摘要：档案管理在电力企业发展中起着重要作用。随着科学技术的发展，社会全面步入信息化时代，企业也对此予以高度重视，纷纷改变陈旧落后的管理经营模式。电力企业想要赢得市场竞争的主动权，就必须重视改进档案管理模式。本文就如何做好电力企业档案信息化管理进行分析研究。
关键词：电力企业；档案数字化；管理；意义；注意事项
1 实现电力企业档案数字化管理的必要性
电力企业档案利用率越来越高，企业经营者和管理人员对档案的翻阅也越来越频繁。电力企业档案对于企业的正常运转有着十分重要的作用，受工作环境的限制，管理人员对档案的管理受到限制，，无法实现快捷方便管理，不利于企业的正常运转，在一定程度上对企业经济的发展造成了阻碍。此外，传统电力档案管理自动化水平低、收集整理不规范，纸质形式在一定程度上限制了档案管理的流动性。只有满足企业管理人员对档案方便、快捷、准确的需求，才能提高管理人员的工作效率，帮助企业更好更快地发展。在信息化现代，多媒体得到广泛应用。这就要求电力部门打破传统档案管理模式，适时抓住机遇，加快建设和完善档案管理工作，实现公文信息快速运转的档案数字化管理，适应现代社会市场的发展，保证电力企业经济的快速发展。
2 电力工程档案数字化管理的重要意义
2.1 数字化档案管理的优势
过去传统意义上的档案管理解决电力工程点多面广、档案人员参差不齐难题的唯一手段即增加档案人员和增加办公费用，导致档案管理成本大幅上涨，管理效率是事倍功半的结果。采用数字化档案管理把纸质档案转化为机读文件，录入、编辑、修改、目录、报表打印一次完成，省时省力，提高经济效益。按照公司档案数字化计划，由近及远，现行档案数字化归档，即电子版光盘备份和电子文本档案系统挂接移交归档。以往的纸质案卷目测用高速扫描还是平板扫描，校对目录拆分电子文本并标注文件档号保存，审核档案纸质原件目录、页码无误后装订还原，为提供准确的数据库信息作好充分的准备。公司开发了“EEA亿普电子档案系统”，构建一个电子档案信息整合软件平台，实现公司各类电子档案数据大部分从网上采集归档，实现电子档案信息存储和处理的数字化，收集与传递的网络化。为档案远程的借阅、查找、提供利用创造条件。
2.2 数字化档案管理的作用
网络技术、计算机技术、数字化技术等新的科学技术在档案管理领域广泛使用，促进了档案管理理论、方法和技术的创新变革，发挥了信息档案的增值作用，提高档案工作在信息化社会中的地位。电力工程档案工作中，利用纸质档案经常翻阅会造成原件破损，外借有可能造成缺页、篡改等不良现象，损害档案的安全保管。档案资料经过拍摄、扫描数字化处理后获得电子版，变更改版迅速快捷。各职能部门在第一时间获得最新有效版，实现资源共享。
保护档案原件的凭证作用，兼顾涉密因素确保信息安全。通过档案的数字化处理后，档案管理系统能够实现对档案收集、导入、编辑、统计、保管、挂接、转库、远程查阅等日常工作的数字化管理。利用电子档案管理系统，对分散各地的电力工程项目资料室编制竣工档案全程监控，实现项目竣工档案网络上检查指导、修改，网络上审核、验收移交，有效解决和改善路途遥远、电力工程点多面广、管理员参差不齐的档案管理的困境，提高档案规范化、标准化的管控力度。
2.3 数字化档案管理的效率
通过互联网、企业集约化管理信息系统进行计算机检索，利用阅读电子档案，提高档案标准规范宣贯的效率，迎接档案数字化信息服务国际、国内电力安装工程新项目的挑战。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆数字档案管理面向基层电力工程项目，提供高效率的远程时效服务，文件、标准、资质、荣誉等目录和电子版经过系统管理员权限设置即可下载原文信息。电力工程资料员在电子档案系统的收集整编端口录入或导入工程竣工档案的案卷目录和卷内目录，挂接电子文本，做到一一对应。公司档案员检查指导修改、审核归档后，新项目工程竣工档案数据即转入公司总数据库。档案库除文件实体的保管外，更主要是利用高效率的文件数据库，成为提供优质服务的信息控制中心。按照档案业务工作流程，提升档案服务工作的水平和质量，实现档案从收集、整编基础管理向档案信息研究与开发利用的质的转变，为实现电子档案馆数字化管理迈出了坚实的步伐。
3 如何有效实现电力企业档案数字化管理
3.1 提高电力企业数字化管理的重要性意识
数字化档案管理不仅可以加强电力企业对档案的管理力度，发现档案管理中存在问题，及时采取有效措施进行改进，还可以进一步提高电力企业档案管理水平。档案管理是一项繁杂且重要的工作，由于信息量庞大，管理人员在对档案进行分类、存档时容易混淆，且需要进行防潮、防火、防虫工作，占用存储空间大，不易于收集和管理。而档案数字化管理符合现代先进管理模式，提高了管理人员的工作效率，保证了部门管理的稳定性与健全性。此外，数字化管理的替代可以延长纸质档案的寿命，还可以实现资源共享，适应节约型社会的发展要求。一方面，跟进多媒体时代的步伐，满足档案管理人员的工作需求，另一方面，促进了电力企业在全球信息化时代的发展。
3.2 建立健全电力企业数字化数据管理库
数字化管理技术是采用数字化进行存储的一种方法。数字化信息主要存储在光盘、硬盘和软盘上，这为因信息量大导致档案库房拥挤、保管困难的问题提供了很好的解决方法。档案信息量的迅速增长与社会、经济和科技的迅猛发展有关，为了更好地统筹管理，建立健全的电力企业数字化数据管理库是最佳选择。首先，可先从建立良好的电力企业档案目录数据库开始，给电力企业档案进行分门别类，标上“套”“册”等分号，写上相应的档案名称，这样在查找档案时，只要在电脑的档案目录上输入名称或是具体的套、册数，就可以方便快捷地找到。此外，可以建立档案时间数据库，时间信息的录入也可以帮助查找者快速搜索查阅。计算机网络对录入的时间及内容进行保存，系统自行将信息收集传输到档案时间数据库，进行统计整理，方便管理人员对信息进行管理的同时，也能够区分新旧档案，便于提取信息。
3.3 做好对企业档案管理人员的全面培训工作
电力企业领导应重视档案数字化管理工作。只有具备了档案管理的意识，才能使企业产生更好的经济效益。为促进电力企业的稳健发展，电力企业部门应培养一支高素质的专业管理队伍。为提高各部门人员的档案管理意识，贯彻档案数字化管理知识，电力企业单位负责人可定期组织召开相关会议，使管理人员对数字化档案管理认识更深刻，认识到数字化档案管理的重要性，同时也有助于提高档案工作人员的积极性和自觉性。此外，还要提高档案管理人员的业务素质，只有掌握业务工作流程、熟悉电子操作、具备良好道德素质、责任心强的复合型人才从事档案工作，才能更好地发挥电力企业档案数字化管理的重要作用。
结语
总之，在信息化条件下电力企业数字化档案管理工作已经成为电力企业管理的重要组成部分。电力企业要克服各种困难加快档案数字化进程，它可以促进电力企业的发展，为电力企业腾飞助力加油。
参考文献
[1]陈秀菊.电力企业档案管理一本通[M].北京：中国电力出版社，2016.
[2]范巧燕.企业档案管理[M].北京：经济管理出版社，2015.
[3]陈秀菊.电力企业档案管理规范操作指南[M].北京：中国电力出版社，2014.
论文作者:王媛媛,常三静
论文发表刊物:《电力设备》2017年第27期
论文发表时间:2018/1/10
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