摘要：质检机构为工程建设提供检测试验技术服务，在其开展检测活动中形成的工程文档资料是工程建设质量管理的关键依据，因此本文对质检机构的工程文档管理与应用进行了分析。
关键词：质检机构；工程文档；管理；应用
建设工程工程质量检测机构（简称质检机构）是指依法取得检测资质，接受相关方委托对建设工程项目提供检测试验技术服务的机构。质检机构服务内容包括：建筑工程材料、构配件的见证检测；按照相关法律要求、工程建设标准及质量规范开展抽样检测；接受委托的其他检测项目。质检机构在开展检测服务过程形成大量工程文档资料，这些资料是证明检测结果可追溯的重要依据，也是质检机构保护自己的有力凭证。因为质检机构要接受建设工程质量监督机构的监督管理[1]，这些资料证明质检机构严格按法律法规、标准规范要求开展检测服务，程序合理，结果客观。同时，质检机构也为社会提供连续化的专业服务，使保存的文档资料成为可资利用的材料，创造社会价值。因此，本文对质检机构的工程文档管理与应用进行了分析。
1 工程文档管理方法
1.1 文档管理体系的构建
质检机构内部应设立专门的文档管理岗位，负责文件的传递、整理、保存、归档。文件的权限管理可确保文件的完整性和安全性，避免文件被随意修改、删除和盗用[2]。
1.2 文件接收与整理
文档管理人员应按照文档接收制度，将分散于质检机构各部门及个人手中的文件资料收集起来，并在文档管理部门集中管理。在文档资料收集过程中，应注意以下两点：（1）掌握文档资料接收的主动权，要求文档管理人员必须熟悉文档资料的形成规律。质检机构的文档资料自有其形成规律，通常第一手资料就是通过检测手段将原始数据转换为检测报告的过程，所以文档管理人员不能坐等资料送上门，而应该及时主动收集，这样才能保证文档资料的完整、准确和系统。（2）文档管理人员应主动协助相关部门做好文档资料的形成、积累、整理和归档，为文档资料完整收集奠定良好基础。一般来说，在检测工作开始就要协助相关部门做好文档资料的形成工作。在这个过程中，要留意相关部门工作流程、进度安排和文档资料形成规律。为了更好地收集文档资料，文档管理人员应与相关部门人员合作共同拟定文档资料形成大纲，用作文档资料形成、积累、整理的依据。
1.3 文件归档跟踪
所有接收的文件应分类归档，并按不同的类别存放在指定位置。目前的文档分为电子文档和纸质文档，电子文档应存储在公用盘指定位置，纸质文档也应归类放置在专门的文件柜内，以便查询、使用和提供依据。质检机构的文档分类应根据本单位工作范围、性质、工作流程以及专业特点进行分类，以下列分类方法为例：（1）文档资料大类可根据检测工作范围来分类，例如建筑材料与配件类、建筑地基基础类、建筑结构主体类等；（2）在文档资料大类之下再分为具体类目。具体类目的分类方法就很多了，因为质检机构的检测项目很多，可以按建筑结构安全大小分为重要类目和普通类目，然后分别组卷。重要类目可以包括地基基础、结构主体，普通类目包括建筑材料与构配件。例如“大类代号-一级属类-二级属类-三级属类-四级属类-案卷顺序号” 就是过去习惯的项目结构模式，但根据《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）应按“全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号”方式确定档号，所以应逐步适应新的编目方式。总之，文件有序归档，不仅体现工作流程，而且也提升了文档资料的利用效率，每一份文件都要有序可查，即使作废文件也应标注“Cancelled”，不能随意删除，保留文件痕迹也是可追溯性的基本要求。而且为了便于跟踪，应建立Excel清单表或状态表，以备查询及跟踪管理。
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1.4 文件档案的组卷与组件
文件档案组卷就是在档案资料整理时，将内容相关的文件组织为卷，也称为立卷。例如根据时间和重要性排序，将合同/协议书、工程概况表、现场检测原始记录、见证记录、检测报告等组成一个案卷，当然也可以按类属或问题组卷。但根据新标准DA/T22-2015，取消档案立卷，改为档案资料组件。组件是指以每份文件为一件，并按件进行组织，这样做可以减少组卷的工作量，插卷方便，抽取借阅方便，保密性强，但是增加了后期整理装订的难度，文件之间的联系、完整性被割裂，需要针对这些问题研究新的措施[3]。
1.5 档案资料的鉴定
档案资料需定期评价和鉴定是否具有保存价值，从而确定保存期限，并且从中剔除不需要保管的档案。档案的鉴定问题应由质检机构主管领导、技术质量负责人与文档管理人员共同参与解决。通常，常规建筑材料检测文件形成的档案应保管5年以上，建筑结构主体检测文件形成的档案应保管10年以上。档案资料经过鉴定，剔除无保存价值的档案可以减小存储空间，优化馆藏，并且按照重要性分清主次，为改善保管、加强重点档案保护创造有利条件。
2 工程文档管理中的质量控制
2.1 工程文档质量要求
工程文档质量要求就是前述提到的完整、准确和系统，但从档案资料管理的专业性要求分析，应包含外在规范和内在质量两个方面[4]。外在规范是从文档资料外在质量方面提出的要求，并且体现在分类科学、整理规范、组卷合理、案卷装订美观、封面编制规范、档案编目条理清楚有序、查阅方便等方面。内在质量是对文档资料的内容方面提出的要求，除文字清晰、图表整洁、图样清楚、签名盖章完备以外，还要求内容表述清楚、用语规范、依据合理、数据对应、资料齐全、符合规范要求、不隐含争议与安全漏洞等。
2.2 工程文档质量管理
为了保证工程文档质量，不仅需要提高文档管理人员业务技能，还要求质检机构相关部门提高档案意识，增强依法做好工程文档管理的主动性与自觉性，按照档案法规与标准规程要求，按照“谁形成谁负责”的原则，积极履行规范化文档管理义务。其次，应加强档案资料的监督检查，按照实事求是的原则，对接收发出的文档资料进行复核，发现问题，及时处理，堵塞漏洞，不留隐患。
3 工程档案资料的利用
某烂尾楼建于10年前，因故停建。后来建设单位提出希望在原有结构上加建2层顶板与围护结构，但停建前主体结构尚未封顶，设计单位提出需要主体结构原始检测数据，然而停置期间建设单位多次易主，原有资料大多遗失，且未竣工工程资料没有向城建档案馆移交，所以查找原始检测报告的希望落空，于是现任建设单位向该建筑质检机构求助。质检机构根据建设单位提供的线索，从大量档案资料中找到了该建筑主体结构检测的原始记录和数据，为烂尾楼改建提供了客观依据，也为这项工程挽回巨额经济损失。
4 结语
质量检测工程文档管理始于委托合同或协议的签订，贯穿于现场抽样、见证取样、检测试验、数据处理与复核、检测报告形成的过程，并在资料存档、归档工作中。提高工程文档管理水平不仅为工程建设质量监管提供有力的依据，也是为社会提供连续性专业服务的需要，因此必须重视工程文档管理，做好工程文档管理工作。
参考文献：
[1]李建业，张秀英，张萌，等. 新形势下加强工程质量检测机构监管工作的探讨[J]. 工程质量，2016，34（10）：36-39.
[2]彭荣新. 工程项目文档管理浅析[J]. 石油化工设计，2015，32（3）：40-41.
[3]潘青. 互联网时代“卷”改“件”对档案利用工作影响和推动策略[J]. 城建档案，2017（2）：100-101.
[4]潘运方. 工程建设项目档案内在质量探讨[J]. 广东水利水电，2015（12）：63-70.
论文作者:阮亚胜
论文发表刊物:《防护工程》2017年第15期
论文发表时间:2017/10/18
标签：文档论文; 质检论文; 资料论文; 机构论文; 文件论文; 工程论文; 档案论文; 《防护工程》2017年第15期论文;