摘要：在基建工程中，档案管理是不可缺少的，具体包含了收集档案、保管和整理档案、查询档案等各个环节。电力档案记载了基建工程的建设状况，因此是珍贵的原始资料。对于电力基建工程，有必要重视各环节的档案管理。结合基建工程的真实情况，探析了电力基建工程中档案管理的重要性。
关键词：档案管理；电力基建工程；重要性
一、档案管理在电力基建工程中的重要性分析
首先，基建工程档案是从工程项目的提出、立项、审批、施工等到整个过程中直接形成的并且必须进行立卷整理、具有保存价值的文字、图像或者是声像等多种载体的文件材料。其主要是包括基建工程项目的前期文件、勘察测绘文件、施工技术文件、设计文件以及设备文件等重要内容，是单位档案的重要组成部分，同时也对电力基建项目管理工作过程的真实反应。
其次，基建工程项目是由同一个或者是多个单项工程组成的，其在经济上实行统一核算、行政上具有独立的组织形式，以上特点直接决定基建档案应具备技术含量性、系统性、原始记录性和准确性。其为基建工程建设阶段的各个决策、施工以及使用提供了重要的依据和凭证，是单位进行维权的重要依据，同时也是进行基建工程质量验收的必备条件。
第三，基建工程档案作为基建工程项目管理过程和实体面貌的真实反应，是进行基建工程管理、维修、扩建和使用的重要凭证和主要依据，对其实行规范化管理能够在此基础上对工程事故原因及责任进行分析和认定，并提出有效的改进方案。特别是在当前重点基建工程项目不断增多的情况下，加强电力基建工程档案的规范化管理，也是当前形式环境下基建档案管理的必要要求。
二、电力基建工程档案管理的现状分析
在新时期的基本建设阶段，重技术，轻管理与重建设，轻档案已成为日益突出的一种现象，不管是电力公司的管理层还是档案专业人员，对档案管理的认识都存在不足，基本建设中档案的管理更是企业项目管理中最脆弱的环节之一。如果不强调在基本建设过程中收集信息资料，大量的工作量将被添加到后期的工作当中，可能会拖延电力工程的完成时间，浪费人力、物力和财力资源。项目建设期间，受利益或施工期限等因素的影响，往往只强调工程本身，忽视了工程档案，将重要文件分散在工程管理员手中，导致部分文件无法及时存档或归档，而且档案资料的收集和组织工作不能与项目建设相统一。档案资料的整理时间被推迟，直到工程竣工才急于整理，加上工程结束后人员的撤离，一些建筑单位不熟悉情况以及建筑资料手续不足，因而档案工作面临极大的挑战。项目工程建设中并没有集中收集文件资料，造成了后期大量的整理工作，不仅延误了工程的交工，而且还造成人力、物力和财政资源的浪费。
目前，大多数基建部门档案管理的工作者大多是经验少，资历不足的人员，往往不熟悉档案工作标准，对于档案管理工作更不甚了解。面对工作压力，心理承受能力较差，面对更难以应对的挑战、难以解决的问题时，缺乏应对措施，造成了档案内容的缺失。工程建设劳动力的流动性较大，因此档案管理工作容易出现脱节现象，再加上工程部门与档案管理人员之间缺乏沟通，档案管理的责任并没有落到实处。由于电力企业完全集中在企业本身的管理和生产管理方面，档案管理被视为一项兼顾工作，因此档案工作人员常常一身多职，缺乏了关于档案业务的专业知识，档案工作人员的业务素质欠缺，无法满足目前电力企业基建档案管理的实际需要。由于工程建设单位企业文化和管理理念之间的差异，档案管理工作标准往往不一致，归档的文件质量不相同，文件格式和内容各不相同，影响了档案的规范管理。建设人员的流动性和电力公司档案工作者的不稳定，导致档案管理员无法持续完成这项工作，而且没有编制档案和信息开发的充分准备，因而基建档案在电力企业就没有发挥出应有的作用。电力工程中的建筑单位通常更多，来自不同的系统，因此，它们的管理和企业文化理念不尽相同，不能以档案管理的统一标准为基础，而一旦文件在存档时没有统一的内容规范和格式标准，将不利于实现基建档案管理工作的科学化。
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三、加强档案管理在电力基建工程中的重要性措施
（一）增强档案意识，转变传统观念
基建工程档案管理正逐步社会化、市场化、信息化，良好的基建档案管理不仅仅可以保证工程在工期内顺利完成，有效防止逾期，同时也可以保障后期维护时及时的资料查询，是提高基建工程管理和档案管理水平的关键和保证。基建档案工作涉及建设单位、施工单位、档案行政管理部门等众多部门，紧紧依靠档案部门是无法完成工作的，且档案部门并不是一线部门，对工期内的具体情况缺乏认知。故应努力争取各部门和领导的重视和配合，加大档案利用事例的宣传力度，提高档案工作的地位，才能使档案工作的重要性得到广大档案利用者的认可。此外，还可以开办关于档案管理与利用的相关座谈会和实例分享会，邀请其他部门的工作人员参加，让他们切身体会档案工作的重要性，也便于一线人员了解到档案利用的基本途径，不会在需要使用档案资料时感到迷茫。
（二）加强各阶段基建档案的过程控制
为了保证电力基建档案的真实度和可靠性，我们应该对工程建设中的每一个环节进行档案的收集，做好过程控制。首先，我们要按照基建工程每个阶段的任务和计划进行档案的收集，对技术性较强和保密性的文件做好保管工作。对收集上来的文件，我们在整理和归类之外，还要做到对其合法性的检验，在盖章的问题上是否符合国家的要求和企业的管理制度。基建档案的管理工作应该贯穿于工程的始终。技术人员是整个项目的基层人员，对生产过程有着最直接的体验，在竣工前，很多档案都是通过他们的记录和分析得到的。因此，我们要加强各参建方之间的配合，了解施工现场的具体情况，对重大事故和质量检测问题做好排查，对施工文件的建档追踪并进行项目不定期的抽查，加强施工各个环节的反馈，有利于提高工程质量。
（三）规范和完善电力工程建设档案信息化管理工作
电子文件的大量产生和应用，令电力建设工程档案快速向数字化方面发展，而电力建设工程档案信息化就是将工程档案管理融入办公自动化网络系统中，实现工程档案的信息资源的共享，这无疑将极大地提高工程档案的利用效益。目前电子档案管理主要是工程设计或其他电子格式文件，而其他文件（如工程记录、验收记录、投运记录等）均以纸张为主要存储介质进行保存，一定程度上阻碍了工程档案的利用效率。而电力建设工程档案信息化，一方面有利于管理人员查找；另一方面方便档案的查阅、利用，通过计算机及网络可直接查询工程档案记录，方便快捷，极大地提高工作效率。对于档案信息化建设，一方面要制定标准，确定档案电子化、信息化要求及应用管理，完善硬件支撑；另一方面，在工程建设过程中，指导相关部门、施工单位做好纸质文件的同时，将相应的文件进行电子化，并收集电子文件、照片及声像档案等资料，再进行统一整合、分类、集成。建立科学适用的文件归档、保存和利用管理系统，坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步。
四、结束语
电力企业应提高档案管理在电力基建工程中的管理，正确、高效处理当前电力基建档案管理中存在的问题与缺陷，切实规范电力基建工程档案管理工作，推动电力基建工程的有效实施。
参考文献
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[4]彭万里.科技档案管理[M].北京：中国档案出版社，2010.
论文作者:赵霞
论文发表刊物:《中国电业》2019年第10期
论文发表时间:2019/9/11
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