摘要：水利工程档案管理具有法制性、时间长、内容广、种类多、完整成套和实用性强等特征，其是促进水利工程建设事业发展的重要依据。为了进一步提高水利工程档案的利用性与服务性，本文简单分析水利工程档案管理的工作要点。
关键词：水利工程；档案管理；要点
前言
水利工程承担着防洪、防旱、防涝和发电等功能，因此要求保证其在长期的运行中低事故率或零事故。为此，要求收集从设计施工到运行维护全程的文件材料，并确保档案材料的系统性、真实性和完整行，从而充分发挥水利工程档案的应用价值和满足其功能要求。下面，笔者主要从档案收集、整理、保管和利用等方面浅析如何高效开展水利工程档案管理工作。
一、水利工程档案收集
针对水利工程档案收集，其是将一切分散在参建单位的工程建设图纸和文件材料集中在一起，并由参建单位安排专人管理。现如今，水利工程档案收集管理工作日渐系统化、规范化和标准化，具体要求明确以下要点：
（一）完善档案管理体系
为了规范水利工程档案收集管理工作，首先要求参建单位与其业务部门安排专人管理档案，并制定实用价值高的水利工程档案收集管理制度，以保证水利工程档案收集工作有条不紊地开展；其次，组织不同单位的档案管理人员参与培训，以增强其合作和自主意识，即密切彼此在水利工程建设中的沟通与配合，从而保证文件材料传递与保存的及时性。
（二）提前开展档案收集工作
水利工程档案收集工作的开展提前到档案形成阶段，即：首先，水利工程档案管理部门积极指导不同单位的档案管理人员有序开展参建单位文件材料的收集工作，并协助编制档案归档范围、保管制度和收集工作流程；其次，在档案收集工作流程的控制点上，不同单位的档案管理人员严格按照文件材料的收集范围收集整理各自在水利工程建设中形成的文件材料，同时检查文件材料的准确性与完整性。
（三）严格考核档案收集管理工作
水利工程档案的内容繁杂、数量庞大，且不同单位的工作方式、工作内容不尽相同，因此形成的档案表现出明显的工作属性差异。为此，首先要求参建单位按《科技档案案卷构成的一般要求》制定可操作性强且与所属单位相符的文件材料归档范围要求、管理规定，用以规范水利工程档案收集管理工作；其次，在水利工程单项验收和竣工验收前，由档案管理部门严格审核文件材料收集的工作质量，并将审核结果纳入单位工作考核与工程验收中。
二、水利工程档案整理
水利工程档案整理是将零散的文件材料归整为标准形式的档案。依据《水利工程建设项目档案管理规定》，水利工程档案可分为前期、综合、论证、会议、水土保持、水文、地质、规划、移民、交通、机电、水工、金结、施工和监理共15类，并采取单项工程分类法，即：按专业的不同在大类下设小类；分类编号，并通过工程代号与数字混合编码来整理文件材料，同时在确定文件材料归属类目、保管期限的条件下，按文件材料形成的规律对互联的文件进行组卷，以方便保管利用。水利工程文件材料组卷的具体规定如下：同一阶段、专业、子项目和问题的案卷排在一起；前面排文字材料、后面排图样；前面排打印件、后面排定稿；前面排译文、后面排原文；前面排批件、后面排请示报告；前面排复文、后面排来文；按原报告的编号排列成套的图纸、报告；前面排总报告、后面排分报告；前面排报告、后面排附件与附图，并按原编号排列附件；按时间期次排列简报与期刊。
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三、水利工程档案保管
水利工程档案保管要求严格按照规定管理库房、档案的出入库等，即：
（一）档案库房管理
按照档案保护技术规范的规定，水利工程档案库房管理首先应做好防火、防潮、防虫、防霉、防尘、防鼠和防盗等措施，以延长档案的寿命；其次，为库房配备专业的设备，用以自动控制和实时监控库房的温湿度，见表1；第三、统一规划档案存放，并在入口处标明档案存放图示，以方便存取档案；档案库房内严禁存放无关物品，且严禁烟火；第四、严格执行“闲杂人等严禁进入档案库房”的规定，而在特殊情况下，要求库房管理人员陪同进入。
表1 档案库房温湿度控制表
档案库采暖库夏季规定范围内每昼夜的波幅
温度（℃）14-24≥14≤24±2
相对湿度（%）45-60≥45≤60±5
（二）档案出入库管理
针对水利工程档案的出入库管理，要求明确下来工作要点：首先，施行等级制度，并创建档案出入管理的总台账、分库台账，注意保证实体档案数据与目录档案数量一致；其次，由调卷的管理人员登记档案的总台账，并由分库管理人员登记档案的分库台账；第三、在归还档案入库时，库房管理人员负责核对实物与目录，并确保实物的文件页数、文件数、案卷数与目录一一对应和案卷无破损。
（三）纸质档案保管
针对水利工程纸质档案的保管，首先要求先按规定消毒和灭菌，再接受入库；其次，待档案装盒后，在盒上盖档号红章；第三、按全宗一类别排列档案，并按流水顺序号排列同一类别档案。
（四）电子档案保管
针对水利工程电子档案，其采用了在线磁盘备份技术进行保管，并辅以光盘备份。其次，电子档案保管既要满足纸质档案保管的一般要求，又要满足对库房温湿度控制的特殊要求，即：磁性载体温度15-27℃、相对湿度40-60%，光盘温度14-24℃、相对湿度45-60℃；第三、将电子档案存入防磁柜中，以防受到光线、灰尘、磁场、机械震动和有害气体等的影响；第四、装盒保管单片载体，并竖立存放；第五、按《电子计算机机房设计规范》设置专门的机房保管电子文档和运行服务器；第六、定期读取、检查和登记电子档案，以保证档案信息完整。
四、水利工程档案利用
水利工程实体档案利用与电子档案利用不尽相同。其中，实体档案的借阅流程为：预约→登记→目录查阅→审核→调卷→阅卷→复制→归还→外借，注意封存的电子档案、孤份档案和珍贵档案不得外借，以保护移民档案的原件；电子档案的借阅流程为：在线登录→查阅→审核→利用，注意水利工程电子档案一律添加档案管理行政部门的水印，并加密数据，以防电子档案信息被侵权使用或非法流失，从而确保水利工程电子档案数据的安全利用。
结语
在水利工程建设事业快速发展的新形势下，要求高效开展水利工程档案管理工作，并尽快实现档案收集、整理、保管和利用管理的信息化，从而提高我国水利工程的现代化管理水平。
参考文献
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[3]张蕴倩，曹瑛，胡继成，孙传远.新形势下创新水利工程档案管理的途径[J].江苏水利，2016（01）：69-72.
论文作者:马飞燕
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2018年第14期
论文发表时间:2018/9/20
标签：档案论文; 水利工程论文; 库房论文; 文件论文; 材料论文; 管理人员论文; 单位论文; 《建筑学研究前沿》2018年第14期论文;