在三峡库区移民县市建立文件中心的构想，本文主要内容关键词为：库区论文,县市论文,移民论文,文件论文,中心论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
国务院总理李鹏在1996年10月国务院召开的三峡库区移民工作会议上说：“新建的党政机构，要改变独门独楼的老做法，提倡建立综合办公楼。”继后三峡库区各移民县市响应李鹏总理的号召，相继集中有限的移民资金，集中统建党政机关办公楼，把党政机关集中在一处办公，从而改变了过去一个机关一栋楼的老做法。建设综合办公楼，党政机关集中在一处办公，机关档案工作建设，是沿用过去一个机关建一个综合档案室管理模式，还是探索建立新的适应党政机关集中办公需要的机关档案管理模式？这是三峡库区移民县市机关档案工作面临的一个新问题。笔者就此谈点想法。
一、现状调查
长江三峡工程的水库淹没，涉及面广，移民数量大。据长委调查：按正常蓄水位175米方案， 20 年一遇回水终点至巴县木洞镇， 距坝址567.7公里。水库移民涉及到湖北省的宜昌、秭归、兴山、巴东， 以及重庆市的巫山、巫溪、奉节、云阳、开县、万县、万县市、忠县、石柱、丰都、涪陵市、武隆、长寿、江北、巴县等19个县市。这就是说，属三峡工程水库淹没区域内的19个县市的党政机关都面临机关档案工作在移民搬迁中是沿用传统的小而全旧模式，还是创建新的管理形式问题。仅以湖北省秭归县为例：该县位于三峡工程坝上库首，是三峡工程库区淹没时间最早，范围最广的一个县。全县有一个县城，七个乡镇机关驻地要易地重建。秭归县委、县政府按照李鹏总理的要求，根据县级国家机关面向基层，服务基层的实际和机构改革、优化服务的要求，决定在新县城修建县委、县政府综合办公大楼，将县委、县政府及大多数职能部门共56个机关单位集中在一处办公，实行集中统一管理。集中统建党政机关办公用房有利于转变政府职能，有利于转变机关工作作风，有利于提高机关办事效率，有利于移民资金的合理使用，以及县委、县政府机关及各职能部门迁建工作的顺利进行。机关集中到一处办公后的档案工作如果沿用过去的管理模式，秭归县拟纳入集中办公的56个党政机关就需要建56个机关档案室。按照国家对机关档案工作的基本要求，按每个机关档案室平均需要30M[2]办公用房计算，就需要建1680M[2]，相当于一个一般县市档案馆的建筑面积；需要配备56套档案安全保护设施设备，按每套10000元（包括去湿机、除尘器、 防盗灭火及温湿度监控设施等）计算，仅此一项就需要投资560000元；每个机关档案室至少要配备一名专职或兼职档案人员，就需要56名专兼职档案人员。此外，每个机关在职能活动中形成一定数量的文件材料需要定期立卷归档，平均一个机关一年立卷归档约60卷，56个机关就有3360卷，按每卷成本10元计算，一年就需要整理成本费用33600元。 这种小而全的机关档案管理模式无疑会给三峡库区移民县市带来办公用房分配、设施设备配置、管理人员安排等一系列压力和困难。这对于集中统建党政机关办公楼的移民县市来说，不仅会影响综合办公楼群的合理布局和整齐美观，而且还会增加投资，因而是不现实的。因此，冲破传统的小而全的机关档案管理模式，创建一种介于党政机关档案和综合档案馆之间的过渡性的机关档案文件管理模式，合建档案办公用房，集中统一管理各机关的档案，不仅是三峡库区移民县市机关迁建工作的客观需要，而且还是三峡库区机关档案管理体制改革发展的方向。
二、基本思路
改革三峡库区现行机关档案管理体制，适应迁建后党政机关统建办公楼集中办公、集中管理的客观需要，是一个需要研究和解决的关系到三峡库区机关档案工作建设和发展的重要课题。笔者就此问题在作了一些调查研究之后认为：建立文件中心是一个切合实际需要的方案。文件中心起源于美国，继后许多国家纷纷仿效这一做法，建起了文件中心或类似文件中心的机构，并形成一股世界潮流或趋势。在我国，国家档案局会同甘肃省档案局于1989年指导甘肃省永靖县建立了我国第一个文件中心。它是在机关联合档案室的基础上成立的，设在机关办公驻地比较集中的县委、县政府大院，本着自愿参加的原则，相继有县委办公室、县政府办公室、县人大常委会、县政协、经委、农委等18个机关参加。中心配备2名专职档案员， 配置有集中保管各机关档案的专门的档案库房和办公、阅览用房及档案柜架，接收保管了18个机关保管的还未到向档案馆移交年限的各类档案2000余卷。永靖县文件中心是介于参联机关与县档案馆之间的管理机关现行档案文件，直接为机关工作服务的属事业性质的专门机构，隶属于县档案局。运行实践证明，文件中心集中统一管理参联机关的档案文件，不仅是对传统的机关档案管理模式的突破，而且还有较强的生命力和很多优越性。一是节省了人力、物力和财力，符合机构精简效能的要求；二是形成综合的实体性的专门的档案管理机构，有利于综合开发利用机关档案信息资源；三是管理专业化，服务社会化，有利于加强档案业务基础工作规范化、标准化建设。就目前三峡库区机关档案工作现状及发展趋势看：在三峡库区建立、推行文件中心有更多的有利条件，而且容易推行。因为三峡库区移民县市大多数党政机关要迁建，集中统建办公楼不仅国务院已提倡，而且在三峡区移民县市乃至移民乡镇已形成共识。一是党政机关集中在一处办公，建立文件中心适应了集中办公的客观需要；二是根据三峡工程分期蓄水的要求，在机关搬迁过程中将保管的档案移交给文件中心集中统一管理，可减轻机关搬迁的压力和负担，因而会得到各机关单位的支持；三是搬迁之后都面临对机关档案工作的投入问题。在普遍都感到投入有困难的情况下，集中有限的资金投入到一处改善条件，添置设施设备，不仅是一种节约，而且还可以满足档案安全保护的需要，这无疑会受到各机关单位的欢迎；四是各机关在移民搬迁和建设的过程中，查找利用档案分散在各机关进行有诸多不便，如果集中在文件中心统一管理和提供利用，便利机关工作，有利于提高机关工作效率。由此，笔者认为在三峡库区推行、建立文件中心，将党政机关现在保管的档案文件集中在一处保管，实行管理专业化，服务社会化，对三峡库区机关档案工作来说，不仅是一种理想而可行的模式，而且还是目前机关档案工作的客观需要及发展趋势。
三、利与不利剖析
在三峡库区建立推行文件中心，改革传统的机关档案管理体制，创建适应党政机关集中办公客观需要的机关档案管理模式，我预想推行起来有利条件大于不利条件。
从有利的方面看：目前机关档案工作正面临着严峻的挑战，其中最突出的有：一是机关文件大量产生，保管档案的数量急剧增加，给有限的库房条件和频繁利用带来巨大压力；二是随着社会的发展，以及文件记录手段的进步与多样化，导致更多新领域、新载体档案的产生，进而给传统的机关档案管理理论与管理方法提出挑战；三是讲求效益的原则与本来就严重紧缺的机关档案工作人力与财力的矛盾更加现实而又紧迫地突出出来；四是机关档案管理人员的非专职性和频繁调动，影响了机关档案工作的健康有序发展；五是“小而全”的机关档案管理方式总是在日新月异的现代信息处理与传播等技术面前“望洋兴叹”，可望不可及。这些问题早已被机关档案部门所认识，而且档案行政管理部门也屡屡争取改善，呼吁解决，但结果收效甚微。三峡库区机关档案工作同样面临上述挑战，建立文件中心不仅适应了机构精简效能的客观需要，节省经费开支，而且实行管理专业化，从而使机关档案工作再不会因人员频繁变动而时起时落，这有利于机关档案业务基础的规范化和标准化，可以为国家积累规范、标准的档案史料，确保移交进馆档案的质量符合国家标准要求，有利于综合开发利用档案信息资源。
任何事物总是一分为二的。建立文件中心有利条件虽然很多，但在起步阶段，尤其是在思想认识不到位，机构、经费、人员不落实的情况下，解决起来有些困难；或者在创建时期工作还未理顺的情况下，各机关单位会感到短时的不便，从而对文件中心不够热心和支持。因此，可以预见，开初建立文件中心必然会遇到两个突出问题：一是思想认识难于到位。在对文件中心的性质、职能、作用还不十分了解或还未看到它的优越性的情况下，会留恋传统的档案工作小而全的管理模式，进而对建立文件中心不及时给予支持；二是机构设置与经费投入一时难于落实。因为过去分散由各机关设置机构、投入经费的矛盾不集中，一旦集中到一处投入经费，设置专门机构就涉及到经费来源问题和机构编制问题。
尽管在开始推行文件中心的过程中会遇到一些困难，但经过努力是可以解决的。一是档案部门要作好宣传工作，尤其是要宣传文件中心的性质、职能、作用，给机关带来的好处等，不断提高各级领导和机关干部职工的思想认识，争取他们的支持，从而为建立文件中心奠定良好的思想基础，创造一个有利的社会环境。二是机构设置、归口管理逐步过渡，开始可挂靠县市委办公室或政府办公室，这有利于协调解决文件中心的人员编制、业务经费、办公用房等一系列问题。在条件成熟后，过渡归口到档案行政管理部门统一管理，实行管理专业化、服务社会化。三是有国家档案局及有关省、市档案行政管理部门在档案业务上给予必要的指导和帮助，使文件中心在三峡库区能够建立起来、推广开去。同时对在建立过程中遇到的问题，要组织专门的班子进行调查研究、及时协调解决。四是可以采取先易后难、先试点再逐步推开的方法，首先选择一个县试点，在试点成功、总结经验教训的基础上再推广到三峡工程全库区。