国际电子文件管理系统要求标准的比较研究_文件管理论文

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       电子文件管理系统需求标准，明确了电子文件管理所要达到的功能目标和强度，是指导电子文件实践管理的纲领性文件，在电子文件管理中起前端控制的作用。近年来，美国、欧盟、澳大利亚等国家和地区陆续制订了多个电子文件管理系统需求标准，其中影响最大，最具代表性的是美国国家档案与文件署(NARA)2010年发布的最新版《电子文件档案馆需求标准》(Electronic Records Archives Requirements)(以下简称ERA标准)和欧盟2011年发布的《文件系统模块化需求标准》(Modular Requirements for Record Systems)(以下简称MoReq2010)。

       MoReq2010与ERA标准的发展背景

       MoReq2010是欧盟与欧盟文件生命周期管理论坛合作制定的需求标准，其前身是《电子文件管理通用需求》，旨在为各行业、机构及部门的文件系统提供一个简单、通用的需求集。该标准将文件系统需求划分为若干模块，这些模块可以通过组合或裁减的方式应用于不同类型的文件系统建设，而模块本身具备一定的通用性，也推动了不同文件系统之间的互操作。

       ERA标准是NARA2010年发布的，旨在为NARA成立的电子文件档案馆提供需求依据，并且该标准在实际系统的分析和设计过程中不断完善。ERA标准说明了电子文件的一系列流程处置需求，包括移交、接收、保管和利用等。

       MoReq2010与ERA标准都是世界知名的电子文件管理系统需求标准，二者在理论基础、需求模型等方面具备一定的共性，而在功能需求对象、内容、侧重点、需求架构等方面也呈现出一定的差异。

       MoReq2010与ERA标准的共性

       1.理论依据一致

       从MoReq2010和ERA标准的理论依据来看，这两个标准都遵循国际文件生命周期理论。该理论一直是国际档案领域进行档案管理的经典指导理论。

       ERA标准明确提出电子文件管理系统必须支持NARA对各种类型文件的生命周期管理，其详细功能需求体现了电子文件管理系统从概念设计阶段的分类方案设置到文件捕获、创建、接收、现行利用到保管、存储、利用等生命周期过程，并且其需求类目也是按照文件生命周期职能活动来建立的。而MoReq2010将需求划分为10个功能模块(服务)，包括系统服务、用户与组织服务、角色建模服务、分类服务、文件服务、元数据建模服务、处置计划服务、处置馆藏服务、检索及报告服务、输出服务。电子文件生命周期的业务流程都植入各项服务中，一个生命周期业务流程可能存在于多个服务中，同样体现了文件生命周期理论。

       鉴于以上分析，MoReq2010与ERA标准作为不同国家和地区的标准，其功能需求却始终遵循文件生命周期理论，二者均根据该理论建立具体需求。

       除文件生命周期理论外，MoReq2010和ERA标准也同样遵循国际文件管理系列标准ISO 15489《信息与文献—文件管理》。例如ERA标准中具备对文件管理真实性、完整性、可利用性、可扩展性的需求，与ISO 15489中规定的文件管理要求相一致。而MoReq2010也在设计思想中涉及了ISO 15489标准的要求，例如避免文件在规定的保管期限内被销毁、确保授权用户能有效利用等各项功能。统一遵循国际文件管理需求标准，也使这两份标准具备了极高的科学性和系统性。

       2.对应的功能框架

       MoReq2010与ERA标准虽然在功能需求内容表述上存在差异，但是其核心功能框架建构上存在一定的对应关系。

       如表所示，ERA标准功能框架包括9类功能：文件管理、文件捕获、长久保存、系统及档案数据安全、文件利用及行政职能、用户需求等。MoReq2010功能框架与ERA标准大体一致，包括9类功能：系统服务、文件服务、分类服务等，且二者存在对应关系。其中，MoReq2010中的系统服务、文件服务及分类服务所列需求对应于ERA标准中的文件管理需求；MoReq2010标准中用户与组织服务、角色建模服务所列需求对应于ERA标准中系统及档案数据安全需求；MoReq2010中处置计划服务、处置馆藏服务下所列需求对应于ERA标准中文件长久保存需求、档案数据存储需求等。因此，从本质上说，MoReq2010与ERA标准的功能架构是基本一致的。

      

       MoReq2010与ERA标准的功能框架对应关系

      

       图1 MoReq2010与ERA功能需求对象

       MoReq2010与ERA标准的特性

       MoReq2010与ERA标准在需求对象、功能需求侧重点、需求架构及需求应用范围四个方面都存在差异。

       1.功能需求对象不同

       电子文件管理过程中一般涉及三种类型的系统，分别为业务系统、电子文件管理系统以及数字档案馆系统，如图1所示。一份电子文件从创建到长久保存一般需经历这三种系统，从而完成其整个生命周期。

       MoReq2010与ERA标准需求针对对象存在明显差异，MoReq2010中的需求对电子文件管理的前端给予了更多的关注，主要是针对业务系统和电子文件管理系统中的文件管理，而ERA标准需求更针对于数字档案馆系统中的文件管理，关注的重点是电子文件管理的后端。因此，MoReq2010与ERA标准的需求对象存在显著差异。

       2.功能需求侧重点不同

       MoReq2010功能需求侧重于电子文件管理的前端需求，如文件服务、分类服务等。而ERA标准对电子文件管理的后端需求，例如利用和长久保存的需求较为关注。因此，这两个需求标准存在可以互相补充和借鉴的地方，包括：

       (1)MoReq2010可以借鉴ERA标准利用和长久保存需求

       ERA标准对利用和长久保存需求较为关注，在利用方面，ERA标准提出著录功能需求，特别是多级次著录，即电子文件著录必须遵循特定级次(案卷、类别、文件集等)进行，并且应维护不同级次著录信息之间的关系。

       ERA标准也提出了长久保存的需求，包括如何长久保存在转化过程中电子文件的重要特征，以及确保电子文件在面临存储、检索、档案处理、通信和管理技术的不断变更时，仍能以真实的拷贝形式输出。同时，ERA标准将为电子文件定义不同的长久保存策略和相关的长久保存和访问级别，支持长久保存计划和策略的创建和管理，以便于在确保电子文件真实性的前提下，推动电子文件向不同的长久保存格式转化。系统必须生成以及维护所有长久保存行为的审计跟踪，来支持验证文件从系统中输出的真实性等。

       ERA标准对于利用和长久保存的需求对于MoReq2010来说，正是其所缺少的。因为电子文件的前端管理也同样需要关注到电子文件的著录问题，而保存在业务系统或是电子文件系统中的文件也同样需要长久保存，所以MoReq2010也需要参考ERA标准并集成该类需求。

       (2)ERA标准可以借鉴MoReq2010的分类需求

       MoReq2010中，分类功能需求是该标准的重点内容。MoReq2010中要求文件从其创建伊始就必须遵循一定的分类方案进行分类。因此，MoReq2010中特别强调分类方案的管理问题，所谓分类方案，指“根据分类体系的逻辑结构、方法和程序规则，按照类目对业务活动和/或文件进行的系统标识和整理”。设置分类方案的目的，一方面要从内容上对文件进行逻辑分类，形成概念体系；另一方面，又可以负责实体文件的组织与整理，从而保持文件之间的有机联系。MoReq2010中对于分类方案的功能需求是ERA标准所欠缺的，ERA标准可以参考和借鉴MoReq2010中分类方案功能，因为对于电子文件的后端管理来说，也同样需要接收电子文件的相关分类方案，因此，应当补充对分类方案的接收、管理、多版本控制等功能。

       3.功能需求模型不同

       ERA标准需求模型是基于开放档案信息系统模型(OAIS)建立的，如图2所示。

       OAIS模型将电子文件管理系统视作独立集中的馆藏，从各种各样的外部资源中捕获文件进入数据库统一管理。基于该模型建立的电子文件管理系统包括六大功能，即采集、数据管理、档案存储、利用、长久保存计划和管理功能。

       ERA标准建立在OAIS模型基础之上，OAIS模型应用于电子文件管理系统模型，问题在于：OAIS实质上仍然是一种较为传统的电子文件管理系统需求模型，该模型无法有效解决不同系统间兼容的问题，因为通常在机构内某类业务职能需要独立的业务系统，或者是单独制定业务程序，而基于该模型建立的电子文件管理系统是一个大而全的复杂系统，旨在执行涵盖机构内所有业务活动的需求，而并不单独针对某一类业务活动。这就意味着该模型无法解决在各种不同系统间管理文件的问题。

      

       图2 开放档案信息系统模型

      

       图3 MoReq2010模块化需求模型

       区别于ERA标准，MoReq2010采用了模块化的需求模型，将其核心需求划分为9种服务，即9个功能模块。如图3所示。这些模块相互关联，形成一个完整的电子文件管理系统。MoReq2010模块化的需求模型使电子文件管理具备了灵活性与高度的兼容性。因为模块可以根据机构的文件管理需求任意组合，形成定制的电子文件管理系统，模块也可以嵌入到机构的业务系统中，完成文件管理功能，并且模块也可以扩展，形成附加模块，而不影响其他功能需求，如图3中文件服务就可以进行扩展，扩展出附加模块。模块化需求模型也可以使文件管理系统需求描述简化和规范化。

       4.需求应用范围不同

       MoReq2010具备全球化视野及应用，发布后产生了较大的影响，被翻译成多种欧洲国家语言文字而广泛使用，是欧盟电子文件管理的重要指导性文件，其应用范围是欧盟区内的各个国家。MoReq2010不是一个封闭式的需求指南，它提供了一个由一系列核心服务组成的模块化开发平台，该平台可以在未来通过不断增加新的模块而发挥作用，也可以为新兴科技提供需求，更可以植入欧盟各个国家和地区特有的法规需求，如该需求体系在德国的应用，就开始研究集成德国电子文件管理中电子签名的使用需求。

       而ERA标准仅是NARA发布的电子文件档案馆需求方案，ERA系统支持NARA对总统文件、国会文件、联邦法院以及美国政府机构文件的生命周期管理，范围包括NARA完整的电子文件生命周期处理以及非电子文件部分生命周期处理流程。该需求文档应用范围相对狭窄，适应美国国家电子文件管理国情的特点，可扩展性较弱，具有一定局限性。因此，MoReq2010与ERA标准相比，具有较强的可扩展性，需求应用范围更广。

       对MoReq2010与ERA标准这两份需求标准的比较实质上是对电子文件前端与后端管理需求的比较，二者既存在共性，也存在差异。通过比较分析，我们可以取长补短，优势互补。我们应该以我国电子文件管理的实际国情为基础，借鉴和吸收MoReq2010需求标准的模块化理念以及ERA标准在电子文件管理利用及长久保存方面的需求，制定出适合我国实践的电子文件管理需求标准。

       目前，由中国人民大学钱毅老师负责的我国电子文件管理需求标准《电子文件管理系统通用功能要求》正在制订，即将作为正式的国家标准颁布。该标准的颁布将会为我国电子文件管理系统建设、使用和评估提供依据，为我国电子文件管理其他相关标准的制订提供参考，确保我国电子文件管理的完整、可靠、真实性，有效提高我国电子文件管理的实践科学性。

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