第三方物流管理信息系统分析与设计，本文主要内容关键词为：信息系统论文,第三方物流论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、引言
第三方物流(TPL)是将企业的全部或者部分物流运作任务外包给专业物流公司管理经营，而这些能为顾客提供多元化物流服务的专业公司称之为第三方物流企业。它们提供的服务包括运输、仓储、码头装卸、库存管理、包装以及货运代理在内的诸多业务。物流信息化作为第三方物流发展的新趋势和基本要求，越来越引起广泛的关注。从第三方物流行业来看：第三方物流市场明显表现出潜力大、高增长率等特征。然而，我国的第三方物流企业的发展和世界发达国家水平仍有很大差距，这主要表现在我国第三方物流企业信息化程度较低，没有完善配套的管理信息系统(MIS)；从第三方物流企业来看：第三方物流企业的业务运作过程不仅具有信息量大、环节多、动态性强等特点，而且其经营要始终贯彻准时(JIT)和有效客户响应(ECR)的准则。因此，第三方物流必须建立功能强大、稳定性好、实用性强、操作简单的计算机管理信息系统来支撑企业的发展。
二、第三方物流管理信息系统分析
对管理信息系统设计和规划之前，我们必须详细地了解第三方物流企业实际的作业流程，并对每个环节进行具体深入地分析，这样才能开发出适合第三方物流企业发展的管理信息系统。
(一)第三方物流作业流程分析
第三方物流企业跟传统的企业内部物流业务有很大的不同，它是专门为其它企业提供货物转储或配送服务的。处于整个供应链中的第三方物流企业作为连接供应方和需求方的枢纽，其两端都是外部企业，其基本作业流程为：在接受了客户的转储或配送订单之后，第三方物流企业通过对订单审核、分类处理等，根据客户的需求进行仓储、配载、运输等基本业务，最终进行结算处理，将货物运往需求方的过程，如图1所示。
图1 第三方物流企业基本作业流程
(二)第三方物流管理信息系统现状分析
我国第三方物流企业的信息化建设处于快速发展阶段，但大多数企业的信息化仍处于起步阶段，整体的应用水平也较低，主要表现在以下几方面：
1.操作较复杂
一套好的管理信息系统需要符合简单实用，操作方便的基本原则。但目前很多企业的管理信息系统流程繁琐，操作复杂，不仅没有提高工作效率，反而为工作增加了难度和不必要的环节，影响了整体进程。这种情况下的管理信息系统只是企业信息化的摆设，占用了大量的人力物力却没有为企业带来相应的收益。
2.功能不齐全
目前我国第三方物流企业管理信息系统大多数只是发挥最基本的功能，不能满足企业的需求。根据调查：目前我国第三方物流企业管理信息系统有40％主要用于企业宣传，36％用于主要用于信息服务，主要用于内部通讯的有15％，作为电子商务平台的只有不到10％。例如通过管理信息系统进行客户服务管理、合同管理等功能还基本没有涉及。
3.建设不规范
我国第三方物流企业管理信息系统建设仍处于初级阶段，一方面整个行业还没有形成统一规范的行业标准。另一方面，企业内部的管理信息系统功能不齐全，信息不完善，更新不及时，不能对企业整体进行规范化的管理。例如：目前我国大部分第三方物流企业的管理信息系统只是进行内部信息的交流，仍处于封闭运作阶段，不能实现与外部信息的顺利交换，这样既加大了工作强度和难度，也造成了资源浪费和信息失真。
4.运作效率低
第三方物流企业建立管理信息系统的目的是为了提高企业整体效率，增强企业竞争力。但从目前我国管理信息系统的应用来看：第三方物流企业管理信息系统的应用仍很不成熟，系统不能自动化处理不同的业务，从接受订单到满足客户需求往往需要很长的时间。管理信息系统运作效率低下，直接影响到第三方物流企业的发展。
二、第三方物流管理信息系统(TPLMIS)设计
在第三方物流基本作业流程和现状分析的基础上，对第三方物流管理系统整体结构进行优化设计，并介绍该系统的不同功能模块。
(一)第三方物流管理信息系统业务流程设计(见图2)
(二)管理信息系统功能模块介绍
第三方物流管理信息系统是建立在基本信息管理、作业管理、运营管理、维护管理四大层次上的。其中基本信息管理层次包括业务资料管理、车辆资料管理、司机资料管理；作业管理层次包括订单管理、仓储管理、配送管理、运输管理；运营管理层次包括客户关系管理、经营管理、财物管理；维护管理层次包括基础设施管理和系统管理。另外，每个模块的具体业务流程也给出了详细的说明。
图2 第三方物流管理信息系统业务流程图
1.基本信息管理层
(1)业务资料管理模块
业务资料管理模块是对第三方物流企业涉及所有业务资料的管理，包括车主信息、货主信息、仓储信息等，通过对车货信息进行配对，生成交易记录并进行管理。同时该模块通过对有用信息的整合与统计，形成自己的业务数据库，为后期业务的开展提供依据。
(2)车辆资料管理模块
车辆资料管理模块是对所有可调度车辆(自有车辆和租用车辆)的管理，该模块可以形成所有车辆的档案，车辆的运营记录(包括车辆维修记录、车辆违章记录、车辆事故记录等)。
(3)司机资料管理模块
司机资料管理模块包括对司机档案和司机工作记录的管理，同时司机可以通过该模块查询自己的信息和工作记录是否正确，该模块为企业和司机提供了有效交流途径，提高整体效率。
2.作业管理层
(1)订单管理模块
订单管理模块包括订单处理功能和物流策划功能，该模块是整个物流作业过程的起点。货主首先通过Internet网络，将托运或托管的货物清单运到物流管理部门，在其对客户信用度进行审核后，进行整体的物流服务策划。
(2)仓储管理模块
仓储管理模块是根据企业的实际仓储状况设计的，其功能包括：货物的入库作业、库内作业和出库作业。入库作业和出库作业通过射频识别技术(RFID)或激光识别条形码技术等对货物进行扫描校对，并将信息一次性导入数据库，实现实时双向传送，提高效率，减少误差。库内作业通过库存盘点、分拣理货、库位调整、库位商品查询等工作来实现货物数量准确，货物安全以及仓库的最大化利用。
(3)配送管理模块
配送管理模块包括货物分配和货物装卸功能，即物流配送中心根据配送单对货物进行合理的分配，并准时安全地完成货物的装卸工作，最终形成装车清单和货物签收清单的过程。
(4)运输管理模块
运输管理模块是整个物流管理的中心环节，主要包括以下功能：车辆调度、路线选取和货物跟踪。通过企业信息管理平台对可用车辆进行调度，进行车辆安全和资格检查，对司机进行身份认证；利用业务资料管理模块形成的数据库智能选取最优路线，并利用全球卫星定位技术(GPS)实现对货物和运输全程的动态追踪管理。
3.运营管理层
(1)客户关系管理模块
客户关系管理模块是根据现代第三方物流企业以人为本的服务思想进行设计的，该模块主要包括客户资料整理、客户服务和客户合同等业务。利用数据库中的业务交易记录，独立形成客户资料管理库，建立人性化和独一无二的客户资料档案；通过对客户的动态追踪，制定出合理的销售和服务策略，帮助第三方物流企业获取客户，挖掘潜在客户，赢得市场份额。另外，该模块对客户合同的管理不仅有效地减少经济纠纷，同时赢得了客户的信任。
(2)经营管理模块
经营管理模块包括业绩核算、绩效考核、成本控制三项功能。该模块一方面从第三方物流企业整体出发，通过对历史交易记录的统计分析以及企业各项统计指标，建立符合企业实际经营状况的业绩核算和绩效考核指标体系；另一方面通过对不同指标的调整控制，有效降低成本。
(3)财物管理模块
财务管理模块主要提供计费标准、费用结算、账单处理和报表查询等功能。一方面身份识别之后，客户或工作人员可以通过该模块查询不同业务的计费标准以及该企业的业务报表；另一方面，系统通过对每一笔业务成本和利润的核算，快速准确的完成费用结算，并通过资金流和信息流对账单进行有效的处理。
4.维护管理层
(1)基础设施管理模块
基础设施管理模块主要完成对基础设施的维护功能。通过计算机对第三方物流企业基础设施进行编码档案以及定期维修等管理工作，延长基础设施使用寿命，降低成本。
(2)系统管理模块
系统管理模块主要包括用户识别、系统运行和系统维护等功能。通过对客户身份识别和客户登陆管理，进行不同权限划分；利用集中的服务端对该系统进行初始化，运行记录等工作，保证系统安全稳定运行；对于系统的维护包括系统应用代码维护、数据维护、应用程序维护以及硬件设备维护等。
四、第三方物流管理信息系统的优点
在第三方物流企业基本业务流程的基础上，通过对管理信息系统的分析与设计，得出优化后的TPLMIS具有以下特征和优势：
(一)信息资源共享化
该管理信息系统通过对客户、企业、车辆、司机等相关资料的采掘，建立了基于Internet的公共物流服务平台，实现了信息资源共享化。一方面企业可以通过信息资源平台发布信息，缩短物流环节及信息流转环节，降低运营成本；另一方面，客户可以通过平台查询相关物流信息，避免重复劳动，节约社会资源。
(二)业务流程自动化
该管理信息系统通过作业管理层建立了完善的订单管理、仓储管理、运输管理和配送管理模块，实现了第三方物流企业业务流程自动化，如订单的批量处理，运输、配货批量化，既节约了经营成本又大大提高了第三方物流企业的效率。
(三)企业运作标准化
建立了管理信息系统后的第三方物流企业通过物流信息平台和自动流程处理使企业在基本信息管理层、作业管理层、运营管理层和维护管理层都按照统一的，规范的标准进行运作。这样不仅可以满足企业、客户、合作伙伴之间快速准确的信息交换，更为企业的后期发展奠定基础。
(四)企业管理集中化
建立管理信息系统后的第三方物流企业可以实现对企业的集中化管理。例如：即使企业的业务范围很广，客户遍及全国各地，但通过管理信息系统提供统一的报价、统一的计费标准，统一的核算方式，保证了企业在财务上的集中式管理。这样既节约了管理成本，有规避了不必要的风险。
(五)客户服务个性化
该管理信息系统总共涉及12个不同的功能模块，既满足了传统管理信息系统提供的基本信息管理层和作业管理层的功能，又提供了运营管理层和维护管理层的延伸功能模块。该系统功能全面，可以满足不同用户的不同需求，提供个性化服务。
(六)操作安全简便
该管理信息系统是面向多对象设计的，根据不同使用对象进行权限划分，设置用户口令等安全措施，保证了信息系统数据和交易的安全性；另外，该系统操作简单，方便实用。用户只需要根据自己的需求访问不同的功能模块，在输入自己的要求之后，自动完成操作。
五、结语
目前我国物流信息化正处于起步阶段，特别是第三方物流管理信息系统建设方面仍存在很多困难和问题。第三方物流引进先进的管理信息系统，不仅会提高企业整体工作效率，降低成本，更能从根本上改变第三方物流企业的发展战略，有效地促进第三方物流乃至整个物流行业的发展。本文在分析第三方物流企业基本作业流程及其管理信息系统应用现状的基础上，设计出优化的第三方物流管理信息系统整体方案，介绍了该系统的功能模块和优点，对我国第三方物流的信息化发展起到一定促进作用。该管理信息系统设计的独特之处在于：(1)包括基本信息管理层、作业管理层、运营管理层和维护管理层，几乎涵盖了第三方物流涉及的所有功能需求；(2)实现了第三方物流自动化、标准化、便捷化、集中化的运作模式。
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