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摘要：人事档案整理分类是档案建设的基础工作，其对象是认识档案材料，通过对杂乱无章的档案材料的整理和分类，可以提升人事档案管理的水平和效果，使得人事档案的作用得到充分发挥。本文从全国人事档案专项审核的要求出发，分析了人事档案整理中存在的问题，并提出人事档案整理分类的有效措施。
关键词：人事档案；整理分类；问题；措施
前言：人事档案是对个人经历、品德作风、政治面貌等的详细记录，在个人发展中起到了依据、凭证和参考的作用，是人力资源管理的一种重要工具。现阶段，我国正处于用人制度的深化改革时期，人事档案的作用越发凸显，需要切实做好整理分类工作，保证人事档案的完整性和真实性，充分发挥出人事档案的作用。
1 全国人事档案专项审核的要求
2010年10月到2016年6月，中央组织部全面开展了干部人事档案专项审核工作，工作的具体要求包括：一是突出对党忠诚，确保广大干部经受党性洗礼，将人事档案作为衡量干部对党忠诚与否的重要方面，通过学习和教育，解决人事档案中存在的问题；二是集中审核清理，使得档案内容回归真实，通过专项审核，及时发现并解决人事档案中存在的问题，对档案材料不齐全或者不完整的问题进行补充完善；三是严厉整治造假，有效遏制歪风邪气，结合典型案例的教育作用，对人事档案中存在的造假问题进行严肃处理；四是注重强基固本，完善相关制度建设，做到标本兼治，针对人事档案管理中存在的薄弱环节，完善相应的规章制度。通过这样的方式，做好人事档案专项审核工作，维护人事档案的真实性和准确性[1]。
2 人事档案整理中存在的问题
人事档案的整理可以分为两种不同的类型，一是对新建档案的整理，二是对即有档案的补充完善，人事档案整理的方式同样有两种，分别是日常整理和定期整理。而从目前来看，在人事档案整理中，存在着一些缺陷和问题，影响了整理的效率和质量。
2.1技术落后
一般情况下，人事部或者管理人对于人事档案的整理多是直接沿用传统的操作方式，以手工操作为主，在档案材料的整理、排序、分类、编号及装订等工序中，需要消耗大量的人力和时间成本，缺乏对于现代化技术的应用，对于档案管理信息系统、数据库人才分析以及电子档案的构建等知之甚少，无法适应档案管理现代化的客观需求[2]。
2.2规格不统一
在相关规范中明确指出，认识档案材料的记录载体应该选择标准A4纸，同时在其左侧预留出2.5cm的装订边，按照左下对其的方式进行三孔装订，从孔中心到上下孔的距离为8.3层面，下孔应该与底边保持5.4cm的距离。而在以往的档案材料中，采用的多是16开办公用纸，在档案左侧预留有2.5cm装订边，在这种情况下，会出现当前档案与以往档案装订规格不一致的情况，如果进行统一整理，则必须对以往的档案资料进行重新打孔和装订，不仅影响美观，而且会消耗大量的人力物力资源。
2.3保密性差
人事档案的管理采用的多是整卷装订的方式，可以保证档案的整齐和美观，但是，如果想要对档案进行查阅，必须全卷查阅，不利于保护个人隐私。而如果需要对档案资料进行补充完善或者复印，则需要将其拆开，反复的拆卸会导致档案的损坏，影响保存的效果。
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3 人事档案整理分类的有效措施
在人事档案整理中，应该依照相应的标准，做好档案的分类工作，在提升整理效率和管理效果的同时，也可以为档案的查询和使用提供方便[3]。
3.1重视档案资料收集
从概念层面分析，人事档案是对个人经历、品德作风、政治面貌等的详细记录，在个人发展中起到了依据、凭证和参考的作用，通过人事档案，可以对个人进行全面的考察，以实现对人才的合理配置。而如果人事档案资料不完整，则可能会导致判断的片面性或者误差，因此，需要重视档案资料的收集，保证归档的完整性。档案资料的收集、信息的反馈以及档案的审核可以同步进行，档案管理人员需要结合具体的规定，对档案要求和内容进行补充。对有关干部的学历学位、任免审批表、季度考核表、个人履历表以及党团组织等资料，做好统一的整理工作。对于一些阶段性资料，包括人代会、党代会及政协会等，同样应该做到统一收集和整理，切实保证资料的全面性和系统性。在资料收集完成后，还必须做好必要的鉴别和审核，保证资料的真实性和可靠性。
3.2甄别档案材料内容
对于人事档案材料内容的甄别非常重要，直接影响着人事档案作用的发挥，而在开展工作的过程中，必须切实保障人事档案的真实性和完整性，这也是进行人事档案整理和分类的关键环节。档案管理部门和档案管理人员必须始终保持高度的重视，对于每一份人事档案材料，都必须做到认真、严谨、细致和全面的鉴别，确保鉴别结果的可靠性和准确性，应该做到“舍之有礼，取之有据，去粗取精，去伪存真”，避免在人事档案中出现造假的问题。而在进行档案分类整理时，需要做到“三不归档”，即手续不全不归档、档案重复不归档、填写不规范不归档，以切实保障人事档案的合理性、真实性和准确性[4]。
3.3强调人事档案审核
在对人事档案进行整理审核的过程中，必须重视审核的全面性，了解档案的完整性、全面性、相关手续的真实性，判断是否存在有档案混装或者错装等问题，确保资料整理规范能够切实满足相关要求。对于干部人事档案，还需要确定“三龄一历”，对材料缺失或者手续不全的情况进行核实、补充完善。
3.4做好人事档案分类
人事档案的分类整理对于提高档案管理和利用率意义重大，也是需要档案管理部门高度重视的内容。为了确保整理出的档案资料与规定要求相符合，必须做好档案资料的统一收集和鉴别工作，同时在对每一份人事档案进行加工整理的过程中，都必须保障档案的完整性、规范性和美观性。具体来讲，需要从两个方面着手，一方面，应该保证人事档案分类的准确性。就目前而言，《干部档案工作条例》中第三章第十条规定干部人事档案正本分十大类：分别是履历材料，自传材料，考察鉴定和审核材料，学历学位、职级及培训材料，政审材料，党团组织建设材料，表彰奖励材料，涉法违纪材料，工资、录用、任免、出国、离(退)休、代表登记等材料，健康检查及工伤事故处理材料等，根据上述具体分类要求，可以对人事档案的相关材料进行有序排列、合理分类，避免出现材料的混淆和错装问题；另一方面，必须保证材料编目的准确性，结合材料规定的格式，以铅笔进行类号页的编写，确保打印出的人事档案目录与类页码相符合，防止出现漏码或者重号的问题[5]。
4 结语
总而言之，人事档案是人事组织工作的重要组成部分，发挥着不容忽视的作用，针对当前人事档案整理中存在的问题，档案管理人员需要重视起来，在开展人事档案的整理、审核与分类的过程中，坚持认真负责的态度，做到真实、准确、完整、细致，将人事档案审核融入到档案的收集、鉴别以及资料整理的全过程中，提升人事档案管理的水平和质量，为档案的有效利用奠定良好的基础。
参考文献
[1]任春霞.浅议人事档案整理中常见问题及措施[J].职业技术,2015,(4):111-113.
[2]吴晓南.浅谈人事档案的整理工作[J].兰台世界,2014,(S4):151-152.
[3]李冰兰,周小春.浅谈对人事档案整理工作的认识[J].气象研究与应用,2012,33(S2):142-143.
[4]董雪雁.浅析人事档案的分类审核整理[J].现代经济信息,2014,(18):159.
[5]丁敏.刍议人事档案的分类审核整理[J].科技创新导报,2014,(27):217.
论文作者:张春丽
论文发表刊物:《科技中国》2017年2期
论文发表时间:2017/5/2
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