摘要：随着社会经济的不断发展和生产力水平的进一步提升，办公室文秘管理工作的重要性日渐凸显。不断提升办公室文秘综合管理工作的质量和水平，能够为企业的稳定运营提供良好的前提条件。因此，探究做好办公室文秘的综合管理工作的有效对策，具有十分重要的现实意义。
关键词：办公室文秘；综合管理；优化对策
1提高办公室秘书工作效率的重要性和必要性
1.1有效地优化企业内部的管理模式，使企业向创新型企业发展
在经济快速发展的市场条件下，企业要想得到发展，就要努力提高自身的竞争力，在企业内部要不断的优化企业管理的制度，才可以使企业的运行速度得以加快，从而在市场当中有着足够的竞争力。在企业内部，有许多的业务在同时进行，而办公室在企业当中承担着一个重要的枢纽作用。所以努力提高办公室的工作效率，才可以使企业整体内部的运行速度加快，办公室的工作影响着整个企业的运行进度，企业内部要通过对自身管理政策的改革，使办公室内部的工作效率可以提升。而办公室的秘书在办公室当中起到一个交接的作用，他通过会聚其他部门的各项信息然后向办公室内传达。通过信息的传达使决策者能够做出决策，从而为企业的发展指明方向。在办公室秘书的工作过程当中，秘书不仅要有强大的信息管理能力，也需要高度管理好自己的工作方式。当办公室内秘书的工作效率得以提高时，会使整个企业的运行得以加快，所以要努力提高办公室内秘书的工作效率，促使企业向创新型企业发展。
1.2可以使企业办公室内的工作得以高效完成
在企业内部，办公室承担着一个上传下达的作用，可以将领导层和员工都联系起来，通过自身的协调组织能力，以及信息的传达能力和处理能力来解决企业内部的难题。办公室秘书可以使办公室里的工作能够得以快速而且高效的进行，办公室内秘书的工作，不仅要进行信息的传达，还要将各部门的员工联合起来，共同为企业服务，只有各个部门之间的员工关系融合发展，才可以使工作能够顺利的进行，所以要努力提高办公室内秘书的工作水平，这样才可以使各个部门能够整体共同迈着统一步伐前进。
2目前综合办公室文秘工作中存在的问题
2.1办公室事务十分复杂
综合办公室的日常工作涉及文件处理、组织会议会务、行政事务管理等多方面的工作，办公室工作人员每天都要处理这些琐碎和杂项的问题，往往不能保证信息的及时传送，这大大影响了文秘工作人员对领导的辅助作用。
2.2办公室秘书人员少，工作负担重，工作质量低
目前很多企业秘书人员很少，大多数企业只配备一位秘书人员，工作强度大，加班熬夜，不能休息，这一切都直接影响到工作的正常开展。
2.3秘书工作人员的整体素质偏低
目前，许多企业办公室的文员不是秘书专业人员，也没有进行过系统的秘书专业知识培训，这就很难满足秘书工作的要求，更不用说满足新形势的要求了。加上秘书人员培训的机会少，秘书相关知识的更新也相对缓慢，这些都直接影响到秘书人员自身素质的提高。
2.4信息研究工作进展缓慢，难以发挥咨询作用
许多文秘工作人员不重视信息调研工作，没有意识到调查研究的重要性，没有利用足够的时间参与信息调研，再加上本身不擅长秘书工作，使得信息收集工作不能满足新形势下工作的要求，当然也不能为领导干部的准确决策提供相关的参考依据。
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3优化办公室文秘工作的对策
3.1提升公文写作能力
公文写作主要是依照领导的指示和要求，总结部门工作，下发部门任务和传达会议精神。文字是办公室文秘工作的基础和核心，办公室文秘工作的重要性也通过文字显现出来，提升办公室文秘的公文写作能力，对提高上传下达的效率显得至关重要。因此，办公室文秘应加强对理论知识的学习，认真钻研领导讲话和上级文件，提升对会议精神的理解程度，确保能够及时有效地传达领导意见和要求。同时，办公室文秘应根据自身的专业素质和工作经验，制作完备的公文写作模板，提升公文写作的规范性，确保公文写作内容的简明和完整。
3.2做好细节管理工作
细节决定成败，做好细节管理工作能够为提升办公室文秘综合管理工作的效率奠定良好的前提条件。文件、文字和服务是办公室文秘工作的基础和核心，对文字的细节进行敲定，避免出现语法上的低级错误，对遣词造句进行精细谋划，确保能够用简明扼要的文字对领导指示进行精准传达。同时，应做好文件传阅工作的细节管理，从接收文件到传阅文件再到回收文件都要做到闭环处理，做好文件编号编制和进度跟踪工作。办公室文秘应树立精细化的服务理念，将繁重的事物简单化，理清杂乱的事物，精益求精，不断提升办公室工作效率和整体质量。
3.3确保各项事务落实
办公室文秘的工作内容包括督办各项事务、收发文件、安排会议和做好会议纪要等，由于办公室每天会接收大量的文件，为了降低领导的工作任务，避免时间的浪费，办公室文秘应筛选大量文件，尤其是对传真机接收的文件进行甄选，剔除并销毁社会组织发送的购买刊物的函件和社会邀请函。同时，办公室文秘应做好会议纪要工作。对领导的发言内容进行高度浓缩，并集中体现在会议纪要的内容上，将会议纪要及时分发至各个部门，使各部门员工能够依据会议纪要规定的各时间节点完成任务，全面落实领导的指示和要求。
3.4加强与各部门的沟通
办公室文秘应树立超前意识，统筹安排办公室的各项事务，根据事务的重要程度制定完善的工作计划，超前准备、谋划和安排，实现对各项事务进展情况的良好把握，对工作进行提前部署，确保工作任务能够按时或提前完成。同时，办公室文秘应加强与各部门的沟通和交流，妥善处理好与各部门之间的问题，确保各项工作贯彻落实。办公室文秘应充分发挥调度人员和服务人员的作用，在办公室与其他部门间搭建沟通的桥梁，统筹企业的各项事务，协调各部门利益，充分发挥各部门的优势，提升各部门之间的凝聚力，营造和谐融洽的工作氛围。
3.5提升自身综合素质
要不断提高自己的政治素质。办公室工作具有较强的政治性、全局性和政策性，需要工作人员树立忠诚坚定的态度和作风，把政治素质作为自己的第一素质。这就要求办公室文秘应不断提高政治鉴别力和政治敏锐性，基于政治视角辨证的分析问题和解决问题。第二，要全面提高自身的综合业务素质。由于办公室工作具有复杂性的特点，涉及面广且具有较高的标准和要求，这就需要办公室人员必须具备广博的综合知识和社会常识，勤学苦练，博采众家之长。既要提升对书本理论知识的掌握程度，又要在实践过程中不断完善自身，成为复合型人才。要做到提笔能写，开口能讲，有事能办。第三，要加强文秘人员教育培训工作。办公室文秘人员由于工作性质的关系，与其他部门人员相比，培训机会相对不足，文秘人员的知识更新速度较慢，现有的知识水平很难满足工作的需要。因此，要加强文秘人员的培训工作。在培训办公室文秘人员过程中，应着重提升培训的针对性，提倡“菜单式”的培训模式。
结语
企业在新时期的发展和进步离不开高效的经营和有效的管理，企业的办公室秘书工作具有极其重要的地位和作用。办公室秘书人员要不断提高自己的业务能力，总结自己的工作方法，提高主动意识，协调好员工与领导、部门和部门之间的关系，提高工作效率，不断创新和进步，为单位工作的顺利开展提供坚实的保障。
参考文献
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[3]张慧晶.浅议提高办公室文秘工作质量与水平的途径[J].中国高新区,2017(15):224-225.
论文作者:乔凤杰,周波,闫清波,陶杨,高渝,谢小宁,杨志千
论文发表刊物:《基层建设》2019年第21期
论文发表时间:2019/10/18
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