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李 军：香港方面对举办这次培训班相当重视，香港档案学会会长夏其龙亲自接待了我们 ， 并由包括香港特区政府档案处处长、香港历史档案馆馆长在内的一批资深档案专业人士为我 们授课。具体培训课程涉及香港特区政府档案管理的基础理论、组织机构、发展历史及档案 整理、公共服务、科技应用等方面内容，并结合专业学习安排参观了香港特区政府律政司、 资讯科技署、屯门档案中心、柯达公司以及保良局、东华三院等公私机构。
与上海相比，香港的档案事业是上一世纪70年代才快速发展起来的，1972年成立了专门保 存历史档案的香港历史档案馆，1989年设置了档案行政管理部门——香港政府档案处，以后 又在档案处下建立了负责管理政府机关非常用档案的档案管理组（下辖两个档案中心）。虽然 香港的档案事业发展起步较晚，但他们有一些方面很有特色，例如：
1.颇具特色的档案管理理念
香港政府系统的档案工作基本上以西方的档案理论为指导，特别仿效了澳大利亚的档案管 理模式，因为香港历史档案馆的首任馆长是澳大利亚人。在香港，主要按照文件生命周期理 论进行文档管理，这使香港档案管理工作中“文档一体化”的特点十分明显，把许多本来在 历史档案阶段要做的基础性工作在文件或档案阶段就提前解决了。例如：档案的分类标引和 主题标引工作，在上海一般是档案进入档案馆后才做的事，而在香港文件一产生就做好了分 类号和主题词的标引，由此大大减少了档案馆在基础工作方面的工作量。
“极重要档案管理”是香港档案管理工作中的一个重要内容，这个概念在内地不常见，但 事实上却很重要。“极重要档案”是指在紧急情况下和发生灾难时，一个机构赖以继续维持 运作及保护机构、员工和公众权益的档案。这部分档案一般约占机构全部档案的5%。“极重 要档案管理”的目的主要是为了应付天灾人祸及突发事故，香港的政府部门以及许多私人机 构（如银行、企业）都建立了极重要档案的备份，并采取异地保存，如：香港政府各部门日常 产生的重要档案在政府资讯科技署的一个大型数据库中有备份存储。香港政府还于2000年出 版了《极重要档案保护手册》，而且要求每个机关都应制定这种手册。“极重要档案管理” 的作用在平时似乎不明显，但一旦灾难来临就会显现出它不可忽视的价值——可以极大地减 轻灾难带来的后果，继续维持机构的运行。
2.实用的档案管理方法
香港档案管理方法的实用性突出地体现在他们的档案设施与装具上。在香港历史档案馆， 档案的储存装具一般由档案部门自己设计，他们的设计原则是用最低的成本、最大的效率来 储存和提取档案，一般要考虑档案的形态、储存的空间、装具制造的成本、档案取用的效率 、档案增长的速度、员工工作的舒适程度等因素。根据档案的不同情况，他们设计出多种式 样的档案装具，仅放置纸质档案的装具就有：密集架、四斗文件柜、组合文件柜、横式档案 挂架、悬挂式档案挂架、开放式旋转文件架、隐密式旋转文件架、推拉式文件架等等，地图 、胶片、照片、光盘、磁带等各种载体的档案也都配有相应的各种装具予以存放。
3.档案鉴定方式与档案中心的作用
在香港，非现行档案的处置方式一般有三种：经一定程序的鉴定后，确认没用的就销毁； 可能在将来的一段时间内还会用到的就存放到档案中心或者缩微后将档案原件销毁；确定有 历史价值的直接移交至历史档案馆。而档案鉴定存毁的依据就是档案存废时间表。行政档案 的存废时间表由政府档案处统一制定颁发，各部门只要依照执行即可。对于各部门的业务档 案，政府档案处则鼓励各部门与档案处共同研究制订相应的档案存废表，部门以后只需按照 此表对档案进行处置即可。没有制订档案存废时间表的部门如果要销毁档案，必须将待销毁 的每一份档案都列具清单报政府档案处审批经同意后才可以销毁。
隶属于政府档案处的两个档案中心实际上就是通常说的文件中心，它们是为各政府部门保 存具有一定业务价值而暂时又不能销毁的非现行档案并提供有关服务的地方。各政府部门多 将办理完毕的档案存放于此，保管时间一般不超过7年，如要查阅可由档案中心负责调卷， 一般从提出要求到拿到档案限期3天，特快要求则必须在当天完成。由于把非现行档案集中 存放在档案中心能为各政府部门节省大量开支，需要查阅档案时又能得到很好的服务，因此 ，档案中心非常受欢迎。
罗上贸：香港的档案工作方式，主要是吸收运用了西方模式，对于档案外观形式加工几乎 不提要求，也没有人为地按年度划分归档。档案整理注重三个方面：一是档案价值与文件存 废鉴定；二是将相同事情的文件集中在一起，这是承办文件中就已完成的工作；三是建立移 交目录或销毁清单。归档工作的重中之重是鉴定，通用文件存废表规定：各政府机关承办处 理结束的文件，不能擅自销毁处理，经鉴定分三类处理，一是极少数具有历史价值的交历史 档案馆保存，二是多数有一定参考价值的进文件中心作短期保存，三是没有保存价值的列出 清单报档案处审核销毁。香港特区政府档案处下属的文件中心和历史档案馆配置的人员很少 ，经费也不多，但除了要承担接收、管理的责任与任务外，还十分注重利用、宣传等公众 服务，通过举办展览、研讨等形式让社会各界了解、利用档案，扩大影响。尽管香港历史档 案馆的收藏，不能与内地大型综合档案馆相比，主要是1945年以后的文件材料，但他们却成 功地举办了日本侵略史和油麻地（商业区）发展变化两次专题展览，中学生和有些教师已把档 案馆人造为第二课堂，有的甚至要求历史档案馆提供香港史的教学参考辅导材料。这足以见 证 香港同行们卓有成效的工作，在服务公众扩大影响方面也是我们可以直接效仿的。
倪 红：香港档案界对历史档案有着独特的理解，他们认为历史档案与文件产生时间的长 短 无关，只要经过历史档案馆鉴定具有历史价值的档案，哪怕是昨天刚刚产生的，就可以作为 历史档案由历史档案馆永久保存，因而只要是保存在香港历史档案馆中的档案都称之为历史 档案。正是基于对历史档案的这种理解和认识，香港历史档案馆认为鉴定档案价值和选取历 史档案是整理历史档案的第一步，也是最为重要的一步，如果不能及时把有永久保存价值 的历史档案选取及保存下来，就不会有历史档案，至少不会有完整的历史档案，因此，为了 能够完整地保存历史档案，他们十分重视档案的鉴定工作。按照香港政府管理档案的有关规 定，香港历史档案馆直接参与政府各部门档案的存废工作（所谓的存废工作，即相当于鉴定 工作）。
通常他们的鉴定历史档案分以下几步进行：(1)政府各部门负责制定本部门档案存废时间表 。对部门行政档案的存废工作，各部门按照政府档案处编制出版的《行政档案存废时间表》 （即相当于档案保管期限表）处理即可，该表由历史档案馆负责编制，政府档案处出版；对于 业务档案的存废工作，档案管理组与政府部门共同制定该部门的《业务档案存废时间表》， 该表须经历史档案馆同意方能实施；(2)政府部门档案办理完毕后，按照《档案存废时间表 》的规定，特别有价值的档案经过历史档案馆鉴定后，可以直接由香港历史档案馆收藏。一 般档案则保存在档案中心。(3)当保存在档案中心的档案保存期满后，政府部门在对档案作 最终处理时，都必须向历史档案馆提供档案销毁清单。档案馆审核过销毁清单后，再对可能 有保存价值的档案进行鉴定。在进行档案鉴定工作时，他们会作出仔细的研究和分析，然后 根据分析结果，决定哪些档案可以进馆永久保存，哪些档案可以销毁。如果一时无法作出决 定，他们会将档案封存一段时间后再作决断。任何销毁档案的有关决定，都必须记录在案。 需要特别指出的是所有进入香港历史档案馆的档案都必须是历史档案馆所需要的档案。一般 说来，香港政府各部门每年所产生档案总量的1%～5%将作为永久保存的历史档案由香港历史 档案馆保存。
内地的各级档案馆特别是综合性档案馆虽然担负着保存所属地区文化遗产的重任，是科学 文化事业的组成部分。但是档案馆的馆藏却不尽如意，究其原因，除了定期接收机关移交的 档案外，内地的档案馆与机关档案工作在业务上缺少接触是一个不可忽视的原因。机关档案 室按照有关规定，定期将已经划定保管期限的档案向相应级别的档案馆移交，而决定档案存 废命运的档案保管期限表的制定工作又与档案馆无关（至少是关系不大），往往是机关移交什 么就接收什么，造成档案馆被动地接收档案，机械地进行档案整理工作重复劳动的局面。由 于大部分档案馆对机关工作不了解，从而无法及时了解和把握所属地区的工作重点和特色， 也就无法主动地从保存地区文化遗产的角度选择所需要档案并使之得到妥善保存，这不但造 成档案馆工作的滞后，而且也十分不利于保护社会文化财富，将使档案馆无法肩负起保存所 属地区社会文化遗产的重任。
朱 榕：此次赴港学习和考察交流，给我印象最深的是香港历史档案馆同行们深入细致的 公 共服务和主动积极的开放意识。
首先，他们很善于利用各种现代传媒手段向公众宣传自己的形象、普及档案知识和激发大 众的档案保护、利用意识。如他们在专业公司的协助下，结合馆藏资料，拍摄了一部15分钟 左右的宣传片，以突出档案同香港历史和市民生活关系的崭新视角与情景化的表现手法，简 要、生动、形象地介绍了历史档案馆及其所从事工作的概貌，给观众留下了十分深刻的印象 。此外，他们还借助政府和社会各种力量的支持，积极主动地开展不同形式和内容的合作展 览。这样既可扩大档案馆的社会知名度和影响力，同时又解决了公共推广服务经费匮乏的难 题。从1998年7月到现在，该馆先后举办了香港、上海城市发展图片展览、香港史教育资源 展览、日治时期的香港专题展览、历史档案馆馆藏介绍展览、改进香港；历史档案馆馆藏海 报展览、从历史档案看油麻地地区历史专题展览、香港百 年时装展览、20世纪新闻图片展览等展览，平均每年举办3次，合作单位包括上海市档案馆 、香港科技大学、香港艺术中心等。这些展览在香港公众中都造成了不同程度的影响，有的 还产生了轰动效应（如香港百年时装展览）。
其次，他们将面向教育界服务作为推广公共服务的重点来抓，结合各级学校的历史教学， 尤其乡土历史教学的需要，培养和训练教师、学生对应用档案解决实际问题、开展历史的兴 趣和能力，使他们对档案的价值和重要性产生直接的感性认识，在培养公众的档案意识方面 真正做到了“从娃娃抓起”。在具体实施方面，针对不同对象采用不同的方法。如在教师方 面，先后与教育署合作，在1999年5-6月间，召开了大规模的“档案寻真教师研讨会”，及 2001年9月的“教科书以外：历史档案在课室的应用教材套推介会”，使教师对档案在历史 教学中的重要性和应用方法有了统一的认识。对大学生或中学生，则采用工作坊的形式进行 推广，即通过提出实践性的历史档案研究专题或具体的档案工作任务，让学生们在教师和档 案工作人员的指导下，以竞赛的方式来加以解决和完成。如香港历史档案馆与香港中华文化 促进中心合作设立了“香港历史文化考察报告奖” ，组织了“如何寻找及应用历史档案馆资料工作坊”、“如何在历史档案馆寻找各行各业的 资料工作坊”及今年10月将举行的“档案修复工作坊”；此外，还与香港历史博物馆合作组 织定期（每年的5-6月份）的“校际香港历史研究比赛”，先后已开展了“如何在历史档案馆 追溯街道历史的工作坊”、“如何在历史档案馆寻找1940-1950年代的资料工作坊”两次竞 赛活动。上述活动的社会影响力都十分巨大。尤其值得一提的是，香港历史档案馆还结合中 学历史教学的需要，用馆藏历史档案编制了一套名为“教科书以外：历史档案在课室的应用 ”的有关香港历史的多媒体教学参考资料（包括一份资料册和一张光碟），提供给中学历史科 教师作为教学参考资料。其中，资料册分为历史档案介绍、历史档案馆的藏品与服务、协助 学生使用历史档案、与学校课程相关的历史档案四章；光碟内容则包括教学资料廊（提供馆 藏档案资料55项）、1950年代至1960年代香港民生概况的互动节目和游戏（展现这一时期香港 各方面的概况）、“从历史档案看油麻地的发展”的多媒体简报（以个案说明如何应用历史档 案来重构地区发展和早期的历史）。允许历史档案馆直接为学校编写有关历史档案的教学参 考书籍，实际也就是将档案教育纳入了中学的教育体制之中，这对于提升档案界的社会地位 来说，其意义之重大是不言而喻的。
在与香港同行的交流学习中，他们对开放档案的意义、档案工作者如何以主动形式来开展 公共服务也有不少富有启发性的认识：
一，他们认为，公开档案从积极的角度看有助于个人或相关机构增进对档案所记述的人和 事的了解；从消极的角度而言，公开档案也是一种防止个人或相关机构违规违法行为的重要 手 段，还可以之为鉴，有效地避免当权者的决策失误。公开档案还有助于充分发挥档案自身的 有形和无形价值，如它的凭证性、真实性、文物性、历史直观性等。尤其历史档案作为保存 社会集体记忆的极重要组成部分，它的充分开放利用对于还原历史、惠及当代、垂训后世具 有任何其他东西所无可比拟的优势和重要意义。
二，他们认为，档案工作者应转变观念，积极主动地从利用者的角度来开展档案的公共服 务。档案工作者要对馆藏档案资料的内容有所了解，使使用者可以获得满意的咨询服务；要 通过与各方面的合作来建立馆藏档案资料的独特性与完整性：要从方便利用出发来对档案载 体及其内在信息作最佳的保存；要制作和不断改善档案索引及档案查询工具；要配合馆藏特 色，制作、购买相应的各类工具书，如词典、地图集、人名录等；要将图片、图象进行数字 化处理并提供网上的检索和复制服务；要制作口述历史资料，使档案的保存利用更具完整性 ；要与大型媒体机构合作，制作档案摄影、录象资料，出版资料集，促进资讯流通；要出版 具有一定水准的学术通讯（如香港档案学会就创办了《香港档案学会通讯》），以文字形式加 强档案专业人员、一般档案使用者和学者之间的相互沟通；要经常或定期举办小型茶会、读 书会、展览等，以座谈形式征询档案利用者的需求信息；要与教育机构和大众传媒合作，使 档案资料的接触面有广泛的拓展，尤其在大、中学生中采用集中某一专题内容让他们来参观 或参与研究（即“工作坊”形式），被证明是一种行之有效的好方法。
李 研：香港的档案管理理念与技术是比较先进的。尤其是在档案的现代化管理方面。
一、档案的数据库建设
1.档案目录的建设
香港历史档案馆从1996年3月至1997年10月投资500万，建立了一个拥有70万条数据的“历 史 档案资讯管理系统”，以满足存储信息、自动检索、提供利用等方面的需要，由于本身的工 作人员不多，因此他们注意运用社会力量来开展工作，这70万条档案目录大部分是借助于社 会力量来予以完成的。香港历史档案馆在数据库的建设方面有独到之处，即对编定案卷号后 的 档案使用条形码管理系统进行实体管理，每份档案都贴有条形码，只要通过对条形码的扫描 ，计算机马上就可以显示出该档案的基本信息及存放地点，由此使档案实体的管理更快捷、 准确、有效。
档案目录输入，采用计算机校对的方法，即同一条目录，两人分别输入，遇到错误计算机 自动报错，保证了档案目录输入的准确性。
2.档案的数字化和缩微技术
香港政府部门对档案数字化和缩微技术采取两者并进的方式。对非常用档案进行缩微制成 胶片，永久保存。而对常用的档案则进行数字化，便于人们查询、利用，同时也符合网络应 用的需要。
档案的缩微技术在历史档案馆运用颇为完善，他们有一整套科学、严谨的管理方法。在工 作中注重缩微的质量，要求相当严格，在对缩微胶片质量检验中如发现漏页，则立即重新扫 描，并通过剪片机剪贴到原胶卷的卷首，使缩微的档案信息能够完整的保存下来。同时还运 用 较先进的海波测试技术，对缩微胶卷进行抽样检查，测试缩微胶片中含银量和其他化学物质 残留量是否超出国际标准，如测试数据低于30%就定为不合格。经察看海波测试的原始记录 ，发现他们的测试数据均为80%以上。从中反映出缩微胶片质量的良好和稳定。
香港历史档案馆非常重视档案的保护和贮存，为了提高档案介质的保存寿命，对于纸质档 案、照片、缩微胶片、光盘的存贮环境具有相当严格的要求，在档案大楼装有一套精密的， 每 日24小时不停运作的空气调节与处理系统。该系统能够根据各库房贮存不同档案的要求，来 维持一个稳定的温、湿度标准。又能过滤不少于95%的大气尘埃粒子和其他污染物。
二、高效率的办公自动化
香港的政府部门现已基本实现了办公自动化，计算机运用相当普及。在参观港府律政司时 ，我们看到工作人员办公均通过局域网，迅速交换信息和文件，每人有一个电子信箱，可以 随时通过电子方式，取得部门活动等多方面的文件、资料，并可设定权限，保证了公文的安 全 性、机密性。他们每天的档案均进入计算机，每个案卷贴有条形码，由专人用扫描器进行扫 描进入电脑。该部门的网络是政府最庞大及最复杂的办公室自动化网络之一，联接25处楼层 约1000个使用者。通过它能快速、准确地查找到自己所需的资料。同时，部门还拥有一个高 效率的文件打印中心，内设两台共享的高速打印机，可以同时正反面配页打印，如遇有会议 材料需大量打印，则可以在很短的时间内配页打印并装订完毕。
三、档案工作的信息化
香港历史档案馆积极运用信息技术，重点开发历史档案的研究探讨，出版电子刊物。值得 一提的是为了适应信息社会的飞速发展，将档案工作与信息技术有机的联系起来，他们正在 努力探索，利用国际互联网的优势，在Internet网上开发了网上学校，向大众提供档案资料 的查询及举办虚拟的小型展览，以体现档案的价值，更好地服务于社会。