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眼下正是忙于档案事业“九五”总结和“十五”计划的时节，各地档案部门不仅要研究、制定好自身的总结和计划，而且还要依法力争将档案事业列入本地国民经济和社会发展计划。经济状况是事业的基础。档案事业经费尤其是其中的档案馆经费理应成为我们关注的热点之一。
一、社会投资不足、经费困难，制约档案馆的发展
我国各级国家档案馆的经费来源以往和目前主要依靠社会投资。改革开放以来，国家和地方各级政府，逐步加大对档案馆的投入，使得档案馆的经济状况有了较大改观，但就面上情况看，档案馆仍普遍受经费不足的困扰，主要表现是：
其一，建筑和设备投资偏少，有相当一批档案馆建筑规模小、品位档次低，功能单一。从国外情况和社会长远发展需要看，档案馆建筑应该和图书馆、博物馆、美术馆、文化馆一起，是很具品位和特色的文化场所，是和所在行政区的历史相匹配的标志性建筑。我们的一大批档案馆与之相去甚远，甚至还不如一些机关的办公楼。即便许多80年代的新建馆，面对举办展览、开展社会教育工作、为普通民众服务等业务，也越来越显得难以应付。虽然有的地方已经或计划重建档案馆，但受目前所能达到的档案馆投资意识的制约，很难说，10年、20年后不再面临重建新馆的问题。档案馆在库房温湿度控制、安全消防、档案保管、档案保护修复和电子计算机等现代新技术应用上，同样受到经费的局限。
其二，日常业务经费紧缺，工作人员工资待遇偏低。在有些地方，只有档案馆“人头费”而没有档案事业费的概念，因此，除去工作人员工资和水、电、暖、交通、通讯、办公用品等基本开销，政府所拨经费所剩无几。珍贵档案的征集、濒危档案的抢救、档案资源的深层次开发、档案科研和人员再教育等都受到严重制约或根本无能力涉及。不少馆长的主要精力不是用在档案收集、管理和利用这些基本业务上，而是整日为起码的生存条件奔走呼号。
社会对档案馆投资不足的原因，笔者认为主要集中在四点：
第一，我国尚属发展中国家，国家的经济实力还不够雄厚。任何一个国家档案工作的发展水平都不能脱离其经济发展水平的制约。国家的经济实力是影响档案馆事业发展的第一因素。
第二，在有些地方存在着重经济、轻文化，重当前、轻长远的现象。尤其在社会主义计划经济体制向社会主义市场经济体制转轨变型过程中，如果没有强有力的舆论支持和法律保证，基础性和效益表现间接性强的档案馆事业，更容易受到冷落。
第三，档案馆在当今社会中所发挥的作用尚不被广大的民众所普遍认可和看重。这也是影响社会投资的重要原因，而且这一原因对其他原因有制约作用。
第四，整个社会的档案意识、档案馆意识还需要进一步提高。这同样是影响社会投资的重要原因。
考察社会上文化事业单位的资金来源，无外乎三条渠道：完全由政府投资（或以政府投资为主），政府投资和自谋经费相结合；完全在市场竞争中自谋生路、自我发展。改革开放以来，一些过去完全由政府包下来的文化事业单位被“断奶”、推下“海”中搏击。经过一段阵痛后，这其中的不少单位既为国家减轻了负担，也培育起自身的“造血”功能，事业有所发展，员工收入提高，自我壮大起来。于是，档案馆面对着不小的压力：有人认为，档案馆目前经费不足的原因不在社会而在自身，在于自身的“不活”，说明白一点，档案馆在档案利用中，应该开展以档养档，实现有偿服务。笔者认为，这种观点从根本上讲，是偏见和误导。这里有必要强调两个方面：一，政府是档案馆投资的主体；二，无偿服务是档案馆主要的和基本的服务方式。
二、政府是档案馆投资的主体
放眼世界各国，由政府出资“供养”从事保存国家和民族“记忆”的档案馆，是天经地义的。在这方面，我们没有理由搞“中国特色”。
我们注意到，外国档案学家在强调档案事业对国家发展的重要作用、强调政府对发展档案事业的责任时，并没有天花乱坠地走向极端，而是非常实在、入耳：“档案工作者不能过分夸大自己向社会提供服务的重要性，这会显得很荒唐。文件管理体系和国家档案馆的建立并不能战胜第三世界的饥饿、失业和文盲。但档案工作者在国家发展中确实占有一席之地。只有无知才会否认这一事实。遗憾的是，无知一直是历史上最大的潜力之一。这一点也一直为人所忽视。”（注：彼得·瓦尔纳主编：《现代档案与文件管理必读》第63页，档案出版社1992年版。）
尼日利亚国家档案馆馆长U·O·A埃思指出：“无论私人档案还是公共档案，都是了解一个国家历史的根本。对档案的保护应认为是文明政府基本的、责无旁贷的职责。”因而，“1910年布鲁塞尔国际档案工作者图书馆管理员大会宣布：一个国家是否致力于历史纪念物的保护可作为衡量这个国家文明程度的尺度。”（注：U·O·A·埃思：档案学：国家和文化传统，还是一门国际学科？《第十三届国际档案大会文件报告集》第210页，中国档案出版社1997年版。）
美国档案学家谢伦伯格也强调：“在各类文化资源中只有公共档案是由政府自己管理。”（注：U·O·A·埃思：档案学：国家和文化传统，还是一门国际学科？《第十三届国际档案大会文件报告集》第210页，中国档案出版社1997年版。）
不难看出，人们在讨论档案馆的经费时，主要强调政府的职责，只有政府才是为档案馆投资的主体，这是各国的通例。北京市已较好地认识到了这一点，在其第一部地方性档案法规《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》中规定：“本市各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业列入国民经济和社会发展计划……保障档案事业经费并将其列入财政预算，逐年增加对档案事业的投入。”
至于说政府对档案馆的投资应掌握在什么程度，有人主张与国民经济增长同步，与社会各项事业协调发展，也有人主张略微超前于经济发展速度，理由是国家主张教育、科技事业“先行”，档案馆事业理应享受这个待遇。笔者认为，“先行”固然很好，但有些不够现实，因为我国尚属发展中国家，百业待兴，国家财力有限，还是与国民经济增长同步，与社会各项事业协调发展为好。即：既不超越经济发展水平，也不落后于经济发展水平。超越了经济发展水平，不可能持久；落后于经济发展水平，就会影响档案馆发展，最终制约国家政治、经济和文化的发展。当然，在一些地方，由于对档案馆事业的投资欠帐太多，一个时期，对档案馆的投入有所“倾斜”和“先行”，也属实事求是，应该受到欢迎。
总之，档案馆与社会是互相制约、互相负有责任的。档案馆的责任是为社会保存记忆，社会的责任是为档案馆提供生存和发展的物质条件。
三、无偿服务是档案馆主要的和基本的服务方式
档案馆向社会组织和个人提供档案信息服务，是无偿还是有偿？这既是理论问题也是实践问题，且十分敏感。
对于档案馆来说，有偿服务并不是由来已久的事情。长期以来，来自档案馆和社会的主导观念一直是：档案馆事业是社会的一项公共事业，档案馆吃的是“皇粮”，所存档案或由社会长期积累、流传下来，或无偿来自社会各单位，不仅对利用者查阅本单位移交的档案不能收费，而且对利用者使用其他单位的档案也同样不能收费，因为原档案形成单位将自己的档案无偿移交给档案馆，是对全社会、是对后世利用档案尽一份责任，提供一份方便，而当其利用社会其他单位和以往朝代形成的档案时，也应该享受这份方便。
改革开放和市场经济兴起后，我们的所有观念都在经受冲击和考验。面对人们日益崛起的商品意识和档案馆捉襟见肘的经济窘况，档案利用中的有偿服务也就因势而发。主张收费的同志认为，档案馆的档案虽无偿来自社会，但在保管、保护和检索、调取过程中档案馆又付出了劳动，这份劳动具有商品性质，应该得到补偿。
有偿服务和无偿服务无论在理论层面和实践层面，争论和分歧都是激烈和明显的。主张有偿服务的同志颇有深化其实践的趋势，而主张无偿服务的同志行为也很果断，据1998年11月9日《中国档案报》报道，江苏省档案馆公开向社会承诺：实行免费查档，“从现在起对国内利用者全面停收各种查档费，仅收复印费”。
本文对此的观点是：无偿服务是档案馆主要的和基本的服务方式。理由来自两方面：
1、就一般情况看
第一，档案馆属于国家的公共文化事业。许多国家的国家档案馆称谓之前，冠以“国立”、“省立”或“公共”等字眼就很能说明这一点。纳税人为国家做出了贡献，国家便在治安保护、义务教育和文化需求等方面，为纳税人提供无偿服务，档案馆当在此列。“在多数国家的立法中，利用档案被看作为公民的权利，因而必然是免费提供。”（注：中国档案学会外国档案学术委员会编：《〈文件与档案管理规划文〉报告选编》第254页，档案出版社1990年版。）档案馆又不属于纯消费型的文化设施，而是国家进行物质文明建设和精神文明建设的重要支柱。有了档案馆，就可以促进人类文化遗产的流传和人的智力与素养的提高，推动社会政治、经济、科学、文化的发展。
第二，档案馆的档案是取之于社会的公共财产。档案馆所拥有的档案或由社会长期积累、流传下来，或无偿来自当今社会各单位，它就如同国家银行金库中的黄金一样，虽由具体的单位保管，但属全民的财富，决不能用来为团体和个人谋利益。
第三，档案馆的建筑、设备是由国家投资兴建和购置的，工作人员的薪金报酬也是由国家支付的。也就是说，对于档案馆工作人员在档案保管、保护和开发利用过程中所付出的劳动，国家已是支付了报酬的，根本不需要向利用者转嫁。
2、就当前具体情况看
第一，档案收集、征集工作面临困难，档案利用工作不够繁荣。有偿服务势必加深档案馆和档案移交捐赠者的感情隔阂，一旦使其生出“与其你收费，不如我收费”的念头，就会使本来困难的收集、征集工作雪上加霜。受社会经济发展水平和民众文化需求状况的制约，我国公众的档案意识正在培养之中，如果实行档案有偿服务，就会疏远本还没有养成利用档案馆习惯的公众，也会挫伤已有一定积极性的档案馆利用者，最终导致档案馆更加脱离社会。从档案馆事业的长远发展和社会的整体利益看，这实在是得不偿失。
第二，有偿服务所收无几，于发展事业杯水车薪。堂堂一个省级档案馆在有偿服务中一年收费几何？几万元、十几万元已是很不错的情况。实在少得可怜，对发展事业杯水车薪。利小又为何趋之？这里的奥妙恐怕在于没有做到“收支两条线”，而是拿出收费款项的一部分用在了有关工作人员的奖金上。以物质刺激调动工作人员积极性虽也与发展事业有些关系，但是这和有偿服务“以档养档”的初衷还是有一定距离的。
所以，笔者认为档案馆还是要把无偿服务作为主要的、基本的服务方式，这一点不能动揺。
四、探索“一馆两制”之路，发展档案馆产业
我们必须看到，当前正处在一个变革的时代，档案馆面临的境况截然不同于以往：(1)档案馆业务已有很大的拓展。首先，档案资源开发利用已由较单一的方式和途径向多样化发展。接待阅览室查阅，编辑出版档案史料，展览陈列档案史料，参与影视作品创作，为某项文化工程大规模、多角度地提供综合，系统的档案服务，等等。其次，档案馆库藏、技术能力的增强和社会一些事业、企业组织档案工作专业化、社会化需求的增长，使得档案馆档案整理加工、缩微复制、保管保护、编辑研究、计算机系统软件制作等业务的服务设施资源在更大范围内得到开发利用。(2)政府对档案馆投入不足，政府鼓励事业单位多条腿走路，自力更生，扩大财源，减轻国家负担。(3)知识经济初露端倪，技术成果已实现商品化。因此，笔者认为，我们在强调政府是档案馆投资主体的同时，也要同时破除单纯依靠国家办档案的观念，破除单纯等、靠、要的观念。适应我国以公有制为主体多种经济成份并存的特点，档案馆应该积极探索“一馆两制”之路，发展有专业特色的档案馆产业。
所谓“一馆两制”，也可叫“一馆两业”，“两业”即主业和副业。主业为档案馆传统的业务工作，在这里要坚持无偿服务。副业为档案馆的经营和有偿服务活动。
这里的关键是正确区别无偿服务和有偿服务的范围。根据档案馆的具体情况，也参考图书馆的理论和做法，笔者认为应划清这样的界限：凡是来馆阅览档案、获取凭证、咨询利用档案方法，应获得免费服务，不应用调取档案、保护原件等借口，收取任何费用。
至于可以适当收取费用的有偿服务项目，主要有这样几项：(1)利用者索取档案馆工作人员利用馆藏和其他档案资料，综合加工而成的档案目录、索引、指南，档案史料编纂成品第二次、三次文献。(2)档案馆提供能够进入商品市场的知识形态的商品或物质产品，如综合性的档案信息咨询、商业性情报信息和计算机系统软件等。(3)档案的整理、修补和检索工具制作等技术性劳务输出。(4)档案馆智力资源的对外开发、使用，如专题讲座和人员培训等。(5)使用档案馆的复印机、光盘刻录、计算机等设备。(6)档案馆代为保管不属于本馆收藏范围的档案及其他材料。（注：此处部分内容参考黄宗忠：《图书馆学导论》第237-240页，武汉大学出版社1988年版。）
引进多元化的办馆机制，发展档案馆产业，有利于资源的优化组合、合理配置，有利于降低发展档案馆事业的社会成本。但是，这项工作的政策性非常强，必须在以下几方面注意规范、引导：
第一，兴办副业的目的是为了壮大主业，这一点要始终不渝地坚持，决不能借办副业之名，蚕食主业，化公为私。
第二，不能假借兴办副业之名，变无偿服务为有偿服务，损害档案馆的公益性文化事业部门的形象。
第三，在副业兴办之初，档案馆可在人力、财力方面给副业些适当的投入、扶持，即所谓“要取之必先予之”，但要尽快与主业剥离、脱钩，独立经营、核算，否则会影响主业的发展。
第四，兴办副业要和档案馆机构精减、人员分流、择优上岗结合进行。
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