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在世界范围内，对于“档案”使用“archives”（英文）（或具有相同词根的其他语言词汇）来表述的问题上，意见比较统一。然而，“档案”这一基本概念的定义，长期以来没有统一起来。美国档案学家谢伦伯格以其实用主义的哲学态度来评价这一现象，指出：“‘档案’一词显然并没有一个不可更动而必须优先采用的、最终的、最完备的定义。它的定义可以在不同的国家作不同的修改，以适应不同的需要。被采纳的定义都应该提供一个基础，使档案工作者能够在这个基础上有效地应付他们为之服务的政府所产生的各种材料。”[1]谢伦伯格的观点显然是中肯的，档案定义在各国有不同表述就证明了这一点。而我国历年来对档案定义所作的大范围内的探讨，也说明档案定义的非统一特色不仅是国与国之间继续存在的一种现象，而且即便在同一国度里，档案界与其他领域、乃至档案界内部对档案定义的表述和对档案的理解，也同样存在差异。
分析世界各国档案界对档案定义的表述，并结合各国档案工作的实际需要看，笔者认为，世界各国的档案定义可以归纳为以下四类。
（一）美国型的档案定义
谢伦伯格给本国档案下了这样一个定义，“档案是经过鉴定值得永久保存以供查考和研究之用，业已藏入或者已选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件。”[2]。
从以上档案定义的表述看，美国档案界把档案等同于“具有永久价值的非现行文件”。美国型的档案定义，目前看来颇有代表意义，欧美许多国家的档案定义，都属于这一类型。如英国档案学家迈克尔·库克在其著作——《档案信息管理》中认为，“档案是经过鉴定，因其长远价值而被保存的文件。”[3]德国档案学者布伦内克也认为，“档案是某一自然人或法人在其法律性或事务性活动中产生的，并作为以往活动的查考资料和证据存放在特定场所以备永久保存的文件和文献的总和。”[4]
美国型的档案定义在联合国教科文组织综合情报计划处发起、并委托国际档案理事会承担的“文件与档案管理规划”(RAMP)中，也同样有所反映，在RAMP专家协商会议工作文件中就指明，“档案是由于它们的永久价值而必须保存起来的某个机构或组织的所有非现行文件（现行工作中不再需要或利用的文件）。”[5]
美国型的档案定义之所以得到欧美大多数国家的赞同，是因为这种档案定义表达出了档案工作的实际需要。在谢伦伯格的档案定义中，有两点是值得注重的：
第一，提出了档案鉴定问题。第二次世界大战以后，文件的数量急剧增加，许多国家的档案馆被滚滚而来的文件所“淹没”，库房压力巨大，因而迫切需要用一种“节育”措施来防止文件的“雪崩”问题。这样就在理论和实际工作方面都产生了一些变革。比如在实际工作中建立文件中心来保存非现行文件，在理论上提出“文件管理”观念，并冀解决档案工作中的种种问题。在这种背景下，加强对文件的鉴定，就成了文件管理和档案管理的一种时尚，一种客观需要，因而谢伦伯格就把“鉴定”这一行为，作为限定条件放入定义之中去了。同样，迈克尔·库克也认为，在档案定义表述中，要强调鉴定和保管。
第二，把“准备藏入某一档案机构”的文件也算作档案。这一点也是十分重要的。因为档案馆的库房增加往往跟不上档案数量的增加，结果常常有大量档案在一定时期内不能移交到档案馆去，但又不能因此认为它们不是档案。
根据美国型档案定义限制的结果，实际档案数量约占机关、组织和个人所形成全部文件总量的5—10%，按这个比例增长的档案数量是这些国家档案馆库房所能承担的。
（二）法国型的档案定义
法国人对档案的认识和对档案定义的表述，在七十年代前后是有差别的。1970年出版的、由法国档案管理局和法国档案工作者协会合作编著的《档案学手册——法国公共档案理论与实践》一书中，对档案定义作了这样的表述：
“档案是任何一个行政机关、任何自然人或法人，在其活动过程中形成的、必然联系在一起的、任何性质的、有永久保存价值的文件。”
这一定义与美国型的档案定义基本一致，但是，1979年颁布的《法兰西共和国档案法》对这个定义作了修改。修改后的档案定义为：
“档案是任何自然人或法人，任何官方的或私人的部门或机构在自身活动中产生或收到的文件的总和，不论这些文件是什么日期、形式和载体材料。”在国际档案理事会编写的《档案术语词典》中，其档案的法文定义显然就是采用这一表述的。
修改后的档案定义，显然与文件定义基本等同起来了，并把现行文件称为“行政管理档案”，非现行文件称为历史档案。至七十年代前后，法国档案定义产生这种几乎是根本性变化的原因也是深刻的、客观存在的。具体地说有以下几个方面：
第一，在七十年代之前，法国档案工作者就深感有必要制定新的立法，来解决档案的保管和利用问题，因为当时他们所遵循的规章，有些还是1794年和1796年制定的，最后的一个档案立法文件也是1936年颁布的。除时间过久外，在某些方面，尤其是在公共档案的开放利用方面，没有确切的规定；至于私人档案，特别是那些具有历史价值的、必须由国家掌管的私人档案，当时还是按历史文件法管理的，很不妥当。
第二，法国档案工作者希望“把现代文件的状况写进档案的定义，要指出档案的类型与形式，特别是视听档案和采用电子计算机技术而产生的档案。”[6]故要扩大档案的外延。
第三，法国档案界认为颁布新档案法，也在于规定保管档案的目的：“从社会的利益出发，既为了满足国家管理的需要和保护自然人或私人的权利，又为了建立史料研究基地。”所以档案和档案管理的范围需要重新加以设定。
法国新档案法的制定，经过了比较长时间的准备，前后用了7年时间进行起草和讨论。可见，新档案法的颁布及其中条款的变动，是经过比较慎重考虑的。
值得指出的是，法国型的档案定义，在南美一些国家中有相同的体现，特别是在阿根廷，多数档案学者都认为档案的形成始于文件的产生，如曼努埃尔·巴斯克斯教授认为：“文件一经正式形成（签署），就是档案。”因而他指出：“档案员的工作必须从文件形成时做起，……现行文件也应该有档案员参与筹划其形成。”[7]费·比阿萨利教授也认为，“‘文件管理’就是现代档案管理，它指的是任何一个生产单位或行政管理单位出于内部需要在文件合法保存期内对文件控制。”[8]
因而，法国型档案定义，在一定范围内也得到了赞同。而且这种把档案等同于文件的认识，也有利于理解文件（档案）的整体运动过程，如巴斯克斯教授，其开展的文件生命周期研究，就是建立在这一认识基础上的。”
（三）前苏联和中国型的档案定义
前苏联档案界对档案的认识，跟我国档案界的认识相同，都把归档后的文件视为档案。
前苏联1968年出版的《简明档案术语词典》中，把档案定义为，“档案是机关、个人、家庭、家族活动中形成的文件材料。”这部词典还指出，档案材料就是档案馆（室）中保存的文件材料。1982年，在前苏联出版的11种文字对照的《社会主义国家档案术语词典》中把档案材料改为档案文件，指出档案文件就是档案馆（室）中保存的文件。
我国给档案下的定义，既继承旧档案学中某些认识，同时又受到前苏联档案学理论的影响，在实际工作中也同前苏联档案界一样，把档案定位为归档后的文件。这种实际定位，与旧档案学对档案的认识，具有一脉相承的特点，如何鲁成在他的著作《档案管理与整理》（1938年）中，认为“档案者乃已办理完毕归档后汇案编制留待参考之文书”。
不过，在目前档案定义中，我国档案界已把“归档”的说法从定义的理论表述中删去了，我国占主导地位的档案定义，有这么几种：
“档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。”[9]
“档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的、保存备查的文字、图表、声音及其各种形式的原始记录。”[10]。
《中华人民共和国档案法》第二条也对档案作出解释，认为档案是指“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”这一条文，虽系从法的角度规定了其所指档案的范围，实际上也是对档案定义的一种表述。
我国档案定义的表述上尚存在着争议，有着几种定义模式，但分析起来其内涵还是基本一致的，而且都把文件转化为档案的条件归纳为三条：即办理完毕、有保存价值、按一定规则整理出来，都把档案的本质属性看作是本源性或原始记录性。
前苏联和中国型的档案定义，其特点也比较明显，主张把“归档”视作界定档案的标志，把实际工作中划分文书工作和档案工作的标准与划分文件与档案的标准等同起来了。这种划分，确定了档案工作、档案工作人员的职责、业务范围和管理对象，有助于自上而下地建立和发展全国规模的档案事业。但有一点需要指出的是，这一类型的档案定义，没有强调研究文件转化为档案这一过程中，文件的内在价值产生了怎样的变化。
（四）国际档案理事会的档案定义
国际档案理事会于1977年组建了一个档案术语词典编辑工作组，着手研究档案学中一些基本概念的定义问题。1984年，《档案术语词典》出版，词典编辑工作组希望“他们的工作已经使得在消除‘目前术语方面的混乱’的道路上有所进展。”他们认为：“工作组以它认为是充分综合概括的形式撰写定义，以便包括不同国家法定定义的基本要素，特别是对某些最基本的术语，如‘档案’、‘文件’等更是如此。”
因而，国际档案理事会在《档案术语词典》中对档案的定义，并非出自于某一国家的解释，它存在着自己的特点。这个档案定义是这样表述的：
“档案是由形成者或其职能的继承者为自己利用、或由适当的档案馆因其档案价值，而保存的经过挑选或未经挑选的非现行文件。”
这个定义的特点在于，它把档案是非现行文件的说法规范起来，与前面三类档案定义相比，具有比较鲜明的差别。
为了说明问题，笔者把以上四种档案定义，放入文件生命周期（运动过程）中去解释，会更明确些。
如果把文件从其形成到销毁或永久保存看成是一个文件运动的整体过程，我们就可以得出这样的图示：
其中：
A——美国型的档案概念，强调档案是有永久保存价值的非现行文件；
B——国际档案理事会的档案概念，说明档案是非现行文件；
C——前苏联与中国型的档案概念，认为归档后的文件就是档案，而这些档案中，有相当多的是现行文件。
D——法国型的档案定义，认为档案就是文件，涵盖了整个生命周期或运动过程。
综上所述，档案定义在世界范围内，在不同的类型，反映到实际工作中，档案成分、数量比例、价值状况也各不相同，这种定义表述和理解上的混乱，正如谢伦伯格在其著作——《档案管理》中指出的那样，完全是一种“内在方法混乱的外部表现。”
档案定义表述的差异，说明了档案学是一门年轻的学科，具有多种不同的研究趋向，另外，还说明了在档案工作和档案学理论研究中也存在着较为明显的地域性特点。我们可以注意到，欧美国家之间档案定义是不统一的，各国档案定义同国际档案理事会的档案定义也有一定差距，这完全是由各国档案工作的实践决定的，是随着实际的需要而作不同修改的。
目前我国档案定义存在不少争议，这是一种正常的理论现象。但长期来我国档案界在档案定义上存在“公婆不同理”的现象，也不能不引起深思。综观国外档案定义，虽存在较大差异，但有两点却是相同的：一是都以文件为基础对档案下定义，如谢伦伯格、迈克尔·库克、国际档案理事会等都采用这种方法；另一是都比较注重研究文件内在价值的变化，如研究第一价值和第二价值，现行价值与非现行价值的变化等等。对于这两点共同之处，我们有必要加以重视，加以研究，这可能对解决我国档案界在档案定义上的分歧有所裨益。
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