河南省安阳市妇幼保健院
【摘 要】在现代档案管理工作中，由于档案管理工作任务量较大，且数据较多，经常会出现这样或那样的问题，因而为了加强对其的处理，就需要我们在机关档案管理工作中加强计算机信息技术的应用。因而本文正是基于这一视角，从档案管理中应用计算机信息技术的必要性入手，分析了档案管理中如何应用计算机信息技术，提出了计算机信息技术在档案管理中应用的注意事项，以更好地促进档案管理成效的提升和优化。
【关键词】档案管理；计算机信息技术；应用
档案管理工作是一项十分重要的工作，为了更好地促进这一工作的开展，作为档案管理工作者，必须意识到加强计算机信息技术辅助档案管理的必要性，并切实加强对其的应用，且注意有关问题，才能更好地发挥计算机信息技术在档案管理中的重要作用。以下笔者就此展开分析。
1.必要性分析
在档案管理中，加强计算机信息技术的应用，具有十分强烈的必要性，具体而言，主要体现在以下几个方面：
一是以往的档案管理往往由于较为传统，使得管理的难度较大，而随着计算机信息技术的应用，能更好地加强对档案的管理，同时还能提供更加多元化的服务，最终促进档案管理成效的提升和优化。
二是通过应用计算机信息技术加强档案管理工作的开展，能更好地促进档案管理成本的降低，减少档案工作的工作量，为档案资源的保管、查询等提供了极大的便利，且在数据储存容量和安全性上有着较大的提升，最终促进档案管理效率的提升。
三是应用计算机信息技术辅助档案管理，对于实现档案信息化建设的要求有着不可或缺的作用，尤其是在当前信息化时代，档案信息化建设已成为大势所趋，并在这一技术的支持下，有效的推动整个档案信息管理水平的提升，对于实现档案资源的共享和档案管理内容的拓展等有着十分重要的作用。
由此可见，在档案管理中，不管是从哪个方面而言，应用计算机信息技术强化档案管理可谓利大于弊，因而加强对其的应用就显得尤为必要[1]。
2.档案管理中计算机信息技术应用的要点
2.1应用计算机信息技术强化纸质档案的数字化处理
因为以往的档案管理以手工记录为主，由于其不仅工作效率很低，而且工作难度大，所以利用计算机信息技术，就能避免传统的问题，为信息储存和查阅以及修改等带来影响。这就需要我们应用计算机信息技术将传统的纸质档案进行数字化的处理，并在归档过程中深入分析档案文件，再将纸质文档转换成电子文档之后进行保存，实现信息重组的同时采取科技的技术加强文档的处理，达到及时归档和资源与信息共享的目的。
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2.2应用计算机信息技术实现档案管理自动化和信息检索网络化
因为计算机信息技术不仅具有容量高和效益高的特点，而且其程序化、便捷化的对数据进行处理，利用其预设的程序，就能将档案自动化的进行保存、修改和管理。而在此基础上，就能更好地自动化的对档案类型进行汇总，再将其分类之后，利用计算机自动化程序为信息检索的网络化实现奠定基础[3]。
3.注意事项
一是在档案保存环节，因为在计算机网络中，电子档案的保密性和保存问题较为突出，尤其是在安全方面的问题较为突出，所以在档案保存过程中，应采取无接触的方式读出信息，在电子文件信息记录过程中，应利用密封介质环境加强对其的保护，预防在文件记录过程中受到磁场干扰。
二是在电子文件形成环节，只有在文件实现数字化处理和归档的基础上，才能储存电子档案，但是为了预防电子档案信息的丢失，应切实做好电子档案的预先保存，这样即便是在丢失之后也能及时的将其找出，为确保信息安全技术更加完善，在管理措施上也需要不断的完善。为了维护电子文件的原始性和真实性，还应在法律法规和管理制度上进行完善，才能更好地对档案管理人员进行约束，为进而更好地为档案管理奠定基础。
三是在安全体系方面，由于档案管理中应用计算机信息技术已经十分普遍，所以在提高档案工作效率和质量的同时，在档案安全管理方面也提出了新要求，所以必须在安全管理技术上进行不断的完善，尤其是应加强技术问题的处理，强化文件管理战略的实施，这样才能更好地为电子档案的安全保驾护航。
四是在真实性方面，因为电子文件在计算机之后，往往容易被删除和篡改，且往往没有留下痕迹，加上利用计算机信息技术形成的文件材料也没有笔记，此时就面临着资料档案的真实性与权威性方面的维修，所以必须在电子档案管理中，利用计算机信息技术做好对其的权限保护，设定篡改和修改权限，这样才能避免文件被删除或者篡改，以确保档案的真实性。
五是在保密性方面，在当前网络科技日益发达的今天，因为网络终端设备能随意索取网络中所保存的电子文档，所以在重要文件方面，必须加强对其的保密性设置，利用计算机信息技术对其保密等级进行合理的设置。同时还要在档案保存系统中加强防火墙和安全技术措施的应用，才能避免这些档案资料被非法窃取。同时对档案的密级层次进行划分，采取针对性的保密措施，才能取得更好地效果。
六是在保留性方面，虽然计算机信息技术的应用能有效的实现了无纸化的办公，只要操作键鼠就能获取有关资源，但是一旦计算机网络奔溃就会导致病毒、黑客等的攻击，加上漏洞没能得到及时的修复，就可能导致电子文件丢失。所以必须加强相关预设措施的应用，考虑到档案信息化和数字化进程中可能面临的问题，并针对性的加强对其的处理，才能更好地确保档案信息技术水平得到，最终提高档案的安全性。
七是紧跟时代发展的需要，对各种安全管理措施、管理制度、信息技术等及时的更新换代，才能更好地满足档案管理的需要，并在档案管理中加强职责落实情况的监督，既要注重计算机信息技术有利一面的发挥，又要注重有弊一面的处理和预防，才能更好地促进档案管理水平的提升，最终从档案管理转移到档案服务的思路上来，才能做到与时俱进[3]。
4.结语
综上所述，在档案管理中，为了更好地发挥计算机信息技术的作用，作为新时期背景下的档案管理人员，必须切实加强计算机信息技术的学习和应用，并结合自身在档案管理中的优势，将二者进行有机的结合，着力提升档案管理水平。
参考文献：
[1]胡海敏.浅析计算机信息技术在机关档案管理中的应用[J].网络安全技术与应用，2015，（04）：49-50.
[2]黄文平.浅淡计算机技术在现行档案管理中的应用[J].电脑知识与技术，2014，10（12）：2895-2897.
[3]余忠银.论计算机技术在档案管理中的应用[J].信息与电脑（理论版），2011，（07）：160-161.
论文作者:李莉
论文发表刊物:《中国医学人文》(学术版)2017年7月第14期
论文发表时间:2018/1/25
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