董国胜
鹤峰县人力资源和社会保障局 湖北省恩施州鹤峰县 445800
摘要：随着网络的普及和信息技术的发展，我国进入信息化时代。档案是企业或单位的宝贵的财富，档案管理是企业管理的重要内容，然而传统人工式的管理方式已经不能适应时代发展的需要。档案管理信息化是利用现代信息技术对档案资料进行存储、管理、开发的过程，加强对电子档案的保管和利用，是档案信息化建设的主要任务。因此，本文对档案管理信息化建设的必要性及建设策略进行分析。
关键词：档案管理；信息化建设；必要性
档案管理即对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作，也就是说其功能作用不仅仅是记录，其更为重要的价值在于能够对今后的工作开展和建设发展提供信息参考。在今天，为了提升档案管理的效率和质量，更好地发挥出档案价值，我们应当切实抓好档案管理的信息化建设工作。
1档案管理信息化建设的必要性
在传统的档案管理工作模式下，不论是档案的收集、整理、保管还是鉴定、统计、利用，全部都需要人工亲力亲为地去完成，不过在真实的情况下，档案信息量和档案实体数量都非常之大，工作人员想要完成相关的档案管理工作，需要付出非常多的精力，而且容易出现错误，在档案的利用方面更是难以全面发挥出档案信息的价值，因为依靠人工很难从巨量的档案中全面提取、深层次挖掘有用的信息，出现遗漏是常有的事，档案信息的共享程度也非常低，这就最终造成了档案管理工作效率和质量过低的情况出现。而通过信息化的建设，我们则可以有效解决上述问题，不仅可以在很大程度上减少档案管理人员的工作压力，更能使档案管理不论是保存、查询、提取还是分析等都更加快速、全面、精确，同时还能实现大范围的高效数据信息共享，这样一来便可以显著提升档案管理工作的效率和质量，更好地发挥出档案价值，所以在当前加强档案管理信息化建设是非常必要的。
2档案管理的现状
就现目前的状况而言，自我国颁布《档案法》虽然在取得了一定的效果，但是公众的档案意识并不强烈，并且还存在地域性的差异。除此之外，正是由于档案意识的淡薄，那么自然而然也相应的缺乏档案信息化建设的意识。在档案管理工作，无论是干部还是基层员工都习惯了陈旧的操作办法，因此固步自封不思创新，同时也缺失信息化建设办法的思忖。显然这样的发展状况是极其不利于我国档案信息化建设的，同时也对档案管理工作造成了较大的阻力。
建立一套流程清晰、操作办法规范、工作目的明确的管理制度，并贯彻于档案工作之中是确保档案工作顺利进行的必要前提。诚然在档案信息化建设过程，自然也需要这样的一套科学合理的管理理念去引导工作的开展。譬如在档案管理系统中，数据储存方式与档案调取的接口就存在明显的差异，这就是导致档案的调取及共享活动被极大的掣肘，面对的这样的情形，档案信息化建设自然也就无从说起。
3档案管理信息化建设策略
3.1更新观念，增强档案管理现代化意识
管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理现代化首要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。没有档案管理现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，不能称其档案管理现代化。在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立和时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转变为开放式服务，使档案工作更好适应经济社会发展的需要。
3.2加强对档案管理人才的培养
专业的档案管理人才是档案管理工作的必备要素之一。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆只有不断提升档案管理人员自身的工作能力以及工作水平。才能逐渐使档案管理工作走上正轨。因此。必须加强对档案管理工作人员的培训与培养，建立起档案管理信息化建设的观念，使其不断掌握计算机操作以及数据录入等基本的信息化计算机操作技术。另外，在其掌握基本的操作方法之后，也要不断强化档案管理人员的数据库知识以及网络管理技术，并且在未来的培训工作中，要不断对其进行专业技能的培养。
3.3提高建设硬件设备，达到技术及设施的现代性
需有效地为信息化档案工作配置相应的现代式的办公设施，如电脑、刻录机、扫描仪及网络设施等，需有效地将现代科学及缩微技术运用在档案管理里，提高通用及实用软件的研究及开发，加速解决数字化档案管理问题。所以，有关部门需扩大在财政方面的投入度，档案管理机构需主动提升自我的工作技能，努力获得较多的经费支持。与此同时，档案管理机构还可利用其丰富档案资源的长处，扩大不同面的潜能，着重增强使用及供应档案工作，在较短时间内研发出大量的档案资料来保证社会各方的需求，把潜在的不同档案价值转变成经济效益。现代性科技与措施广泛地被使用于档案机构里，能为档案工作注入新型的能量，也较大地提升使用档案工作的能力，营造出更多的经济及社会效益，确保信息化档案工作更具现代性。
3.4完善档案管理工作，提升档案信息利用率
为了促进档案管理工作的有序进行。必须建立科学资源数据库，并且逐渐形成数据规模，最终使得档案管理的信息检索功能实用化。通过用先进的数据库技术以及互联网技术来使得档案管理的服务水平以及服务能力能够有质的提高与飞跃。并且在档案管理的网络技术以及信息开发方面逐渐向高水平靠拢，提高网络通信的标准以及计算机软件系统的标准，逐渐提升档案管理的信息利用率以及利用水平。
3.5强化档案管理信息化的安全建设
档案管理信息化的安全建设主要包括两个方面：第一个方面是环境安全建设，即要确保档案管理信息化平台所在服务器处于一个安全的环境当中，防止环境温度、湿度过高，或是发生火灾等意外情况，对服务器造成物理性破坏。第二个方面是要加强网络安全建设，通过访问控制、攻击监控、用户认证等机制，保护档案资料安全，防止外部的不法入侵，确保档案信息数据的完整性、可用性、保密性、可控性。另外，还应当施行定时备份机制，如果档案受到破坏，以便于恢复，尽量减少损失，档案备份应以异地备份为主要方式。
3.6积极推进档案管理信息化的标准体系建设
档案管理信息化决不仅仅是档案的录入、扫描和网络传输，每个步骤都应有其相应的标准，这样才能防止档案管理工作不够规范、统一所带来的一系列问题。所以，我们应当积极推进档案管理信息化的标准体系建设，确保信息化技术条件下的档案管理工作可以规范、有序的开展。具体来说，应对档案资料的归档、管理，档案信息的资源标识、描述、转化、存储、查询、交换与使用等过程制定统一的技术标准，如音频文件按照统一格式进行转化、扫描件要达到统一清晰度，以保障档案信息化工作有统一的工作规范可以依据，使档案信息化工作有章可循。
结束语：
综上所述，在现在这个网络技术和社会经济不断发展的时代，档案管理部门应该以社会信息化为基础，应用先进的现代信息技术，将档案管理工作变得与时俱进、开拓创新，实现真正意义上的管理信息化建设，让档案管理工作为全社会提供更好的服务，也让档案管理工作顺利健康的继续发展。
参考文献：
[1]探析档案信息化建设与档案管理[J].张冰兰.办公室业务.2017(23)
[2]对档案管理信息化建设的若干思考[J].管有恒.办公室业务.2018(06)
[3]基于新形势下的档案管理信息化建设研究[J].李志凤.办公室业务.2018(07)
论文作者:董国胜
论文发表刊物:《防护工程》2018年第25期
论文发表时间:2018/12/7
标签：档案论文; 档案管理论文; 信息化建设论文; 工作论文; 管理工作论文; 信息论文; 鹤峰县论文; 《防护工程》2018年第25期论文;