美国电子邮件管理发展与现状，本文主要内容关键词为：美国论文,电子邮件论文,现状论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、电子邮件发挥着重要的作用
随着Internet网和WWW网的广泛普及， 电子邮件的使用迅速增多起来。Forester研究公司的调查表明，1992年到1997年美国电子邮件的用户从2%上升到15%，增至原来的7倍，估计下个世纪初这一数字还将发展到50%。电子邮件的使用不仅在数量上有突飞猛进的发展，其重要性日益增加。联合国1991年统计数字表明，电子邮件已不只是电话的替代品，它可以而且已经在更广泛地应用着。1991年，所有反馈用户中有70%使用电子邮件交换电子表格与数据文件，40%使用电子邮件发送长的便笺，25%用电子邮件传送官方文献。密执安州washtenaw 县政府的电子邮件政策规定：工作时间内只能利用电子邮件处理官方事务。1994年的一项评论报道指出：电子邮件已在各种法律诉讼案中得到广泛应用，包括性别歧视、非法解雇员工、性搔扰、盗窃公司秘密情报、危险的工作条件、
合同纠纷等。 1996 年电子证据发现公司（ Electronic Evidence Discovery）公司的Jessen和Shear指出1993年12月联邦民事诉讼法令第26法案的修订表明电子邮件将会在诉讼中发挥越来越重要的作用。如果公司缺乏妥善的电子邮件管理政策，对方就很可能会利用公司的电子邮件作为对公司不利的证据。他们举了一个例子：某公司职员起诉以前所在的公司非法解雇员工，EED公司从被告公司的750000 份电子邮件中查找到了证据，使原告胜诉。
二、电子邮件的文件地位
电子邮件具有如此重要的作用，尤其是前面已提到电子邮件具有法律凭证性，使人们自然地要考虑电子邮件是否可作为文件保存的问题。90年代人们一直在讨论这个问题。1993年在一个文件管理邮件服务器上开展了关于电子邮件问题的讨论，讨论者各执一词，分为两大阵营，一派认为电子邮件具有合法的文件地位，另一派则持反对意见。1994年美国联邦政府在讨论政府部门使用电子邮件时指出：人们对电子邮件将会得到广泛应用缺少认识，电子邮件的接收者和发出者都象对待电话一样对待电子邮件，认为它是个人隐私；而实际上，电子邮件天然是档案，要将电子邮件的管理纳入文件管理范畴。1994年的一个评论报道指出：既然电子邮件很可能会被用做对公司不利的证据，最好的办法就是尽快销毁而不是保存电子邮件。1997年2月，北达科它州参议院通过决议， 指示其立法机关制定政府部门电子邮件和文件管理政策。而1997年6 月，美国航空与空间管理局规定其文件中心的电子邮件过60天后全部销毁，员工不得使用电子邮件进行官方事务处理，通过电子邮件产生的官方文件要打印出来归档。98年美国Barry 学会电子文件管理技术组主席 Rick Barry的调查发现：80%的电子邮件的产生者根本不知道电子邮件什么情况下可以做为文件保存，对于哪些电子邮件可划分为文件人们的看法也不一致；大部分公司职员不知道还有电子邮件管理政策，而且他们害怕保存下来的电子邮件给他们带来麻烦；尽管声称电子邮件要定期拷贝到文件中心而实际上并未实行。
三、电子邮件政策现状评述
由于对电子邮件文件地位认识不一致，导致人们在制定电子邮件政策时也存在着分歧。目前美国的电子邮件政策很少，政策制定的进展和完善程度也不一致。Bilkson和Law对联合国的调查发现：目前联合国大多数组织还没有制定出达到文件管理要求的保存与控制电子文件的方法，还没有对电子文件的鉴定、获取、管理实施指导，还存在着“政策真空”。1997年夏季，奥斯丁大学图书情报学院研究生院的电子文件研讨班调查发现：工业组织与个人都没有认识到电子邮件的凭证性，电子邮件管理政策也很少；有些公共组织依据澳大利亚档案馆和纽约州立档案文件管理局制定的大纲和指南，制定了电子邮件政策；美国联邦政府的状况参差不齐，有的根本没有制定政策，有的根据“PROFS和“GRS 20”诉讼案（有关电子文件管理的法庭大战，详情见《档案学通讯》1998年第4期王健、 张宁的《敲响电子文件管理的警钟》）的裁决以及美国国家档案馆对裁决的反应制定了政策；一多半的（7／12 ）专业学会已开始着手电子邮件问题，有的已开始制定电子邮件管理政策，有的还在计划阶段。
已制定的电子邮件政策中，有的没有规定电子邮件的文件地位，如密执安州Washtenaw县政府的《互联网与电子邮件政策》， 只是指导工作人员如何使用电子邮件。政策中明确规定工作时间内只能利用电子邮件处理官方事务，众所周知，处理官方事务必然会产生官方文件，而它并没有规定电子邮件可做为官方文件保存，这是个很明显的缺陷。虚拟空间法律研究会的站点通过交互式电子表格帮助公司制定自己的电子邮件政策。他们电子表格中提供了很多选项，如电子邮件的使用目的（是否允许个人偶尔使用电子邮件、电子邮件是否只能用于公司事务）、电子邮件的加密与标注、系统监控、员工的个人邮件隐私权是否得到保障等。选择了需要的选项后，系统自动地会制定出一份电子邮件政策。但他象Washtenaw 县的政策一样也没有解决电子邮件是否可做为文件保存的问题、没有合适的文件协议、没有保存政策。1989年9 月世界银行的一个研究报告指出：世界银行现存的政策没有规定电子邮件的文件地位，用户自己负责邮件的保存与删除，系统建立了自动保存期限后，周期性地自动删除过期的邮件。
与上述政策相反，有的政策高度重视电子邮件的文件性。1988年美国海军实验室主任办公室的电子邮件系统第一次明确地体现了电子邮件可产生大量不同类型的官方文件（包括调查、人事、研究与程序管理、公司计划、会议、财政管理和常规的办公室文件）。这个自动化系统能够自动地拷贝发出和接收的邮件，档案人员从这些邮件中鉴定出需要长期保存和不适合保存的电子邮件。大约有90%的邮件可以立即删除，余下的10%装到一个数据库里，解析出下列信息存到各个字段：处理的事务、事务期限、邮件日期、作者、主题、接受者等。通过这种解析可区分出“常规邮件、行政邮件，行政邮件是指有关官方政策、官方分派、人事、资金、重大变动等重要信息的邮件。被选出保存的电子邮件都是有重大价值的。Delaware公共档案馆1998年的电子邮件政策草案指出：电子邮件系统的管理涉及到政府部门文件保存的各个方面，包括隐私管理、重要文件管理、管理安全、查帐、检索和归档。管理好电子邮件与管理好其他文件是一样都是必须的，要遵守有关文件的产生、保存、提供利用的法规条例。
四、有关电子邮件政策制定的探讨
怎样制定电子邮件政策，制定时要注意哪些问题，近年来不断有人进行这方面的研究。
1989年9 月世界银行的研究报告总结说：不能把所有的电子邮件都不加区分地当做一种文献形式对待，电子邮件要按照它的内容，即它所处理的事务来鉴定、保存与利用。
1989年，David Bearman 在联合国的报告中说指出：制定电子邮件政策必须先了解组织的需要，政策要有效，就必须以生命周期理论为基础，根据文件的内容和功能而不是根据文件的载体来评估文件；与文件管理人员相关的并不是电子邮件本身，也不是电子邮件技术，而是电子邮件所支持的工作；各种电子邮件管理的方法应随其功能的不同而不同。电子邮件政策的一个重要职能就是要明确规定电子邮件可以产生官方文件。制定电子邮件政策要满足下列要求：
1.确定文件与非文件的概念。
2.指明哪个组织负责电子文件管理的哪项职责。
3.必须保证电子文件的合法性。
4.保证文件的及时处理（只要法律、组织和学术研究需要，就一直保存文件）
5.评估，政策必须制定保存的标准。
6.检索，政策必须禁止使用不能存取的文件格式。
7.政策必须指定电子文件的情报控制与文件标准。（包括文件命名方法与元数据的产生与管理）
8.存贮，指明谁保管归档的电子文件。
9.保存媒体，建立保管和存贮电子文件的标准，以及决定使用何种媒体的基础。
10.保存功能，政策必须指明为保证连续存取， 进行数据和系统迁移时要在多大程度上保留原来的功能。
11.保证安全，政策必须保证电子信息的安全和保密性。
12.提供使用， 政策必须指明有权使用电子文件的人使用电子文件的方式。
他还指出只是制定并发布电子文件政策是不够的，文件保存人员要向全组织通报为什么这样制定政策，使政策得以理解和接受。
1992年Tomer和Cox指出档案与文件管理员只能制定电子邮件管理的临时政策。他们认为电子邮件是产生文件的一种媒介，而不应看做是一种文件类型，要求档案和文件管理员根据这种认识制定电子邮件政策。他们认为政策不应使人们产生电子邮件不是文件的看法；不应该把所有的电子邮件都保存下来，以后再由人或机器处理；有效的政策应能使电子邮件的接收者和产生者确定某一特定的电子邮件是否官方文件，这就要求组织发布政策定义什么是官方文件，电子邮件与它有什么联系，开发出在电子邮件发出或保存前能判断它是否文件的系统。
纽约州立档案与文件管理局1995年的一份文献指出制定电子邮件政策要注意到的问题。它认为政策应该对用电子邮件处理官方事务、电子邮件信息的存取和隐私权保护、电子邮件的管理与保存提供总指导；还要确定最终用户、管理者、技术人员、文件管理员、支持人员的职责；政策应能指导职员正确使用电子邮件，并能提高组织文件的质量与价值。
最后，另外一份最近的关于电子邮件的论述是1998年5 月美国文件管理员协会电子邮件分部的草案，这个草案充分考虑了电子邮件的法律意义，草案指出电子邮件政策的制定与实施需要很多组织成员的参与（如上层管理、法律顾问文件与信息管理、信息技术管理、最终用户），涉及到很多组织功能（如文件管理、信息系统、法律、财政和规则），全组织对职员职责和错误处理的潜在后果要达成一致认识。草案认为电子邮件政策的制定要以文件管理理论为基础，建议文件管理员在制定政策时要考虑下列因素：
1.电子邮件信息必须要当作文件对待，要制定标准规定哪些电子邮件信息需要长期保存，规定由谁来决定需要长期保存的电子邮件，制定电子邮件信息的保存与处理规则。
2.电子邮件本身并不是一个单独的文件系列，电子邮件系统是传递信息的方式。（电子邮件系统中有的电子邮件可以立即删除，有的需要长期保存。）
3.各种电子邮件信息的保存期限要根据其功能和内容来定，不应该统一规定电子邮件的保存期限。
4.各种电子邮件的价值和处理方法要根据其用途与内容确定。
5.电子邮件由各最终用户在其电脑上分散管理，而不是由一个中心集中管理。这就要求对公司职员进行培训，使他们在统一的规则下管理电子邮件。简单、直观地鉴别、保存电子邮件的电子邮件系统比复杂的电子邮件管理系统更可行。
6.电子邮件的保存使原有纸质文件管理系统的弱点暴露出来。电子邮件管理与传统文件管理同样面临着什么样的文献需要归档、保存什么样的草稿、怎样存取文件等问题。如果一个企业的纸质文件管理系统不完善，电子文件的管理将面临同样严重的问题。