藏书管理模式的PDCA分析，本文主要内容关键词为：藏书论文,管理模式论文,PDCA论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
［分类号］G25
长期以来，图书馆采用的管理模式大多是以藏书为中心的资源保存管理模式，书库的中心工作是保存藏书。现代图书馆的管理模式则要求“以人为本”，即以读者为中心的资源利用管理模式[1]。书库的工作则应以节省读者时间、方便读者利用为目的，最大限度地发挥馆藏资源的整体效益。图书馆的发展，无不遵循着PDCA循环。PDCA是英语单词plan（计划）、do（执行）、check（检查）、action（处理）4词的缩写，它反映了工作的一般规律，也是做工作必须经历的4个阶段。这4个阶段循环不断地进行下去，形成PDCA循环[2]。PDCA 实际上是进行图书馆藏书管理工作的有效和合乎逻辑的工作程序。本文拟用PDCA循环来分析图书馆藏书模式的演变和改进，并演绎出一种新型的藏书管理模式。
1 藏书管理模式的演变符合PDCA循环的阶梯式上升
最初的私家藏书或藏书楼，由于受客观技术条件（如藏书量小，成本高，复本量少，场地小等）的限制，所藏图书一般不对外开放或只对少数人限时开放，即使对少数人开放也是以内阅为主[3]。这时的P是一种最原始的需要，D就是收藏，形成内阅式的藏书模式。
西欧早期的图书馆为了防止图书丢失，用金属链将图书固定在书架上。在我国，早期的藏书楼也只对少数人提供内阅服务[1]。随着文献成本的降低和读者人数的增加，第一环已不能满足这种需要，C的检验表明， 保存式的内阅方式有许多弊端，从而凸现了A的管理难度大，藏阅空间和阅览座位不足等问题。 这必然导致进入下一环的P——适应大多数人阅览，形成藏阅分离的外阅式藏书模式。
外阅式模式就是将阅览室与书库分离开来。1857年，英国不列颠博物馆的圆形阅览室建成开放，宣告了内阅时代的终结[4]。它将阅览室与书库分离，成为当时世界上座位最多，设备最好的阅览室。阅览室的出现，使更多的读者有机会接触到图书资料，不同程度地提高了图书资料的利用率。
无论是内阅还是外阅，都无法最大限度地满足读者对文献资料的需求，其所依赖的依然是图书馆（或藏书楼）的馆藏。阅览服务是和馆藏情况（复本量、载体结构）、社会出版能力、图书馆设施、阅览空间、复制能力等密切相关的。
到了近代，随着馆藏文献数量的增加和载体形态的多样化，原来藏书楼式的馆内阅览模式，逐步演变为依附辅助书库的馆内阅览与依附书库的馆外借阅相结合的闭架外借模式。
随着印刷本图书的大量出现，一些图书馆率先实行了开架制，但当时图书馆界存在的“重藏轻用”的观念阻碍了开架制的推行。19世纪后期，美国一些图书馆开始实行开架制。20世纪初期，欧洲一些国家也相继采用开架制，前苏联则在30年代普遍采用开架制。第二次世界大战结束后，开架制在更多的国家得到推行。英、美、日等国还将开架制纳入了法律轨道[3]。在我国，上世纪20年代北京大学图书馆曾实行开架制；50年代专业图书馆广泛实行开架制；90年代中期，大多数高校图书馆已不同程度地实行了开架制，到了90年代后期，随着计算机技术、信息技术、通信技术在图书馆的普及和应用，藏书管理开架制的推行已顺理成章。
以上各阶段藏书模式的PDCA环如图1所示。
图1 各阶段藏书模式的PDCA环
2 藏阅借一体化模式的PDCA分析
虽然开架模式优于闭架模式，但单纯的开架模式仍然不能满足读者的需要。在“以藏为用”原则的指导下，出现了一种更方便读者的藏书管理模式，这就是目前流行的“藏阅借一体化”管理模式。
该管理模式在充分实现文献开架的基础上，藏阅借合并，藏中有阅，阅中有借，在藏书布局上打破了以往藏书区与借阅区分离的状况，读者可随意从书架上选取所需图书，并根据自己的需求来决定是阅览还是外借。这种将阅览室与书库合并的模式打破了传统外借、阅览的分离状况，其具体实现分作两个阶段——分室借阅管理与集中借还管理[1]。分室管理是按楼层分科进行藏书布局，室内图书布局方式根据馆舍结构进行，阅览座位安排上遵循最大便利原则。在具体实施时，有的馆为了保证读者查阅方便还设有样本书库，有的馆干脆取消了样本书库。不足之处是各种手续仍过于繁琐，如验证、押证、换牌、签名等，给读者带来不便。集中管理是设置一个总进出口，读者进入图书馆，只需在总入口处出示本人证件，便可在馆内阅览使用各收藏室的文献，确需借出时，只需在总出口处办理外借手续便可借出。这种模式便利了读者借阅，使藏书得到了充分的利用。从运行情况看，读者日流量加大，馆藏文献利用率大幅度提高。
“藏阅借一体化”模式使图书馆馆员摆脱了跑库、验证等繁杂的日常工作，从而有较多时间投入更多精力从事技术含量较高的咨询服务和阅读指导等工作。显而易见，“藏阅借一体化”服务方式可以培养出更多的高素质的，适应读者需要的专职馆员。其模式是现代图书馆发展的需要。
而另一方面，实行“藏阅借一体化”，必然要对馆舍结构进行调整改造，图书馆建筑要确定统一的柱网、统一层高、统一荷载的“三统一”大空间。这种新型格局使得楼层的各部分可以灵活划分阅览、藏书等功能区，并可根据不同时期的不同需求进行动态调整，使其能满足图书馆近期和远期发展的要求。在平面设计上，阅览室、书库应设计成大开间或无隔断的大厅，且要以开阔、灵活、连贯的大功能空间布局来强化图书馆的开放性，使收藏、外借、内阅实现一体化[1]。
“藏阅借一体化”的最大特点是开放性，但这种模式会导致图书丢失率比较高，给管理带来一定的难度。除加强读者教育之外，还必须建立有效的防盗安全保障系统，才能保证服务的顺利开展。
另外，在现实的图书馆大合并中，“藏阅借一体化”又显现出一些不能适应读者要求、借还不便的情形。各分馆的馆藏配置不尽合理，借还分库归架工作时间长等矛盾逐渐显露出来，为此，我们需要构建一种新的模式来解决这些矛盾，如图2所示。
图2 “藏阅借一体化”的PDCA模型
3 PDCA引导下的藏书管理新模式
藏书管理经一环套一环的PDCA螺旋式上升发展，图书馆的服务观念也同样从“以书为本”发展到“以人为本”，把文献利用的自主权交给读者，读者可以自由、自主地选用各类馆藏文献。
目前，图书馆的馆藏资源除纸本文献外，还有大量电子文献，借阅手段也随着技术含量的提高而发生了变化。另外，高校合并中形成了许多分馆管理模式，这种种情况都要求图书馆采用新的藏书管理模式以适应新的形势。
图书馆的藏书管理可以充分运用当今新技术，如先进的计算机技术、网络技术和无线自动定位技术等等。有了新技术的支持，图书馆的“以人为本”的思想便能得到充分的体现。这就是我们构建藏书管理新模式的初衷。
在新技术基础上能否建立新的模式？我们认为是可以的。首先，计算机技术完全可以将所有的馆藏（包括实际馆藏和虚拟馆藏）用数据库统一起来；其次，网络技术能够将馆藏动态数据实时体现出来，从而有效地实现共享协作；再次，无线自动定位技术特别是RFID标签在图书馆的应用，可将实物资料自动异地共享，实现实物馆藏的快速获取。由此便可形成馆藏随处可用，馆藏随时可得，藏书满足需求，管理归并统一的模式。简单地说，就是“共享馆藏统一管理模式”。
这种模式的要点之一是统一管理数据库，不论馆藏在何处，只要其馆藏进入了统一的数据库管理系统，就可实现快速的馆藏识别，使读者能够就近获取馆藏。要点之二是馆藏分布不受馆舍的局限，每一栋建筑物都可成为馆藏地，甚至每一个读者的藏书点也是一个小的馆藏地，只要其馆藏地纳入统一的管理系统中。这个模式符合馆藏地在地理位置上接近读者的思想，是吸引读者的最佳方式之一[1]。
实验中，我们采取了多分馆多馆藏地的模式——利用自动化管理中读者还书处自动转为馆藏地的方法，即读者从A馆借的图书，就近还到B馆，该书即成为B 馆之馆藏，需要该书的读者再次借阅时，可就近到B馆借阅。 此模式的设计依据是有类似需求的读者基本生活在一处，采取的是类聚的思维方法。根据这种模式，各地的馆藏将自动调整，以适应本地读者的需求，从而实现读者需求与馆藏的动态平衡。
图3 分馆中的数据流与实物流示意
该模式对系统的统一管理有比较高的技术要求，各项技术指标必须符合中央馆藏数据库的规范，对网络安全也提出了更高的要求，实现该模式必须要有相应的技术支持才能达到最佳效果。
该模式运行不仅可以吸引更多的读者，还可以借助其技术优势，实现跨地区、跨行业间的网络互联和资源共享。馆藏资源共享将会达到前所未有的程度。
当然，该模式在运行中，会产生许多新问题，需不断总结经验，提出改进措施以适应新形势，使读者服务质量真正得到提升。
收稿日期：2005—06—29 修回日期：2005—11—09