浅谈城市公共基础设施项目代建机构工程档案资料管理
赵宏书
（南京市公共工程建设中心，江苏南京，210000）
大桥维修改造后灯光调试夜景
为加快城市公共基础设施建设，不断提升南京在长三角城市群定位和省会城市首位度，南京市政府在原南京市重大路桥指挥部的基础上，整建制划入南京市交通建设处，于2015年3月改组成立南京公共工程建设中心（以下简称“公建中心”），负责代建由南京市政府资金足额保障的多领域公益项目，如市域范围内过江桥梁、隧道、城市轨道交通及综合交通枢纽和国道干线公路、高速公路、社会事业领域政府投资的公共建筑、市政园林等等。城市公共基础设施项目普遍存在着地位重要、投资规模大、技术难度大、审批层级高、建设周期长等特点，如何加强项目建设过程中大量形成的文件材料收集、整理、归档、移交，确保工程项目档案资料的完整、系统和准确，为项目建成后的使用、管理、维护、改造提供可靠依据，已经成为代建机构亟待深入研究解决的极为重要的现实课题。
一、代建机构工程档案资料形成的基本特点
代建机构负责建设的城市公共基础设施项目均属政府直接投资的城市公共工程重大项目，这些项目投资大、工期长、要求高，对促进当地经济社会发展作用显著且意义重大，普遍受到省、市各级领导的重视。工程档案资料形成于这些工程项目的立项、建设、验收、移交全过程，具有以下主要特点：
1.来源广泛、形成单位多、涉及面广。所有代建的重大项目的文件材料，都是从项目立项研究开始，经过勘探、设计、施工、竣工、投用，到最后移交管理单位或运营公司结束，涉及包括研究机构、代建机构、勘探单位、设计单位、施工单位、监理单位、专家组、业主方等各个相关单位，文件材料的形成、收集、整理、归档、移交等需要各个涉及单位的共同配合才能完成，一旦出现任何环节的疏忽，都会对文件材料和档案的完整性、真实性等造成影响。
燃烧产物热平衡方程式是进行锅炉热力计算的基础之一，循环流化床锅炉也是如此。在分离器、EHE以及炉膛中燃烧产物热平衡方程式中必须计入循环灰焓，否则误差会很大。系统热平衡图如图1所示。此系统图由炉膛、分离器和回料器组成。此系统中本应还包括外置式热交换器（EHE），但由于文中所研究循环流化床锅炉无外置式换热故没有体现。
2.数量多、载体多、保存价值高。自改组以来，公建中心代建的公共基础设施（含改组前的市重大路桥指挥部负责建设结转的项目）共20多项，包括建宁、仙新、浦仪西路、和燕路、长江五桥、溧高高速、宁合高速、宁马高速等等，可以说每个都是大项目，形成的文件材料及归档移交的档案数量都比较多。如南京长江第四大桥入库档案多达11000多卷，占用了200多平方米的档案库房。公建中心在注重纸质档案归档的同时，还同步组织了声像档案和实物档案收集归档，专门出台了《关于影像文件摄取、收集的通知》，要求各项目的每个标段必须整理出至少60张以上现场典型照片，每道关键工序均需留有工程现场影像资料，按项目、分部、分项工程分类归档。
3.加大了本级各部门和所属施工企业工程档案立档管理。代建工程档案每一个环节的把控都很重要，如项目立项阶段是以公建中心和业主方为主实施的，立项阶段的档案归集就要通过承办部门实现；施工阶段的工程档案则主要是承建企业负责归集。公建中心的档案室主要实施宏观管理和业务指导。如何把宏观和微观结合起来，如何有力地指导和要求各相关部门和单位按要求完成相应工作，这其实是有较大难度的。一是因为普遍对档案归集的及时性认识不够，甚至不少部门和单位认为档案工作是档案室的事，没有或缺少档案意识；二是因为缺少专业的档案人员，各部门和单位档案员基本上都是工作人员兼任，由于没有接受职业训练，不仅缺少专业知识，还缺少对档案工作的敏锐性和敬业精神；三是因为对各部门和企业单位来说，主要业务工作不在档案，部门和单位领导对档案工作普遍关注程度不高。针对存在的问题和情况，公建中心强化了四个方面工作。第一方面，是加大了行政领导。公建中心领导在工作例会和对施工单位检查中，反复强调档案工作的重要性，要求各单位主管和主要负责人重视档案工作，把档案工作作为其业绩考察的一项指标，要求各部门和各单位建立起本部门本单位的档案管理网络。第二方面，是加大了政策引导。公建中心档案室每年组织两次业务培训。各部门各单位专人专岗，培训上岗。通过培训，统一要求、统一标准、统一做法，让从事档案管理的人员，知道档案工作干什么、怎么干。第三方面，是加大了经济处罚。每个项目工程交纳档案保证金，档案验收不通过不能组织工程验收，档案在规定的时限内整改不到位，档案保证金罚没，对档案工作突出的单位和个人实施物质奖励。第四方面，是加大了调研指导。公建中心档案室每月下沉到各项目，充分了解各在建项目工程资料及档案管理工作的实际情况，对勘察设计、施工、监理单位的档案室建设、人员配备、制度建设、资料收集整理、预立卷及案卷质量等进行摸底分析，面对面地帮，手把手地带，现场督促各单位各部门及时归档到位。对施工企业，要求实体工程完成一个月内办结各分项开工及方案资料、原材料检验资料、施工工序资料，以及分部分项验收资料移交公建中心档案室。对监理单位，要求定期开展自查与检查工作，每月对本单位及所监理的施工单位进行一次档案综合检查，每分部（子分部）工程结束，对该分部（子分部）工程档案资料进行一次专项检查，重点检查资料是否归集全面、内容是否真实有效。通过优化管理网络，强化管理制度，跟踪落实检查评比，公建中心档案管理水平和能力逐年提升，中心档案室被评为江苏省四星档案室。
3.形成收集时间长、整理归档时间晚。因为公共基础设施项目基本上都属于大型项目，从项目的论证、勘探、设计、施工直至竣工，建设周期都比较长，所以文件材料的形成、收集时间也比较长，整理、归档和移交的时间相应就比较晚。如宁和城际轨道交通项目，从论证、立项、开工到竣工，历时5年之久。如果再受人员调整、单位变化等因素干扰，就会对项目文件材料的收集和归档带来一定的影响，给项目档案资料的完整、系统、准确带来隐患。
狗可以不懂事，人必须明事理。依法养犬，文明养犬，是每个养犬人的义务。从现实来看，大多数养狗之人也是爱狗之人，日常能够做到文明养犬。但也有一些养狗人只图自己开心方便，无视公共利益和他人权益。他们或认为自家爱犬听话、不会咬人，或认为拴狗绳对狗健康不利，或认为犬只随地便溺反正有环卫工人清扫，何必污了自己的手。如此一来，势必将自己的爱犬置于矛盾的焦点，不仅是对爱犬的不负责任，也会影响所有爱狗人士的形象。
二、代建机构工程档案资料管理的特殊要求
1.积累建设经验和实现技术储备。公共基础设施项目档案资料形成于项目论证、设计、施工、验收、移交全过程，凝结了经济、技术、施工、监理等各方面专业人员的思想成果，将成为历史经验的总结和储备。例如2017年实施的南京长江大桥维修改造工程，在编制维修改造方案过程中，公建中心组织专家组系统研究了大桥建设档案，既对大桥的建设参数、设计指标、施工技术等数据做了全面分析，为建立大桥改造工程经济、适用、安全、可靠的质量评价体系起到不可替代的作用，又对大桥历史文化定位等做了大量研究思考，维修改造让大桥换了筋骨，但大桥的形象、大桥所承载的文化没有因维修改造而发生改变。
代建机构负责建设的公共基础设施项目，一般都是城市建设发展的基础性重点工程，是投资特别巨大的民生工程，这类项目的档案资料是城市公共基础设施建设的历史记忆和真实反映，是项目管理、运营、维护的基本依据，在城市建设与发展进程中发挥着重要的作用，在管理上也有着特殊的要求。
2.为科学实施城市规划建设提供基础信息。城市规划建设无论是在宏观上的区域调整与定位，还是微观上对大量重要建筑和城市设施的特点、基础、条件、现状等动态因素的具体考量，都离不开以往城市建设和改造过程中形成的相关工程档案资料提供的大量基础信息。今天的代建公共基础设施项目都是具有长远性、科学性、综合性的重大项目，这些项目的工程档案资料将为明天的城市规划建设提供大量真实可靠的基础信息，这正是工程档案资料的长远意义所在。
3.为项目运营管理提供有效依据。公共基础设施项目运营管理是个极为复杂的系统工程，经常需要查阅利用项目建设过程中有效记录工程研究、设计、施工、验收全过程，动态展示工程项目建设的整套项目档案资料。只有保证这些重大代建项目工程档案资源信息的全面性和准确性，才能为项目建成后的运营管理提供有效依据。比如，南京长江三桥、四桥等都成立了运营公司专门从事运营管理，项目档案随项目同步移交一份给运营公司，便于运营公司在日常工作中查询和利用，对新产生的管护档案进行补充和管理，为工程运行提供保障。
三、代建机构工程档案资料管理的主要做法
1.加强组织领导，健全重大代建项目档案管理机制。要实现重大代建项目档案管理能力水平提升，制度建设和机制建设是基础。首要的还是建章立制，先把规矩立起来。然后就是宣传引导、跟踪落实。公建中心领导和档案室人员要利用各类场合，以不同形式，强化宣传引导，要经常组织各要素单位学习包括《档案法》在内的相关法律、法规，宣传科学编制和管理档案的作用和意义，增强参建单位领导和本系统内各职能部门对重大代建项目档案工作重要性的认识和理解；各专兼职档案员要对档案编制要求烂熟于心，以高度的责任心和有效措施确保各类档案及时、规范、准确、完整、系统地归档。另外，请主要领导分管项目档案管理工作，在重大代建项目建设过程中，统筹好论证、报建、监理、施工、建设、设计等部门，建立起完善的档案管理机制，以行政手段提高档案工作的权威性。
2.建章立制规范档案全过程管理。俗话说“没有规矩不成方圆”。公建中心组建后，档案工作就被同步提上了重要日程，在原长江二桥、三桥、四桥等项目档案管理成功经验的基础上，针对代建项目的特点，分别研究了桥隧（过江通道）、交通（主要跨省高速公路）、轨道（地铁）、市政建设、房建等六大类工程的档案管理技术要求，由公建中心档案室牵头，制定了《公建中心代建工程项目档案管理办法》，通过制度固化流程、细化指标，明确各部门各单位责任，对各项目前期、建设管理、评价验收等各阶段档案工作提出明确的要求，对档案分类归集等做出详细说明。用固化的程序、详尽的要求规范相关单位、人员在档案工作过程中的行为。另外，根据桥梁、城建、轨道、交通等不同工程，下达了“一工程一编制”的要求和办法，对代建的每项工程，都要求相关档案人员根据工程特点和该领域工程档案依据，编制出具体的每项工程的档案编制办法。在此基础上，邀请相关档案管理专家和业主方、施工方、监理方等多方联合审查，对编制办法进行评审，评审通过后，该代建项目的日常档案资料收集必须依据此办法组织实施。到目前为止，已经完成了《南京长江第五大桥工程档案编制管理办法》《南京浦仪高速（南段）工程档案编制管理办法》《南京长江大桥维修改造工程档案编制管理办法》《南京和燕路过江通道工程编制管理办法》等近20个项目的档案编制管理办法，这些编制管理办法在代建工程档案全过程管理实践中，对各项目档案归集、立案、保存、运用、移交等起到明确指导和规范作用。比如，在编号及类目的设置上详细地要求每一类编号都按三级类目，一级类目是大类划分、二级类目是大类不同阶段划分、三级类目是档案流水。此外在二级类目中根据工程需要划分也有所不同。这些具体要求和设置，虽然看似简单，但对后期入库档案的检索和查阅应用起到了很好的统一作用，提高了检索和应用效率。在具体工作实践中，结合工程实质进展和遇到的实际情况，还及时对编制管理办法进行调整补充和完善，使编制办法在实际工作中的操作性与指导性更强。
1.建立健全代建项目档案工作机制。公建中心始终重视档案工作，把档案管理作为一项重要的日常性管理工作在“长”“常”二字上下足功夫。首先是建立了档案工作组织领导体系，成立了档案管理领导小组，组建了档案室，由中心一名副主任负责领导，综合处主管，配备了专职的档案员，同时各职能部门也均配备有本部门兼职档案员。制定了《档案室管理规定》和《专兼职档案人员岗位职责》《文件材料归档制度》《档案库房管理制度》等。明确档案室作为各类档案的保存和利用中心，兼负监督、指导、检查各部门档案管理工作。重视档案室基础设施建设，在办公用房非常紧张的情况下，划出400多平方米办公区域作为档案室，按档案室建设标准配齐了各类设施设备。加强档案人员素质培养，有计划地安排专兼职档案员参加高校和省市档案局组织的业务学习、理论培训和学术交流，提高理论水平和操作能力。在工程管理系统中建立起各项目指挥部档案人员档案归集提醒和催办机制，并将此项工作与计量、履约考核挂钩。建立了档案检查问题汇总通报制度，将每次的档案检查情况通报各项目管理指挥部，对存在的问题责令限期整改。开展档案工作“树典型立榜样”活动，通过对每季度工程资料预立卷、移交及监理单位档案工作检查情况进行评比，对档案管理工作好的单位进行表扬，档案管理不到位的单位进行通报批评。
推论一 若①λ,u,v,w≥0；②(λ-1)(λ-w)≤0，(u-1)(u-w)≤0；(v-1)(v-w)≤0；③λ+u+v≤1+2w.则对于n∈N，n≥2，有
宁和城际轨道跨三桥转体
对于防控风险，银行还应认识到，不发展才是最大的风险。陈惠莲认为，防控信贷风险最根本的是要发挥金融政策和其他政策的协同性，加强区域经济联动效应，稳定宏观经济环境，实现产业链上下游整体复苏。在信贷投放上要稳定融资支持、坚定放贷信心，建立和民营企业更紧密的伙伴关系，为民企争取化解风险的时间和空间。
四、代建机构提升工程档案资料管理水平的相关对策
代建机构及其公共基础设施项目代建模式都属于新生事物，工程档案资料管理从总体上来说尚处于起步阶段，许多方面的工作仍有待进一步探索和提高。根据国家有关基本建设项目工程档案资料管理规范的具体规定，针对代建机构提升工程档案资料管理的现实需求，笔者认为可以从以下方面采取相应对策，进一步提高代建机构工程档案资料管理水平。
与通常的建设单位及其基建项目建设不同，代建机构及其公共基础设施项目代建模式都属于新生事物，所以在工程档案资料管理方面的具体做法也不尽相同，需要结合工作实际，进行不断探索实践，形成独特可行的管理方式。近几年来，我们在工程档案资料管理方面主要采取了以下做法：
2.强化业务培训，提高重大代建项目档案工作质量。理论支持和技能支撑是做好重大代建项目档案工作的必要条件。公建中心档案工作要始终把档案人员素质的提升作为促进档案管理工作的重要抓手，业务培训作为提升档案人员素质的重要途径。要采取“走出去”与“请进来”相结合的办法组织业务培训。“走出去”，是要到档案工作成绩优秀的单位和部门参观见学、参加高校专业培训、参加省市组织的业务培训和学术交流，在学习和交流中提升素质。“请进来”，是请有理论功底、有实践经验的优秀档案管理人员和上级机关领导到公建中心传经送宝，从他们成功的工作实践中汲取养分，提高技能。公建中心档案室还要重视培养下属单位兼职档案员的能力，在工作实践中对其进行业务培训和指导。在实践中学习是最好的学习，通过工作实践理解和学习相关规范与标准，能更好地获得业务技术，增强业务能力。还要有效保证各单位各部门专兼职档案员队伍的相对稳定，更好地了解资料流向及工程动态。
3.实施跟踪指导，提高重大代建项目档案的准确性和完整性。跟踪指导其实就是跟踪落实，把规章、把编制办法以踏石留印、抓铁有痕的精神落实到具体的档案工作实践中。公建中心档案室作为中心档案管理的责任部门，不能仅制订规章、编制办法，还要把落实规章、落实编制办法作为重要工作去推动。首先，督促每个要素单位都要构建起完善的档案管理制度，形成管理网络，对每个管理人员和档案工作人员的职责予以明确；其次，通过档案管理规定与增加专门的档案合同条款增强各责任部门，特别是监理、施工单位，收集、编制工程档案的水平，保障档案工作效率和质量；再次，加强过程管理，建立和落实档案检查指导制度，把档案质量管理放到日常管理之中，而不是仅注重档案交接验收。在代建项目审查、建设、验收等期间，档案管理员要全过程参与，杜绝出现等到项目竣工才突击归集档案等问题。
4.借助行政手段，保证重大代建项目档案及时归档。因为重大代建项目具有较强的特殊性，上级档案管理部门要积极参与，本级档案管理部门要在主动作为中获得工作主动权。首先，公建中心分管领导要经常带队去各代建项目现场，检查、监督、指导责任单位的日常档案工作，有效落实档案管理要求，为工程竣工档案编制一次成功奠定基础。其次，按照政策文件和法律法规要求，与各责任单位签订重大代建项目竣工档案移交及验收协议，收取档案保证金，明确规定工程竣工验收档案验收先行，档案验收不通过不能组织工程验收，工程验收后施工单位要在规定时间内将竣工资料送交到公建中心档案管理部门，以保证重大代建项目档案的及时归档。第三，如果部分单位不能按规定编制送交档案，相关部门就要通过必要的、强硬有力的行政执法方式，包括扣罚档案保证金等手段，督促各单位按规编制移交档案。
积极的激励性外部环境能促进提升一般创造力。组织营造积极的激励性外部环境条件，如塑造组织整体的创新氛围、明确阐明整体任务目标、给予经常性的关于如何改进工作的反馈、提供强有力的团队支持、实施鼓励性监督、创造信任的工作关系、较多的知识共享空间、给予足够的资源，等等，都可以形成良好的外部环境，提升个体一般创造力。与此同时，减少消极的外部环境，如过多的工作量和紧急期限、竞争性绩效、可预见的负面评价、教条的组织结构，以及开展工作的种种限制等，则可以大大减小消极性外部环境因素对一般创造力的影响。
代建机构工程档案资料管理，不仅是档案资料管理业务工作，更是档案资料管理组织领导工作。人才培养是基础，建章立制是前提，科技管理是辅助，行政管控是推动，跟踪落实是手段，多管齐下，才能不断增强档案工作能力，提升档案工程的质量和效率。
注释及参考文献
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