浅谈文件生命周期理论，本文主要内容关键词为：浅谈论文,生命周期论文,理论论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
80年代以来，欧美各国档案界、档案学界较长时间流行的一种档案学理论——文件生命周期理论，开始引起我国档案界、档案学界的关注与重视。本文就多年来国内外档案界、档案学界对文件生命周期理论的基本观点及其主要内容的简介与阐述，作一简要回顾，以飨读者。
应当指出，我国档案界、档案学界较早对文件生命周期理论作出简介与阐述的，则可追溯到黄坤坊编著的《欧美档案学概要》（1986年版）。该书第三章“档案机构”专设“中间性档案馆（文件中心）”一节，在论及“中间性档案馆的性质和作用”时指出：“许多档案学家认为，档案文件也像其他任何事物一样，是有生命过程的。他们把档案文件的生命过程划分为三个阶段：现行阶段、非现行阶段、销毁或永久保存阶段，在不同的阶段应采取不同的措施。”紧接着，该书对上述三阶段作了如下具体阐述：“现行阶段，就是文件的形成阶段或文书处理阶段。在这个阶段，应由产生、收到和利用文件的机关自行保管和利用。非现行阶段，又叫作休眠阶段或移交档案馆前阶段。在这个阶段，应由中间性档案馆（文件中心）保管。在文件中心，文件仍属原机关所有，但受档案馆监督。销毁或永久保存阶段，就是最后处理阶段，也叫作不再有行政用途的阶段。在这个阶段，应按规定程序把文件销毁或移交国家档案馆永久保存。”不仅如此，而且该书进而又作出如下的推断：“三个阶段论为中间性档案馆（文件中心）提供了理论依据，说明它与文件生命中的非现行阶段相适应，是完全必要的。”继《欧美档案学概要》后对文件生命周期理论进行较系统、全面阐述的，是国家教委一司文科教学处、国家档案局教育处编《档案学理论新探索》（1987年版）的《外国档案学理论研究的现状和趋势》（作者：韩玉梅）一文。该文就“关于文件中心的理论”所作的专题阐述中指出：“各国档案界分析和研究了各种组织形式的文件中心，制定了文件中心产生的理论依据，即文件生命过程三阶段论。这种理论把文件的生命过程划分为三个阶段：(1)现行阶段——文件形成阶段或文书处理阶段，在这个阶段上，文件处于运转和承办过程中，留在产生、收到和承办单位；(2)非现行阶段——机关日常工作不再使用的阶段，荷兰称之为休眠阶段。这个阶段的文件由文件中心保存；(3)最后处理阶段——销毁或永久保存阶段，有的国家称之为不再有行政用途的阶段。这个阶段的文件，在文件中心或者等待销毁，或者等待进入档案馆永久保存。”80年代对文件生命周期理论进行较系统、深入阐述的另一本档案学著作，是被称为我国档案学基础理论力作之一的吴宝康主编，和宝荣、丁永奎副主编的《档案学概论》（1988年版）。该书第十四章“欧美档案学的全面发展（本世纪40-80年代）”中专设“北美档案学理论研究的发展”一节，在论及“关于文件中心的理论”过程
中对文件生命周期理论作了如下的简要介绍与阐述：“建立文件中心的依据来自于文件生命三阶段论。所谓文件生命阶段论，就是把文件的整个形成和存在过程分为三个阶段：第一阶段为现行阶段，也称文件的形成阶段或文书处理阶段。在这个阶段，文件处于运转和承办过程中，留在产生、收到和承办的机关各单位。第二阶段为非现行阶段，……处在这个阶段的文件数量最多，既不能作最后处理，又不能移交档案馆永久保存，是机关的沉重负担。文件中心这种文件中转性质的机构，正是适应了保存大量非现行文件的客观需要而产生和发展起来的。各机关在决定是否把文件送文件中心保存时，一般考虑三个因素：1、使用的频率；2、文件的特性和价值；3、保管设施。第三阶段为最后处理阶段，即销毁或留作永久保存的阶段，有的国家称之为不再有行政用途的阶段。处在这个阶段的文件，由文件中心按规定程序进行分选，该销毁的销毁，应永久保存的移交给档案馆。”
进入90年代以来，文件生命周期理论在我国档案界、档案学界的影响日益广泛、深入。我国档案界、档案学界不少有识之士，其中尤其是陈兆祦、何嘉荪、傅荣校等在撰文介绍、论述文件生命周期理论的基本观点及其主要内容，并使这一理论在我国档案界、档案学界进一步推广、普及方面，作了很大努力，功不可没。此外，笔者认为，90年代来我国档案界、档案学界在介绍和阐述文件生命周期理论方面，还有如下三个显著特点值得关注：一是陆续问世的一些档案学著作继续对该理论加以简介和阐述。比如：冯子直、刘国能主编，王景高、王德俊、郭树银副主编《档案干部继续教育电视讲座》（1992年版）的《中外档案学研究的现状》一文（作者：王德俊），就“关于文件中心理论的问题”所作的阐述中指出：“文件中心的主要作用之一就是可以缓解馆藏档案日益饱和的国家档案馆与源源不断产生、形成文件的机关之间的矛盾。据此，国外档案界提出了产生文件中心的理论依据，即文件生命过程三阶段论。具体地说，第一阶段，即现行阶段——文件形成阶段或文书处理阶段，是指文件处于运转、承办过程中，而存在产生、收到和承办的单位；第二阶段，即非现行阶段——机关日常工作不再经常使用的阶段，……是指文件由文件中心保存；第三阶段，即最后处理阶段，是指文件中心将文件或者等待移交给国家档案馆保存，或者等待销毁。”再比如：陈兆祦、王德俊主编的《档案学基础》（1995年版）对文件生命周期理论也作了与上述的《档案干部继续教育电视讲座》大体相似的阐述，在此不再赘述。二是扩大到档案专业工具书对文件生命周期理论加以简要介绍。以具有较高权威性、层次性的《中国大百科全书·图书馆学 情报学 档案学》为例：它在所设置的“文件中心”条目下作了如下简介性阐述：“建立文件中心的理论根据是文件生命过程三阶段论：现行阶段，也叫文书处理阶段，由文件形成单位自行保存；非现行阶段，也叫休眠阶段，由文件中心保存；最后处置阶段，即销毁或永久保存阶段，按规定的保管期限由各机关自行销毁或移交档案馆保存。”三是进一步扩展到1996年9月召开的第13届国际档案大会第二次全体会议王德俊的主报告《档案立法、档案机构和档案基础建设的连续性与变化》中。该主报告在论及文件中心这一介于文件形成单位和档案馆之间的文件过渡性保管机构时，明确指出：“建立文件中心的理论依据是文件生命周期理论。该理论认为：文件生命运动过程分为：一是现行阶段，即文书处理阶段，文* 由文件形成单位保存；二是半现行阶段，亦叫休眠阶段，文件由文件中心保管；三是非现行阶段，亦叫永久保存或销毁阶段，将具有永久保存价值的文件移交档案馆保管，对没有保存价值的文件进行销毁。”
追溯起来，文件生命周期理论起源于美国。为了说明这一点，笔者不得不提及孕育产生具有重大开创性、突破性意义的这一新理论的时代背景，亦即本世纪30、40年代美国档案界、档案学界所面临的文件数量急剧增长、膨胀的严峻形势。1934年，当美国国家档案馆成立时不仅当时就保管了拥有100万立方米的联邦文件，而且该国家档案馆馆藏量以每年6万立方米的增幅增长着。到了30年代末，随着经济大萧条的到来，由于美国联邦政府机构的不断扩大、增加，国家档案馆的文件年增长量达到16万立方米。进入40年代，这一文件急剧膨胀的状况非但没有好转、缓解的迹象，反而呈现方兴未艾、日趋严重之势，乃至到了1943年的文件年增长量达到60万立方米。应当指出的是，美国伊利诺斯州档案馆馆长玛格丽特·克罗斯·诺顿是美国档案界、档案学界较早对这一严重形势持有清醒认识的一位档案专家。她不仅在1944年提出了富有创新性的见解：“很显然，任何机关不再可能保存其活动中产生的全部文件。档案工作的重点已由保管文件转变为挑选适合保管的文件”，而且还从理论与实践的结合上对如何缓解、解决文件急剧膨胀这一刻不容缓的问题进行了有益的探索。她的这一观点及其探索性的努力，得到了美国国家档案馆专家菲利浦·布鲁克斯的赞同与支持。尔后又逐渐显现出美国“文件生命周期”理论的端倪：“它意味着文件最初由形成者产生、保管和频繁利用；然后由于文件的偶尔作用或潜在价值送到机关外的文件中心保存一段时间；最后当文件的业务价值完全丧失后，具有档案价值的文件就被‘挑选’出来移交到档案馆，其他的一概销毁”（引自第13届国际档案大会第三次全体会议T·库克的主报告《自1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》）。经过若干年后，欧美国家的一些档案学者、专家继续对此作了补充性、完善性的阐述，终于形成了以“三阶段论”为主要特征的文件生命周期理论。延续到当今90年代，这一理论不仅流行、扎根于欧美国家的档案界、档案学界，而且还推广、普及到包括中国在内的广大第三世界发展中国家的档案界、档案学界。
综上所述，笔者认为不难得如下两点见解：第一，毋庸置疑，文件生命周期理论是世界档案学理论宝库的不可缺少的重要理论之一。它的问世、存在和发展，是国际档案界、档案学界的档案学理论水平登上一个新台阶，且又日趋成熟的重要标志之一。世界各国无论是发达国家或发展中国家，无论其国情、档情如何不同，就文件生命周期理论的基本观点、内容及其精神，对各国档案工作、档案学理论研究都具有不同程度的影响，起到一定的参考和借鉴作用的。第二，以文件生命周期理论为坚实理论依据、基础而产生、发展的文件中心这一具有中转站性质的过渡性文件保管机构，是具有巨大、旺盛生命力的。文件中心在世界各国的发展至今仍然呈现日趋扩大、普及和方兴未艾之势就是有力的证明。我国档案界、档案学界和广大档案工作者应当对此予以足够的关注与重视。“他山之石，可以攻玉”。我们应当敢于、善于借鉴文件中心这一机构，从中国社会主义市场经济条件下的档案工作、档案事业的实际出发，从理论与实践的结合上，对文件中心可否作为适合中国国情、档情的一种文件保管机构进行一些有益的探索，进一步推动具有中国特色的社会主义档案事业取得更大更快的发展。