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社会信息通信技术的飞速发展和广泛应用，为档案的科学保管和有效利用提供了前所未有的机遇。如何全面应用信息智能工具和现代信息技术，把馆藏、室藏档案信息揭示、开发出来，并实现档案信息的接收、整理、存储、利用等业务环节的信息化，成为事关新世纪档案事业实现跨越式发展的关键问题。
一、我省档案信息化建设的基本现状
近年来，我省档案管理现代化取得了显著成绩，档案信息化建设有了一定的基础，现代化基础设施设备有了较大的改善，档案信息化建设已被确定为我省档案事业发展“十五”计划的重点之一。经过几年的目标管理认证活动，各级档案馆形成了较为完善的管理体系，全省各级综合档案馆已普遍开展档案著录工作，有条件的档案馆已使用计算机辅助管理档案。截止目前，全省185个综合档案馆中，已有140个馆配置了计算机等现代化设备，其中省馆有微机79台、市馆93台、县馆176台。全省各级综合档案馆已录入文件级目录1210多万条，其中市级馆录入694万多条，县级馆录入498万多条。省馆局域网已开通运行，承德市馆也已建成局域网；“河北省档案信息网”连接了11个市，并向社会发布档案信息。省馆和59个市、县馆基本实现了档案资料的计算机检索。
综上所述，通过各级档案部门的努力，我省档案信息化建设已具备了四个较好的基础。
一是思想基础。全省各级档案部门对档案信息化建设已有了一定的认识，对省局以档案信息化带动和促进各项业务基础工作的思路已做出了积极的响应。54%的档案馆购买了档案管理软件，1210多万条文件级目录输入计算机就充分说明了这一点。
二是硬件基础。目前全省已有75.6%的国家综合档案馆和30%左右的市县直单位拥有了微机，这就为实现档案信息化奠定了较好的物质基础。
三是业务基础。通过开展目标管理认证，上千万条文件级目录的录入，不仅为我省今后的档案信息化工作积累了非常宝贵的经验，也为我省建立档案信息资源数据库打下了良好的基础。
四是工作基础。成立了全省档案信息化建设协调小组，加强了信息化建设的统一领导，统一管理。同时，我们已拥有一批高、中级档案专业技术人员，经过多年的实践，积累了较为丰富的工作经验，其中也包括应用计算机管理档案和建立检索体系方面的经验，档案信息化建设人才队伍初步形成。
二、当前存在的主要问题
虽然我省档案信息化建设取得了可喜的成绩，但与社会信息技术的发展形势还不相适应，与先进省市相比，无论是硬件，还是软件方面，都有一定的差距，特别是“两个不统一”和“两个缺乏”，即思路未完全统一、技术标准不统一，经费缺乏、计算机专业人才缺乏，严重制约着我省档案信息化建设的发展。具体表现是：
一是思想认识不到位，重视程度不够。一方面，传统思想和畏难情绪严重，不懂现代科学知识和技术，又不愿去学，不愿去接触。另一方面，对档案信息化的了解不深不透，没有充分认识到档案信息化建设是大势所趋，是时代要求，尤其是对其在社会信息化中的重要作用缺乏必要的认识，没有把档案信息化建设摆到应有的高度。
二是全省没有形成统一规范的档案信息化管理体系。到目前为止，我省各级档案部门的档案数据标准和管理软件还处于一种无序的状态。数据标准不统一，使用的软件五花八门，种类达7种之多。在工作中各自为政，造成资源的浪费，也给档案信息资源的互联互通和共享带来了极大的困难。
三是投入不足，硬件配置相对滞后，难以满足档案信息化发展的需要。通过近两年的统计情况可以发现，我省综合档案馆拥有微机数量剧增，但是相对于信息化发展需要，仍显不足。尤其是仍有45个县馆尚未配备微机，还有一些机关、团体、事业单位的领导不愿给档案室配微机，即使配上了，也是从其它部门淘汰下来的旧机器，运行速度慢，容量小，且不适合应用于网络系统。
四是计算机技术人员缺乏，档案干部队伍素质亟待提高。目前全省从事档案工作的计算机专业大中专以上学历的仅有13人，占全省各级档案局馆总人数的0.45%。大部分档案人员缺乏计算机方面的知识，多数只会简单的操作，计算机的作用不能有效发挥。
三、对加强档案信息化建设的几点建议
档案信息化建设面临的新情况、新问题确实应该引起我们的足够重视。我们认为，解决档案信息化建设所面临的突出问题，应从以下几个方面入手。
第一，增强档案信息化建设的紧迫感和责任感，建设一支适应档案信息化发展需要的干部队伍。加强档案信息化建设，是我省“十五”期间的一项重大而艰巨的任务。要实现我们的奋斗目标，就必须进一步深刻认识到档案信息化建设的重要性，认识到档案信息化建设对档案事业的巨大推动作用，增强我们加快档案信息化建设步伐的紧迫感和责任感，不等不靠，通过我们的努力，切实把档案信息化建设方方面面的工作抓实、抓紧、抓好。与此同时，要加强对全省档案人员的档案管理新技术、新方法和新信息等基础知识的普及和培训，更新档案干部队伍的知识结构，提高我省档案工作者的信息化整体水平。另外，要转变观念，在努力提高档案管理人员计算机和网络应用能力，积极接收计算机专业大中专毕业生的同时，还可以广泛借助社会力量，从社会上聘请技术人才，“不求所有，但求所用”。总之，我们需要通过多种途径满足信息化建设的人才需求。
第二，制定标准，统一数据和软件，为档案信息化建设奠定有利基础。档案信息化建设必须要在统一规划的基础上，采取统一的数据格式、统一的软件程序、统一的技术标准、统一的工作规程，才能建立起上下成线、纵横成网、信息资源高度共享的档案信息化网络。为此，首先必须纠正“各自为政”的现象，坚持全局的观念，坚持全省乃至全国“一盘棋”的思想。其次尽快制定出既符合档案信息化规律，又适用于我省实际的技术规范和标准，尽快推广应用符合档案部门业务工作实际的应用软件。这样才能解决馆室之间、馆与馆之间信息的交流问题，才能实现档案信息资源的互联互通，才能稳定推进我省档案信息化建设的进程。
第三，抓好档案信息化建设的基础性工作，尽快建立档案信息资源数据库。档案业务工作信息化的前提是建立起资源配置合理、特色突出、利用方便的档案信息资源数据库。只有加快档案数据库建设，尽快形成数据规模，使计算机检索系统实用化，才能把馆藏档案信息进一步深入开发出来，使我们的服务水平和服务能力得到提高。当前，应重点解决信息化建设的“瓶颈”问题，广泛开展档案的文件级著录标引并录入微机，以建立检索系统为突破口，实现馆室藏档案信息的深入开发利用，实现档案馆档案由实体管理向信息管理转变。此外，由于档案信息具有保密性和机要性，信息安全尤为重要。除保证网络安全外，还要保证档案信息前处理工作的安全，使用外聘人员进行控制档案著录标引时，应使用处理好的目录。
第四，争取领导重视，逐步加大信息化基础设施投入，为档案信息化建设提供保障。积极争取各级党委、政府对档案信息化建设的重视和支持，加大投入，购置设备。同时，应力争将档案信息化建设纳入到当地社会信息化工程建设之中，纳入到机关办公自动化的范畴之中，以保证档案信息化建设的持续发展。