四川大学华西口腔医院设备科 四川成都 610041
【摘 要】本文针对口腔医院医用耗材精细化管理过程中存在的问题，结合口腔医院医用耗材管理现状进行讨论，提出了采用鱼骨图、PDCA管理工具的解决方法，为提升口腔医院医用耗材的精细化管理水平提供参考。
【关键词】口腔医院；医用耗材；鱼骨图；精细化管理
Abstract：In view of the problem existing in the process of elaborate management of medical consumables in Stomatological Hospital，this paper discussed the current situation of Stomatological Hospital medical consumables management and put forward the solution including fishbone diagram，PDCA management tool，in order to provide reference for improving the management level of fine Stomatological Hospital of medical consumables management.
Key words：Stomatological Hospital；Medical Consumables；Fishbone Diagram；Elaborate Management
前言
我院自医院信息系统上线以来，逐渐完成了临床科室手工申领耗材向在线申领耗材的过渡，通过HIS系统中的材料管理系统优化了医用耗材的申领和申购流程，提升了工作效率，缩短了供货周期，实现了医用耗材的规范化管理。然而，由于口腔专科医院存在材料种类繁多，高值耗材需求大，价格受市场波动影响大等特殊性，医用耗材的精细化管理水平还需要进一步提升，本文通过梳理医用耗材的申领和申购流程精细化管理所存在的问题，运用鱼骨图法对存在的问题进行分析，采用PDCA管理工具解决问题，并对反馈结果进行改进优化，达到了提升医用耗材精细化管理水平，提高医院整体管理水平和运营效率的目的。
1库存管理现状
我院医用耗材申领和采购流程如图一所示，从科室申领至月度盘库，共经历8个环节，在其中一些环节中存在管理风险和漏洞，不利于耗材的精细化管理。如环节3中，材料由配送商送至设备科，再由设备科进行入库处理，该过程中会出现库存物资价格波动、账实不符，此外，整个流程中会出现货票不同行、科室申领重复、材料申领配送安排混乱等问题。为此，通过绘制鱼骨图对存在的问题进行原因分析。
图二 耗材精细化管理影响因素鱼骨图
采用鱼骨图分析法可以找出存在问题的主要原因如下：
（1）耗材价格波动问题：①品牌供应商授权混乱；②市场价格不透明
（2）耗材帐物不符问题：①设备及材料费用全在一张发票上，在审核票据和材料清单时不仔细导致出错；②在发货环节由于品牌、型号、规格近似混淆，造成错发、或者多发、少发；③针对相同品牌价格、不同型号的耗材，科室申请换货时，未能及时进行账面调整。
（3）货票不同行问题：发生紧急采购时，由于没有按照计划订购材料，使用材料未能及时入账，出现暂存物资，无相关票据。
（4）科室成本核算不及时问题：①由于口腔专科高值耗材所占比例较大，科室材料申购无领用计划，采购人员订货缺乏计划性，导致汇总、整理当月票据时发生当月成本较高至次月返款票据；②供应商配送材料以及科室领取材料时间安排不合理，出库单及入库单如不能及时签字返回，会出现票据保存不善，存在遗失票据情况，导致成本核算不及时。
3利用PDCA提升库存精细化管理水平
PDCA循环是全面质量管理以及精细化管理所应遵循的科学程序。其中P、D、C、A分别是英语单词Plan（计划）、Do（实施）、Check（检查）和Action（巩固行动）的首字母，PDCA循环就是全面质量管理计划的制订和组织实现的过程，如图三所示。
图三 PDCA示意图
3.1计划（Plan）：针对出现的问题阐述精细化管理理念、统计科室领用量和订货量合理制定订货计划、完善库房管理流程和制度、要求供货商货票同行、库管员在验收货物入库后及时入账。
（1）针对耗材价格波动问题，控制耗材准入环节，严格遵循医院耗材准入流程：
①对医用耗材配送企业进行集中招标，严格审核资质、代理授权等，组织专家对同一品牌不同供应商进行价格、企业信誉、配送服务等进行评比，有效的解决了品牌供应商授权混乱，价格不一的问题。
②要求耗材供应商投标价格不得高于省药械采购与监管平台医用耗材集中挂网阳光采购系统中的挂网价格，严格控制采购价格，杜绝市场价格不透明带来的影响。
（2）针对耗材帐物不符问题，要求耗材库房管理人员强化库存精细化管理意识：
①要求设备耗材供应商将设备及材料费用分开开票，在审核票据和材料清单时增加内控环节，防止不仔细导致出错；
②在发货环节要求库管、科室领用人员三方同时在场，保证发放环节的正确性，有效防范了错发、多发、少发的问题；
③针对相同品牌价格、不同型号的耗材，科室申请换货时，要求有书面记录并由科室负责人签字以及库房管理人员和科室领用人员签字确认，并及时进行账面调整，有效避免了因退换货账面记录不及时引发的账物不符问题。
（3）针对货票不同行问题，如发生应急采购等无法“货票同行”情况，供应商可提供耗材清单，库管员根据采购订单及耗材清单对实物进行暂入库，供应商及时增补发票。
（4）针对科室预算执行偏差大、成本核算不及时问题，严格要求科室按照按预算管理实施采购计划：
①由于口腔专科“高值耗材”所占总耗材比例较大。首先，要求各科室配合采购人员统计耗材采购量及库存量，合理制定采购计划，尤其针对节假日前的库存量计划，采购人员和科室负责人严格把关。其次，年初全面制定采购预算，年中以及年底严格考核预算执行情况，并与科室绩效考评挂钩，根据执行情况进行奖惩。
②原有供应商配送材料以及科室领取材料时间安排不合理，为此，规定每隔半个月为科室提交申购计划的固定时间，每周一和周三为供应商配送材料的固定时间，每周二和周五为科室领取材料的时间，月底完成各科室成本核算。
3.2实施（Do）：修订了库房管理制度和耗材申领流程、库管员连续3月统计每周申领库存物资数量，分析库存量，为合理订货计划提供参考。
（1）设备科对原有耗材管理制度进行了修订，提出了科室申领制度和申购流程，科室如需新购耗材要求医务部、设备科等职能部门进行审核，加强内控环节和内审制度。
（2）派专人维护耗材数据库，此外库管员的材料入库、出库过程都要在HIS系统中进行，确保耗材价格、品牌、规格和型号等信息准确的同时账物相符。
（3）要求供应商货票同行并把耗材和设备分开开票，并对货票同行情况进行记录，纳入供应商考核。
（4）增加采购人员与库管人员的沟通交流，对库存常备物资实行科室申领制度，科室不再单独提出购买，由采购人员统一订购；针对高值耗材在设备科建立固定库存，合理制定库存储备计划。
3.3检查（Check）：库管员加强了与使用科室的及时沟通、采购员也及时与库管员进行沟通、增强管理意识，盘点清理出积压物资，发放给有需求的科室。
4.巩固措施（Action）：库房保持每月盘点并保证账实相符、库存金额保持稳定。
通过精细化管理分析和改进，对我院的耗材管理进行优化。通过在设备科建立库存，降低临床二级库存管控风险，改进后的耗材管控过程由图四所示。
图四 改进后的耗材管控流程图
5结果
从2015年5月至2016年4月，经过一年的持续修正和改进，设备科对耗材的供应商以及价格市场波动问题进行了有效地管理；解决了账物不符、货票不同行等问题；建立了高值耗材和常用一次性卫生材料的基本库存，完全满足临床科室领用。从图五可以看出从2015年11月至今，我院在省医用耗材集中挂网阳光采购系统的考核分数一直保持满分。
图五 省医用耗材集中挂网阳光采购系统的考核分数
6总结
（1）医院的耗材库存管理是一个系统化的管理流程，涉及的科室较多，也包含计划、采购以及申领等过程，通过梳理库存管理流程、规范化管理环节、制定合理有效的精细化管理制度才能够提升工作效率。
（2）耗材管理系统是医院信息系统的重要组成部分，也是库存管理的重要工具，通过建立并完善耗材管理系统，及时对数据库进行修订和维护，并对功能模块进行建立和更新有助于更好的管理，降低差错率。
（3）加强相关人员的业务水平以及库存盘点意识，通过定期盘点，及时的调整库存量，并将库存管理纳入绩效考核，有助于更好的提升库存管理水平。
（4）对供应商的严格考核管理有助于规范采购过程，规避由于授权混乱以及价格市场波动带来的耗材管理问题。
参考文献：
[1] 李鑫，王水，赵奕华.PDCA在医用耗材库存管理中的应用[J].中国医疗设备.2015，30（9）：144-146
注：第一作者，四川大学华西口腔医院设备科
论文作者:王佳蕾1,钟至诚[通讯作者]
论文发表刊物:《航空军医》2016年第16期
论文发表时间:2016/9/9
标签：科室论文; 货票论文; 采购论文; 材料论文; 精细化论文; 供应商论文; 库存论文; 《航空军医》2016年第16期论文;