（中国电建集团昆明勘测设计研究院有限公司水工设计分院 650051）
摘要：现场文件材料档案管理是水电工程现场设代管理不可分割的重要组成部分，是服务于整个工程项目建设全过程的动态管理。
关键词：水电工程 现场设代 文件材料 档案管理
1.现场文件材料档案管理的意义
水电工程现场文件资料档案管理是水电工程建设管理的重要组成部分，是服务于当前经济建设、工程管理，也是为业主和子孙后代保存珍贵财富的重要工作。做好水电工程现场文件材料档案管理具有重要意义：
1.1 现场文件材料管理在工程建设中发挥了重要作用。为工程技术问题的决策和解决提供发大量的信息和可靠依据。在工程项目建设过中形成大量的信息资料、经过收集、加工归档整理，就会变成有价值的信息资源。
1.2 为水电工程今后长期安全高效运行提供依据。在工程建设过中形成并积累了大量的文件材料，这些档案资料对今后电站长期安全高效运行具有重要的意义。
1.3 工程档案资料管理是信息管理的一项重要工作，它是实施工程监理，进行投资、进度、质量控制和合同管理的基础工作。
水电工程现场文件材料档案管理是具体的，它包括工程项目文件材料的归档范围和归档要求，工程档案资料分类组卷、管理和利用等。
水电工程文件材料是工程建设过程中进行的一些在设代处权限范围内的方案变更和图纸修改、参建各方在工地开会所形成的会议纪要、各方来往函件、设计通知单、重要的文件、设代日志、备忘录、重要的声像材料等一系列工程建设过程文件材料是在现场设代处形成的，这些不同形式的文件材料，经过整理、归档，就形成了工程项目档案一部分。因此，现场设代处文件材料也是工程建设档案的重要组成部分，其作用和工程项目的其它档案一样具有很高的价值。
现场设代处文件材料形成于电站工程建设现场的全方位，贯穿于工程建设施工的全过程。将现场形成的与设计有关的工程建设过程文件材料真实记录收集、积累、整理、归档保存，为水电站工程建设提供一份完整的现场档案资料是现场档案管理人员的主要工作。
3.文件材料归档范围和归档要求
3.1.归档范围
水电站在建设过程中直接形成的应当归档的具有保存价值的科技文件材料，它包括综合性文件材料，征地移民文件材料，水文、勘测规划文件材料，设计文件，合同管理文件材料，工程管理及监理文件材料，科研、试验文件材料，竣工文件材料，形成的文件、报告、图纸、图表、报表、计算书等。
3.2.归档要求
3.2.1凡归档的科技文件材料应按校审制度规定逐级校审签字，并保证其齐全、完整、准确、系统。
3.2.2凡产品没有归档该项目不算完成任务，不能最后结算产值，不能参加评优和评奖。这些措施也可切实加强科技文件材料的归档工作。
3.3.3在工程设计中采用审定后的标准设计、复用图或其它工程的设计图纸文件时，只在图纸、文件目录中注明其来源和编号，不另复制归档；同一图号修改过的图纸归修改的图纸，未修改的图纸不归档。
3.3.4应归档的文件材料须选用良好的纸张印刷。文件部分用线装订，底稿及手工计算稿应用笔痕不扩散变色的兰黑墨水钢笔或碳素笔书写，校审过程可使用笔痕不扩散、不变色的红兰铅和碳素笔，禁止使用笔痕扩散、变色的其他红色笔、圆珠笔、彩色笔、铅笔（勘测、地质原图、试验、野外记录除外），以利长期保存。
4.现场文件材料管理存在的问题
4.1.认识不到位。设代处成立之初，设计人员不清楚工程项目设计和档案管理同步进行的重要性，也不了解文件材料管理的复杂性，认为工程项目档案不过是设计图纸和报告，工程完工后突击一下就行，没必要工程一开始就进行档案管理。
4.2.管理不到位。工程建设项目开工后，由于工期紧、任务重，同时缺乏文件材料归档意识，现场设代处领导和工作人员常常把注意力集中在工程进度和效益上，往往忽视伴随工程建设产生的文件材料，没有专人负责这些文件材料的积累、分类、整理和归档。
4.3.投入不到位。刚开工时设代处领导认为搞档案管理不仅不产生效益，而且耗费财力人力物力，工程项目一开始就建立档案管理机制不合算。
4.4.人员素质低。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆设代处档案管理人员往往是现场外聘人员兼任，文化素质偏低，并且缺少档案管理知识，责任心不强，无法胜任档案管理工作，但未引起相关人员的重视，结果兼职档案管理人员形同虚设。
上述错误的认识和做法，导致事过境迁、文件材料失散严重、归档材料不齐全，使得工程项目档案完整性、准确性受到质疑，产生不合格的工程档案，失去了工程档案应有的价值。
为了避免出现类似上述的问题，从开工建设起就规范水电站工程现场文件材料管理，现场文件材料管理工作引起院领导、院档案部门和设代处领导的高度重视，在设代处成立伊始，设代处设兼职档案管理人员，院科档案管理部门的专职档案管理人员多次深入工地，指导并帮助兼职档案管理人员进行现场文件材料管理，并根据国家及行业有关档案工作的法规及标准，结合工程建设的实际需要，制定了一套符合工程项目特点的现场文件材料管理制度，纳入了现场设代工作的管理之中。
5.现场设代文件材料管理的措施
根据水电站现场文件材料管理制度要求，结合工地现场实际，现场文件材料按下列方法和步骤进行管理。
5.1.文书、科技文件、报告、图纸等文件材料的管理，由设代处负责。设代处设兼职档案管理员，设代处负责人和兼职档案管理员分工协作，共同管理。设代处负责人对现场文件材料的完整性、准确性和系统性负责；兼职档案管理员负责管理所有文件材料；院档案部门的专业档案管理人员进行业务指导和督促检查。
5.2.设代处兼职档案管理员对来文、报告、图纸等统一编收文号，并分类登记在“昆明院在建工程收文登记簿”上，对要求回复的收文，填写“昆明院在建工程设代处文件处理单”，贴在收文上，送设代处负责人批示。根据设代处负责人的批示意见及时传递给有关专业人员阅处，各专业按设代处负责人批示，在规定时限内办理完毕，交设代处兼职档案管理员预立卷。
5.3.针对来文问题的发文，须在来文“文件处理单”注明发文名称、发文号，并登记在“昆明院在建工程收文登记簿”上。
5.4.有机联系的同一问题的请示与批复、函与复函等应合在一起预立卷；卷内排列顺序是批复在前，请示在后；复函在前，函在后；正本在前，底稿在后，底稿上的拟稿、核发、签发人要求签全名，底稿、正本盖红章。
5.5.对上一年度办理完毕预立卷的文件、报告、图纸、函等，卷盒内要补全微机打印的卷内目录、备考表，卷盒封面、背脊用铅笔写上案卷题名，编临时卷。
5.6.预立卷原则是分标段的科技文件材料，按年度——标段——技术问题立卷；未分标段的科技文件材料，按年度——有机联系的技术问题立卷，设计通知单按年度——设计通知单发文顺序号立卷。文书文件和科技文件材料应分开预立卷。科技文件材料归档范围按水规部总院《水电水利勘测设计单位科技文件材料归档范围及科技档案密级、保管期限划分规定、实施意见》和关于印发《小湾水电站前期工程竣工资料整编工作暂行规定》的通知要求进行。
5.7.在工程建设中形成的有保存价值的照片必须装在照片档案册中，底片和照片一一对应，并注明照片名称、拍摄时间和地点，向院归档。在工程建设中形成的有保存价值的录象带通过编辑处理好后，向院归档。
5.8.设代日志、大事记、会议纪要（或记录），均进行认真记录，注明记录人，提到的人员写全名，成果文档定期向院归档。
5.9.凡属归档的材料一律要求用碳素、蓝黑墨水写，字迹工整，图样清晰。坚决不使用铅笔、圆珠笔书写归档材料。对办理完毕并经整理和预立卷的文书、科技文件材料和相应的收发文簿，由设代处兼职档案管理员向院档案部门归档。
5.10.凡有电子文档的文件材料，如设计通知单、图纸等，纸质和电子文件同步收集、整理和预立卷，以避免纸质和电子文件内容不相符。
6.现场设代文件材料管理的效果
水电站现场设代文件材料管理有制度上的保障、有规范化的操作方法和步骤、有专业档案管理人员的业务指导和督促检查，管理水平较有了明显的提高，取得了很好的效果。主要表现在以下几个方面：
6.1.现场设代文件材料管理基本能够做到按国家标准GB/T《建设工程文件归档档案整理规范》，进行科学的分类装盒、预立卷、编临时案卷号。编好的案卷及时打印案卷封面和背脊，其内容包括案卷号、卷内目录和备考表等。
6.2.立好卷的档案分成向建设单位移交归档的和向院本部移交归档的，卷盒分类保存，档案箱柜上有明显的标识，在工地现场收发文本上记录有临时案卷号。
6.3.完全做到了档案箱、卷盒、卷内文件材料“三统一”，能快速地在收发文簿上查找到所需文件材料，满足了现场文件材料随要随取的需要。
上述成果体现了对文件材料的收集、分类、整理、归档等一系列规范化操作的成果，同时满足了充分利用文件材料、更好地为工程服务的要求。
7.结语
经过对水电站现场设代文件材料档案管理的实践，认为要做好现场档案管理工作，领导重视、有好的规章制度和规范的操作程序是必要的保证，兼职档案员的素质、责任心和工作态度对文件材料管理的好坏起决定性的作用。要充分认识到档案管理是水电工程建设管理的重要组成部分，是服务于当前经济建设、工程管理，是为子孙后代保存珍贵历史价值的的重要工作。
参考文献：
（1）科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000）
（2）水电水利勘测设计单位科技文件材料归档范围及科技档案密级、保管期限划分规定、实施细则（水规总院1999年制定）
（3）建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）
论文作者:紫菊英
论文发表刊物:《电力设备》2016年第10期
论文发表时间:2016/7/25
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