美国专业图书馆的战略规划——个案研究，本文主要内容关键词为：美国论文,个案论文,战略规划论文,图书馆论文,专业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
[中图分类号]G259.712[文献标识码]B
1 理论概括
制定战略性长期规划是管理的必要程序之一。此规划通常也称作战略计划，一般是对今后3至10年所做的长远打算。它考虑的是机构将采取哪些步骤，如何取得预期的变化和效果。有专家给战略计划下的定义是：通过规划在给定的一段时期内，机构将通过哪些行动步骤改变现状，达到期望的目的。相比之下，短期计划覆盖的时间范围比较小，比如今后一、两年。年度预算、设施更新计划、某项特短期计划的例子。
制定战略计划的动机很多。它可以是寻求改变机构的发展方向；把资源（人力、经费等）转移到更重要的项目上；获取更佳的决策信息；优化内部部门之间的协调；更好地了解周遭环境变化；制定现实的、可能实现的、或是更高的目标；刺激一个“疲软”的机构等等。通过制定战略计划，机构希望明确自身的意图，确定方向和发展重点，提供一个制定政策和决策的框架，帮助实现资源的有效分配和利用，识别关键问题和局限因素，收集关键性的决策信息。图书馆则可以更紧密地和机构的使命及各项业务相结合，通过服务用户和机构，展示信息带来的优势和对生产力的促进，使自己成为重要的团队成员。
在美国，图书馆之所以要制定战略计划，很大一个原因是出于当前经济形势带来的压力。图书馆必须努力证明自身的存在价值。上级部门在做战略性检视时，也会对图书馆加压。战略计划有助于图书馆在各组织部门中保持战术性优势。越来越多的专业文献开始探论图书馆的规划，组织战略、战略管理和战略计划等命题。
雅各布在《手把手教图书馆员制定战略计划》一书中曾列出下列核对表指导图书馆员如何着手制定战略计划。
表1
┌───────────────────────────┐
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核对表 │
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│主管单位（母机构）使命│
│●图书馆的使命与主管单位（母机构）使命的关系是什么│
│主管单位目标 │
│●图书馆的目标能否辅助实现主管单位机构（母机构）的│
│某些特定目标 │
│用户统计特征 │
│机构计划上马的新设施、新服务 │
│●对图书馆功能、服务的影响，用户对新功能、新服务的│
│需求 │
│●对图书馆设施的影响，用户对新设施的需求 │
│●对图书馆员工的影响，增加员工的需要 │
│●对图书馆馆藏和信息资源的影响，用户对扩充馆藏和信│
│息资源的需求机构预期发生的变化│
│●对图书馆的影响 │
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2 个案举例——伊利诺伊州消防服务培训学院图书馆
2.1 主管单位（母机构）
附属于伊利诺亚大学的伊州消防服务培训学院，其使命是通过提供教育、培训、咨询和测评服务，辅助伊州的公共和私营消防部门。根据该学院1980年7月1日起生效的法案，学院提供各级资格培训，聘请合格的全职和兼职教员，开设教育和培训项目，包括一年一度的“消防学院”和其他短期课程；学院同时开展操作性为主导的研究，编写、制作、并且发放教材；学院努力完善机制，帮助消防队员争取大学学分和学位；学院还负责设计、建设和运行培训设施。
伊利诺伊州目前拥有1293支消防队和42675名消防队员，分散于伊州各地区，其中8600名为消防官，13300名是支薪金的专职人员。70％的消防队属于志愿队或者收费的待命队伍。消防人员更替率则达20％。
2.3 图书馆用户调研与战略规划
从1990年学院建馆到1996年，学院图书馆基本上是不对外公开服务，主要服务对象是学院内部教员，偶尔为全州消防提供信息，主要是“被动性、反应性”服务——“他们问问题就答，不问就不答”。那段时间，只有一个图书馆员单枪匹马地管理图书馆。
1997年，学院新上任的院长杰尼先生开始大刀阔斧地改革学院。1998年，他制定并且推出了对2000年的前景展望，用来指导项目开发（见表2）。
表2
随后，尤其是9·11恐怖袭击事件后，他又把前景展望推至2010年。这两个战略前景规划都是围绕着如何培训和服务每一位消防队员制定的，充分重视对个人的服务（见表3）。
表3
在杰尼院长的新规划中，他对图书馆的定位提出了严肃的质疑：“图书馆有什么用？”“图书馆的价值是什么？”图书馆不创造任何直接经济效益，互联网上又有大量免费资料，为什么需要这个图书馆？”无疑，杰尼院长对图书馆的发展前途提出了挑战。
1998年，基于对前景2000规划的理解和支持，图书馆在伊州的消防人员中进行了一项问卷调查。调查结果显示，如果图书馆开展上门服务，最大的受益者将是那些拨款和资源不足的消防队，尤其是位于经济水平较低的城乡社区、规模小的消防队和志愿队（伊州南部地区），因为他们无力购买培训的信息资料，如录像带、书籍、刊物。作为伊州唯一的消防科学图书馆，学院图书馆能够向伊州的每一位消防队员提供免费的消防与救急信息服务，确保他们培训质量。
在杰尼院长的前景战略规划中，图书馆服务被列入远程联系和教育分支下面。这个项目开发主要是凭借高科技、互联网等方法对分散于全州各地的消防支队及人员提供资料信息服务（由图书馆负责）和远程培训服务（由远程教学组负责）。图书馆同时决定采取一系列行动来开拓图书馆的新业务和发展规划。
首先，1998年建立了图书馆管理委员会，18名成员都是从全州各地区消防队里挑出来的志愿者会员，制定相应的委员会章程，推选或指定委员会主席及成员，定期召开年会，以加强对读者用户的有利沟通。这些委员都是图书馆了解地区信息需求和变化的通讯员。他们也是图书馆的有力支持者，积极参与图书馆远景规划，提供有益建议和具体支持。
同时，1998年秋，图书馆加入了“林肯之路图书馆系统”。该系统是伊州当时12个地区性图书馆合作系统之一。作为系统成员，图书馆从此可以通过全州馆际交流运输网由地方公立图书馆网络将信息资料免费借给全州的消防队员，用户利用完资料可以免费再由公立图书馆通过全州馆际交流运输网送回到学院图书馆。从1999年春至今，这个传递信息资料的方式得到用户、各地图书馆和公立图书馆的大力赏识和支持。学院对此服务也十分满意。
图书馆先后制定了两个三年战略计划，并且竭力从各方面寻求资源支持来实现这些计划。第一个战略计划的简要见表4。
表4
┌─────────────────────────────┐
│ 三年战略计划（1999-2002）│
├─────────────────────────────┤
│Ⅰ.图书馆服务（上门项目、数码档案工程）。 │
│
1.图书馆除了持续从学院获得支持之外，计划寻求永久基金
│
│和奖助拨款； │
│
2.通过三组团队使图书馆得以有效运转：
│
│ ●图书馆馆长、学生助手保障图书馆日常运作服务│
│ ●图书馆管理委员会（成员来自消防部门）和学院教员提 │
│供即时信息需求和支持 │
│ ●图书馆之友（培养用户群体对图书馆的支持） │
│
3.馆藏建设（选购最好的和最稀缺的资料，建立独一无二的
│
│馆藏）； │
│
4.建立经济的信息检索和递送系统（充分利用既有的科技系
│
│统，展开全面合作关系）； │
│
5.与伊州地区图书馆合作系统和学院的地方培训中心合作，
│
│建立图书馆分部； │
│
6.开设培训项目，指导用户使用图书馆；
│
│
7.更新图书馆建筑设备（寻求未来图书馆发展空间，扩建主馆 │
│和更新）；│
│
8.建立伊州消防资料联合目录（与世界各地消防图书馆和伊
│
│州地区消防单位合作）；│
│
9.建立图书馆运作统计数据库（收集资料，用数据证明和改进 │
│图书馆发展）。│
│Ⅱ.图书馆将为促进和推广消防信息服务，在伊州、全国、乃至
│
│国际范围起领导作用。 │
│
1.国际范围——国际消防图书馆协会英凡尔“inFIRE”创始成 │
│员； │
│
2.全国——美国专业图书馆协会成员，协会伊州支部南部董
│
│事会会长；│
│
3.全州——与各地方图书馆、医学图书馆、伊州图书馆系统
│
│和伊利诺亚大学图书馆合作。│
│Ⅲ.图书馆就上门服务课题，开展以操作性为主导的研究。
│
└─────────────────────────────┘
在成功完成第一个战略计划各项目后，在学院的大力支持下，第二个计划跟着出台（见表5）。
表5
┌──────────────────────────────┐
│
第二个三年战略计划（2002-2005） │
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│ Ⅰ.图书馆服务（上门项目、档案工程）。 │
│ 1.寻求基金和奖助拨款；│
│ 2.扩建图书馆，建图书馆新楼； │
│ 3.馆藏建设（选购最好的和最稀缺的资料）； │
│ 4.建立网络服务平台和多媒体资料库检索系统；│
│ 5.把上门服务对象推广至急救医护人员；巡回提供图书馆服务； │
│ 6.规划和管理图书馆工作队伍。 │
│ Ⅱ.图书馆将为促进和推广消防信息服务，在伊州、全国、乃 │
│ 至国际范围起领导作用。│
│ 1.国际范围——国际消防图书馆协会英凡尔“inFIRE”创始成│
│ 员； │
│ 2.全国——美国专业图书馆协会成员，协会伊州支部南部董事│
│ 会会长； │
│ 3.全州——与各地方图书馆、医学图书馆、伊州图书馆系统和│
│ 伊利诺亚大学图书馆合作。 │
│ Ⅲ.图书馆就上门服务课题，开展以操作性为主导的研究。
│
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在制定这两个三年计划时，比尔罗的战略计划的SWOT分析方法指导了图书馆的内外因分析工作，帮助寻找到管理上的突破口和创新上的实施措施（见表6）。
表6
┌──────────────┐
│ 战略计划 │
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│SWOT分析图表│
├───────┬──────┤
│ 内因 │外因│
├───────┼──────┤
│ 优点、强项 │机会│
├───────┼──────┤
│ 缺点、弱项 │威胁│
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同时图书馆也采纳了克拉尔的战略计划步骤，一步步地从内到外分析图书馆的内外处境，以求得远景规划的准确性和远见性（见表7）。
表7
2.4 各方奖助拨款
从1999年至今，图书馆十分成功地申请并且获取各方面的奖助拨款（见表8，表9）。每一个奖助拨款都为新项目、远景规划的实施推进发展出了力。更为重要的是，它们也证明了远景规划的正确性和有远见的判断力，从而赢得了主管单位（母机构）和广大用户、同行同仁的支持和认证。
表8
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│ 图书馆从伊利诺亚州立图书馆获得的奖助拨款一览│
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│1.财年2001奖金（专家协助奖协助计划规划新馆建设）│USD $4900
│
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│2.财年2001图书馆服务与技术法案“21世纪的图书馆”基金│USD $49570 │
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│3.财年2001图书馆服务与技术法案“馆藏发展”基金 │USD $2500
│
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│4.财年2000图书馆服务与技术法案“因特网上门服务”全年奖 │USD $75000 │
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│5.财年2000图书馆服务与技术法案“书与设备”基金 │USD $2000
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│6.财年2000图书馆服务与技术法案“营销”基金 │USD $1000
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│7.财年2000“教育与自动化，因特网公众利用”基金 │USD $1820
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│8.财年2000“教育与自动化，基本设备”奖金│USD $1065
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│9.财年1999图书馆服务与技术法案“把专家请进门”基金 │USD $4500
│
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表9
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│ 来自伊利诺亚大学、国家医学图书馆和专业图书馆协会的奖助拨款一览 │
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│1.财年2004国家医学图书馆“哥德斯皮尔研究奖”（GMR）公共上门服务奖助拨款 │USD $6000 │
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│2.财年2003“哥德斯皮尔研究奖”（GMR）专业同道发展金 │USD $1700 │
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│3.财年2003专业图书馆协会研究奖金│USD $20000│
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│4.财年2003伊利诺亚大学校园研究理事会奖金│USD $8131 │
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│5.财年2002伊利诺亚大学校园研究理事会奖金│USD $18369.5 │
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2.5 重点拨款资助项目
下面具体介绍几个重点拨款资助的项目：
借助高科技，学院图书馆以互联网为平台构筑信息服务和信息递送系统。无论工作日还是节假日，用户都可以24小时索取信息和服务。这包括图书馆网上书目数据库（可从学院网站http：//www.fsi.uiuc.edu进入）和本馆维护的网上消防控制词表《火辞》（Fire Talk）。2000年，通过图书馆服务与技术法案（LSTA）基金的资助，图书馆得以向伊州消防服务培训学院教职员工、公共图书馆和社区大学图书馆馆员提供上门和网上服务，培训他们如何使用消防安全电子信息。图书馆走出学院，走进消防队和当地图书馆，当场演示如何利用互联网，索取本馆的信息资源。该项目预计的目标是覆盖50座城市，布置12个演示现场。实施上，图书馆一共在64座城市举办了79个培训班，10场演示会，遍及伊州的东、西、南、北201家用户单位，共计148支消防队，36家图书馆和其他21所机构参加了培训班或演示会。这个项目的进行大大提高了学院图书馆的知名度，有效地为将来其他计划的进行奠定了基础。
学院图书馆还利用伊州12个地区性图书馆合作系统推行馆际互借服务，并且确定和完善馆际互借服务流程。在接受奖助期间，图书馆与149家公共图书馆有过互借服务，并从他们以及消防服务人员那里得到了良好的反馈。同时，图书馆收到的参考咨询问题从财年1999的300例上升至1669例。从财年1999到财年2004，这个数字继续上升至1万例。
《火辞》是图书馆的在线消防科学控制主题词表。该词表的独特之处在于，它不仅罗列本馆自己使用的词汇，还辅以医学主题词表（MeSH）、美国国会图书馆主题词表（LCSH），以及其他消防应急图书馆使用的词汇。该控制词表应用比较完善的匹配技术，目的是希望告诉用户，对于每一条词汇，在其他词表中都有哪些与之相当的词汇。这是全世界唯一的一部控制词表，有较高的学术前沿研究价值和使用价值。
2001年，本馆利用图书馆服务与技术法案（LSTA）“21世纪的图书馆”基金，配合学院的消防队员二级证书网上远程课程，为参与远程教育的伊州消防队员提供综合性信息服务，包括将推荐阅读内容全文上网，供学生使用。共有13家公共图书馆和大学图书馆合作参与了这项工程。图书馆特别准备了可以上网点击观看的录像教材，向学生介绍图书馆的各项功能，指导他们如何利用图书馆网页查询书目、论文数据库，检索《火辞》控制主题词表，填写电子借阅请求单，以及通过图书馆提供的邮件列表服务与同行讨论专业问题。
学院图书馆所开展的项目带来的益处很多。这些服务增进了消防员读者用户对消防学院图书馆以及地方图书馆资源的认识，提高了图书馆信息服务的利用率，消除了学院教职员工、公共图书馆馆员、社区大学图书馆馆员和伊州消防员读者使用本馆信息资源的一些障碍。同时，学院图书馆和消防部门、地方图书馆的合作关系也得到了加强。学院图书馆还从中开发出服务评估计划和研究课题。还有，学院图书馆从此建立起读者用户培训课程和经济的信息检索和递送系统，实现了两个三年战略计划的主要目标。图书馆增强了与消防界、图书馆界，包括伊利诺亚大学图书馆和该大学图书馆与信息科学研究生院的交流与合作关系。9·11恐怖袭击事件后，消防救急图书馆的责任和任务更受重视，学院图书馆更积极与各方配合，发挥更重要的作用。
2001年2月，伊州政府书记兼州立图书馆馆长特地来学院图书馆参观访问，以鼓励表彰所取得的成绩。无疑，2003年的两项对该馆长的褒奖，也是对学院图书馆成长成就的肯定。
此外，英凡尔（inFIRE）是世界范围的消防文献图书馆协会。它以资源共享、增进交流为宗旨，定期召开年会，维护消防期刊联合目录，在成员间提供馆际互借服务。作为协会成员，学院图书馆已收到并且处理来自英国、丹麦、比利时、澳大利亚、加拿大等世界各地的参考咨询问题。学院图书馆与英凡尔（inFIRE）合作交流十分频繁。2004美国专业图书馆协会研究奖金项目就是最好的例子，5个英凡尔（inFIRE）成员参与这项研究计划。
学院图书馆馆长，自2002年开始每年夏天在伊利诺亚大学执教“专业图书馆管理”一课，同时经常被邀请到许多课上做讲座。学院图书馆员还为学生提供实践机会，指导学生的独立研究，并且发表了一系列研究论文。学院馆员编制从1个专业人员发展到两个半专业人员和4个学生助手，另外，加上各种基金项目的工作人员。
学院图书馆计划分阶段把消防学馆藏数码化，首先从消防学院的历史档案入手，然后将逐步推广到伊州各消防队，最后至伊州其他的消防机构档案。目前，学院档案的目录已经基本成型，可在网上检索。用户同时可浏览已完成数码化的照片资料。
学院图书馆的一项大工程将是造价数百万美元的新馆建设。新馆将毗邻现有的学院大楼，与之连通。新馆将提供更宽敞的馆藏空间和读者活动空间，为用户提供效率更高、功能更齐全的信息服务，可望成为全美首屈一指的消防与救急科学图书馆。
3 总结
在美国，专业图书馆一般而言都是附属于某个主管单位（母机构），它可能是设在商业部门，如微软公司图书馆；它也可能是设在非营利部门里，如这篇文章里讨论到的学院图书馆。专业图书馆必须为主管单位（母机构）宗旨提供独特的信息资源服务。如果脱离主管单位的宗旨，专业图书馆一般而言是难以存在下去的，如存在，也都是名不副实，朝不保夕的处境。如果专业图书馆的管理不能和主管单位（母机构）的战略管理相配合、融入，灵活调整，不能成为主管单位管理团队的一员，专业图书馆就会遇到生存的挑战，处理不好就可能导致维持不下去、关门的结果。伊州消防服务培训学院图书馆成功个例，说明图书馆必须有效协助和帮助母机构（即消防服务培训学院）实现其使命，才能找到自己真正的位置和发挥其专业特长。
注：本文根据在2003北京大学图书馆管理新理念高级研讨班上的报告讲稿整理成文，由陈敏捷、万天睿中文翻译。