摘要:档案数字化工作是档案界近十年来不断发展的一项工作， 也是企业档案工作走向现代化进程的一个具体体现。在这几年档案数字化工作过程中，本人认为有许多问题是需要认真探讨和面对的。在不断探索过程中，能使这项工作更加完善，质量更为提高，为进一步的进行档案资源的整合打好基础。
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摘要:档案数字化工作是档案界近十年来不断发展的一项工作， 也是企业档案工作走向现代化进程的一个具体体现。在这几年档案数字化工作过程中，本人认为有许多问题是需要认真探讨和面对的。在不断探索过程中，能使这项工作更加完善，质量更为提高，为进一步的进行档案资源的整合打好基础。
关键词: 档案 数字化 处理
首先，应对馆藏（室藏）档案针对各单位或企业的档案数字化经费的多少进和扫描范围估算。这样才能将有限的资金运用到最能产生利用经济价值、最有凭证参考意义的档案上面。因此，应对馆藏档案进行全面的鉴定。对于应进行数字化加工的档案还应注意这些档案是
否涉密档案，若属涉密档案就应在数字化加工后，设定其浏览的权限。
其次，由于档案数字化加工涉及到档案的保护，整理，存储等环节，需要在扫描过程中进行全程监控。
二、在扫描工作开始前必须先选择委托有资质的，有经验的扫描专业公司对本单位档案进行数字化加工。数字化工作开始前必须与扫描公司签订合约，以确保扫描过程规范化。对于数字化加工的效果、质量、标准等均可在合同中进行详细的体现，以确保数字化工作保各项环节的顺利进行，达到规范的要求。最后双方签订文本合同，以作为今后数字化工作过程中出现质量问题后解决问题的重要依据。
三、档案数字化工作进行过程中，还应对扫描工作的各环节确保纸质档案不泄密，不破损等进行跟踪和监控。扫描完还须对有污点、有污渍的背景的图像进行光栅处理，保证图像的清晰准确，并确定其通用存储格式。采用批量挂接的方式挂接到档案系统中，这样使本单位（公司）的档案可在局域网上提供利用，减少了纸质档案的反复调阅及复印次数，大大降低了实体档案由于反复利用带来的破损。有效保护了纸质档案的安全和完整。
四、必须对扫描后的档案确定其存贮的格式。随着档案信息尽人皆知工作的深入开展，对扫描后的文件存贮格式的选择也有了进一步的规范。首先要考虑到扫描后的电子文件利用的通用性，其次要注意安全性和永久性等因素。一搫发描格式采用TIF的格式，也有的采用TIFF或FPEG 等格式进行存储。采用灰度及彩色模式扫描的一般使用JPEG格式进行存储。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆采用灰度及彩色模式扫描的一般使用JPEG格式进行存储。若是容量较大的文件可采取TIF 的格式进行存储。存储时压缩率的选择，应先保证扫描文档的清晰度的前提下，尽量减少存储量为准。需进行压缩的文件可采取TIFF 格式。
五、为确保数字化加工后的文件在使用时能与其它看图软件兼容，及易于打开，存贮等功能的需要，对于文件扫描完其名称的命名也很重要。如果没有很好进行其名字的界定，在进行档案网络资源共享利用时，就会有在文档格式不兼容或打不开电子原文等问题出现。如果是一般的文档，我们可以随便采作题名关健字或者文号作为命名的根据，但是作为扫描处理过的文件，本人以为还是应将每份文件的唯一标识——档号，作为每份扫描完的文件的电子原文的依据，这样既使是多页的文档，也可采取沿用同一档号来建立相应的文档，这样存贮起来清楚规范，又不会产生重复命名的状况。扫描完的电子文件的处理及背景污渍的清除也是数字化过程中提高扫描文件质量的环节之一。
必须将扫描后的电子文件进行光珊处理，去除污渍，背景的无关线条，仅留下清晰的原文，
对于部分偏斜的图像进行纠偏处理，一些影响图像的画面质量的杂质，对于幅面过大的档案，如大图扫描中的科技图纸扫描，应进行分区扫描，形成多幅图像，然后再拼接处理合并为一个完整的图像。空白处过大的应进行载边处理，切除空白的多余的白边，并采用分批人工挂 接或是批量挂接。如果档案号与软件中的档案命名不十分一致的，则只能采用单份挂接，另外，检验工作也影响到扫描工作质量的高低，有的单位或企业，由于人手不足，未能每份进行检验，导致有的文件出现挂接上的错误，原文出现打不开或挂错文件等问题。
六、档案数字化过程是个严谨的过程，应对每一步扫描工作过程进行跟踪和监控。例如：可在档案出库时进行清点，扫描完的入库也要进行清点，及时校验，纠正错漏之处。扫描过程中，应相应保证扫描队伍的稳定性，避免人员频繁更换带来的不必要的失误等。频频更换的人员就如走马看花似的学习和操作，显然是做不好此项工作，必须在签订合同时就要向扫描公司提出人员队伍稳定的要求并列入合同的条款里面进行遵守，要求扫描人员必须能安下心来学习并进入稳定工作的状态才能学好并做好此项工作。扫描工作开始前应对扫描人员进行一些本单位档案全宗及档案编制规则等知识的介绍和培训；将录入及档案号的有关知识对他们进行业前培训讲解，选择有责任心认真负责的人员作为扫描工作的人选，。另外，在校验这一环节中，应把好题名及原文是否相符，文件挂接是否完整，存贮格式是否规范，对于未达到标准的应要求其重新修改或重新扫描，按照电子档案扫描有关规定如（DA/TD1-2005)中95%的合格率才能给予验收通过。
总之，档案的数字化工作是档案资源整合共享工作的基础和前提，只有认真做好这项工作，才谈得上开展下一步的电子档案借阅利用工作，档案编研工作及档案电子信息资源整合共享等大量后续工作，进一步提高档案利用率，充分挖掘出档案的各种使用价值，最大限度的发挥出档案的凭证参考作用。
论文作者:陈剑云
论文发表刊物:《科技中国》2017年10期
论文发表时间:2018/5/2
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