摘要：公文不论是对国家行政机关来说，还是对公司企业来说，都是其履行职能或进行公司日常管理的一项重要工具，可以说其对于企事业单位所具有的作用都是举足轻重的。对于我国目前的公文和公文处理方法来说，相较于传统的公文管理模式得到了较大程度的改进。但是由于我国对于公文的管理在方式方法上仍然采取的是手工管理的方式，并且公文本身所具有的复杂性、特殊性、重要性等方面的特征，导致在公文管理的工作中始终难以建立起一个规范化的体系。但是，在国际上自20世纪80年代以来，信息技术得到了极大的发展与应用，作为公文管理和公文处理的重要手段的“公文管理系统”信息化建设开始得到普遍重视和推广，这使得我国的公文管理逐渐趋于规范化、制度化和科学化。但是仍然有一点需要注意的是，如何对企业公文管理的信息化建设予以强化，仍是我们需要继续进行探索和研究的工作之一。
关键词：企业；公文管理；信息化建设
引言：
文章主要基于企业公文管理的重要作用方面，对其信息化建设路径进行了全面分析，希望能够给相关人士提供重要的参考价值。
1.公文管理信息化的特点分析
1.1功能实用性强
对公文管理实现信息化建设工作，主要是在对办公系统的经验和需求进行充分整合的基础上开展的，并且主要是基于扩展办公功能、使办公的质量和效率都能得以有效提升方面的考虑。对于建立成型的公文管理信息系统来说，其基本对所有的办公部门和办公环节都有所涉及，并且对于其中的各项功能，完美地实现了有机融合。
1.2操作较为方便
在公文管理信息系统的操作方面，为了增强其可操作性和可理解性，其主要以语言开发系统为基础，以简单、实用为基本要求，在保证信息安全的基础上，最大程度地实现了信息资源共享。详细来说，就是运用信息化系统，完成了对单位内的各种文档资源的数据信息整合，同时还通过光纤专线接入的方式，方便了各部门查阅或调用信息。
1.3文档易进行统一管理，且在文档的扩展、维护方面较为便捷
实现对企业公文的信息化管理，使企业内部的所有各类公文都能被统一起来进行管理，并且通过针对企业公文管理的需要所建立起来的专门的标准化的用户界面，使得企业公文管理方面以及其他与公文紧密相关的方面的工作效率和工作质量都得到了极大的提高。此外，对于企业公文的信息化管理来说，其除了具有对企业的公文文档进行统一化管理的优势之外，还在公文文档的扩展、维护等方面具有较大的优势。可以作为企业各个业务的应用系统，集运营、监控、扩展、开发于一体，其对于企业整体的经营、管理、发展来说都是具有极大的意义的。
2.信息化建设对公文管理所具有的重要作用分析
2.1增强公文的时效性
公文管理的信息化系统，其得以建立的基础就是信息网络技术，这就将传统的纸质类型的公文，全都以字符的形式转换为电子公文，这种公文保存的方式有利于对企业的机要文件进行保密。同时，在公文管理的信息系统建立起来之后，我们就能利用手机短信、微信群、邮件等互联网信息传播技术手段来对企业公文进行下发和通知，这样就能实现公文的即时传递。此外，还有一点需要注意的是，对于公文管理的信息化系统而言，其所采用的多为非客户端系统，这样企业的办公人员就可以在任何时间和任何地点对自己在办公过程中有需要的公文进行获取，从而突破了公文传递的地域和时间限制，增强了其时效性。
2.2提升管理工作的效率
将信息管理系统应用到企业的公文管理中来，能够使企业的管理向科学化、规范化的方向发展。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆具体来说这种科学化和规范化主要表现在企业的业务系统、上下级机构之间，在公文管理的信息化系统建立起来之后，能够就某一事项进行有效的互联互通，从而对涉及到相关事项的信息资源实现高度共享，使企业内部的业务协同性得以增强。此外，这种科学性、规范性还会表现在企业管理者对公文的处理以及企业事项的决策方面。上述已经说过，对公文实现信息化管理，有利于上下级机构之间的沟通与交流，从而对于公文信息的上传下达能做到及时迅捷。
2.3实现公文管理的规范化
对于企业公文信息化管理系统来说，除了完成公文的存储和传达功能之外，还具有自动处理公文、格式化文件等方面的功能。例如，对于从公文的起草到完成到传达再到处理的这一整个流程来说，从起草开始，相关的办公人员就可以直接在信息化管理系统里完成这一工作，只需要在该系统上登陆自己的用户名和密码即可。通过该系统还能用手机及时回复企业相关人员对某一公文的意见，并做出相应处理。总的来说，公文管理信息化系统的建立，有利于厘清企业各个部门在公文管理过程中各自的职责，从而实现公文管理的规范化[1]。
2.4保存档案的历史原始性
对于企业的公文管理工作来说，保证档案历史的原始性是极为重要的一件事，而公文管理信息化系统的建立就使得这一点得到了保障。可以说由于公文管理的信息化系统，使得公文从起草到修改到最后的储存都可以被完整地记录保留下来，因为其中无论是对该公文进行了修改或者复制或者删除等等都会在系统中留下痕迹，只需经过专业技术人员的分析即可发现；此外，网络还具有强大的备份功能。这样，即使公文因意外情况丢失，想要恢复其历史版本，也是有可能实现的。
3.强化企业公文管理信息化建设的基本举措分析
3.1实现管理设备的现代化
要想强化企业公文管理的信息化建设，首先需要做到的一点就是要使企业的管理设备实现现代化。对于企业公文管理的硬件设备来说，其应当满足的几个要点就是性能高、容量大、安全性好、计算能力强等。此外，对于安装了公文管理信息化系统的计算机而言，还必须要配备相应的扫描仪、光盘刻录机以及不间断电源等；同时，为了使公文管理信息化系统发挥出最好的作用，其所使用的公文管理软件必须是经过权威资质部门认定的。
3.2加强公文管理的数字化
其实要对企业公文实现信息化管理，必须要实现企业公文数字化，并加强对其的管理。同时应当认识到，这种数字化的实现并不是一蹴而就的，而应当分步骤、有计划的进行。通常情况下，一个企业的公文基本都是由办公室进行管理的，并且因为公文管理信息系统是一种新兴事物，所以对一些传统的公文要进行数字化录入，就必须首先进行分门别类，首先选择重要的以及常用的公文进行刻录。
3.3提高公文管理信息化的服务层次
对于强化企业公文管理信息化建设来说，其中很重要的一点就是要提高公文管理信息化的服务层次，并逐步在公文管理过程中建立起三个“一体化”：一是公文及公文管理一体化；二是各门类公文管理一体化；三是内部信息和外部信息一体化。只有这样才能更好地为公司建设、发展、运营服务[2]。
结论：
简而言之，在我国当代社会，促进国民社会整体发展的经济建设已经成为党和国家工作中的重中之重，而正是在这种经济建设的促进之下，大量的行政管理工作、企业管理工作等开始出现，而在这些管理工作中，对公文的管理又是其中极为重要的内容。同时在公文的管理工作上，主要重视的两个方面就是保证公文的质量以及公文处理的效率，总之公文管理工作可以说是极为重要的。此外，当代社会还是一个信息化社会，互联网技术在企业发展和企业管理中所发挥的作用是无可替代的，尤其是在企业公文的管理中，信息化的运用尤为突出。对此，文章针对企业公文管理信息化建设的有效路径进行分析，具有重要的现实意义。
参考文献：
[1]杜佳宇.论如何强化公文管理信息化建设[J].广东科技，2018，23（16）：23-24.
[2]朱四清.公文管理信息化建设分析[J].现代经济信息，2019，（22）：95.
论文作者:郭铁英
论文发表刊物:《基层建设》2019年第18期
论文发表时间:2019/10/18
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