在日常办公中经常要制作准考证、荣誉证书、学生证,利用邮件合并功能可以达到事半工倍的效果。下面就以制作准考证为例介绍邮件合并功能:
一、建立数据源
利用Excel建立数据源。打开Excel2010,建立包含姓名、身份证号、准考证号、照片等记录。然后以文件名“准考证.xlsx”保存。建立Excel数据源时不能有标题,第一行就是记录。
二、建立准考证模板
打开word设计准考证,如图1。
图1
三、开始邮件
开始邮件合并之前,先把数据源、准考证模板、照片存在同一个文件夹下。
1.打开准考证模板→邮件→选取收件人→使用现有列表,打开选取数据对话框,在硬盘上找“准考证.xlsx”信息表,选择打开。如图2,编辑收件人列表→确定,如图3。
图2
图3
2.插入合并域。选择邮件工具栏中插入合并域,将数据域一次放到准考证模板相应的位置,如图4。
图4
3.插入照片。用鼠标点击照片位置,打开插入→文档部件→域,打开域对话框,选择“Includepicture”域,域属性中随便输入文件名,如“1”,方便修改域代码,如图5。
图5
4.切换域代码。按alt+F9→切换域代码,选中代码中“1”,用邮件→插合并域→照片。再次按alt+F9,调整存放照片的大小。这时照片不显示,不要急哦,等会解决。
5.保存。邮件→合并并完成→编辑单个文档→保存。前面照片不显示,现在可以解决了!按Ctrl+A全选,然后按F9刷新,这时候照片出现了!
6.调整一页打印多张准考证。现在一页显示一张准考证,打印有点浪费。点“页面布局→版式(点页面设置右侧点头) →节的起始位置:(接续本页)→应用于:(整篇文档)→确定。如图6。
图6
论文作者:田守奇
论文发表刊物:《教育学》2018年10月总第157期
论文发表时间:2018/11/6
标签:准考证论文; 邮件论文; 如图论文; 照片论文; 数据源论文; 徽县论文; 模板论文; 《教育学》2018年10月总第157期论文;