国外档案机构应对突发事件的主要做法及其借鉴意义，本文主要内容关键词为：突发事件论文,做法论文,意义论文,国外论文,机构论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
“突发事件指任何损害或可能损害馆藏任何部分的所有事故。”① 近年来，世界各地充斥着各种自然灾害和人为灾难，是否有完备的防御和足够的能力去应对这些突发事件，决定了档案机构能否将档案记录所受到的损害减至最小，为人类文化和记忆的留存尽到应有的责任。国外档案机构在应对突发事件方面积累了不少经验，值得我们学习和思考。
一、国外档案机构应对突发事件的主要做法
为防止和减少自然灾害和人为灾害对档案的破坏，国际档案机构和世界许多国家的档案部门都成立了专门的灾害防治机构，结合自身的实际情况制订了应对突发事件的主要措施，其主要做法集中体现于这些机构的活动和相关文件中（见下表）。
其中最值得关注的是国际档案理事会灾害防治委员会的活动。该委员会于1993年成立并召开了第一次会议，1996年发表的《灾害预防：正视危险》是在灾害预防和控制规划方面的初步成果，其代表性文件是1997年出版的《档案馆灾害预防指南》，该手册全面地说明了灾害预防和应对所涉及的各个方面。此后，国际档案理事会组建了一个“武装冲突及其它灾难事件中档案保护项目组”，并计划拟写《档案馆灾害预防指南》的姊妹篇。2008年7月召开的第十六届国际档案大会，针对近年来出现的一些覆盖面很广、影响整个地区乃至国家的灾害情况下档案部门如何应对突发灾害，专门利用一天时间进行了题为“灾害与减灾”的专题研讨，主要从灾害案例研究、灾害的后果和灾前应急计划三个方面进行了讨论，再次体现出国际档案理事会对此项工作的重视。
回顾和分析国际档案理事会与国外各类档案机构近年来应对突发事件的经验和教训，可以看出其主要做法体现在以下几个方面：
1.注重预防
各个国家档案机构在应对不同突发事件的过程中均体会到，最好的救灾措施是预防灾害，灾害早期的防御和预防比起灾后的重建更加富有成效。因此，预防成为各国应对突发事件所采取的首要措施。欧盟理事会在2003年5月6日关于档案的决议中强调，各成员国在灾害防治领域必须紧密合作，并在《扩大后的欧盟档案报告》中将灾害预防置于非常重要的位置。
预防的主要措施就是制定周密翔实的防灾计划。防灾计划是档案部门为预防自然灾害以及人为灾难等突发事件而专门设计的一整套应急程序，这套程序可最大限度地降低灾难对档案造成的损害。国外无论是国家档案馆还是地方档案馆、大学档案馆，大多制订了相应的防灾计划或者应急处置机制，根据馆藏的不同情况，所制定的内容或粗或细、或多或少，每过若干年根据形势的发展变化经过重新评估，进行相应的修订。早在20世纪八十年代，欧美等国便开始由专业人员制订档案防灾计划，以期在灾难来临时能照常开展工作，将损失减到最小程度。如《图书档案防灾计划概述》就从专业角度描述了防灾计划及其制定的基本要素。一份综合性的防灾计划通常由几个独立而又互有关联的小计划组成，并围绕任何灾难都会经历的灾前、灾中和灾后三个阶段而设计。灾前阶段，防灾计划的制订与日常工作相配套，包括预防性计划和备战计划。灾中阶段，必须对灾难作出快速反应。灾后阶段，需制订一份恢复计划。一份完整的防灾计划必须将灾难可能波及的方面，如人员、藏品和文件、建筑和设备等都考虑在内，首要的措施是选定需要优先抢救的档案资料。
2.及时抢救
对于已经发生的灾难，为了将损失减到最小，必须实施及时的抢救。伊拉克国家档案馆和图书馆在应对战争灾害中得出的结论是，如果希望全面实施档案的抢救计划，就必须需要政府立法、行政和司法部门的全力支持。
欧盟成员国在档案保护和抢救方面的协作也值得称道。欧盟理事会建议在整个欧洲地区建立欧洲档案灾害防范和管理网络，该网络不仅有密切合作的专家，还与灾害管理系统中的民用保护部队保持联系，再进一步通过互联网交流发布所有有用的信息，如专家名录和联系方式、灾害发生时应该采取的适当措施和最佳做法、距离灾害发生地最近的可用设备和仪器的清单等，其长期的目标是建立至少四个具有危机快速反应能力的中心。
相关的灾害预防指南及手册也提到面对突发事件的发生，如何予以抢救的问题。具体做法包括五个步骤，即：现场基本反应，采取就地补救措施；确定突发事件等级，评估可能造成的损失；制订转移或抢救档案的战略计划；招集抢险队，及时进行抢救；按优先抢救方案分别进行修复。
3.人员培训
对需要应对突发事件的所有相关人员，从领导、技术骨干、普通员工，均需进行不同层次和程度的培训，使不同人员把握好自己的角色和职责，同时强调专业人员处理专业事务。
在档案馆人员有限的前提下，必须分工明确，每个人在平时预防和应急处理时都有明确的责任分工。在美国Windsor大学的防灾减灾计划中，将人员分为三类，分别是“灾害预防组”、“灾害行动组”和“灾害恢复组”，分别针对预防、应急和灾后修复工作，每类人员职责明确，平时的训练和演习具有极强的针对性。
对档案人员要经常进行模拟演练，保证灾难发生时，有一批训练有素的专业人员能够立即投入应急行动，完成救灾任务。通过实战演练，使团队成员明确自己的工作职责，形成更好的团队合作机制。要求所有人员都应当对档案馆的建筑结构有相当的了解，对于容易出现问题的场所区域了如指掌，如水管、电路等，同时对于紧急情况时发出警报也要熟练掌握，经过预先的演练，能够熟练地在最短的时间关闭总水源、电源，同时找到所有库房的钥匙，通知相关负责的人员，联络公安、消防、急救、抢险等部门。同时，由于现有的防灾计划不可能涵盖所有可能发生的情况，因此有必要通过经常性的模拟训练发现计划中不尽合理的部分。
4.资金保障
国际档案理事会的《档案馆灾害预防指南》中专门用一章的篇幅强调资金保障的重要性。“资金历来就是一个重要的问题……是防灾规划至关重要的因素，在计划预防灾害时，无论是防止事件发生的行动，还是发生事故时减轻其危害的工作，都必须予以考虑……而这一点却常常被人们遗忘”。“费用主要用于两大方面，一是与提供防护有关的预防性措施，二是减灾方面的措施。”灾害预防需要有资金保障，用以新建、改建馆舍建筑，依照防水、防火等要求对各类设备、设施进行购置、改造等；灾害应对需要购置设备、雇用专业人员对受灾档案进行处理。事实上，预防性投资往往得不到重视，因为灾害还没有发生，损失还没有出现，在看不到实际的损害之前，看不出投资的迫切性。实际上，正如《亚利桑那州图书馆档案馆和公共文件灾难计划》中所指出的：“预防性投资往往能起到四两拨千斤的效果。”对于灾害发生后那些显而易见的资金需求，更多的是亡羊补牢的效果。
到保险公司投保是对档案灾难防护的一个很有建设性的措施，是国外档案馆经常用的方法。例如美国Presbyterian学院档案馆就向Travelers保险公司购买了火灾和意外险。尽管这并不能预防灾害，或者直接修复受灾档案，但能够通过平常的少量资金投入换取意外灾害后的大量资金补偿，为受损档案的进一步修复提供帮助。
5.重点突出
人员、资金、设备的投向，应在有限的条件下预防最可能出现的灾害。目前常规条件下，水灾、火灾和地震最值得关注，国际同行通常把有限的资源投向这些重点灾害。
美国国会图书馆2008年专门制定的《洪灾与水害的应对措施》指出，洪水是美国所有50个州都面临的最常见的自然灾害，特别是1993年和2008年发生在美国中西部的洪水，以及类似卡特里娜的飓风造成的水灾。因此，建筑、设备、人员训练等多方面的预防措施应当重点突出，以应对洪水这种最常见的灾害类型。这一点在国际档案理事会1998的《档案馆灾害预防指南》中同样进行了强调：“水淹和恶劣气候是最常见的一类灾害”。同时，《档案馆灾害预防指南》中指出，火灾“无论何种原因引起，无疑是档案部门所面对的最具破坏性的危险。”2008年7月的国际档案大会上，日本档案专家则提出，对文件管理机构而言，抗震措施是关键；所有的建筑／设施都应被设计成具备高级别抗震能力；确保即便是建筑或文件管理中心垮塌时文件的安全。他们还对大范围地震对文件管理中心的破坏及修复进行了案例研究。
因此，水灾、火灾和地震是国外档案机构应急处置的重点。《档案馆灾害预防指南》和《国际图联灾害预防手册》等文件对如何抢救水淹档案、控制火灾等进行了较为详细的说明，此处不赘述。总之，对于常规的水灾、火灾已经有了较成熟的预防和应对方案。
6.探讨新型载体的防灾技术
近些年电子文件的广泛应用产生了大量的新型载体，如磁盘、光盘等。针对这些新内容，国际档案界近年来对此进行了较为深入的探讨。
在2002年美国《亚利桑那州图书馆档案馆和公共文件灾难计划》中这样表述：“（电、磁等）载体的科技含量越高，其受灾后被毁的可能性越大”，发生突发事件时应“尽快与产品的制造商联系获得帮助”。在弗罗里达州档案馆2008年编制的《文件与文献修复技术》中，则给出了较详细的磁带、软盘、光盘等新型载体档案受损后的抢救处理建议，反映了档案灾后修复技术的发展。
2008年7月的国际档案大会上，对新型载体文件的防护进行了专题讨论。题为《日本核工业重要文件的管理》的发言中指出，电子文件的丢失是导致文件受损的重要原因，必须充分利用电子文件和纸质文件各自的优势来管理重要文件，形成纸质、电子和缩微多种备份，分担风险；电子文件应多重备份，分散保存于共享服务器、异地数据中心、并用CD／DVD备份。
二、借鉴与思考
1.成立专门机构，加强组织与制度保障
为了从组织上保证突发事件中档案工作的集中领导、统一指导，应成立专门机构负责这项工作。可以考虑成立国家各级档案机构“应对突发事件档案工作组”，组长由档案机构领导出任，下设“突发事件预防组”、“突发事件行动组”和“突发事件恢复组”，分别负责灾前、灾中和灾后档案材料的防护、评估与抢救和受损档案的修复。小组成员应该由档案鉴定、档案保护方面的专家、档案业务骨干以及电子文件管理、信息技术等方面的专家组成。同时，应有专项资金保障档案机构应对突发事件工作，在紧急情况下“应对突发事件档案工作组”组长有权使用。
2.制定应急防灾预案，强化人员培训
为预防突发事件对档案造成的损害，必须将应急防灾预案的制定纳入档案机构日常管理工作，要求每个机构必须有一整套专门设计的应急程序，保证在突发事件中最大限度地降低档案受灾的损失。没有应急防灾预案的档案管理机构必须限期加紧制定，已有应急防灾预案的必须根据形势和条件的变化每年进行修订，保证其现实可行性。
同时，还应以应急防灾预案为蓝本，强化人员培训，经常性开展应急救灾演习，使每个档案工作人员明确自己在平时预防和应急处理时的责任分工。演习时重点要突出，对于最为常见的水灾和火灾，以及近年来日渐增多的恐怖活动、电磁辐射事件，应有针对性地开展定期或不定期的模拟演习。模拟演习的内容要依照应急防灾预案进行，具体内容很多，包括模拟突发事件来临时如何安全转移档案；模拟计算机系统崩溃后如何迅速修复；突发事件的第一现场如何做出应急反应处置；等等。
3.抓紧档案分级工作，有重点的进行灾后抢救
当突发灾害来临时，必须对价值高的档案优先实施抢救。这就要求平时做好档案的分级鉴定，将价值高的珍贵档案集中于条件较好的库房中单独保管。这样，当突发事件来临时，珍贵档案遭受损害的可能性和程度会相对较低，而且可以有明确的目的优先实施抢救。暂时无条件做分级工作的档案机构应该抓紧做好特藏工作，把珍贵档案放入特藏室保存，把重要全宗存放入重点库房保管。同时配合做好备份措施，提高重要档案的安全系数。
灾害发生后，要有重点、有针对性地进行灾后抢救。首先，要鉴定受损档案的价值，将年代久远、内容独特、价值珍贵的档案列入优先和重点抢救的对象。其次，要评估档案库房受损情况，对于仍然存于受损严重、安全隐患较大的库房中的档案，应尽快想办法转移出去。最后，要区分档案的受损类型与受损程度，采取不同的抢救方法。
4.完善异地备份制度，有效预防灾害
我国各级各类档案馆在建国初期用于战备的“后库制度”逐步弱化后，档案的备份和异地保存问题也随之淡化，但是国内外各类突发事件造成的档案损失提示我们，需要重新审视对重要档案实施异地多重备份管理的必要性。我们应该重视研究制定重要档案异地备份管理的相关办法和措施，如对电子文件实行跨省份互相备份制度，在两个距离较远的、处于不同灾害地带的档案馆相互建立电子文件备份中心，对重要纸质档案的缩微件或数字化文本实行异地、甚至三地备份管理，等等。这样，既可以有效预防突发事件，还能够充分利用各个档案馆的资源，也有利于将来国家或地区级电子文件中心或档案信息资源网络建设。
注释：
① 《档案馆灾害预防指南》，国际档案理事会，1997年。