件既看不见也摸不着，主要表现：一是电子文件对其他设备环境的不兼容性，使其只能在某种设备上处理，不同软、硬件环境形成的电子文件载体，有时难以互换，因此，建立和完善一整套电子文件标准化体系是极为重要的基础工作。二是电子文件载体多样性、非直读性及不稳定性，电子文件的载体可以是磁带、磁盘、光盘等形式；相对于纸质文件而言具有体积小，节省存储空间的特点。另外，载体上的数字信息往往进行了压缩编码、加密等处理，即使使用设备，如果不解压、解密也不能读取其内容。我们知道，计算机更新很快，对于需长期归档保存的电子文件来说，若干年后，很可能出现保管完好的电子文件载体找不到读取设备的问题。由此可见，设备老化和频繁更新给电子文件长久保存带来的问题，远比文件载体本身的寿命长短更为重要。
（二）电子文件信息的共享性及与载体相分离性
电子文件不象纸质文件一样具有唯一性、利用排它性，它不受时间和空间的限制，能够提供多用户检索，实现信息共享。电子文件存放位置不是固定的而是可变化的。甚至可以从一个载体转换到另一个载体，其内容信息不发生任何变化，这种情况不仅造成电子文件与载体的分离性，也使长期处于共享计算机网络资源环境的使用者，淡漠了对电子文件存储于哪台计算机、哪个载体以及什么位置的关心，这个特征给电子文件的保管带来许多新问题，处理不好，会直接影响其真实性、完整性和可靠性。
（三）电子文件的动态性与非实体归档的可能性
电子文件以电子形式存在具有动态性特点，是一种虚拟文件。其逻辑结构
（字、句、段）和物理关系（格式）是独立分存的，只有在用户发出查寻和检索操作需要时才会结合到一起。看似文件，其实它是一种虚拟文件。
二、电子文件管理及归档实体工作的操作
（一）2000年初，为进一步落实电子文件归档工作，我们对政府各委、办、局办公自动化情况进行了一次大调查，调查一级立档单位85家，调查内容包括：各单位应用微机的普及情况及使用汉字处理软件的种类和基本办事程序，办公自动化系统的引入及其进展程度以及计划中的项目和未来规划等内容，这次调查获得了大量的数据、摸清了许多情况，最主要的有以下4点：
1、机关微机普及情况及采用的应用软件种类
调查结果表明，全市一级立档单位中微机普及率已达到了100%，其中有单独的微机室（微机室有2台以上的微机）的单位有52家，占61.2%；而专为档案室配有一台486型以上微机的单位有37家，占43.5%；现在仍然采用DOS系统中wps汉字处理系统来打字的单位有18家，占21.2%；而采用了wps2000、或word97、word2000的单位有71家，占83%。
2、文件档案管理在办公自动化系统中的地位
调查表明，开展办公自动化工作的单位很多，而相应的档案管理程序却相当缺乏，建立了局域网的单位有32家，占47.1%；与自己主管部门进行网络连接并正式运行，在业务活动中使用电子邮件的单位只有14家，占16.5%；而进行了电子邮件归档管理的单位几乎没有，拥有电子文件管理系统（或购买了档案管理软件）的单位有25家，占29.4%。
3、电子文件的应用日益扩大
85%的部门仍然要求用纸张拷贝保存全部或部分文件，已有20%的部门经常接收从网络上下载的文件，由此可见，政府部门产生的电子文件呈现增长的势头。
4、信息技术及文件管理的远景规划
调查结果清晰表明，许多部门都在设想或规划引入新的文件管理机制，60%的部门有望在今后几年内在内部形成局域网，90%的单位都打算扩充现有的系统。此次调查，使我们了解到全市市直各部门办公自动化进展情况。同年7月份，我局出台了《吉林市市直属机关（事业）单位电子文件管理规范》（试行稿），同时下发到部分电子文件管理较先进单位，征求意见，并预想在2001年着重抓好十几户试点单位的工作，摸清情况，修定方案，完善不足，进一步搞好此项工作。
（二）在试点单位的具体工作情况
2000年，我们拟定在市太平洋保险公司开展电子文件管理的试点工作。
我们首先分析，该公司需要保管的档案产生的种类，大致有三种情况：一是该公司产生的、具有保管价值的文件（约占60%），它存在于公司微机硬盘中；二是在业务工作中接收到上级部门通过OA系统传递过来的，对本公司具有指导意义的需要存档的文件材料，它包括两种格式，一种是以.T为后缀的文本文件，占用空间很小，一般一个文件在100KB以内，另一种是以.I为后缀的图像文件，它所占用的空间是很大的，一般一个文件能达到1MB以上，（产生的主要原因是发送者采用描绘仪直接将文件扫描进微机，形成图像文件）；三是公司内产生的、不存在于微机中的又必需要保管的文件材料（如：党组会议记录、经理办公会议记录、人员年度统计报表等材料）。
其次，对于这些材料我们进行了重新的编排整理工作，对第一、二种的需要归档的文件材料，我们只需按文书档案排列顺序给定统一编号，再存于另一个文件夹中即可。而对于第三种类型的材料，只有利用扫描仪扫进微机中了，这就需要太平洋保险公司购置一台扫描设备，后经过协调，终于达到了目的。
最后的工作就是将文件夹中整理好的文件装入预期的软盘中。我们测算了一下，该公司1999年文书卷共1100卷，占300多MB，大约需要使用3.5寸软盘300多张，这不但费用较大，还不易保管。显然出乎我们当初的想象。经与市局技术处的同志研究，认为可以采取先装入小硬盘中，移交到市档案馆后，再进行二次处理，方案可行。太平洋保险公司吉林市分公司为了使工作一步到位，最后到市场花钱刻录了两张光盘，报送到市局，完成了试点工作。
（三）关电子文件归档工作的几点想法
试点单位的具体工作实践，使我们感到在电子文件归档工作中主要有两个问题应提前解决。一是归档文件的整理工作，因为是微机操作归档，这就势必要求微机员有一定的档案管理知识，在打印文件初期，就有归档立卷意识。二是硬件设备的制约，在太平洋保险公司吉林分公司的试点工作中，我们感到微机已在各单位普遍应用了，但扫描仪和刻录机等设备，在各机关单位却是并不多见的。由此我们认为，作为档案部门只有在这方面进行一定的投入，购置当前较先进的微机及必要的外围设备，要求各基层单位在电子文件归档工作中如遇到硬件问题，可以到市档案局有关部门进行制做光盘保存。
三、电子文件管理及归档工作的发展和局限性
电子档案，因其存储和检索利用方式对传统档案管理模式的变革，对世界各国档案管理的理论与实践提出了一个新的课题。国外先进档案馆在协助做好电子文件管理工作以便顺利接收进馆并满足档案保管要求的同时，已经开始着手研究将来馆藏档案，特别是电子档案的远程利用问题。为了实现这一宏伟目标，我们首先应提供查找工具，第二步是开发远程预约调卷查档功能，最终实现档案以数字图像形式直接上网的目的。如果我们工作顺利的话，到本世纪中叶，我们就可以将所有馆藏档案的目录等检索工具全部输入计算机并与因特网相连，实现档案的远程在线检索，政府各部门以及远至天涯海角的研究人员就可以不必走进档案馆即可查找需要借阅的档案资料了。
当然，电子文件管理过程中，还有很多需要探讨的问题，这就要求档案工作应重新定义自己在信息时代的位置，迎接信息时代的挑战。