摘要：随着社会经济的高速发展，档案管理工作也开始朝着数字化、信息化、动态化的方向发展，档案资料的数字化处理和智能化管理是时代发展的必然趋势。在信息时代，人们借助先进的数字模拟技术、精密的计算机技术，以及类型多样、明目繁多的档案管理软件，就能有效开展档案的数字化管理，大大节省了人力，进一步提高了档案管理的效率，让档案的筛选、调用更加的有效、便捷。但是档案数字化管理的过程中，档案信息数据的安全风险也随着增加，尤其是在互联网信息技术不断普及应用的现代社会，电子档案的泄露、篡改等问题屡见不鲜、层见叠出，如何提高档案数字化的质量和安全保密控制水平，切实保障数字档案的质量安全，是档案管理工作实现数字化发展的首要前提，只有做好质量安全、保密控制这两方面的工作，才能让档案数字化管理工作朝着健康可持续的方向发展。
关键词：档案数字化；质量安全；保密控制
档案数字化管理本身是一个舶来概念，与其相关的理论研究最早发起于美国。近些年，随着网络信息技术的高速发展，档案数字化的概念才逐步推广到发展中国家。与以美国为代表的西方发达国家相比，我国的档案数字化工作还处于起步时期，正处于紧张的探索、论证阶段。在经济新常态的时代背景下，我国档案数字化建设的需求也不断提升，为了更好的应对信息时代的挑战，我国相关部门、各个企业一定要有意识、有目的、有计划的做好档案数字化的建设、管理，提高档案电子数据的质量安全。笔者在此对档案数字化的质量和安全保密控制工作提出自己的几点拙见，以抛砖引玉、求教于大方之家。
一、档案数字化的质量及安全保密控制概述
档案数字化是一种时新的档案管理模式，它借助数字化技术、计算机技术，对传统档案信息进行数字化的录入管理，从而提高档案管理的效率，为档案的调取、筛选等提供便利。档案数字化本质上属于现代化档案管理工作的重要一环，在信息时代，档案数字化的发展呈现出极为良好的应用前景，它能够让档案数字化的技术优势得到充分的发挥，进一步提高档案资源的利用效率，让档案数字化更好的服务于人。在档案数字化的发展中，档案资源的泄露、篡改等弊端、不足也逐渐突显，如何在利用数字化优势的同时，有效规避其弊端是档案数字化发展过程中需要解决的重大问题。在档案数字化发展的过程中做好质量和安全保密控制工作可以起到事半功倍的效果。
二、档案数字化的质量控制策略
（一）提高档案管理人员的能力
对于档案管理人员来说，档案数字化的质量控制是一项全新的工作，要想此项工作得到顺利的开展，就必须提高档案管理人员的专业能力，让其更加适应信息时代、数字时代的发展需求。首先，可以对档案管理人员开展定期的专业培训，聘请行业专业为其宣导时新的档案数字化管理理念和管理方法。让其具备相应的信息技术能力；其次，要加强对档案管理人员的有效选拔，在人才市场中寻觅一些具有档案数字化专业能力和实践经验的人才，充实自身的档案管理人才队伍；再次，要人因其用、人尽其才，在人才培养培训、选聘之后，要结合人才的实际特点，为其安排合适的岗位，让人才引进来、留得住，让其在岗位中更好的发光发热。
（二）制定合理的档案管理方案
档案管理部门要结合部门实际以及档案数字化管理的基本原则、行业政策来开展档案数字化管理方案的确定，做好档案数字化管理流程的调整、优化，进一步提高档案数字化管理的实效。同时还要做好档案数字化管理制度规范的确定，确保所有的档案数字化管理行为都有据可依、有迹可循，对档案管理人员的行为、操作进行相应的约束、规范，让档案的数字化管理工作朝着标准化、专业化的方向发展。
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（三）科学选择档案数字化软件
软件系统是推动档案数字化发展进程的重要媒介，在开展档案数字化管理时，采取恰当的、专业的、实效性的软件工具，可以让档案数字化的建设、管理变得方便、快捷，尤其是在信息的录入采集、统计分析方面，软件系统的有效使用，可以大大节约人物力资源的投入，有效降低人力采集的误差率，提高档案的正确性和精准度。
（四）制定规范化的标准和参数
档案数字化的建设一定要符合国家统一的标准，只有满足国家的统一标准才能进一步扩大档案数字化的使用范畴，让各个行业的档案数字化能够形成横纵向的综合比对，提高我国档案数字化建设的整体水平。当然各个行业在遵循统一标准的基础上，结合自己的实际情况，进行标准、参数的细化、完善，从而为后续的档案数字化管理工作的开展奠定坚实的基础。
（五）定期的监督、检查、评估
档案数字化建设、管理是一项复杂、系统的工作，因此在开展的过程中一定要开展定期的监督、检查、评估，以严格的验收机制为依托，进一步提高档案数字化的质量和安全保密控制水平。在评估之后要执行相应的惩罚机制，有奖有罚，这样可以有效带动档案管理人员的工作积极性，也可以提高档案管理人员的自省意识，从而推动档案数字化的有效开展。
三、档案数字化的安全保密控制策略
（一）提高技术保障手段
提高技术保障手段，可以进一步提升档案数字的安全保密控制水平。首先，软件层面。可以引进先进的档案管理软件操作系统，来提高档案资料的安全性，同时在档案数字化的管理中可以使用先进的加密技术和防火墙技术，建立一个安全、独立的档案数字化运行内网环境，从而有效防止档案数据的、泄露篡改，并及时的做好软件的升级、漏洞的跟新、病毒的查杀，确保其运行环境的安全有效；其次，硬件层面。要建立相应的安全防范系统，采用高质量的监控设备和高精度的计算机防范措施，对计算机的硬件存储能力进行提升和优化，防止硬盘的老化、失效，要对计算机硬件设备进行定期的升级和更换，阶段性的对信息数据进行清理、复制，以有效防止档案数据的丢失、损坏。
（二）注重安全制度建设
要加强档案数字化安全管理制度的建设工作，明确档案数据在数字环境中的使用程序和使用方法，建立相应的责任制度，将安全保密控制工作责任到个人。首先，要制定切实可行的安全制度规范，明确档案数字化管理中各级人员的安全管理责任，并对其开展有针对性的安全管理培训；其次，要对涉密档案开展保密控制，所有涉及到涉密档案的调用，都需要交由专人进行审核，并且该数据只能在内网封闭环境中调用，从而进一步减少档案信息的泄露风险。
（三）加强保密氛围围绕
良好的档案数字化保密氛围，可以督促档案管理人员形成良好的管理操作习惯，进一步降低档案信息的泄露。其中安全教育必不可少，要做好档案数字化安全保密控制工作重要性的有效宣导，让档案管理人员意识到档案数字化数据安全保密的重要性，形成预警意识。
结语
综上所述，不难看出，在新时代，我国的档案数字化管理工作也呈现出新的特点，面临新的机遇和挑战。在开展档案数字化管理的工作中，数据的质量安全和保密控制是必不可少的关键要素，只有加强对档案数字化质量和安全保密控制工作的重视，采取积极有效的措施予以应对，才能为档案数字化事业的发展提供切实的保障，才能有效实现档案数字资源的安全共享，让档案管理更好的服务于大众，更好的实现其应有的价值和使命。
参考文献：
[1]王崇.谈档案数字化的质量和安全保密控制[J].才智，2017（30）：226.
[2]齐二美.浅谈档案数字化的质量及安全保密控制[J].办公室业务，2016（07）：137.
[3]罗新敏.简述档案数字化的质量及安全保密控制[J].赤子（上中旬），2015（01）：149.
论文作者:石夏
论文发表刊物:《基层建设》2019年第31期
论文发表时间:2020/4/13
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