谈灰色文献的收藏与利用，本文主要内容关键词为：文献论文,灰色论文,收藏论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
文摘 本文对灰色文献的特点、作用、搜集方法与途径及其利用进行简要剖析和探讨。
关键词 灰色文献 文献收集 文献利用
分类号 G253
随着人类科学研究活动的不断发展与深化，科技文献从数量、内容与形式到文献的整个组织活动领域也随之而发展和变化。灰色科技文献就是在这变化过程中产发生并发展的。由于灰色科技文献涉及面广，层次多，能立体反映各个领域的最新成就和动态而越来越受人们的重视。
1 灰色文献的一般特点及其作用
何谓灰色文献？一般可理解为，通过常规的购书渠道或一般的查检方法所难以获取的有使用价值的各种知识和情报信息载体，均可称为灰色文献。灰色文献最显著的特点归纳起来有以下几点：（1 ）出版无规律性。此类文献多由文献生产部门根据不同用途和需要临时安排自己出版发行。（2）出版形态、载体形态多样性。 载体表现形式可分纸型文献、缩微文献、声型文献、像型文献、机读文献（包括数据库、机读磁带、机读磁盘、光盘等）。纸型文献在印刷形式、装帧、开本等形态复杂多样，如产品资料有印刷品、有复印品、有目录、有手册、有活页。会议文献有预印本、有论文集等。出版非正规、非标准。（3 ）出版流通的本位性、行业性。灰色文献多属不公开、半公开出版物、有保密性质。文献出版点分散、独立。带有很强的本位性和行业性，专业系统界线分明，如专利文献由专利局出版、标准文献由标准局出版，会议文献由学术团体出版，产品资料由产品所在单位出版，科技报告由政府专门科技机构统筹出版等。所以，在流通上往往存在“板块”现象，不同品类的文献在不同系统板块里流通。（4）书目失控性。由于多数是由各单位分散出版的非正式出版物，所以无法进行集中书目控制，收集也难。此外，此类文献还具有时效性强，出版周期短，读者对象层次高而固定，信息量大、印刷数量少等特点。
灰色文献是反映当前科技、军事、经济及社会各领域的最新研究成就和动态的重要情报信息源并成为最主要的科技知识载体之一。它对从事科研活动的人们具有重要的参考价值和指导作用，对科研和生产起着巨大的推动作用，这一客观事实已得到人们的普遍认同。不同品类的灰色文献有其不同的用途和读者群，如会议文献是科研人员交流最新学术思想和最新科研成果及实验文献的原始文献；专利文献反映给人们的是全人类科学技术的发明创造、科技报告却提供各个国家的科技政策、法规和某些领域的新成果等等。
灰色文献不仅因质量高、参考价值大而著称，它的情报包含量和出版量也是十分惊人的。据美国科学基金会及日本国家统计局调查，世界上90%以上新技术通过专利文献公诸于世，95%的产品技术情报来源于产品资料。随着社会的进步，灰色文献的出版数量也将越来越丰富。仅专利文献，每年就有100多万份。全世界每年召开的科技会议达1万多次，其中3/4以上出版各种类型的学术会议出版物。美国国家技术情报服务局每年发表7万多种不公开发表的报告。 而英国每年印刷地方当局的报告3万多种，欧共体国家每年出版的文献达万种以上。
由此可见，灰色文献无疑是人类知识宝库中不可忽视的一部分，是一笔昂贵财富，值得我们去重视，去挖掘。
2 灰色文献的收集途径
由于灰色文献在出版和发行等方面存在固有的属性和特点，决定了这类文献的流通渠道、收集途径和收集方法的特殊性。一般认为，灰色文献的收集方法和途径有以下几种：
2.1 交换 交换是获得灰色文献最为常见的方法之一。 多数研究机构和高等院校一般都建立有一定的资料交换关系，同时出有用于内部交流或交换的出版物。这些出版物不仅出版周期短，而且内容实际可靠，学术性强，有较高的参考和收藏价值。这类文献一般不公开征订而只能通过交换获得。如果能把交换网络建立好，既不花钱又不用上门就可以系统地收集到这些珍贵的资料。这种坐享其成的收集方式值得重视。资料交换工作应由专人负责，最好由内部资料阅览室或期刊登到人员承担，注意交换动态，随时做好到刊登记和补缺工作。
2.2 征集 部分内部资料仅限于内部传阅及对口交流、赠送， 流传面小，属于较为难得的资料。只有通过主动要求赠阅，向单位或收藏的个人征集来实现。不仅内参资料、个人藏书是这样，一些专题学术会议资料也如此。有不少的会议论文只印会上用的预印本或以单篇形式发至与会代表。对这些文献的获取只有通过及时了解会议消息，在会议期间主动向主办者索取或会后向与会代表个人征集，要收全这类文献难度较大。
2.3 订购 能够通过订购方式获得的灰色文献类型很多， 如各学术机构或个人自由出版发行的专著、小册子、内部刊物、临时性专题资料、标准资料、会议录、馆藏目录、数据库、录像资料、图片集等。要订到这些资料，首先必须设法去获得出版发行信息。
2.4 复制 复制是一种补充灰色文献馆藏的有效途径。 有些资料由于发行范围小或错过交换和征订期而无法得到，只有以复制代之。
3 加强管理、深入揭示，提高文献利用率
目前各个图书馆都不同程度存在文献利用率低而灰色文献利用率更低的现象。这种现象的产生，固然有灰色文献自身存在着透明度低而难以查及或难以阅读（如缩微型资料）的固有缺陷，但更主要的原因还在于人的主观意识，主要表现在：
3.1 思想上缺乏积极的开发意识。 尽管灰色文献的自身价值及其作用已得到人们的普遍认识，并在文献的收集上得到重视，但是，对文献资源的开发意识不强，不同程度存在重藏不重用的现象。各个单位往往为了获得这类文献不惜投入人力财力，但一经入藏就万事皆休，对于它能否发挥作用，几乎没多少人加以关注。因此，使得很多灰色文献成藏书楼里的灰色陈列品。
3.2 管理上缺乏健全的组织和统一协调。 灰色文献客观上（部分）存在保密性。但任何技术和情报资料都有时效问题，随时间的推移，保密意义越来越小直至公开。如美国对四大科技报告保密与解密问题的处理，就是由专门的情报机构根据报告涉及内容按制度分期分批进行解密处理，变秘密为公开。而在我国尤其是我们军内对此类问题的处理就缺乏相应的组织机构和制度做保证，如对一些被列为密级的技术资料、标准、法规、内部训练教材等，一旦“入列”就暗无天日，既不得借阅，也盼不到有“出列”（解密）重见光明的时候。对一些内部文献的收发和管理上也严重缺乏统一和协调，如军内单位收藏这些资料的部门分别有保密室、档案室、图书馆或资料室。由于这种缺乏统一协调的管理方式，造成大量内部资料得不到揭示和利用。尤其入保密室、档案室的资料，既无解密制度，他们又不可能主动去揭示呈现给读者。因此，资料利用率几乎为零。
3.3 技术上缺乏深层的揭示和宣传。
怎样才能提高灰色文献的利用率，更好地为四化服务，充分发挥这笔财富的作用？针对以上提到的阻碍因素，笔者认为，首先应着重做好以下几项工作。
3.3.1 转变重藏轻用的思想观念。 增强文献（含内部文献）资源开发意识，让所有有使用价值的文献都能最大限度地为社会服务，这是文献工作者义不容辞的责任。
3.3.2 健全组织、协调管理。 建立密级资料的降密解密组织及制度，适时对各种密级资料进行解密，使之为社会所用。管理上，灰色技术资料应归口统一收发管理，最好是由图书馆承担，在图书馆更有利于读者使用。馆藏上可以分层次分别独立典藏。阅览及借阅规则要严格，不同等级资料供不同读者群使用。充分处理好既不违反保密政策，又能充分发挥不同资料的作用。
3.3.3 加强对灰色文献的揭示和宣传。与普通文献比， 灰色文献形态复杂，易分散，透明度低，流通性差，读者不易接受。因此，在揭示的方法上应根据文献的不同类型及特点按类分层进行，并向读者宣传推广。
3.3.4 加强辅导、提高读者检索技能。辅导、 提高读者查检能力是文献工作部门的责任，也是提高文献利用率的一个重要组成部分。辅导的内容及深度根据对象而定。一般应包括：①灰色文献源，如国内有哪些主要可提供灰色文献的情报机构，哪些机构主藏哪些文献，如专利局文献馆主藏专利文献，标准局主藏标准资料，而国家和地方情报所为科技报告、专利、标准等灰色文献综合藏书体。②灰色文献检索工具。即世界上检索各种类型灰色文献有哪些主要的专门工具书，如查找预报学术会议信息的有美国麦克米伦的《世界会议》（World Meeting）。 英国图书情报协会的《未来国际会议预告》（Forthcoming Internati-onal Scientific and Technical Conference），查已出版发行的会议录的有《在版会议录》（Proceedings in Prints），美国Inter-Dock 公司的《已出版的会议录指南》（Directory of Published Proceed-ings），查单篇会议论文的有美国坎培奇科学文摘社的《会议论文索引》（Conference Papers Index）， 美国科学情报学会的《科学会议录索引》，查找科技报告却可利用《美国政府报告通报和索引》（GRA a-nd I）等等。③馆藏灰色文献的各种检索途径和方法。
3.3.5
配备必要的现代设备，如缩微阅读机、声像磁设备，以便对不同载体文献的开发利用。
灰色文献对科研乃至整个社会生产力的作用是通过文献的传递和利用来实现的，如果没有被使用，文献的价值只处于一种潜伏状态之中，没能真正实现自身的社会价值，只有在被使用之后，才能变成现实的价值。因此，揭示并提高文献利用率就等于为社会创造财富，这也就是我们做好这一工作的目的和意义所在。
（收稿日期：1995—11—03）
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