大庆高新汽车工业园有限公司
摘要：随着信息化时代的到来，电子文件逐渐取代纸质文件，是档案文件中主要的组成部分。此时档案管理工作不仅仅需要对纸质文件进行管理，还需要对电子文件进行全面的管理。但是我们需要清楚的知道，对电子文件的管理与纸质文件有明显的区别。本文就电子文件管理的特点进行分析，以供参考。
关键词：电子文件；纸质文件；档案管理；特点
随着信息技术与网络技术的普及与应用，办公自动化水平也在不断提高，逐渐取向无纸化。与纸质文件相比，电子文件的应用及其方便，在实际工作中可以充分发挥其利用价值，提高工作效率，电子文件档案管理必然会成为未来档案的主流。因此我们必须要掌握电子文件的特点，了解其与纸质文件的区别，明确电子文件的管理特点，只有这样，才能够更深入的管理电子文件，促进档案管理事业的进一步发展。
一、电子文件的特点
所谓电子文件也就是在现代化技术发展的基础上而形成的一种以磁盘、计算机等为载体的资料。其中主要有电子书、电子信件、电子报表等。它具有特殊性特点，要想有效的保证电子文件，就需要明确电子文件的特点。电子文件具有以下几个方面的特点。
1、电子文件的直观阅读性不高
纸质文件的直观阅读性很高，而电子文件则不同，在阅读电子文件的过程中，我们必须要依靠现代化办公设备，例如计算机等。
2、电子文件处理需依靠现代化设备
与纸质文件不同的是，电子文件在传递以及处理的过程中都需要依靠计算机等各种先进的现代化设备进行，当没有这些设备，那么电子文件也就无法传递、处理，甚至阅读。
3、电子文件不受时间与空间的限制
在实际工作中，我们不仅可以充分利用电子文件，还可以实现资源共享，并且在其共享过程中并不会受到时间以及空间的限制，方便了人们的生活与工作。
4、电子文件的保存要求高
纸质文件在保存过程中，管理人员一般会将其置放于干燥的地方，但是在对电子文件进行保存的过程中，不仅要求其外界环境的温湿度达到要求，还应该避免将其放置在磁场，对保存场地的防磁性要求非常高。
5、电子文件具有不稳定性
在对电子文件存放的过程中，其不稳定性会越来越高，只有在利用计算机设备对其进行利用、传递以及阅读的过程中才具有较高的稳定性特点。
6、电子文件的兼容性好
目前，我国技术水平正在不断提高，计算机系统的更新速度非常快，这就要求电子文件具有较好的兼容性，并且能够根据不同的版本转换数据结构。
7、电子文件具有可变性特点
在对纸质文件进行管理的过程中具有真实性与可靠性特点，而与之相反的，电子文件在保存与管理过程中具有可变性，随时有可能被丢失或者修改，其真实性与可靠性根本不能够保证，只有在实际工作中通过文件的备份才能够避免文件修改、丢失等各种危险。
二、电子文件与纸质文件的不同点
1、归档时间不同
档案管理工作者在对纸质文件进行归档的过程中，通常是在次年上半年进行归档，其周期为一年；而对电子文件进行归档的过程中，一旦文件办理结束，管理人员就需要对其进行归档，其周期无规律可循。办理后的电子文件会通过计算机或者网络技术直接专递到档案部门，由档案部门对其进行归档，便于后期文件的使用与查找。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
2、归档方式不同
长期以来，管理者在档案管理过程中大多会采用纸质材料将信息归档已经成为我国档案管理与整理的一项制度，当文件形成之后，相关工作人员会对其进行整理之后交给档案部门进行归档。而电子文件则是采用的现代化先进技术，例如电子编码技术，在其编订与修改过程中不留任何痕迹，即使保存之后我们同样可以对其不留痕迹的修改文件。因此，在对电子文件管理过程中管理人员应该随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护．保证文件在传输、处理过程中不会再出错误，确保电子文件的原始性、真实性和准确性。
3、管理方式方法不同。
电子文件随时归档。一方面避免文件漏归，保证归档率和完整率，结合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免文件的流失和病毒的破坏。电子文件归档必须以磁盘或光盘形式移交。依据电子文件的特殊性．电子文件的分类编目等管理方式与纸质文件是不同．可以达到一级管理．档案部门在接受电子文件的同时．必须给每份文件编制文件号。根据上、下行文之间的关系．并给出相应的分类号和档案号。在归档的同时，进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具，方便检索查询信息。
三、建立电子文件应采取的方法
1、电子文件的收集
电子文件的特殊性决定了电子文件的收集不同于纸质文件。其收集、积累的范围、方法和要求也不同于纸质文件。如对草稿文件，由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但如果对正式的纸质文件有进行全文信息自动化检索要求时，或者从保留文件蘑要过程的信息考虑，则应及时收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，也应及时收集．并与其相应的纸质文件之间建立标识关系．尤其是对无纸化生成的电子文件，应当有严格的措施。
2、做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略
档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的电子文件进行接收、处置及存储工作进行业务指导。保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件．即只能读不能写和不可更改的文件．从而识别和保护电子文件的原始结构．保证电子文件的可靠性．使之与纸质文件一样发挥社会作用。
3、解决好电子文件的保存问题
以化学磁性材料为载体的电子文件．从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的．不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响。不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是。由于电子文件形成时间短．缺乏实际贮存验证，所以，在电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。
4、加强电子文件的软、硬件设施管理
对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境．温度保持在17-20度之间，相对湿度保持在35～40％之间．同时．强化防磁设施的完善和维护，有条件的及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。
四、结束语
电子文件的管理与纸质文件的管理有很大的不同，因此在实际工作中，我们必须要明确电子文件的特点，然后采取有效的方式对其进行管理，以保证其真实性、完整性与可靠性。
参考文献：
[1]马雪君.高校办公自动化环境下电子文件归档的思考[J].中国校外教育.2011（08）
[2]陆芳.对电子文件实行档案化管理的思考[J].现代企业教育.2008（02）
论文作者:张睿轩
论文发表刊物:《基层建设》2016年8期
论文发表时间:2016/7/12
标签：文件论文; 电子论文; 纸质论文; 过程中论文; 档案论文; 对其论文; 信息论文; 《基层建设》2016年8期论文;