摘要：档案整理，是指通过一系列手段，将收集来的档案科学地组织，使之条理化和系统化。一般情况下，收集来的档案处于相对零乱、无组织状态，加上档案数量日益增加，成分越来越复杂，如果不加以整理，就会给日常管理和实际利用档案带来很大的困难。档案管理的重要内容在于文档收集和整理方面，在人们工作中有着极为重要的地位，那么对于档案管理归档整理也就是非常必要的。本文将简单叙述档案归档的整理操作方法。
关键词：档案；归档；整理；操作
引言：档案材料的种类比较多，并不单指纸质材料，随着现代科技被加入到档案管理体系之中，档案材料的存在形式也越来越多。除了一般的纸质材料之外，还有影响档案材料、声频档案材料以及实物档案材料等，面对复杂的管理对象，档案管理人员需要对原有的管理效果偏差的管理方式进行改进，将归档与整理的前期工作做好，为后期的档案管理活动创造良好的管理前提。
1、档案归档整理的概念及现状
1.1档案归档整理的概念
对于不同的行业档案来说。其类型、种类、数量、机密程度等级也都不尽相同。但是，从档案管理的本质来看，它的价值在于使数据、信息资源得到科学的管理，并能够在系统的管理中，方便保存、查询、提取、运用，以及按照管理程序进行的销毁等。因此，对档案进行归档整理分类就显得非常关键。
归档文件就是指立档单位在进行职能活动时需要的、要作为文档保存的一种文件，这些文件就是指归档文件，归档文件的整理在档案管理中是十分重要的，是基础性的环节，如果没有将归档工作做好，那么整体的归档工作就无法顺利的进行，对归档也有着十分重要的影响，需要人们重视。归档文件的整理就是要将归档的文件按照单位进行科学的整理，将整理工作做好是归档文件整理中的重点，除此之外，还要进行装订、排序、分类编目和装盒等工作，这些工作是非常繁琐的，但是需要科学的方法进行有序的整理，这样才能保证归档整理工作的开展。在进行档案管理的时候，一定要重视档案的归档整理工作，这一环节是档案转化的一种标志，既是起点也是终点，起点指的是档案管理，终点指的是文书处理工作，这就是档案管理工作中的的归档整理。
1.2档案归档整理的现状
当我国不断引进新型管理形式以及先进理念以后，不管是对企业来说，还是对相关部门而言，都对人力资源管理引起了高度重视，慢慢对档案管理的重要性有了更深的认识。目前，企事业单位、政府行政管理部门，按照人力资源管理中的档案管理体系，均有一定的培训，而且，已经将档案管理的归档整理分类作为了一个专门化的职能。他们一方面都在不断研究档案管理的改革；另一方面也在进一步落实资源配置等方面的工作。在这种发展形势下，需要对其归档整理分类问题及其提高工作效率的技巧做出深入研究，从而提出合理化建议。
2、档案整理工作的程序和内容
首先，在日常档案室的工作中，管理人员需要接收文书和业务部门所递交上来的案卷，这样就需要档案室在更大范围内对所接收到的档案进行系统的整理，通过对全宗和案卷进行排列、对案卷目录进行加工等，从而做好档案的整理工作；
其次，一些档案已被档案室进行入室保存，但由于在具体实践工作中或是在质量检查工作中发现一些档案与规定的要求不相符，在这种情况下，需要对档案进一步进行加工，对不合理的档案进行局部调整，从而更好的提高档案整理的质量；
同时，一些档案由于保存时间较长，对于这些档案需要重新对其进行调动或整理，使其自身和档案整理体系更加完善；
最后，档案室在日常工作中也会接收到一些较为零散的文件，这就需要对档案进行全过程的整理。
目前在我国大部分档案室档案整理工作中，最为常见的形式为第一种情况，后两种情况偶尔也会出现，所以作为档案工作人员也需要对整个整理程序进行有效的掌握。
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3、档案管理归档整理操作方法
3.1区别不同存在状态的档案材料
在现代的档案管理部门之中，一般需要对两种存在状态不同的档案进行整理，主要是指纸质档案与电子文档。纸质档案可以作为原始凭证，电子档案可以使档案管理人员的处理工作更加轻松。在对档案材料进行分类的时候，档案整理者要将这两类档案的分类方法进行区分。
对纸质档案进行整理的时候，需要尽量将整理流程进行简化，但是要简中有序，完成收集工作之后，就对档案材料进行全方位的检查。开展分类工作时，需要对耗费的时间进行节省，对于纸质档案进行整理的时候，可以适当减少时间的主要原因是，管理人员在对纸质档案与电子档案进行转换的时候，已经进行了一次分类档案的工作，因此完全没有必要再进行重复的工作浪费时间。但是，管理人员需要通过简化以及细化的工作，来对分类工作的精准度、有效度以及完整度进行保持。
对电子档案进行分类方面的整理工作时，档案管理人员可以直接使用可信度较高的具有分类功能的软件，由于一些软件的运行程序比较复杂，因此整理人员需要先开展与软件使用相关的培训工作，保证软件可以被高效率使用。
3.2细化档案管理流程
在构建档案归档、保管、保密、借阅等制度的同时，做好精细化管理，细分每项岗位工作环节、步骤和程序，注重积累工作经验；可绘制档案工作流程图、编写档案管理工作手册，将档案借阅、收集、归档等工作需要注意的事项、工作步骤、经验方法进行细化，明确岗位工作标准和职责，保证工作质量进一步提升。同时，为每项工作制定具体可行的管理表格，确定工作范围、内容以及标准；学习并整理汇编有关档案管理、工程建设、电子档案等行业法律法规，方便档案员学习和业务查询。采取看板管理的方式规划和布置档案库房，用不同色标反映档案的类别，将档号编制规则、图纸叠放方法、档案整理步骤等工作中的关键点粘帖上墙，方便档案员工作，初步实现了档案管理工作的流程化、标准化、可视化。
3.3档案资料编号
对档案资料编号是档案管理的起点和基础，其作用是使分类或排列更加明显。通过对档案资料的编号，便可以很轻松的知道档案资料所处的位置，为今后的档案管理以及资料的利用提供便利。档案管理归档编号依据可以是分类方案也可以是排列顺序，通常情况下要在资料首页上加上相应的编码。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目。
3.4编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。通过检查复文来实现对相应来文的查找。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。
3.5装盒
装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能装在同一档案盒内。
3.6文件利用注意事项
文件利用主要体现在对归档文件的查询与借阅。归档文件的查询与借阅要求查询准确、效率较高；借阅问题主要是对借阅记录的准确以及及时归还问题，防止文件丢失。
结束语：
档案管理在档案事业的发展中是十分重要的，档案管理中需要重视档案的归档工作，如果没有将档案的归档工作做好，那么是无法将档案管理工作做好的。档案管理是一个有效的系统，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，成为社会信息系统的基石。因此，管理人员需要对这一系统进行合理的利用，档案归档作为档案管理中重要的组成部分，需要引起人们足够的重视，这样就可以保证档案管理工作的顺利进行。
参考文献：
[1]施松兵.对技术档案归档整理的几点思考[J].山东工业技术，2015
[2]张晓.办公自动化时代文书档案归档整理问题研究[J].办公室业务，2017.
[3]姚思猛.浅析档案管理归档整理操作方法和技巧[J].佳木斯职业学院学报，2019.
论文作者:罗胜嫦
论文发表刊物:《基层建设》2019年第29期
论文发表时间:2020/2/25
标签：档案论文; 工作论文; 档案管理论文; 文件论文; 管理人员论文; 纸质论文; 材料论文; 《基层建设》2019年第29期论文;