现阶段电子档案管理探析，本文主要内容关键词为：探析论文,现阶段论文,档案管理论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
计算机对社会各领域的全面渗透，办公自动化的逐步实现，既为档案管理现代化提供了有效手段，同时也带来诸多棘手问题。面对越来越多的与传统纸质档案完全不同的电子文件，原有的档案工作基本理论和原则、档案管理的具体方式方法受到极大的挑战。
1 电子档案及其主要特征
电子文件是指能被计算机系统识别、处理，按照一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。电子文件是电子文件内容、电子文件内容的载体和对电子文件内容进行显示、修改、删除的计算机软硬件平台技术条件的组合。按电子文件产生的工作领域，可将其分为两种：一种是记录人们在办理公务、处理一般事务或交流信息过程中产生的电子文件。例如，OA（办公自动化）电子文件、E-mail电子信息、电子文件等，它们多以文本、图像、声音或影像等形式存在；另一种是记录人们生产或科研活动的电子文件，例如，CAD（计算机辅助设计）、CAM（计算机辅助制造）等生成的电子文件，它们多以光栅图或矢量图等形式存在。电子文件处理部门或业务部门及文件工作者将电子文件移交档案部门进行归档后，即形成电子档案。由于电子档案的全部信息是以数字式代码加以存储的，信息的编码和解码过程都由计算机完成，利用时须借助计算机等机器设备转换成原有的文字或图像形态，因此人们亦将电子档案称为“机读档案”或“数字式档案”。目前，电子文件所采用的存储介质主要有磁盘（硬磁盘，软磁盘）、磁带和光盘。而作为电子档案的存储介质应能达到以下几点要求：存储容量大；易长期保存；使用要方便；标准化程度好。光盘与磁带、软磁盘相比，有记录密度高、存储量大、非接触式记录和信息读出方式、数据传输率高、存储速度快、易保存等特点。目前用光盘作为电子文件归档的载体比较合适，尽管它标准不够完善，但随着技术的发展，相信在不久的将来有关光盘的标准会陆续出台。电子档案的主要特征有：
(1)信息的非人工识读性。从远古的泥板、山羊纸、甲骨、竹简到近代的纸质记录，从来都是采用人工可识读的记录和符号，人可以直接读出；而使用磁介质和光介质的电子档案采用的是人工不可识读的数字式代码，只有借助计算机和解码，才能转换成人可识读的记录。
(2)设备与标准的依赖性。以往的档案基本上靠人工管理，而电子档案从其前身——电子文件的制作与处理，到档案阶段的全部管理活动都必须借助于计算机应用系统才能实现，离开了计算机及相应的软件，电子文件就无法生成、传递、识别。决定其设备依赖性因素有：数字编码因素、硬件因素、软件因素、设备更新因素、加密因素等。仅就软件因素而言，每个数据文件的生成都有特定的软件环境，主数据库文件往往附带若干辅助设计文件、图形文件等，如果缺乏支持电子文件运行的软件和辅助类文件，在提供利用时主电子文件就无法正常应用，甚至根本无法打开。同时随着通信工程与多媒体技术在社会活动中的广泛应用，档案管理的标准随之发生深刻的变化，电子文件中的非标准信息迅速增多，使得电子文件离开了特殊环境就没有了可读性。
(3)信息与载体之间的可分离性。以往的档案，信息被固定在某一载体上，成为不可分离的一个“实体”，文件最初形成时的标记也被固定在这一载体上，使之具有明显的原始性特征。而电子档案中信息不一定具有固定的物理位置，可以以非实体形态进行加工和管理，这种可分离性造成了电子档案信息的易于更改，而且更改后可不留痕迹；易于复制，而且分不出原件和复制件；易于传输，在网络条件下可以通过通讯线路在异地调阅或形成文件。
(4)多媒体集成性。以往的档案一般只能记录一种或两种信息媒体，从而分别形成了文字档案、照片档案、录音档案、录像档案等。使用多媒体计算机可将图文信息、音频信号、视频图像等不同媒体形式的信息记录在同一份文件上，达到声像并茂，真实地再现当时的活动情况。但同时应注意到多种媒体单独或相互搭配构成电子文件的内容，使得其组成和结构要比纸质文件复杂得多，甚至会造成同一份电子文件的信息存在在不同的载体上，给保管带来很多问题。
(5)对背景信息和元数据的依赖性。对于普通纸质文件来说，一般的原件上或附带的表格中直接记录了单位交接、报批签署等背景性内容，也就是说文件本身已包含了背景信息。电子文件则不同，背景信息与文件内容信息常常被分离保存，如果背景信息丢失，会直接影响电子文件的凭证作用或价值。元数据由于具有隐含性而使人往往忽视了它的存在，可是一旦元数据被丢失或破坏，信息原始的形态就会改变，甚至失去可读性。可见保证背景信息和元数据的完整与正确是至关重要的。
电子档案的上述一些有别于传统纸质档案的特性决定其在管理中会遇到一些与传统的档案管理不同的问题，在进行电子档案的管理时，必须针对这些特征认真研究电子档案管理工作中应遵循的基本原则及其具体的方式方法。
2 电子档案管理工作中应遵循的基本原则及方法
电子档案在其管理活动中应遵循以下一些原则：
(1)完整性原则。在电子文件中，信息不是固定在特定的物理位置上，“文件实体”将不再存在。这种分散化和非实体化特征，使得对电子文件完整性的把握不像纸质文件那样直观，因此，在电子档案管理的各个环节要采取相应措施确保其完整齐全。不仅存储在电子文件介质上的信息要完整，与其相关的程序、软件以及纸质文件也应完整无缺地归档和接收进馆。
(2)可读性原则。电子档案管理中要特别注意确保其可读性，如在收集范围中，除了反映机关工作活动的记录外，还必须包括这些记录的支持软件；在收集要求中，除了对信息内容方面的要求外，还包括对信息格式方面的要求；鉴定工作除了对其内容进行价值分析外，也要求对其可读性进行技术分析等。总之，每一个管理环节都要对日后的档案利用负责，要保证档案长期的可读性。
(3)可靠性原则。在电子档案管理的全过程中要严格制度，堵塞漏洞，不仅要把住收集关，确保归档文件和进馆档案的真实有效，还要注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节遵守操作规程，建立必要的备份等，以防止信息的丢失和失真，维护电子档案的可靠性。
笔者认为现阶段电子档案的管理要重点注意做好以下几方面的问题：
(1)纸质文件与电子文件应双套归档。电子文件归档对于档案界是一个新课题。电脑网络中的电子文件只进行了逻辑归档，一旦网络毁坏将永久丢失，而且电子档案的法律效力也在争议之中；同时在物理归档方面，光盘作为存储电子档案的载体能否长期保存也是一个新问题。只有认清电子档案与纸质档案各自的特点，才能对电子档案提出正确的要求。既坚持档案管理的基本原则，又不致将纸质档案的管理理论、方法原封不动地套搬于电子档案，有利于创建电子档案的管理理论、方法和技术，也有利于不盲目地将纸质档案制成电子副本，造成不必要的浪费。这样，才有可能在电子档案大量涌现时，真正做到既重视电子档案，又能正确对待纸质档案，充分开发各类档案信息资源为社会服务。基于这些因素考虑，两种载体档案会长期并存，即在电子文件光盘存储的同时还要将一份纸质文件归档，形成新形式下档案管理的新特点。
实行双套归档要注意的是两种档案的一致性，在电子档案著录、编号、鉴署、更改、更新时应注意保证电子档案与相应纸质档案的一致。同时强调在电子文件归档方面，现阶段应偏重于物理归档，因为逻辑归档的电子文件未存放在档案部门，在管理的技术条件和规范还不成熟的情况下，档案部门难以对它的安全保管和合法存取进行有效的监控。因此我们在应用逻辑归档的同时，应强调采取物理归档的方法。
(2)档案管理工作应提前介入电子文件的形成和管理。传统的档案管理工作一般都是与文件管理工作分开进行的，但是电子文件的归档是以数码形式将整理好的电子文件的内容和它的环境条件一并转存在磁性材料或光盘等载体上保存，它与传统的纸质档案的归档工作有很大的差别。这就要求采取措施，使档案管理的要求向前延伸到文件管理工作中，否则会造成电子文件在系数、库结构方面的设计与归档后的管理不相配，导致文书和档案管理的脱节。提前介入的大体做法是：从电子文件的形成、运行到归档管理，应当由主管部门或负责人统一协调，指定专门机构或人员负责；在电子文件形成、积累、归档、保管过程中，应及时登记设备环境、相关数据等，以保证电子文件归档的质量；生成电子文件的专用软件必须一同归档，对已归档的电子文件的管理，应有严格的制度和有效的技术措施确保其信息的原始性、真实性和完整性；定期把符合归档条件的电子文件信息联机传送，在计算机网络上集中，并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上；具有保密要求的电子文件，上网时必须符合国家或部门的规定，要有必要的安全保密措施。
(3)切实做好归档电子文件的质量检验关。一是入口关，即在档案部门接收电子文件时要检验每个文件能否被正常读取、打开或运行；有无感染计算机病毒；电子文件在归档前都可存储在软盘、硬盘、磁盘、磁带上，但一旦作为档案长期保存，应尽可能放在只读或一次性写入式光盘上，软盘不能作为长期保存档案的载体。其归档必须作文字说明，主要是盘片的确切名称、内容的文件目录、使用工作环境和应用软件等；内容是否完善，是否与归档移交清单或文件机读目录相一致等。二是利用关，即在平时提供利用时，一旦发现有文件损坏或感染病毒，立即要对该载体内存储的所有文件进行检验，并采取措施修复被损坏的文件。三是定期抽查关，即对归档后的电子文件建立定期检验的制度。数据类电子文件检验能否被正常阅读，程序内电子文件检验能否正常运行。
(4)现代化档案管理工作要坚持“以人为本”的思想。电子文件能否顺利地转化为电子档案并进行有效地管理，关键在于档案专业人员能否树立档案现代化管理的理念，能否掌握档案现代化管理的工具。